Начальник в отпуске

Передача полномочий директора

По общему правилу руководитель является законным представителем организации. То есть именно он вправе представлять ее интересы, в том числе в суде (п. 1 ст. 27 НК РФ, ч. 2 ст. 25.4 КоАП РФ, ст. 33 ТК РФ, п. 1 ст. 53 ГК РФ, ч. 4 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, ч. 1 ст. 61 АПК РФ, ч. 2 ст. 48 ГПК РФ). Но с уходом директора в отпуск работа в организации не останавливается. Поэтому на период его отсутствия другой работник должен выполнять обязанности руководителя.

Об этом необходимо издать приказ и указать в нем полномочия, которые передаются замещающему работнику, а также срок, на который они передаются. В том числе возложение на замещающего работника обязанностей директора по подписанию кассовых документов, кадровых документов (приказов, актов, табелей учета рабочего времени), первичных документов, счетов-фактур и т.д.

Кроме того, чтобы замещающий работник мог представлять интересы компании перед третьими лицами, к примеру, налоговыми и таможенными органами, контрагентами и т.д., у него должна быть доверенность (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п. 1 ст. 182 ГК РФ, ч. 7, 8 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, ч. 4, 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 2 ст. 48, ч. 1, 3 ст. 53 ГПК РФ). Ее тоже нужно оформить, естественно, до ухода директора в отпуск.

Совмещение должностей при передаче полномочий

Не стоит забывать, что на период, пока директор находится в отпуске, замещающий его работник должен будет также выполнять и свои прямые обязанности. И вот тут есть свои нюансы.

При заключении трудового договора с непосредственным заместителем руководителя или работником, который должен будет занять аналогичную должность, в него зачастую включают пункт о том, что в период отсутствия директора на работе (в том числе в связи с ежегодным оплачиваемым отпуском) работник должен исполнять его обязанности. В такой ситуации никакое совмещение должностей сотруднику оформлять не нужно и выплачивать доплату тоже (Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897, Письмо Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1).

Но если такого пункта в трудовом договоре или должностной инструкции замещающего работника нет, то с ним должно быть заключено соглашение о совмещении должностей на время отпуска директора с указанием размера доплаты за совмещение (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Также должен быть издан приказ о временном совмещении должностей опять же с указанием размера доплаты.

Кстати, указанная доплата в общем порядке подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 210, п. 6 ст. 226 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Так как является выплатой за труд и образует доход работника. Соответственно, для целей налогообложения прибыли доплата учитывается в расходах на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Как закрепить право подписи?

В крупных компаниях, как правило, возникают такие ситуации, когда руководитель не может подписывать абсолютно все документы, создаваемые в организации. Обычно это связано с большим объемом документооборота, а иногда и с частым отсутствием руководителя или с территориальной удаленностью какого-либо подразделения. Поэтому вопрос о том, кто может подписать приказ кроме руководителя организации, возникает достаточно часто. Делегирование права подписи определенных документов в таком случае является объективной необходимостью. Руководитель может делегировать право подписи приказов как работнику своей организации, так и лицу, не состоящему в трудовых отношениях с данной организацией. Но поскольку второй вариант встречается крайне редко, то рассмотрим только первую ситуацию: когда руководитель делегирует право подписи работнику своей организации.

Для начала дадим определение такому распорядительному документу, как приказ.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказ — это организационно-распорядительный документ, который может издаваться по основной деятельности и по личному составу.

Делегирование права подписи приказов по основной деятельности (к которым относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам), так же как и по личному составу, может осуществляться на период временного отсутствия руководителя и на постоянной основе.

На период временного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) назначается исполняющий обязанности руководителя на основании отдельного приказа об исполнении обязанностей. В этом случае исполняющий обязанности руководителя организации сможет подписывать приказы.

Делегирование же права подписи приказов/распоряжений заместителям руководителя или иным руководителям (управлений, департаментов и т.п.) на постоянной основе фиксируется в следующих документах:

  • в приказе о распределении обязанностей;
  • в отдельном приказе о предоставлении права подписи приказов/распоряжений.

Приказ о распределении обязанностей

Такой приказ закрепляет распределение обязанностей руководителей по различным направлениям деятельности организации.

В соответствии с распределением обязанностей заместители руководителя организации или иные руководители (руководители департаментов, управлений и т.п.) в случае предоставления им соответствующих полномочий могут по отдельным вопросам деятельности организации подписывать приказы и иные внутренние документы организации, а также на основании выданных руководителем организации доверенностей подписывать от имени организации письма, обращения, договоры и другие гражданско-правовые документы.

В приказе о распределении обязанностей указываются:

  • исключительные полномочия руководителя организации;
  • полномочия каждого заместителя руководителя организации или иного руководителя (департамента, управления) организации с перечислением тех видов документов, которые они имеют право подписывать;
  • структурные подразделения, координацию и контроль деятельности которых осуществляет соответствующий заместитель руководителя организации или иного руководителя (департамента, управления) организации;
  • схема временного исполнения обязанностей руководителя, заместителей руководителя или иного руководителя (департамента, управления и т.п.) на время отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском или командировкой.

При этом возможны два варианта оформления приказа о распределении обязанностей:

1.Приказ содержит перечень обязанностей руководителей и схему временного исполнения обязанностей в самом тексте приказа.

2.В приказе перечень обязанностей руководителей и схема временного исполнения обязанностей выделены в отдельные приложения.

Пример приказа о распределении обязанностей между руководителями

(наименование организации)

ПРИКАЗ
_____________ 20__г. № ________
Москва
О распределении обязанностей
между руководителями

В целях совершенствования деятельности, повышения эффективности и упорядочения работы структурных подразделений (наименование организации)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить с _____ 20__ года следующее распределение обязанностей и схему временного исполнения обязанностей:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

2. Предоставить с __ ______ 20__ года заместителям руководителя (наименование организации) в соответствии с возложенными на них обязанностями, указанными в п.1 приказа, право подписи приказов и иных распорядительных документов, договоров, писем, обращений…

3. Заместителям руководителя (наименование организации) осуществлять свои функции в соответствии с распределением обязанностей, указанных в п. 1 настоящего приказа.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации подпись Расшифровка подписи

Пример приказа о распределении обязанностей между руководителями

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

(ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»)

О распределении обязанностей
между руководителями

В целях совершенствования деятельности, повышения эффективности и упорядочения работы структурных подразделений ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» (далее — Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить с 10 января 2012 года:
    1. Распределение обязанностей по руководству деятельностью Общества между генеральным директором и заместителями генерального директора (приложение № 1);
    2. Схему временного исполнения обязанностей генерального директора, заместителей генерального директора на время отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском или командировкой (приложение № 2).
  2. Предоставить с 10 января 2012 года заместителям генерального директора Общества Ю.П. Гладышеву и А.А. Крайнову в соответствии с возложенными на них обязанностями, указанными в приложении № 1 к приказу, право подписи приказов и иных распорядительных документов, договоров, включая государственные контракты и соглашения, писем, обращений.
  3. Заместителям генерального директора Общества в своей деятельности руководствоваться настоящим приказом.
  4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Мельников О.К. Мельников

С приказом ознакомлены:

Заместитель генерального Гладышев Ю.П. Гладышев

директора 26.12.2011

Заместитель генерального Крайнов А.А. Крайнов

директора 26.12.2011

В дело №

Комарова 21.12.2011

В.В. Комарова

Отдельный приказ о предоставлении права подписи приказов/распоряжений

В некоторых случаях может быть подготовлен отдельный приказ на предоставление права подписи приказов /распоряжений. Такой приказ должен содержать следующую информацию:

  • кому предоставляется право подписи (указывается Ф.И.О., должность сотрудника, наименование структурного подразделения);
  • дата, с которой предоставляется право подписи приказа/распоряжения. Если дата предоставления права подписи не будет указана, то такое право будет предоставлено с даты подписания приказа.

В случае предоставления права подписи на конкретный период, этот период должен быть указан в приказе. Если период не указан, то право подписи предоставляется на неопределенный срок и отменить право подписи в данном случае можно будет отдельным приказом;

  • перечень документов, на которые предоставляется право подписи (приказы/распоряжения).

Приказ доводится под подпись до указанного в нем ответственного работника.

Пример приказа о предоставлении права подписи приказов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ»

(ОАО «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ»)

ПРИКАЗ

15.12.2011 № 185

г. Москва

О предоставлении права

подписи приказов

В целях совершенствования документооборота открытого акционерного абщества «СОВРЕМЕННЫЕ ПРОЕКТЫ» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Предоставить с 20 декабря 2011 года право подписи приказов по вопросам коммерческой деятельности руководителю коммерческого департамента Общества Плошкину И.П.
  2. Начальнику секретариата Башмаковой О.С. довести приказ до сведения руководителя коммерческого департамента Плошкина И.П. в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
  3. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лошавецкий А.К. Лошавецкий

Начальник секретариата

Башмакова О.С. Башмакова

С приказом ознакомлен

Руководитель коммерческого

Департамента Плошкин И.П. Плошкин

В дело № 01-05

Башмакова 21.12.2011

О.С. Башмакова 249-57-99

См. Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов, М, 1974.

Кто, кроме руководителя, может подписывать трудовой договор со стороны работодателя в случае его отсутствия?

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с ТК РФ (ст. 16). Он заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Сторонами являются работник и работодатель в лице его исполнительного органа — руководителя (директора, начальника, ректора, главного врача, художественного руководителя и т. д.). Руководитель без доверенности действует от имени учреждения, представляет его интересы и совершает сделки от его имени, утверждает штатное расписание, издает приказы и дает указания, принимает и увольняет работников.

Но не всегда руководитель находится на рабочем месте — он может быть в командировке, в отпуске, на больничном. В таком случае трудовой договор со стороны работодателя подписывает работник, уполномоченный руководителем. Но в доверенности в обязательном порядке должно быть обозначено право подписания трудовых договоров с новичками. Как правило, руководителя замещают, в том числе в вопросах приема на работу, его заместители. В преамбуле договора указывают именно то лицо, которое подписывало договор. Например: «ГОУ НПО «Профессиональное училище N 15», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя директора по УМР Никишина Александра Владимировича, действующего на основании доверенности от 25.10.2011 N 25у…». При этом в реквизите «Подпись» также должна быть указана должность «заместитель директора по УМР», поставлена его личная подпись и ее дана расшифровка.

А может руководитель передать свои полномочия на право подписания трудовых договоров приказом? Если уставом учреждения кроме руководителя предусмотрены иные лица, которые могут осуществлять полномочия по приему и увольнению сотрудников, то тогда руководитель издает только приказ. Если же уставом лица, которые без доверенности вправе принимать работников, кроме руководителя не предусмотрены, руководитель передает часть своих полномочий на основании доверенности.

Может случиться, что отсутствуют сразу и руководитель, и уполномоченное лицо. Тогда нужно помнить, что в соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении новичка к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе.

Доверенность, выдаваемая заместителю руководителя хозяйственного общества на период отпуска руководителя

ДОВЕРЕННОСТЬ N ____ г. ___________________ «____»______________ _____ г. ________________________________________________ в лице ___________________ (полное наименование хозяйственного общества) __________________________________________________________________________, (должность руководителя, Ф.И.О.) действующего на основании устава, настоящей доверенностью на время нахождения ________________________________________________________________ (должность руководителя, Ф.И.О.) в отпуске уполномочивает _________________________________________________, (должность заместителя руководителя, Ф.И.О.) приказ о назначении от «___»___________ _____ г. N ______, паспорт: ______, выдан ________________________________________________ «__»________ ___ г., код подразделения: ______, проживающего по адресу: ________________________ _________________________________________, выполнять от имени и в интересах _________________________________________ нижеследующие представительские и (сокращенное наименование хозяйственного общества) распорядительные функции: — представлять интересы _____________________ в органах государственной (сокращенное наименование хозяйственного общества) власти Российской Федерации, во всех российских и иностранных учреждениях и организациях; — осуществлять руководство ______________________ в рамках полномочий (сокращенное наименование хозяйственного общества) _______________________________; (должность руководителя) — заключать любые сделки и подписывать от имени _______________________ (сокращенное наименование хозяйственного общества) договоры, счета-фактуры и иные необходимые документы; — открывать (закрывать) расчетные, валютные и иные счета ______________ (сокращенное наименование хозяйственного общества) в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации; — распоряжаться находящимися на счетах ______________________ денежными (сокращенное наименование хозяйственного общества) средствами, подписывать финансовые документы; — принимать и увольнять работников _________________________, заключать (сокращенное наименование хозяйственного общества) трудовые договоры с принимаемыми работниками; — вести от имени и в интересах __________________________________ любые (сокращенное наименование хозяйственного общества) административные, гражданские, уголовные дела во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения, обжалования судебных актов, предъявления исполнительного листа к взысканию, обжалования действий судебного пристава-исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки, подписания и получения любых необходимых документов. Заключение сделок, не указанных в настоящей доверенности, осуществляется на основании отдельно предоставляемых доверенностей. Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам. Настоящая доверенность выдана сроком на ______ месяца. Образец подписи заместителя ________________________ __________/__________/ (должность руководителя) удостоверяю. ____________________ /____________________________________________________/ (подпись) (должность руководителя, Ф.И.О.) М.П.

Оставьте комментарий