Проверка наличия и состояния документов — это важнейшая часть работы по хранению архивных документов. В этой работе сходятся главные пути решения основных задач по обеспечению сохранности и учету архивных документов. Без регулярной проверки наличия и состояния документов невозможно никакое успешное хранение документов.
Основными задачами проверки наличия и состояния архивных документов являются:
— установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов;
выявление отсутствующих архивных документов для организации их розыска;
- — выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
- — выявление и учет архивных документов, требующих реставрации, консервации, дезинфекции, дезинсекции и другой консервационно-про- филактической и технической обработки.
При проверке наличия и состояния документов все единицы хранения, входящие в данный фонд, подвергаются визуальному осмотру непосредственно по месту их хранения. Это позволяет увидеть все единицы хранения, составляющие данный фонд (или часть фонда), убедиться в их наличии или отсутствии и оценить их состояние.
Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника.
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве РАН плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится с периодичностью:
- — уникальных документов — ежегодно;
- — особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет (в государственной библиотеке — один раз в пять лет);
- — аудиовизуальных и электронных документов — один раз в пять лет;
- — кинодокументов на нитрооснове — один раз в два года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке — один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лег. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива, отдельных архивохранилищ и фондов или их отдельных частей.
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы1.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям (например, нарядов), проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрован- ном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются нолистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и сотрудникам архива для выполнения соответствующих архивных работ, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
- — сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- — подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
- — изымать из проверяемого архивного фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
- — изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
- — изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не разрешается вносить в опись неучтенные единицы хранения и делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
Проверка состояния архивных документов на бумажной основе проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые) документов, а также документов с дефектами бумаги и текста.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.
Проверка состояния аудиовизуальных и электронных документов
осуществляется с целью определения состояния их упаковки, наличия стандартных ракордов, технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек, наличия загрязнений и механических повреждений, стабильности нитроосновы, шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм, физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и т.д.), наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химикофотографической обработки), электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов, параметров видеодокументов в видеоканале, качества изображения кино-, фото-, видеодокументов, уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени), наличия вирусов в электронных документах, наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя, наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов, наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
Проверка состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.
Проверку электроакустических характеристик фонодокументов
(частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.
Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.
Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в листе-заверителе, листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов, карточке учета архивных документов с повреждениями носителя, карточке учета архивных документов с повреждениями текста, картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в карточке учета технического состояния кинодокумента, карточке учета технического состояния фотодокумента, карточке учета технического состояния фонодокумента, карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы АФ РФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа АФ РФ находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для проведения в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела (для федеральных архивов — Федеральное архивное агентство, для региональных — архивный комитет или управление соответсвующего субъекта РФ) на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, акта о неисправимых повреждениях документов. На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается1.
Таким образом, проверка наличия и состояния документов позволяет выявить отсутствие единиц хранения, значащихся по описи, обнаружить единицы хранения, ошибочно подложенные не на свое место и поэтому находящиеся в розыске, определить материалы, нуждающиеся в реставрации и переплете, установить очаги поражения документов вредителями, а также находящиеся в неудовлетворительном физико-химическом состоянии (например, увлажненные) и наметить срочные меры по дезинфекции, дезинсекции, просушке и т.д.
- См. также гл. 10.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.1.15.
- Защитный ракорд — это часть кинопленки или магнитофонной ленты без изображения и звукозаписи в начале и в конце каждого рулона кино (фонодокумента, микрофильма),предохраняющая его от повреждений при заправке в аппаратуру.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.1.16.2.
Справа № 526/402/19
Провадження № 2-н/526/19/2019
Гадяцький районний суд
СУДОВИЙ НАКАЗ
27 лютого 2019 року м. Гадяч
Суддя Гадяцького районного суду Полтавської області Тищенко Л.І., розглянувши заяву ОСОБА_1 про видачу судового наказу за вимогою про стягнення з Товариства з обмеженою відповідальністю «Полтавамолпрод» нарахованої, але не виплаченої заробітної плати та середнього заробітку за час затримки розрахунку,
Керуючись ст.ст. 115-117 КЗпП України, ст. ст. 21-24 Закону України «Про оплату праці», ст.ст. 160-164, 167-170, 172 ЦПК України, —
Н А К А З У Ю:
Стягнути з Товариства з обмеженою відповідальністю «Полтавамолпрод», код ЄДРПОУ 36680673, місцезнаходження: 37300, Полтавська область, м. Гадяч, вул. Будька, 45 А, р/р 26002054623782 в КБ «ПриватБанк» м. Полтава, МФО 331401, на користь ОСОБА_1, ІНФОРМАЦІЯ_1, РНОКПП НОМЕР_1, зареєстрованого та проживаючого за адресою: АДРЕСА_1, нараховану, але не виплачену заробітну плату в сумі 67148 (шістдесят сім тисяч сто сорок вісім) грн 08 коп. та середній заробіток за час затримки розрахунку в сумі 456 (чотириста п’ятдесят шість) грн 36 коп.
Стягнути з Товариства з обмеженою відповідальністю «Полтавамолпрод», код ЄДРПОУ 36680673, місцезнаходження: 37300, Полтавська область, м. Гадяч, вул. Будька, 45 А, на користь держави судовий збір у розмірі 192 (сто дев’яносто дві) грн 10 коп.
Відповідно до ст. 430 ЦПК України, допустити негайне виконання наказу у межах сплати платежу за один місяць.
Судовий наказ після набрання ним законної сили видати стягувачу.
Суддя Л. І. Тищенко
Відповідно до п. 7 ч. 1 ст. 168 ЦПК України, під час розгляду вимог у порядку наказного провадження та видачі судового наказу суд не розглядає обґрунтованість заявлених стягувачем вимог по суті.
Згідно ст.170 ЦПК України, боржник має право протягом п’ятнадцяти днів з дня отримання копії судового наказу та доданих до нього документів подати заяву про його скасування. Заява про скасування судового наказу може також бути подана органами та особами, яким законом надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб.
Відповідно до вимог ст. 172 ЦПК України, у разі ненадходження до суду заяви від боржника про скасування судового наказу протягом п’яти днів після закінчення строку на її подання судовий наказ набирає законної сили, крім випадків видачі судового наказу відповідно до пунктів 4 і 5 частини першої статті 161 цього Кодексу, коли судовий наказ набирає законної сили у день його видачі.
Судовий наказ набрав законної сили «______»_________________20___ року.
Судовий наказ в частині стягнення заборгованості по заробітній платі може бути пред’явлений до примусового виконання протягом трьох років з наступного дня після набрання судовим наказом законної сили.
Судовий наказ в частині стягнення судового збору може бути пред’явлений до виконання протягом трьох місяців з наступного дня після набрання судовим наказом законної сили.
Дата видачі судового наказу » ___» ________________20____ року.
Суддя Л. І. Тищенко
Відмітки про виконання судового наказу
Дата надходження судового наказу на виконання. Повне найменування установи, підприємства, організації, де знаходився судовий наказ на виконанні. Загальна сума, відрахована за судовим наказом. Дата повернення судового наказу до органу державної виконавчої служби чи стягувачеві. Підстава повернення судового наказу. Підпис керівника установи, підприємства, організації (з прикладанням печатки) Примітки.
Інші відмітки: