Содержание
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица 11 — Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
|
По дебету |
По кредиту |
|
Сальдо начальное по счету 71 — это остаток долга подотчетного лица на начало периода |
Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода |
|
Оборот по дебету — выдача денег подотчетному лицу |
Оборот по кредиту — списание денег с подотчетного лица |
|
Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода |
Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода |
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО «Эмметево» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 71 Кредит 50 «Касса»
— на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»
— отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71
— отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет 19 » Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71
— учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
Дебет 20 «Основное производство Кредит 71
— приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71
— приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50 «Касса» Кредит 71
— на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71
— отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71
— на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71
— если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71
— если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71
— если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить. Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71
— если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.
Они составляют:
а) расходов по найму жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;
б) расходов на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда
На примере можно увидеть, как данное предприятие отражает в учете командировочные расходы. Зам. директору Лапшиной А. К. выдано на командировочные расходы 500 рублей, срок командировки 1 день. Лапшина А. К. представила билеты за проезд на общественном транспорте 420 рублей.
В авансовом отчете Лапшиой А. К.. отражено:
Проезд – 420 рублей с учетом НДС
Всего: 420 рублей.
Делаем расчет по авансовому отчету
По проезду
НДС= 420 х 18 / 118 =64 руб., расходы по проезду 420-64=356 руб.
Отражаем перечисленные операции на счетах:
|
№ |
Дебет |
Кредит |
Сумма |
|
|
Выдано Лапшиной А. К. под отчет |
||||
|
Расходы по авансовому отчету в пределах норм |
||||
|
НДС по командировочным расходам (из билетов общественного транспорта) |
Для целей налогообложения принимается сумма в размере 420 руб.
Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки. (500-420 =80 рублей).
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала — ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты — по корреспондирующим счетам, кредитовые — общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.
Порядок работы с подотчетными лицами
Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:
- порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
- учетной политикой;
- внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).
Как правильно составить приказ, см. в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах».
Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте .
На какие цели выделяются денежные средства под отчет:
- Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
- Командировочные расходы.
- Представительские расходы.
Каким образом происходит выдача средств под отчет
Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов). Примерный текст заявления такой:
«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».
По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.
Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте .
Подотчетные лица в бухгалтерском учете
Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.
В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».
После представления авансового отчета появляются такие проводки:
- Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
- Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
- Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.
Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами
Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.
Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:
- Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
- Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.
Что относится к представительским расходам, узнайте .
Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.
- В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.
Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».
НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами
Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.
Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.
В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:
- до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
- 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.
В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.
В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):
- затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
- багаж;
- аренда жилья;
- затраты на связь;
- получение визы;
- комиссионные сборы.
Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.
Подробнее об этом см. .
Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.
Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.
Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.
Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.
Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.
ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.
Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.
Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.
Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.
Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.
Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте .
По возвращении сотрудник представил документы по расходам:
- аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
- оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
- суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
- чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.
Подробнее см. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».
Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.
Отразим данный авансовый отчет в учете:
- Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
- Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
- Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.
Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:
- Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
- Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
- Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
- Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
- Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
- Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.
Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».
Итоги
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Приобретенные подотчетным лицом канцелярские товары принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. п. 2, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). В рассматриваемой ситуации фактической себестоимостью приобретенных канцтоваров является сумма, уплаченная подотчетным лицом и указанная в чеке ККТ и товарном чеке (п. 6 ПБУ 5/01). Фактическая себестоимость приобретенных канцтоваров отражается при их принятии к учету по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом 71.
Кроме авансового отчета, подотчетное лицо согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов должно представить оправдательные документы, подтверждающие покупку (счета и чеки магазинов, квитанцию к приходному кассовому ордеру). Причем, если к авансовому отчету прилагается товарный чек, он в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» должен содержать перечень канцтоваров, количество, стоимость. Часто же указывают только «канцтовары в ассортименте». В таком случае налоговые органы могут признать данные расходы неподтвержденными.
Как правило, канцтовары приходуются отдельно по каждой позиции, указанной в накладной или товарном чеке. Однако этот способ является довольно трудоемким. Иногда на практике канцтовары приходуют по группам, не разбивая по видам внутри группы (например, группы «ручки», «бумага»). Это не является ошибкой, поскольку в соответствии с п. 3 ПБУ 5/01 предприятие самостоятельно выбирает единицу учета МПЗ (может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.). Хотя этот способ тоже нельзя назвать менее трудоемким, так как необходимо провести деление по группам, определить общее количество единиц в группе, рассчитать среднюю цену единицы. В этом случае велика вероятность арифметической ошибки.
Еще однин способ, иногда применяемым на практике, является списание канцтоваров сразу в расходы (без отражения их на счете 10). Однако данный способ чреват налоговыми последствиями. Во-первых, проблемы возникнут с вычетом «входного» НДС, поскольку одним из условий, при выполнении которых налог может быть принят к вычету, является постановка товаров (работ, услуг) на учет (ст. 172 НК РФ). В этом случае формально налоговый орган может сделать вывод, что канцтовары на учет не принимались. Кроме того, в соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы всегда принимаются к бухгалтерскому учету и лишь потом отпускаются в производство (п. п. 5, 16).
Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов. Отражают данный вид материалов по цене приобретения (указанной в документах), включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.
Поступление канцтоваров
Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете 10. Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно. Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета 10.01, 10.06 или 10.09. В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.
- Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
- Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.
Пример:
Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб. (НДС 50 руб.). Также были приняты от подотчетного лица 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 60.01 | 51 | Оплачены канцтовары поставщику | 2577 | Выписка банка |
| 10.01 | 60.01 | Приняты к учету канцтовары | 2184 | Товарная накладная, Форма М-4 |
| 19.03 | 60.01 | Учтен входной НДС | 393 | Товарная накладная, Счет-фактура |
| 68.02 | 19 | НДС принят к вычету | 393 | Счет-фактура |
| 71 | 50 | Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы | 300 | Расходный кассовый ордер |
| 10.01 | 71 | Приняты канцтовары от подотчетного лица | 294 | Товарный чек |
| 50 | 71 | Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу | 6 | Приходный кассовый ордер |
Списание канцтоваров
Списание канцтоваров производится одним из трех методов:
- Метод ФИФО
- По средней себестоимости
Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.
Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления ТМЦ до момента списания материала.
Списание канцтоваров в целях налога на прибыль и при УСН (только после фактической оплаты) учитывается в составе прочих расходов.
Документально списание ТМЦ оформляется актом расхода. Он составляется в подразделении, которому были выданы эти материалы. Форма акта разрабатывается фирмой самостоятельно, либо можно использовать унифицированный документ по форме М-11.
Пример:
Для нужд бухгалтерии организация списала в общехозяйственное производство одну коробку бумаги и одну упаковку ручек на сумму 704 рубля.
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 26 | 10.01 | Оплачены канцтовары поставщику | 704 | Требование-накладная |