Нумерация приходных кассовых ордеров

Нумерация кассовых ордеров и заполнение реквизита «№ з/п»

Как нумеруются приходные и расходные кассовые ордера? Какой порядок заполнения реквизита «№ з/п» форм кассовых документов (приложения к Положению) и как заполняются отдельные их реквизиты?

Бланки приходного кассового ордера (типовая форма № КО-1) и расходного кассового ордера (типовая форма № КО-2) определены в приложениях к Положению.

Нумерация приходных кассовых ордеров (в реквизите «Прибутковий касовий ордер № ___ від «___» __________ 20__ року) может осуществляться в хронологическом порядке с начала каждого следующего месяца в порядке возрастания с номера «1» в течение календарного месяца и заканчиваться в конце месяца соответствующим номером.

Например:

01.03.2018 — № 1, № 2, № 3;

02.03.2018 — № 4, № 5, № 6;

03.03.2018 — № 7;

………………… ..

30.03.2018 — № 49, № 50, № 51;

02.04.2018 — № 1, № 2, № 3 и т. д.

Аналогично может осуществляться и нумерация расходных кассовых ордеров (в реквизите «Номер документа»).

В реквизите «№ з/п» приходного кассового ордера и расходного кассового ордера проставляется номер по порядку (сокращенно — № з/п) таких ордеров. При этом, учитывая, что приходный и расходный кассовые ордера оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличных, в реквизите «№ з/п» проставляется — 1.

В реквизите «№ з/п» форм кассовых документов проставляется номер по порядку (сокращенно — № з/п), а именно:

В ведомости на выплату наличных (приложение 1 к Положению, пункт 18 раздела II) — применяется единая сквозная нумерация.

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по типовым формам № КО-3, № КО-3а (приложение 4 к Положению, пункт 33 раздела III) — применяется единая сквозная нумерация (образцы заполненных журналов по типовым формам № КО-3, № КО 3А прилагаются).

В книге учета выданных и полученных старшим кассиром наличных (приложение 6 к Положению, пункт 43 раздела IV) — применяется единая сквозная нумерация.

Для приходных и расходных кассовых ордеров в реквизите «№ п/п» Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3а) используется единая сквозная нумерация, которая не предусматривает отдельной нумерации для приходных и расходных кассовых ордеров. В колонке 3 указываются порядковые номера приходных документов, а в колонке 7 указываются порядковые номера расходных документов.

Номера, которые проставляются в колонке 3 (приходные документы) и в колонке 7 (расходные документы) могут не совпадать с нумерацией, указанной в реквизите «№ п/п» Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3а).

В реквизите расходного кассового ордера «Додаток» указываются документы, прилагаемые к нему и являющиеся основанием выдачи наличных, например, расходная ведомость с указанием номера и даты, приказ на командировку с указанием номера и даты и т. д.

В реквизите приходного кассового ордера «Додатки» указываются документы, прилагаемые к нему и являющиеся основанием для внесения наличных, например, отчет об использовании средств, выданных на командировку с указанием номера и даты и т. д.

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

  1. От руки.
  2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
  3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть .

Итоги

Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) осуществляется в соответствии с требованиями Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее Указания № 3210-У).

В настоящее время обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, например, кассовые документы (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Форма приходного кассового ордера (форма № КО-1) и форма расходного кассового ордера (форма № КО-2) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (далее – Постановление № 88). Указанные документы относятся к первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Следует обратить внимание на два момента:

  • Постановление № 88 не регламентирует требования к нумерации приходных кассовых ордеров (форма № КО-1) и расходных кассовых ордеров (форма № КО-2);
  • Указания № 3210-У также не содержат требований по непрерывной, сплошной или единой нумерации приходных и расходных кассовых документов;
  • Постановление № 88 и Указания № 3210-У не регламентируют порядок действий в ситуации, когда нумерация приходных кассовых ордеров (форма № КО-1) и расходных кассовых ордеров (форма № КО-2) нарушена.

Таким образом, в ситуации, когда нумерация приходных и расходных кассовых ордеров нарушена, по нашему мнению, следует составить и хранить вместе с кассовой книгой:

  • акт произвольной формы с учетом требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором следует описать ситуацию;
  • заявление (объяснительную записку) кассира с указанием причины нарушения нумерации.

Действующее законодательство РФ не предусматривает специальную ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых документов, если это не влияет на своевременное оприходование наличных денежных средств в кассу и выдачу их из кассы.

Порядок номеров документов КО-1 и КО-2

Все ответственные лица за соблюдением кассовой дисциплины начинают нумерацию кассовых ордеров с начала нового года заново. Но Банк России не дает никаких указаний по поводу присвоения порядковых номеров КО-1 и КО-2. Нумерация КО может обновляться ежегодно или ежеквартально. Выбор способа обновления КО необходимо закрепить в положении об учетной политике.

Допускается использование дробной нумерации, буквенных, цифровых обозначений — главное соблюдение нумерации в порядке хронологии.

Если коммерческая компания или ИП содержит несколько филиалов компании, то соблюдения порядка в КО-1 и КО-2 и их нумерация устанавливается по каждому подразделению в отдельности. Например, номера с дефисом, где первая часть – код обособленного филиала, а через дефис – номер кассового регистра.

За нарушение нумерации кассовых ордеров штрафных санкций не предусмотрено. Нарушением будет считаться при не оприходовании наличности в кассу компании, невыдача КО-1 или КО-2, на крупных предприятиях соблюдение лимита кассы.

Интересно знать, что соблюдение лимита кассы малым организациям и ИП отменено.

Проверка кассовой дисциплины предприятий

За соблюдением правильности ведения по движению КО-1 и КО-2 ранее принадлежало банкам, но с 2012 года такие полномочия перешли ИФНС России. Инспекция, при выездной проверке, имеют право проверить остаточную наличность по кассе, распечатав с фискальной памяти ККМ и сравнить с документальным оформлением.

Грубым нарушением будет считаться не совпадение сумм «налички» по кассе с кассовой книгой.

Постановка нумерации кассовых ордеров в книге учета не по порядку не считается нарушением кассовой дисциплины.

Правила соблюдения кассовой дисциплины заключаются в учете хозяйственных операций наличности предприятия. Ответственным за порядком учета хоздействий в кассе назначается материальное лицо, которое действует по должностной инструкции.

Ведение кассы сопровождается оформлением таких документов: КО-1, КО-2 и кассовая книга. Соблюдайте правила заполнения этих документов, и вы избежите нарекания со стороны ИФНС РФ.

Нужно помнить, что налоговая инспекция за нарушение кассовой дисциплины налагает штрафные санкции не только на организацию, но и на должностное лицо.

Оставьте комментарий