Образец путевого листа 4 с

Путевой лист — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля — с учетом последних изменений, внесенных в форму путевого листа.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Форма путевого листа легкового автомобиля (2020 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467. Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

  • легкового транспорта;
  • грузового транспорта;
  • специального транспорта;
  • такси;
  • общественных автобусов;
  • автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152. Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ.

Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:

  • ОГРН учреждения;
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:

  • требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
  • перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
  • реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.

Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:

  • из порядка исключается срок действия таких документов (не превышающий 1 месяца), их предстоит оформлять до начала рейса или смены, если в течение этого времени водитель совершает несколько рейсов;
  • если на одно ТС оформляется несколько путевых листов, то в документе водителя, который выезжает первым, нужно указывать дату, время и показания одометра при выезде, а данные при въезде должны фиксироваться в путевом листе водителя, который последним заедет на постоянную стоянку (парковку).

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

  1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 – 07.06.2017).
  2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
  3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
  4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
  5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
  6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
  7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
  8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
    • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
    • о показаниях на спидометре;
    • о выдаче и остатке горючего;
    • о марке топлива;
    • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
  9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

  1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
  2. Код заказчика.
  3. Место отправления и назначения.
  4. Время выезда и возвращения
  5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
  6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

  • рассмотрение жалоб водителя;
  • визуальный осмотр;
  • измерение давления, пульса, температуры тела;
  • выявление признаков опьянения;
  • определение наличия психоактивных веществ;
  • для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Срок действия

До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

  • освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
  • освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
  • хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

  • дата выхода в рейс;
  • наименование организации;
  • данные водителя;
  • данные автомобиля;
  • время выезда со стоянки;
  • время возвращения;
  • информация о медосмотре;
  • данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

  • коды из учредительных документов организации;
  • номер бланка;
  • километраж;
  • данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
  • марка топлива;
  • выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

  • подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
  • подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

  • маршрут;
  • время;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ:

  • за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
  • за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
  • юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
  • штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000–30 000 рублей.

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя используется в таких основных целях – как основание начисления платы за работу водителю, для расчетов с заказчиками за перевозимые грузы, для списания затрат на топливо и смазочные вещества, и как основание для перемещения груза.

По требованию сотрудников контролирующих органов водитель грузовика обязан предъявить путевой лист и имеющиеся товарно-транспортные документы. Это предусмотрено правилами дорожного движения, а когда осуществляется перевозка особенно крупного или тяжелого груза, путевой лист должен быть с отметкой «Опасный груз».

При совершении перевозок на коммерческой основе составление путевых листов проводится на основе приказа Минтранса РФ №68 (от 30.06.2000). Порядок, определенный этим документом, обязателен для предпринимателей, которые владеют транспортными средствами (по праву собственности и на других законных основаниях).

При найме водителей предприниматель либо сам выписывает им путевые листы по форме ПГ-1, либо назначает для этого уполномоченное лицо. Когда предприниматель сам осуществляет перевозку, он выписывает путевой лист для себя самостоятельно.

Срок оформления путевого листа – один день. При выполнении задания более суток водителю грузовика может быть выдан лист на больший срок (при условии, что водитель все время находится за пределами места постоянной стоянки грузовика). Если необходимо выписать путевые листы для автобуса или легкового автомобиля, все индивидуальные предприниматели используют формы ПА-1 и ПЛ-1 соответственно.

Ввиду того, что форма путевого листа ПГ-1 более не является обязательной к применению, можно использовать формы 4-С и 4-П, либо создать собственную с учетом требований приказа минтранса.

В целях фиксации работы грузового автомобиля используется специальный бланк путевого листа по форме 4-С вне зависимости от того, арендуется ли транспортное средство или находится в собственности. Этот документ предназначен для того, чтобы можно было рассчитать заработную плату водителю и списать ГСМ в качестве расходов на обслуживание грузовика.

Основные моменты по работе с путевым листом по форме 4-С

Данный путевой лист используется, если водитель работает по сдельной форме оплаты труда. При отсутствии у водителя заполненного путевого листа к нему применяются штрафные санкции согласно ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ — 500 руб.

Унифицированная форма путевого листа 4-С утверждена на законодательной основе — Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Использовать ее должны только автотранспортные предприятия, остальные хозяйствующие субъекты могут разрабатывать свою форму путевого листа. Обязательное условие — в документе должны содержаться обязательные реквизиты, а сам бланк должен быть закреплен в учетной политике организации.

Скачать пустой бланк путевого листа 4-С можно по этой ссылке

Порядок заполнения путевого листа по форме 4-С

О правилах заполнения путевого листа 4-С указано в Постановлении №78. Бланк содержит лицевую и оборотную стороны, которые заполняются следующим образом:

Заполнение лицевой стороны

На лицевой стороне путевого листа 4-С нужно проставить название документа и его дату, затем вписать наименование организации, код по ОКПО, адрес и телефон. Дополнительно необходимо указать кодировку колонны, бригады и режима работы.

Затем нужно отразить информацию о грузовом транспортном средстве, в том числе его марку, гос.номер, гаражный номер, при наличии прицепа — сведения о нем. После этого вносится информация о водителе — ФИО, табельный номер, данные водительского удостоверения.

Далее необходимо заполнить таблицы следующего содержания:

  • работа водителя и транспортного средства (дата и время выезда и заезда в гараж, фактическое время работы, показания спидометра);
  • движение горючего (марка, сколько выдано, остаток на начало и конец работы, время работы транспорта, коэффициент расхода горючего по отношению к нормам компании);
  • задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия, адреса погрузки и разгрузки, наименование груза, расстояние транспортировки и объем груза);

Кроме того, на лицевой стороне путевого листа должна быть следующая информация:

  • от диспетчера о проверке водительского удостоверения, выдаче задания и горючего;
  • от медработника о проведении медосмотра и допуске водителя к выполнению задания;
  • от механика о проведенном техосмотре транспортного средства;
  • от водителя о приеме грузового автомобиля и его сдаче после выполнения задания.

О каких-либо дополнительных моментах, например, ДТП, ремонте и пр. можно указать в специальном блоке «Отметки организации — владельца автотранспорта».

Образец заполнения лицевой стороны путевого листа по форме 4-С скачайте здесь

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне указывается последовательность выполнения водителем полученного задания, то есть именно здесь необходимо прописать маршрут следования транспортного средства. При этом сведения включают:

  • пункты погрузки и разгрузки (перецепки прицепов);
  • дату и время приезда и уезда;
  • номера сопроводительных товарно-транспортных документов;
  • наименование и подпись грузоотправителя (или грузополучателя).

Ниже делаются отметки о том, были ли по маршруту какие-либо простои, каковы их причины, вид и продолжительность. Эта информация может свидетельствовать о том, почему водитель задержался в пути и потратил горючего больше, чем по нормативу. Данные разделы подписываются непосредственно водителем и диспетчером.

Во второй части оборотной стороны путевого листа 4-С (результаты работы автомобиля и прицепов) отражается общая информация о том, как отработал водитель свою смену. При этом необходимо включить следующие сведения:

  • расход горючего по норме и по факту;
  • время работы автомобиля и прицепа, в том числе в движении и простое (при погрузке/разгрузке и по техническим причинам);
  • количество ездок;
  • пробег автомобиля и прицепа, в том числе с грузом;
  • количество перевезенного груза, в том числе на прицепах;
  • пройдено километров, в том числе с прицепом;
  • начисленная зарплата водителю.

В этом разделе информацию заполняет не только диспетчер, но и таксировщик с проставлением подписи и расшифровки к ней.

Образец заполнения оборотной стороны путевого листа по форме 4-С скачайте здесь

Путевой лист – это первичный документ, который служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организациях и у предпринимателей, чья деятельность связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утвержденной формы путевого листа не существует. Организации (ИП) должны самостоятельно составить форму путевого листа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, которое используется организациями и предпринимателями для перевозки грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, а также городским наземным электрическим транспортом (п. 9 Приказа № 152).

Из п. 2 Приказа № 152 также следует, что его обязаны применять любые организации и предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, владелец указанного транспорта может не оказывать услуги по договору перевозки (фрахтования). Следовательно, составлять путевые листы обязаны и те хозяйствующие субъекты, которые используют транспорт для собственных (служебных, хозяйственных) нужд (определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Содержание путевого листа

Данные обязательные реквизиты не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3-7 Приказа № 152):

  1. наименование и номер путевого листа. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации (п. 12 Приказа № 152);
  2. сведения о сроке действия путевого листа:
    • при оформлении путевого листа на один день – дату (число, месяц, год) использования путевого листа;
    • при оформлении путевого листа более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:
    • для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
    • для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН;
  4. сведения о транспортном средстве:
    • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай), модель транспортного средства; если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, отражается модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
    • государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
    • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончания смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
  5. сведения о водителе:
    • фамилию, имя, отчество водителя;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

В путевой лист можно включить дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Приказа № 152). За основу можно взять реквизиты форм путевых листов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и были обязательны к применению до 01.01.2013 (до вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Порядок оформления путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП и выдается водителю, который берет его с собой в поездку.

Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При этом оформлять его следует (п. 10 приказа № 152):

  • до начала рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня);
  • до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.

Исходя из этого, если в течение рабочего дня (смены) выполняется один и более рейсов, оформляется один путевой лист на весь день. Если же длительность рейса превышает один рабочий день (смену), путевой лист оформляется на весь срок рейса, даже если его длительность более месяца.

При этом если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя (п. 11 Приказа № 152).

По общему правилу даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются и заверяются уполномоченными лицами, которые назначаются решением руководителя предприятия или предпринимателем. Исключение составляют случаи, когда предприниматель сам является водителем. Тогда путевой лист он заполняет и подписывает самостоятельно (п. 13, 14 Приказа № 152).

Если путевой лист оформляется на одно транспортное средство, но на несколько водителей, то дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 15 Приказа № 152).

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, который проводил соответствующий осмотр. Кроме того, необходимо заверить эти данные подписью медработника с указанием фамилии и иницалов (п. 16 Приказа № 152). Подробнее о таких медосмотрах читайте в Справочнике кадровика.

Также в путевом листе должны быть указаны сведения о дате и времени проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Они проставляются контролером технического состояния транспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием Ф. И. О. (п. 16.1 Приказа № 152). Контроль за техническим состоянием транспортных средств осуществляется в соответствии с порядком, утв. приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296.

  • Пример оформления путевого листа легкового автомобиля

Учет и хранение путевых листов

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале учета движения путевых листов (п. 17 Приказа № 152). Каких-либо специальных требований к оформлению и ведению такого журнала законодательство не содержит.

Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применение именно этой формы не является обязательным условием, ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

  • Примерная форма журнала учета движения путевых листов

Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет (п. 18 Приказа № 152).

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Оставьте комментарий