Оптимизация закупок

Под оптимизацией закупок понимают процесс регулирования закупочной деятельности, которая позволяет снизить затраты за счет экономии на закупке и хранении страхового запаса товара. Вызволенные средства можно направить на расширение производства или области обслуживания, в которой работает предприятие.

Цели оптимизации закупок

Для бесперебойной работы торгового предприятия необходимо обеспечить постоянное наличие товара, предлагаемого потребителю. Организовать это можно только в том случае, если на складе есть достаточный запас товара, который немедленно может быть поставлен взамен уже проданного. Но излишнее количество страховых запасов приводит к дополнительным расходам на складирование и обеспечение сохранности товара. Кроме того, в условиях снижения спроса может образоваться неликвид, что является прямым убытком.

Проблемы закупочной деятельности

Оптимизация закупочной деятельности позволит значительно уменьшить фонды, затрачиваемые на закупку, путем уменьшения цены закупаемого товара. Это достигается за счет того, что менеджеры работают с различными поставщиками и могут выбрать наиболее привлекательное предложение по соотношению цены и качества товара. Дополнительно оцениваются логистические возможности производителя, который должен наладить непрерывные поставки товаров по доступной цене. Кроме того, при заключении договора нужно прописать возможность изменить условия сотрудничества, при изменении спроса на данную категорию товара.

При работе с поставщиком случаются ситуации, когда в силу различных причин он не может вовремя доставить нужный объем товара, провоцируя его дефицит. Оптимизация закупок поможет избавиться от этой проблемы, за счет правильного распределения частоты завоза товара при минимизации объема запаса. Это позволит постоянно предоставлять широкий выбор товара, тем самым, повышая уровень обслуживания клиентов.

Как проводить оптимизацию закупок

На первом этапе нужно создать группу менеджеров, основной задачей которых будет упорядочить учетную систему товара. Эта группа должна произвести оценку товарных запасов, системы поставок и выявить недостатки и слабые места всей системы. Обязательно следует обратить внимание на учет аналогов одного типа товаров, которые могут полноценно взаимозаменяться. Недостаточное внимание к таким товарам может привести к удвоению продаж или остатков, что в результате выльется в неликвиды или дефицит товара.

В специализированном программном обеспечении анализ товаров и учет аналогов можно проводить аналитически.

Пример учета аналогов в программе Forecast NOW!:

Рис. 1 Аналоги

Аналоги задаются одним кликом мыши в программе или автоматически загружаются из учетной системы пользователя.

После этого заказ рассчитывается только для главного аналога, но при этом учитывается история продаж по всем аналогичным товарам.

На следующем этапе необходимо произвести расчеты, которые повысят точность определения оптимального уровня закупок на все виды товаров.

Одним из основных параметров, влияющих на точность определения оптимального запаса является уровень сервиса – та вероятность, с которой мы удовлетворим спрос на товар. Чем более важен для нас товар, тем более высоким должен быть по нему уровень сервиса.

Первым способ выставления уровня сервиса является проведение кросс-ABC-анализа.

Например,

Рис. 2 Кросс АВС (Прибыль/ Ед. – Продажи, ед.) в программе Forecast NOW!

Результатом будет формирование групп товаров, по которым нужно установить различный уровень сервиса.

Уровень сервиса выставляется экспертным путем, возможные значения см на рис.3:

Рис. 3 Основные значения уровня сервиса

Более сложный способ расчета оптимального уровня сервиса доступен в программных средствах.

. В этой модели сделаны следующие предположения:

  • компания теряет недополученную прибыль от дефицита товаров
  • компания несет затраты по хранению товаров на складе

Соответственно оптимальной будет та точка, в которой минимизирована сумма потерь от этих двух факторов.

Поиск этой точки можно проводить через подбор уровня сервиса. Вручную сделать это невозможно, но на помощь могут прийти специализированные программы по управлению товарными запасами.

Рис. 4 Пример расчета оптимального уровня сервиса, выполненный в программе Forecast NOW!

На рисунке видно, что при плече поставке в 30 дней, затратах на хранение + стоимости альтернативных вложений в 20% оптимальным уровнем сервиса по товару будет 98%. Если мы увеличим уровень сервиса до 99%, то потери на стоимости хранения запасов будут больше, чем компенсированные потери от дефицита. И наоборот, если снизим уровень сервиса до 97%, то дефицит даст больше потерь, чем мы сэкономим на хранении.

Такой анализ можно провести по всем товарам:

Рис. 3 Оптимальный уровень сервиса в программе Forecast NOW!

Согласно разработанной стратегии, основанной на двухмерном АВС-анализе или подборе оптимального уровня сервиса, разрабатывается модель управления запасами. Ее важнейшей структурной частью является подбор поставщиков, у которых будет производиться закупка товара. Все они должны отвечать определенным критериям. Прежде всего, поставщик должен предоставить обширный список товаров в разных ценовых категориях. Он должен гарантировать выполнение долгосрочных заказов, с возможностью коррекции цены в зависимости от ситуации на рынке. В соглашении необходимо прописать ответственность за точность выполнения периодических заказов, что позволит свести к минимуму вероятность дефицита товара. Дополнительно рассматриваются расходы на доставку. Правильный подбор поставщика, обладающего широкими логистическими возможностями, позволит значительно снизить стоимость товара.

Чтобы процесс оптимизации закупок был максимально эффективен, необходимо ввести систему контроля закупочной деятельности. Наибольшее внимание нужно обратить на два аспекта: своевременность закупок и человеческий фактор. В первом случае, в силу разных причин менеджер может не произвести заказ вовремя. Это сразу нарушит работу всей системы и приведет к дефициту товара, что станет причиной снижения уровня обслуживания клиентов и, как следствие, к убыткам. Человеческий фактор заключается в том, что при подборе поставщиков менеджеры могут руководствоваться личными интересами для получения «комиссионных». В этом случае закупка производится не по самой выгодной схеме, а значит, рентабельность предприятия снижается.

На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.

Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.

Типичные проблемы закупок

Проблемы, с которыми сталкивается почти каждая компания, когда проводит закупки:

  • Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
  • Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
  • Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.

Излишне забюрократизированный, не оптимизированный процесс закупок не только снижает скорость всех связанных с закупками бизнес-процессов, но и делает их непрозрачными. Компания не может понять, насколько ей выгодно сотрудничество с тем или иным поставщиком – а между тем, это совершенно необходимо делать, если компания стремится сократить издержки.

Системы для оптимизации закупок

Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.

Выбор и «прописка” поставщика

Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене.
Система управления закупками заносит всех поставщиков, с которыми работает предприятие, в унифицированную базу, в которой также фиксируются цены и другие важные данные. Самое главное преимущество в том, что в базе отражены типичные «маршруты», по которым проходят переговоры о закупках с конкретной компанией, то есть вся цепочка лиц, принимающих решения на каждом этапе, с их контактными данными.
Знание всего этого помогает быстро пройти по цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.

Проведение закупок по графику

Система напомнит про то, что пришло время сделать очередные закупки, и напомнит заранее, чтобы было время согласовать и подписать документы, а купленные товары успели прибыть на склад.
Поскольку большинство систем данного типа интегрируется с другими программами, то вы будете получать уведомления не только о закупках, которые проводятся регулярно по истечении конкретного срока, но и о тех, которые проводятся каждый раз, когда нужные ресурсы подходят к концу.
Это помогает исключить срыв или задержку поставок, которые могут привести к простою предприятия или другим неприятным последствиям.

Заключение, согласование, подписание договора

Руководитель всегда может увидеть, на каком этапе находится процесс, на ком из сотрудников он «застрял», если подобное случилось.
Системы автоматизации закупок поддерживают все возможности, которые требуются для полноценного документооборота на современном уровне. Сюда относятся системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы – подписанные или находящиеся в процессе оформления – заносятся в базу и в любой момент могут быть просмотрены. Благодаря этому появляется возможность контролировать процесс закупок от начала и до конца.

Преимущества системы управления закупками

Компания, внедрившая такую систему получает множество преимуществ:

  • Эффективное управление временем сотрудников. Каждый из них видит первостепенные задачи по закупкам, которые должен выполнить, и всегда знает, какие из них он должен обработать в первую очередь.
  • Прозрачность маршрутизации заказов. Благодаря единой базе всегда есть информация, к кому из представителей контрагентов нужно обратиться на каждом этапе. В итоге система выстраивает единую цепочку, где участвуют и представители контрагента, и сотрудники вашего предприятия. Она создаёт последовательность действий и рассчитывает, какие сотрудники должны взаимодействовать друг с другом на каждом этапе.
  • Между отделами вашей компании налаживаются оптимальные коммуникации, по которым быстро передаётся информация о задачах и затруднениях.
  • Счета и другие документы обрабатываются автоматически. Информация из них также заносится в единую базу. Если необходимо подписать документ, он сразу отправляется нужному сотруднику либо руководителю.
  • Если требуется скорректировать или отменить закупку, для этого тоже предусмотрены специальные инструменты.

Решение для управления закупками от Comindware

Решение на базе Comindware Business Application Platform – это больше, чем стандартная система управления закупками и лишено многих недостатков таких систем:

  • Не является «коробочным», а легко подстраивается под бизнес.
  • Руководство и сотрудники могут сами вносить изменения в работу программы, для этого не требуется обращаться к разработчикам или нанимать в штат IT-специалистов.
  • Простая интеграция с другими программными решениями.
  • Единицей, с которой работает программа, является бизнес-процесс. Всё выстраивается вокруг процесса, что позволяет пройти все этапы: от заявки до подписания договора и отгрузки товара.
  • Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
  • Нет лишних функций – нет лишних расходов.

Вы можете внедрить в компании решение для управления закупками на базе Comindware Business Application Platform, а по мере развития вашей компании использовать ту же систему для автоматизации как бизнес-процессов других отделов, так и сквозных бизнес-процессов, что в разы сокращает стоимость и сроки внедрения необходимых бизнесу решений на конкретном этапе развития.

Попробуйте Comindware Business Application Platform, заказав демонстрацию возможностей продукта бесплатно.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Программа обучения

Программа курса направлена на повышение уровня знаний в области применения 223-ФЗ.
Продолжительность обучения — 72 часа

Основные разделы курса:

Тема 1. Введение в закупки. Особенности регулирования закупочной деятельности в России. • Роль закупок в современной организации • Взаимодействие закупок с иными процессами, в том числе через призму российских особенностей управления и специфики экономики

Тема 2. Правила государственно-корпоративных закупок. Нормативно-правовое регулирование. 223-ФЗ. Положение о закупке как нормативно-правовой акт, определяющий правила закупок заказчика. • Нормативно-правовое регулирование • Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ • Положение о закупке

Тема 3. Формирование закупки: у кого (участник закупки), что (техническое задание), на каких условиях (проект договора). • Участник закупки • Техническое задание • Договор

Тема 4. Способы выбора поставщика. Конкурентные и неконкурентные способы закупки. • Конкурентные способы выбора поставщика (конкурентные закупки) • Неконкурентные способы выбора поставщика

Тема 5. Контроль и обжалование. Защита прав заказчика и участника закупки. Практика разрешения споров. • Ведомственный контроль • Корпоративное разрешение споров • Административная ответственность заказчика • Уголовная ответственность заказчика • Реестр недобросовестных поставщиков • Обжалование

Каждая тема содержит видео-урок (30-40 минут), презентационный и текстовый материал. После прохождение каждого блока предлагается ответить на тестовый вопрос. По итогам прохождения курса – итоговое тестирование (16 вопросов). Курс содержит актуальную информацию с учетом последних изменений законодательства, а также практические примеры в рамках каждой темы.

Преимущества курса:

  • удобный дистанционный формат;
  • доступ к курсу 24/7;
  • тематические видео-уроки;
  • презентационные и методические материалы;
  • контрольные вопросы и итоговое тестирование;
  • возможность получения консультаций преподавателей;
  • именной сертификат от ЭТП «ТЭК-Торг»

Нет привязки к группам, начало обучения в день заключения контракта!

Стоимость курса: 12 000 Р

Подробная информация и регистрация на курс по ссылке https://clck.ru/QH6pi

Скидка 15% по промокоду «Интерфакс»

Остались вопросы? Напишите на почту: edu@tektorg.ru

О решении

Процессы закупочной деятельности относятся к поддерживающим бизнес-процессам, однако их влияние на эффективность организации крайне высоко. Любая организация, ведущая активную деятельность, должна снабжаться всем необходимым для осуществления этой деятельности – от ручек и бумаги для офисных служащих до узлов и деталей, используемых при создании продукции. Причем этот процесс должен быть эффективен, экономичен и оперативен.

В крупных организациях процесс закупок крайне сложен и включает не только непосредственно процессы конкурентных процедур выбора поставщика и коллегиального способа принятия решений о выборе наилучших условий приобретения товаров, работ, услуг, но и такие не менее важные как согласование факта закупки, корректировки планов и объектов закупки, разработка и согласование закупочной документации и так далее. Дополнительной сложности этому процессу добавляют жесткие корпоративные регламенты закупочных процедур и сжатые сроки принятия решений, нарушение которых может грозить различными неприятностями. И описанная ситуация еще больше осложняется для государственных предприятий или компаний с госучастием.

Компания «Диджитал Дизайн» обладает огромным опытом разработки и внедрения BPM систем любой сложности и готова предложить свою экспертизу для решения задач автоматизации процесса закупок и автоматизации обработки заявок в тендерно-договорной отдел Вашей организации.

Предприятия, которые давно работают на рынке b2b, больше всего дорожат своими менеджерами по закупкам. Опытный закупщик отлично знает свои товары и может определить качество продукции в очередной поставке с закрытыми глазами.

Менеджер по закупкам обрабатывает огромное количество информации, а на принятие важного решения у него подчас есть всего несколько секунд. Ответственность огромна: ошибка может стоить компании больших денег. Но высокие нагрузки, однообразная работа и стресс неизбежно приводят к утомлению любого специалиста, — и ошибки допускаются все чаще.

Освободить менеджера от рутины и ускорить работу отдела закупок поможет автоматизация процесса закупок на предприятии. Что это дает компании — читайте .

Автоматизация закупок: преимущества

Крупной оптовой компании автоматизация процесса закупок просто необходима. Она обеспечивает:

  1. Высокую точность действий. Можно забыть об ошибках в конце рабочего дня или перед сдачей отчета: автоматизация системы закупок сведет их число к нулю.

  2. Предсказуемый результат. Хотя покупки в опте редко совершаются под влиянием эмоций, тем не менее, человек, принимающий решение о покупке, не всегда выбирает оптимальный вариант. Решить проблему поможет автоматизация закупки товара.

  3. Масштабируемость. Автоматизация закупок на предприятии позволяет не замыкать все действия на одном менеджере. Это позволяет не только избежать коллапса, если единственный специалист уходит на больничный, в отпуск или увольняется. Благодаря внедрению автоматизации систему становится легко масштабировать, а значит компания получает возможности для роста.

  4. Интеграцию и синхронизацию различных систем. Такая система может быть интегрирована с 1С, что облегчит управление складом и планирование закупок.

  5. Высокую скорость работы. Каким бы быстрым ни был человек в свое самое продуктивное время, любая автоматическая система будет выполнять те же действия в сотни раз быстрее.

Результатом внедрения системы автоматизации в компании становится снижение операционных затрат. Одни и те же операции выполняются быстрее и требуют меньше ресурсов. Тогда как менеджеры освобождаются от механического труда и могут сосредоточиться на задачах, требующих интеллектуального подхода.

Компания AGORA разрабатывает эффективные решения для автоматизации управления закупками. Наша команда успешно решила нетривиальные задачи десятков заказчиков, разработала и запустила сотни проектов для автоматизации бизнеса. Внедрение системы AGORA — это разумная инвестиция в развитие вашей компании и стопроцентная уверенность в результате.

Оставьте комментарий