Ошибки в первичных документах

Отсутствие первички

Первичные документы могут потеряться при переезде фирмы или по причине каких-то других ситуаций – любая фирма, любой бухгалтер может встретиться с таким обстоятельством. Какими могут быть последствия, как можно их смягчить?

В случае отсутствия первичных бумаг предусмотрена ответственность и штрафы. Если фирма и бухгалтер не виноваты, нужно будет это доказать. Нужно составить акт и перечислить в нем бумаги, которые пропали и указать причину, что это вызвала. Акт этот утверждает руководитель фирмы. Доказать вашу невиновность поможет также справка. Так, если причиной утраты документов стал пожар – справка из пожарной части, кража – справка от полиции, ну а если помещение затопило, нужно обратиться в организацию, эксплуатирующую здание.

Как же быть, если проблема вызвана вовсе не чрезвычайными происшествиями? Ведь может быть и так: пришел на фирму работать новый бухгалтер, а в документах – полный беспорядок. Видимо, предыдущий сотрудник относился к своему делу безответственно. Итак, перед тем, как новый человек приступит к своим обязанностям, лучше составить опись всех документов. Если это сделано не было, то можно попробовать связаться с прежним бухгалтером. Рекомендуется потребовать от него письменных объяснений причин отсутствия документации. Потом составляем акт, о котором мы уже говорили. Тогда новый работник не будет ни в чем обвинен.

Вполне может быть, что фирме начислят пени и доначислят налоги. Почему? Потому что расходы, если они не подтверждены документами, нельзя учесть, рассчитывая налог на прибыль. А если их учли, то в налоговой сочтут, что была занижена база по налогу на прибыль, и вам придется доплачивать по налогам, плюс пени.

Конечно, лучший выход из ситуации – попробовать восстановить документы. Если потерялся документ, который подтверждает выдачу денег сотруднику, который у вас больше не работает, можно связаться с ним и попросить снова принять участие в оформлении бумаг. Немного проще решить ситуацию, когда вы не можете засвидетельствовать покупку услуг, работ, товара, имущественных прав. Попросите поставщиков прислать копии документов. Это можно сделать, только если вы точно знаете, каких именно бумаг нет, что это были за расходы, с кем проводился расчет.

По ст. 120 НК РФ, отсутствие первичных документов означает грубое нарушение правил доходов и расходов. Оштрафовать могут на десять тысяч рублей, если нет документов за период свыше одного года, сумма штрафа вырастет в три раза. А если это обстоятельство позволило снизить налог, придется заплатить пятую часть от суммы этого налога, но минимум сорок тысяч рублей. Во время проверки налоговики обязательно заметят отсутствие первичных документов, так что если пропажа не является результатом умышленных действий, лучше не подвергать репутацию фирмы опасности.

Оставьте комментарий