Отчет кассира

Порядок ведения кассовых операций

Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.

Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.

Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга. При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию. Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.

Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.

Кассовая книга заполняется на год.

В выходные и праздничные дни (если они согласно правилам внутреннего распорядка не являются рабочими), а также в дни, когда не было операций по кассе, вносить информацию в книгу не надо.

Оформление кассовой книги предприятия

В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.

Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира. Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером. При этом обязательно нужно указать количество листов.

Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями. В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку. С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.

Отчеты кассира (заполненные под копирку) отделяются каждый день и вместе кассовыми ордерами сдаются в бухгалтерию для проверки. Этот журнал хранится в кассе предприятия до завершения года, потом передается в архив.

Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру. По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации. Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.

Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день. При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.

Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.

Образец заполнения кассовой книги

Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение. Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.

Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.

Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.

В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.

Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О. человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.

В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками. Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день». Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.

После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.

Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.

Где можно скачать бесплатно разные бланки отчетов кассира? У нас они есть

Постановлением Госкомстата Российской Федерации N 132 от 25.12.1998 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций”, была принята форма КМ-6 “Справка-отчет кассира-операциониста”. Она предназначена для составления отчета кассиром – операционистом об показаниях счетчиков контрольно – кассовой машины (ККМ) и выручке денежных средств полученных за рабочий день (или смену). Отчеты кассира, бланки разных форм скачать можно прямо с нашего сайта.

Все кто в своей работе используют контрольно – кассовые машины (ККМ) обязаны в конце рабочего дня производить подсчёт полученных за день (или смену) денежных средств и заполнять бланк “Справка – отчет кассира – операциониста” по форме КМ-6.

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Подшивка Z-отчетов ККТ оформление справки КМ-6”:

Некоторые особенности заполнения данных форм

Такие отчёты необходимы каждому юридическому лицу, которое осуществляет свою предпринимательскую деятельность с применением кассового аппарата. Отчет составляют в единственном экземпляре. Каждый рабочий день кассир – операционист, подписывает его и сдаёт вместе с выручкой по приходному ордеру (ПКО) старшему (главному) бухгалтеру, главному кассиру или руководителю предприятия. В маленьких предприятиях, с одной или двумя кассами, кассир – операционист сдает денежные средства непосредственно уполномоченному на это инкассатору из банка. Сдачу денег в банк необходимо отразить в отчете.

Выручку за рабочий день (или смену) считают исходя из по показаний денежных счетчиков. Берут показания на начало и конец рабочего дня (или смены),вычитают суммы денег, которые были возвращены покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, что должно быть подтверждено соответствующей подписью заведующего отделам. В акте приема и оприходования денежных средств по кассе в отчете ставят свои подписи старший кассир и руководитель предприятия. Отчет необходим для составления общего сводного отчета под названием “Сведения о показаниях счетчиков контрольно – кассовых машин и выручке организации” (форма № КМ-7).

Ссылка на скачивание бесплатного образца заполнения бланка отчёта кассира-операциониста по форме КМ-6 в формате “Word”:

Ссылка для скачивания бесплатного образца заполнения бланка отчёта кассира-операциониста по форме КМ-6 в формате “Excel”:

Ссылка на скачивание бесплатного образца файла с формой бланка КМ-6 “Справка – отчет кассира – операциониста” в формате “PDF”. Для работы с этим форматом Вам потребуется установленная программа “Adobe Reader “.

Ссылка на скачивание бесплатного образца заполнения бланка отчёта кассира-операциониста по форме КМ-6 в формате “Word”:

Надеемся, что наши документы пригодятся Вам в дальнейшей работе. Удачи и финансового благополучия!

Банк экспертных заключений

Ответ:

При совершении кассовых операций организация и её обособленное подразделение должны вести отдельные кассовые книги. При этом обособленное подразделение, на которое зарегистрировано пять ККТ должно вести одну кассовую книгу на все ККТ.

Обоснование:

В настоящее время действует порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», далее- Указание № 3210-У.

Правилами, действующими с 1 июня 2014 года, прямо предусмотрено, что каждое обособленное подразделение юридического лица при совершении кассовых операций должно вести отдельную от головной организации кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указания № 3210-У, Письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255). Причем оформлять кассовую книгу нужно независимо от того, сдает обособленное подразделение наличную выручку на счет в банке или в кассу головной организации.

По мнению проверяющих, если организация не ведет кассовую книгу или не отражает поступающие суммы в кассовой книге обособленного подразделения, значит, она не приходует наличную выручку. За такое нарушение на организацию может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 1 Письма ФНС от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@).

С этим согласны суды (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 26 июня 2014 г. № 05АП-7570/2014). Даже, если наличные деньги учтены организацией в кассовой книге головного офиса. Кроме того, может быть наложен штраф на руководителя организации в размере от 4000 до 5000 руб.

Вместе с тем, из норм Указания № 3210-У не ясно должно обособленное подразделение вести кассовую книгу по каждому зарегистрированному на неё контрольно-кассовому аппарату или кассовая книга должны вестись в целом по обособленному подразделению.

В Письме от 19.01.2009 № ШС-22-2/28@ ФНС РФ разъяснила, что каждое предприятие должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. И хотя разъяснения были даны на основании норм Порядка ведения кассовых операций, утратившего силу, полагаем, что разъяснения применимы и для действующего Порядка.

Таким образом, при совершении кассовых операций организация и её обособленное подразделение должны вести отдельные кассовые книги. При этом обособленное подразделение, на которое зарегистрировано пять ККТ должно вести одну кассовую книгу на все ККТ.

Т.Б.Нечаева
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Обратите внимание, в законодательстве могли произойти изменения. Мнение эксперта основано на положениях законодательства, действующего на дату подготовки консультации

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Задать вопрос

2.2. Порядок ведения кассовой книги. Отчетность кассира

Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов .

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир .

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу

Дебет

Кредит

Оприходованы наличные деньги в кассу, полученные с расчетного счета

Потупила арендная плата

Оприходована наличная валюта в кассе

62,76

Получена выручка за реализацию продукции, оказанные услуги

Получен аванс от заказчика

Поступила выручка за реализованные основные средства и иное имущество

Оприходованы в кассу остатки подотчетных сумм

Поступили в кассу денежные средства в качестве возмещения причиненного материально вреда

Определена выручка от реализации продукции за наличный расчет

Оприходованы в кассе наличные деньги, полученные от покупателя за реализацию

Оприходованы излишки денежных средств в кассе, выявленные инвентаризацией

Отражается положительная курсовая разница при переоценке валютных средств

Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам

Возврат излишне выплаченной заработной платы

Поступление штрафов и других внереализационных доходов

Поступление денежных средств целевого характера

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы

Дебет

Кредит

Оплата счетов поставщиков

Выдача материальной помощи

04, 07, 08, 10, 41, 58, 60, 67, 76

60, 76, 50

Приобретение нематериальных активов, ценных бумаг, оборудования, материалов, товаров

Внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет

Внесена из кассы наличная валюта на валютный счет

Выдана из кассы заработная плата, премии, вознаграждения

Выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы

Выпущены из кассы наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции

Выплата из кассы материальной помощи

Отражается сумма недостачи наличных денежных средств, выявленная инвентаризацией кассы

Отражается отрицательная курсовая разница, возникшая при переоценке валютных средств в кассе

50, 51, 52, 71, 76

Оприходованы поступления в кассу денежных документов

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера .

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Оставьте комментарий