Партионный учет

Содержание

Партионный метод складского учета

Партионный метод учета – это один из методов учета товарных запасов в торговых организациях, при котором каждая партия товаров, поступившая на склад по одному документу, хранится на складе отдельно.

Товары в организациях торговли относятся к активам, предназначенным для продажи.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 09 июня 2001 года № 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н (далее Методические указания №119н), предусмотрено, что при ведении натурально-стоимостного учета материальных запасов могут применяться два метода: сортовой и партионный.

При сортовом методе учет товарно-материальных ценностей ведется на карточках сортового учета, в которых отражается наличие и движение ценностей. Сортовой метод учета изложен в пунктах 136 – 140 Методических указаний №119н.

При партионном методе учет ведется в порядке, предусмотренном для сортового метода учета, с той лишь разницей, что учет организуется по каждой партии товарно-материальных ценностей. Под партией следует понимать ценности, поступившие одновременно по одному либо нескольким документам.

Партионный метод учета изложен в пункте 242 Методических указаний №119н.

Данный метод должен одновременно применяться и на складе, и в бухгалтерии.

При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией.

Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

На каждую партию материально-ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один – для склада, другой – для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Партионная карта (форма № МХ-10) утверждена Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (далее Постановление №66).

Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально- ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт вместе с партионной картой материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

Если при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, её списывают за счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально-ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, приходуют.

Постановлением №66 утверждены следующие документы: Акт о расходе товаров по партии (форма №МХ-11) и Акт о расходе товаров по партиям (форма №МХ-12). Названные документы применяются при полном израсходовании каждой партии товаров и составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. Акт по форме № МХ-11 оформляется при наличии расхождений данных по приходу и расходу по отдельной партии. В иных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт формы №МХ-12.

Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах). Поэтому в настоящее время организации торговли, как правило, применяют сортовой метод учета, а партионный метод учета принимают крайне редко.

Автор статьи:

Нана Беппиева

Консультант 1С Получить консультацию Актуальность статьи проверена:
23.08.2018

Словосочетание «партионный учет» означает способ учета товарно-материальных ценностей, позволяющий фиксировать партию, в составе которой поступил товар. Данные о партиях могут использоваться при списании ТМЦ. В компьютерной программе «1С:Бухгалтерия» партионный учет реализован опционально, его можно включить или отключить в зависимости от нужд организации. Рассмотрим тему подробнее.

Настройка партионного учета в 1С 8.3

В «Бухгалтерии предприятия 8» партии товаров регистрируются документами поступления и учитываются как аналитические разрезы (субконто) счетов учета товаров и материальных ценностей – 10, 41, 45, 21, 07, 08.04.1, 004. Это наглядно отражено в плане счетов.

Соответственно, включение или отключение учета по партиям выполняется при настройке плана счетов. Она доступна как из параметров учета программы, так и непосредственно из плана счетов.

Администрирование / Настройки программы / Параметры учета

Главное / Настройки / План счетов

По ссылке «Настройка плана счетов» в обоих случаях открывается окно, в котором нас интересует пункт «Учет запасов». Он тоже содержит ссылку, в названии которой отображены текущие настройки этого раздела. Если партионный учет уже включен, то здесь указано, что учет запасов ведется «по номенклатуре, партиям…» При отключенном партионном учете слово «партиям» будет отсутствовать. Для изменения следует нажать ссылку.

В открывшемся окне «Учет запасов» находится флаг для включения или отключения учета по партиям. При изменении этой настройки программа установит либо удалит субконто «Партии» для бухгалтерских счетов товарно-материальных ценностей. Соответствующая информация отобразится в форме настроек плана счетов и в самом плане счетов.

Внимание! Определиться, требуется ли вам партионный учет, и выполнить его настройку необходимо до начала работы в 1С.

Оценка МПЗ по ФИФО и партионный учет

Для чего же нужен партионный учет товаров? Его необходимость диктуется способом, которым в организации оценивают материально-производственные запасы при списании. Обычно применяется один из двух вариантов:

  • По средней стоимости;
  • По методу ФИФО (от англ. first in first out – «первым пришло, первым ушло»).

Если используется ФИФО, то при проведении документов списания сначала списываются товары из более ранних партий, затем – из поступивших позже, в порядке поступления. Чтобы в 1С это происходило автоматом, партии должны быть зафиксированы в программе, то есть должен быть включен партионный учет. При этом регистраторами партий являются документы поступления товаров.

Оценка МПЗ по средней стоимости не потребует активации такого учета, а способ выбирается в учетной политике организации.

Попробуем выполнить в программе пример покупки и продажи товаров из разных партий организацией, применяющей ФИФО.

Пример. Наша компания приобрела оптом товары: сначала 10 холодильников по цене 10000 руб., а спустя некоторое время – 5 таких же холодильников у другого поставщика. После этого 11 холодильников были проданы оптовому покупателю по цене 15000 руб. В компании применяется метод ФИФО для оценки списываемых товаров. Отразим в 1С покупку первой партии из 10 холодильников при помощи стандартного документа поступления.

Покупки / Покупки / Поступление (акты, накладные)

Создадим, заполним и проведем документ, после чего просмотрим выполненные им бухгалтерские проводки. В качестве второго субконто счета 41 указана партия – то есть, сам документ поступления товаров.

Аналогично другим документом поступления отразим покупку второй партии из 5 холодильников у другого поставщика.

Затем оформим в программе продажу 11 холодильников. Воспользуемся для этого документом реализации товаров.

Продажи / Продажи / Реализация (акты, накладные)

После заполнения проведем документ. Движения документа по счетам бухучета показывают, что сначала была списана первая партия из 10 холодильников (в качестве субконто счета 41 указан документ поступления №1). Затем, поскольку требовалось списать еще один холодильник, система взяла его из второй партии (субконто – документ поступления №2).

Программа автоматически списала товары по методу ФИФО, согласно имеющимся настройкам.

Может возникнуть вопрос: каковы будут проводки поступления и реализации товаров, если в информационной базе 1С включен учет запасов по партиям, но организация не применяет метод ФИФО? Давайте посмотрим на еще одном примере.

Пример. В базе 1С включен партионный учет запасов, при этом ведется учет по нескольким организациям. Одна из них при списании МПЗ применяет метод оценки по средней стоимости. Эта компания закупила у поставщика товар: 10 холодильников, затем продала 5 из них оптовому покупателю.

Оформим в 1С документы поступления и реализации и проанализируем проводки. Мы видим, что в документе поступления субконто «Партии» просто не учтено, его место в проводке осталось пустым.

Следовательно, при продаже этого товара партия тоже не может быть учтена.

В проводке, сделанной документом реализации, субконто «Партии» не заполнено.

Статья: «Постановка партионного учета на предприятии мясной отросли»  | Автор: Колмачихин Ю.Н. напечатана в журнале: «Мясные технологии», февраль 2018 г.

15.03.18 | Колмачихин Ю.Н. | Источник: www.logscm.ru

Партионный учет или учет выпускаемой продукции, в процессе ее производства по партиям, в настоящее время применяется далеко не на всех производственных предприятиях, но практическая потребность в нем в современных рыночных условиях становится все более и более востребованной.

Есть разные мнения относительно полезности внедрения партионного учета.
На некоторых предприятиях, например, считают, что партионный учет им не нужен, что это бесполезная трата времени и денег. Потому что их продукцию пока итак хорошо покупают.
На других предприятиях наоборот, считают, что партионный учет им, возможно, нужен, но при этом редко что-то существенное делают в данном направлении, в основном из-за нехватки средств и соответствующих компетенций.

Есть еще и другие, менее кардинальные, мнения по данному вопросу, но большинство все-таки, против внедрения партионного учета. И все, практически, по одной и той же причине. А причина эта, в общем-то, простая и банальная.

Дело в том, что внедрение партионного учета, не приносит видимой и немедленной прибыли для бизнеса, потому что он, скорее, влияет на качественные показатели выпускаемой продукции, чем на количественные показатели. И если не принимать во внимание качественные ограничения, то партионный учет внедрять действительно нет практического смысла.

Но если вы, на своем предприятии, хотите выпускать продукцию только высокого качества, и делать это на протяжении длительного времени, то партионный учет вам для этого просто необходим.

Что такое, партионный учет?

Партионный учет – это учет продукции, выпущенной из определенной партии сырья, в соответствии с определенной спецификацией, промаркированной данными о принадлежности к определенной производственной партии, на каждом участке ее передела.

Что такое производственная партия?

Производственная партия — это некое количество готовой продукции, произведенной на определенном оборудовании (рабочем центре), из определенной партии сырья, в определенный период времени, определенным оператором, упакованная определенным образом, в определенную тару, промаркированную соответствующей этикеткой, с указанием на ней уникального номера партии.

В соответствии, с которым можно определить: кто, когда, на чем, из чего, в каком количестве и под каким названием выпустил продукцию, упакованную в данную неделимую тару.

Для того, чтобы попробовать понять: как из чего и на каком участке производственно-складской цепочки должна формироваться каждая партия выпущенной продукции, где и как она должна маркироваться, куда перемещаться, где размещаться и как комплектоваться и отгружаться, каким образом должны вводиться данные маркировки в учетную систему, — для этого, внимательно, нужно пройти по действующей цепочке поставок, по трем ее основным потокам (информационному, документальному и товарному).

Для примера возьмем стандартную цепочку поставок среднего по обороту перерабатывающего предприятия, выпускающего продукцию, мясной отрасли, состоящую из следующих основных звеньев:

а) приемка сырья
б) переработка сырья

в) отгрузка изготовленной продукции

Приемка сырья


Рис.1
Если вы хотите на вашем предприятии выпускать только качественную продукцию, то понятно, что произвести вы ее можете только из качественного сырья. Поэтому, перед тем как приступить к переработке сырья, его сначала нужно пропустить через соответствующий «входной контроль», который, безусловно, должен быть на каждом перерабатывающем предприятии.
Но, так как все поступающее сырье проверить бывает практически невозможно, учитывая скрытый брак и прочие отклонения от норм, то так или иначе, вам придется полагаться на контрольные функции поставщика.

А для того, чтобы всегда иметь возможность контролировать адресно каждую партию поступающего сырья, перерабатывающее предприятие, прежде всего, должно обеспечить соответствующую маркировку каждого неделимого места принимаемой продукции на момент его приемки.

И тут возникает три важных вопроса: что маркировать, чем маркировать и для чего маркировать?

В логистике есть такое понятие – неделимое транспортное логистическое место. Оно обозначает некое количество товара или продукции, упакованной в неделимую упаковку (штука, короб, поддон), промаркированную этикеткой с информацией (перечень идентификаторов) о товаре или продукции, находящейся в упаковке.

Соответственно, приемке подлежит сырье, упакованное в неделимые логистические места. И каждое такое место должно быть промаркировано соответствующей этикеткой с информацией (необходимой и достаточной) о принимаемом сырье.

На этикетке должно быть указано следующая стандартная информация, отображаемая практически на любой стандартной этикетке:
а) код ID и наименование номенклатуры
б) наименование производителя, его реквизиты
в) технические условия произведенной продукции
г) единица измерения (кг, шт, м кв. и прочее)
д) количество единиц измерения
е) период реализации
ж) прочее
И дополнительная информация, которая должна быть указана при партионном учете:
а) № партии
б) № входящего электронного ветеринарного сопроводительного документа (ЭВСД) — для сырья, подлежащего ветеринарному контролю на основании приказа МСХ № 589 от 27.12.16., с последующем гашением входящего ЭВСД в ФГИС «Меркурий»
в) дата выпуска или дата выпуска и время выпуска (для скоропорта)

г) прочее

Вышеуказанная информация на этикетке может быть отображена для считывания двумя основными способами.
Первый, это так называемый «ручной способ» — это когда Кладовщик на основании информации на этикетке должен быстро и без ошибки найти и переместить из зоны хранения запаса в зону готовых заказов, каждую конкретную упаковку продукции, указанную в бумажном или электронном документе «Задание на комплектацию».
Но если на этикетке будет отображена не вся информация, указанная в документе, или она будет отображена так, что ее будет трудно «считать» при ручном наборе, то скомплектовать нужный заказ, в установленные нормативы по времени, станет вообще, практически, невозможно.

Кроме того, считанную информацию с этикеток еще нужно ввести в определенный интерфейс учетной системы, а это еще дополнительное время.

Даже по предварительным расчетам, невооруженным глазом становится видно, что реальные трудозатраты на корректный и быстрый ввод информации при партионном учете, возрастут в несколько раз, относительно учета, только по ассортименту.
Поэтому, чтобы решить данную проблему, используют второй способ.
Второй способ – это «автоматизированный способ». Для того чтобы им воспользоваться нужно информацию, необходимую для считывания и ввода в учетную систему, отображать в виде штрих-кода, тогда скорость и корректность ввода увеличивается значительным образом (в среднем 700-1000 этикеток/час).

Для чего, в данном случае, нужна такая высокая скорость и почему при использовании партионного учета ручное считывание и ручной ввод данных в УС при определенных объемах принимаемого сырья, вообще не представляется возможным?

Для того, чтобы обоснованно ответить на этот вопрос, необходимо представить процесс приемки сырья пошагово.

Любые процессы на складе взаимосвязаны и имеют ограничения по времени, их надо выполнять не раньше и не позже чем нужно, и при этом учитывать, что следующий процесс не сможет начаться, пока не закончится предыдущий. Что если вы задержите, например, приемку сырья, то в результате «посыпятся» все последующие процессы (размещение, комплектация заказов, комплектация маршрутов, отгрузка и прочие сопутствующие процессы).

И если ваш склад сейчас, при действующей системе учета, укладывается в нормативы по приемке, то после внедрения системы учета по партиям, при увеличении трудоемкости по «ручному» считываю и вводу информации, с теми же самыми ресурсами, при том же объеме поставок, очевидно, что с данной работой, уже не сможет справляться.

И помочь ему в этом сможет только автоматизированная система ввода данных, основанная на технологии штрихкодирования.

Таким образом, для выполнения операции «приемка сырья при партионном учете» потребуется дополнительно внедрить новую автоматизированную систему считывания и ввода информации, основанную на технологии штрих-кодирования.

Переработка сырья

Рис.2
Очевидно, что если вы возьмете определенную партию сырья, промаркированную вами в процессе приемки, и качественно произведете из нее определенную партию продукции, то только в этом случае вы можете быть уверены в том, что данная партия продукции качественная.

И в том, что в случае возникновения претензии по качеству, вы имеете реальную возможность переложить ответственность, за каждую определенную партию продукцию, выпущенную вами из определенной партии сырья, на поставщика, который поставил вам это сырье.

Кроме того, при обнаружении потребителем скрытого брака и каких-либо скрытых отклонений по качеству, вы сможете быстро и без ошибок найти нужную вам партию продукции или ее остатки на своем складе или в производстве. Сделать объективный анализ ее качества, выявить фактические причины отклонений и принять конкретные меры к недопущению подобной претензии в дальнейшем.

Поэтому в процессе передачи сырья со склада в производство необходимо строго соблюдать партионный учет. Каждая партия выпущенной продукции должна выпускаться только из одной строго определенной партии сырья.

Можно конечно и не соблюдать этот принцип, и выпускать продукцию из нескольких партий сырья, а на этикетках с готовой продукцией, указывать идентификатор какой-нибудь одной из них. И очень большая вероятность того, что никто вас за это «не заругает».

Но таким образом, вы потеряете одно очень важное и нужное, прежде всего вам самим, преимущество, которое дает партионный учет – а именно фактор прослеживаемости. И фактически потеряете возможность полноценно контролировать качество вашей продукции.

Кроме того, очень важно при формировании «Сменного задания» по каждому рабочему центру, на котором планируется производство продукции, при производстве определенных партий сырья, фиксировать: кто, когда, на чем и на основании чего произвел выпуск продукции, чем и как промаркировал и куда переместил промаркированную продукцию для передачи на склад готовой продукции.

Изготовленная продукция не может считаться выпущенной, если она соответствующим образом не промаркирована и соответствующим образом не отражена в учетной системе.

Маркировка изготовленной продукции должна производиться в определенном месте на территории предприятия — на так называемом «Посту приемки».

Пост приемки – это рабочее место, размещенное в зоне приемки, оборудованное всеми необходимыми инструментами для измерения, считывания (сканирования) и автоматизированному вводу в учетную систему данных о продукции, подлежащей приемке.

На «Пост приемки» должна поступать продукция уже промаркированная в производстве, в том виде в каком она будет поступать в торговые точки. При партионном учете эта продукция должна быть промаркирована штрих-кодом, в котором должна быть зашифрована вся необходимая и достаточная информации по каждой партии, которую можно считать и ввести в УС одним кликом (ТСД по штрих-коду, указанному на этикетке).

На посту приемки скомплектованная по определенным заказам продукция должна быть просканирована и введена в учетную систему. Для ввода данных по продукции, подлежащей ветеринарному контролю, учетная система должна быть синхронизирована со внешней ФГИС «Меркурий».

«Автоматизированная система Меркурий предназначена для электронной сертификации поднадзорных госветнадзору грузов, отслеживания пути их перемещения по территории Российской Федерации в целях создания единой информационной среды для ветеринарии, повышения биологической и пищевой безопасности» 1.

Отгрузка продукции по партиям должна производиться только после проведения соответствующих документов Учетной системы и после получения подтверждения запросов по подконтрольному товару через ФГИС «Меркурий».
Вся произведенная продукция должна быть запечатана в неделимые логистические места и промаркирована этикетками, на которых должна быть отображена информация
необходимая и достаточная для передачи-приемки данной продукции на всех трех этапах ее приемки-передачи:
а) из производства на склад готовой продукции
б) со склада готовой продукции в автомобиль для доставки

в) из автомобиля на склад получателя

Отгрузка

Рис.3
Самый ответственный этап – это последний этап и к нему больше всего требований.
Так как отгружаемая по партиям продукция должна быть не только принята по партиям, но и промаркирована строго, с учетом требований получателей.
Требования в общем простые и логичные.
Очевидно, что Получатель хочет иметь возможность идентифицировать продукцию, подлежащую приемке, как можно быстрее и корректнее. А еще ему хочется производить приемку в разрезе по партиям, но без увеличения трудоемкости данной операции.
Для чего Получателю, например, розничной торговой точке, нужен партионный учет?
Прежде всего, для того, чтобы у него была возможность в любой момент приостановить реализацию той или иной партии некачественной продукции в полном ее объеме и изолировать данную партию от прочей продукции, на основании соответствующей маркировки Производителя.
И это не только требования внешних надзорных организаций, призванных осуществлять определенные надзорные функции в сфере розничной торговли, но так же имидж
компании и ее ответственность перед покупателями, за качество, предлагаемой им продукции.

Для обеспечения возможности Потребителям принимать продукцию от Поставщика автоматизированным способом, Поставщик должен позаботиться о сотвествующей маркировке продукции.

В настоящее время не существует единых стандартов маркировки продукции, и каждая торговая точка договаривается о формате и содержании этикетки, с каждым Поставщиком отдельно. Получателя при этом интересует только краткая информация о товаре (наименование номенклатуры, единица измерения и количество), по которой он сможет ее сопоставить с информацией о данном товаре в своей учетной системе и таким образом ее идентифицировать под своим кодом (ID).
Но при партионном учете вышеуказанной информации уже становится не достаточно.
Для быстрой и правильной идентификации каждой партии продукции, подлежащей приемке в торговой точке, кроме вышеуказанной, требуется еще следующая дополнительная информация:
а) дата выпуска или дата и время выпуска (для «скоропорта»)
б) период реализации
в) № партии
г) № входящего ЭВСД (для продукции, подлежащего ветеринарному контролю на основании приказа Минсельхоза № 589 от 27.12.16.) с последующем гашением входящего ЭВСД в ФГИС «Меркурий»
д) прочая
При небольших объемах поставок можно конечно попробовать считывать информацию с этикеток и вводить ее вручную в свою учетную систему и в ФГИС «Меркурий», через общедоступный веб-интерфейс. Но это может занять слишком много времени и можно не уложиться в соответствующий норматив.

Поэтому самый оптимальный вариант приемки — это когда считывание и ввод информации с этикетки производится с применением технологии штрих-кодирования.

В этом случае, при помощи одного клика Оператор-приемщик может считать и ввести информацию с каждой этикетки и в онлайн режиме при помощи ТСД и получить разрешение на приемку по каждому неделимому месту, на котором приклеена данная этикетка. Есть соответствующие форматы штрих-кодов, которые применяются для данных целей (например, формат CCSS-18).
Данные системы можно использовать в том числе, по продукции, подлежащей ветеринарному контролю, в режиме синхронизации учетной системы с ФГИС «Меркурий».

Такие системы автоматизации приемки по партиям в настоящее время широко разрабатываются, а некоторые уже разработаны и используются на предприятиях розничной торговли.

Таким образом, партионный учет на перерабатывающем предприятии – это очень полезная и актуальная функция, внедрением которой, безусловно, необходимо заниматься, если вы хотите, чтобы ваше предприятие стало одним из эффективных звеньев в общей цепочке поставок и могло зарекомендовать себя как предприятие, выпускающее продукцию высокого качества.

Оставьте комментарий