Содержание
Услуги переноса информации с бумаги, или отсканированных документов, на компьютер. Редактирование отсканированной информации (файлы pdf, jpg, png и др.)
Раньше информация хранилась на бумажных носителях (тетради, блокноты, журналы и т.д.), но с появлением компьютеров, информацию чаще стали хранить в электронном или цифровом виде. Преимущество электронного формата очевидна — информацию можно изменять, дополнять, удалять, копировать с минимальными затратами и высоким качеством, не искажая первоначальный документ. Например, если требуется изменить текст, напечатанный на бумаге, приходится зачеркивать одни слова и рядом писать другие, в результате портится вид документа, и небольшие поправки могут требовать перепечатки всего документа. Однако, если информация находится в электронном виде, т.е. в каком-то файле, то такую информацию можно исправить без ущерба всему документу.
Файлы бывают разных форматов — текстовые, графические, аудиофайлы, видеофайлы (pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png, mp3, avi и др.) — любые из этих файлов с помощью специальных программ можно редактировать на компьютере. Однако, то, что легко говорится, часто трудно делается. Для редактирования файлов на компьютере, во-первых, вам нужно иметь подходящую программу (чтобы выбрать оптимальную программу, часто приходится перепробовать около десятка программ аналогичных возможностей, что требует затрат времени и сил) , во-вторых, вы должны уметь работать с этой программой (если раньше вы не работали с программой, то по времени обучение может занять от нескольких часов до нескольких дней). И тут возникает вопрос — стоит ли тратить кучу времени и сил, если можно заказать редактирование файла и услуги перевода вашего документа в цифровой (электронный) вид.
Обычный бумажный архив предприятия – нескончаемая головная боль: чем больше он разрастается, тем больше места и папок для размещения требует, тем больше пыли копится в офисе, а на поиск нужного документа уходит все больше времени. Да и защита такой информации проблематична: все в сейф спрятать невозможно.
Проблемы бумажных архивов
Бумажка есть бумажка – она стареет, желтеет, утрачивает ровность краев, да и выцветает. Потерять ее, украсть или испортить совсем нетрудно. А если один документ требуется целому ряду специалистов или нескольким отделам для работы, то делопроизводителю приходится заниматься его размножением.
Ниже представлен типовой процесс перевода документов в электронный вид.
Что переводят в электронный вид
Приказы, распоряжения, договоры, финансовая отчетность, накладные, путевые листы, кадровое делопроизводство – видов документации на каждом предприятии великое множество. Заказав у нас перевод бумажных документов в электронный вид, можно добиться более современного архивирования, удобство которого Вы ощутите сразу же. Конечно, можно подобное архивирование поручить собственным подчиненным, сэкономив средства на оплату услуг сторонней компании. Однако этот процесс потребует первоначального обучения сотрудников, приобретения специального оборудования, программного обеспечения и массу дополнительного времени. Так или иначе, этот процесс затратен. Исходя из опыта мы рекомендуем не заниматься этим самостоятельно. Так как переделка Вам обойдется всегда дороже чем если бы Вы заказали услуги в специализированной компании.
Работа профессионалов архивного дела
Профессионалы архивного дела произведут перевод бумажных документов в электронный вид быстрее и качественнее:
- Обычное сканирование предполагает получение подобия фотографии документа, без возможности его редактирования и копирования фрагментов.
- Сканирование автоматизировано, что сокращает сроки работ и исключает ошибки;
- Документация регистрируется и индексируется, распределяется по соответствующим папкам, ускоряющим ее поиск;
- Вся документация в электронном виде стандартизируется.
Преимущества, перевода документов в электронный вид:
- Электронный архив не требует площадей для хранения документов;
- Информация может быть более профессионально защищена;
- Единая информационная база компании оптимизирует работу подразделений, ускоряя доступ к нужной документации;
- Персонал работает более эффективно, что напрямую влияет на прибыльность бизнеса.
Обратитесь к профессионалам – эта услуга повысит КПД работников и принесет вам прибыль. Узнать о ценах на перевод бумажных документов в электронный вид можно по: 8(495) 226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru