Первичные документы по учету кадров

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

Документальное закрепление структуры и штата предприятия

Название документа

Структура и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Внутренние локальные нормативные акты

Название документа

Положения о структурных подразделениях

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия.

Должностные инструкции работников

Внутренний локальный нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Порядок их составления и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Положение об обработке персональных данных работника

Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных. Права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника*.

*Определение персональных данных работника дано в части перовой статьи 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника

Название документа

Трудовой договор

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)».

Изменения к трудовому договору.

В большинстве случаев оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ).

Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26).

Оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма Т-5, Т-5а).

Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ами) (форма Т-8, Т-8а).

Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61)

Применяется в небюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая часть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Личная карточка работника (форма Т-2).

Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).

Применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений сообщенных о себе работником.

Трудовая книжка работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек.

Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Оформление отпуска

Название документа

График отпусков (форма Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; табельный номер; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам) (форма Т-6, Т-6а).

Применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

Используется в небюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется сотрудником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Оформление командировок работников

Название документа

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (форма Т-9, Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма Т-11, Т-11а)

Применяется для оформления и учета поощрений в работе.

Другие документы

Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).

Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Регистрационные формы

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

— журнал регистрации трудовых договоров;

— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

— журнал регистрации приказов о командировках работников;

— журнал регистрации командировочных удостоверений;

— журнал регистрации служебных заданий;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета больничных листов*.

* о порядке оформления и ведения регистрационных форм документации по личному составу будет рассказано в отдельной статье нашей рубрики.

Начните с самого важного

На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.

Начните с составления штатного расписания и графика отпусков, пусть это пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ (в соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков составляется «не позднее, чем за две недели до наступления календарного года»), но лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите учет трудовых книжек.

Затем вам предстоит завести или дооформить личные карточки формы Т-2. При этом пытаться оформлять документы задним числом не рекомендуется. Любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

При этом очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

После чего вы можете приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат «нормы трудового права» (ст. 8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Под персоналом понимается личный состав предприятия (организации), включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев этого предприятия.

Основными признаками персонала являются:

  1. наличие его трудовых взаимоотношений с работодателем, которые оформляются трудовым договором (контрактом). Работающие собственники и совладельцы организации включаются в состав персонала, если они кроме причитающейся им части доходов получают соответствующую оплату за то, что участвуют своим личным трудом в деятельности организации;
  2. обладание определенными качественными характеристиками (профессией, специальностью, квалификацией и др.), наличие которых определяет деятельность работника на конкретной должности или рабочем месте, а, следовательно, отнесение его к одной из категорий персонала: руководителей, специалистов, других служащих (технических исполнителей), рабочих;
  3. целевая направленность деятельности персонала, то есть обеспечение достижения целей организации путем установления адекватных им целей отдельного работника и создания условий для их эффективной реализации.

Для современных организаций, работающих в рыночных условиях, характерно наличие лиц, групп, которые, не являясь их персоналом, входят в кадровое пространство этих организаций, заинтересованно участвуя в их эффективном функционировании. К ним относятся: акционеры, не работающие в данной организации, совет директоров, несущий полную ответственность за ее деятельность и принятие управленческих решений, внешние управляющие и другие группы.

Структура и состав персонала предприятия (организации) может быть статистической и аналитической. Статистическая структура отражает распределение персонала и его движение в разрезе занятости по видам деятельности, а также категорий и групп должностей. Поэтому выделяется персонал основных видов деятельности (например, основные и вспомогательные рабочие) и неосновных видов деятельности (например, работники социальной сферы). В свою очередь, все они подразделяются на категории: руководителей, специалистов, других служащих, рабочих. Аналитическая структура подразделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по таким признакам, как профессия, квалификация, образование, пол, возраст, стаж работы. Частная структура отражает соотношение отдельных групп работников (например, занятых ручным трудом).

По признаку участия в производственном или управленческом процессе, то есть по характеру трудовых функций, состав персонала можно представить следующим образом:

  1. руководители, осуществляющие функции общего управления. Их условно подразделяют на три уровня: высший (организации в целом – директор, генеральный директор, управляющий и их заместители); средний (руководители основных структурных подразделений – отделов, цехов; главные специалисты); низовой (работающие с исполнителями – руководители бюро, мастера). К числу руководителей относятся лица, занимающие должности менеджеров, в том числе менеджера оп персоналу;
  2. специалисты — лица, осуществляющие экономические, инженерно-технические, юридические и другие функции. К ним относятся экономисты, юристы, инженеры-технологи, инженеры-механики, бухгалтеры, аудиторы, диспетчеры и др.;
  3. другие служащие (технические исполнители), осуществляющие подготовку и оформление документов, учет, контроль, хозяйственное обслуживание: агент по закупкам, кассир, секретарь, табельщик и др.;
  4. рабочие, которые непосредственно создают материальные ценности или оказывают услуги производственного характера. Различают основных и вспомогательных рабочих.

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ

К учетным документам относятся: личные карточки ф.Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов на отпуск; журнал регистрации входящей документации; журнал регистрации исходящей документации; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

Комплекс документов по учету кадров.

Трудовая книжка работника. Сведения, вносимые в трудовую книжку работника. Заполнение трудовой книжки. Внесение изменений в записи на титульном листе. Внесение сведений о работе. Внесение сведений о награждениях. Внесение сведений о поощрениях.

Трудовая книжка работника (продолжение). Внесение сведений о пенсии. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек и расчеты за них.

Учетные карточки. Личная карточка работника (форма Т-2). Заполнение новой формы Т-2 на работников, принятых на работу. Личная карточка государственного служащего. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Личное дело. Состав документов личного дела. Формирование личного дела. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Дополнение к личному листку (анкете). Проверка наличия и состояния личных дел. Хранение личных дел. Состав личного дела государственного служащего.

Журналы (книги) учета. Журналы регистрации приема на работу, переводов на другую работу, увольнения с работы. Журналы учета трудовых книжек работников, личных дел. Учет бланков трудовых книжек.

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков.

ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ

Документирование движения кадров — неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

  • прием на работу;

  • перевод на другую работу;

  • увольнение;

  • предоставление отпусков;

  • командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу должен сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

1. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового контракта — и устанавливает следующие виды переводов на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя; перевод на постоянную работу в другую организацию; перевод в другую местность сообща с организацией. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты. В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Заявление и представление являются документами — основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому контракту с указанием даты и номера. Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре.

Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу». Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.

При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому контракту — в виде подлинников, а приказ, уведомления — в виде копий.

2. Комплекс документов по оформлению отпусков. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное обращение или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или формы Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку.

6. Комплекс документов по оформлению служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.

7. Комплекс документов по оформлению увольнения. В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового контракта. Основанием для прекращения трудового контракта может являться соглашение сторон, истечение срока контракта, инициатива работодателя, инициатива работника.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового контракта по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта (контракта) с работником» и Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками». В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения.

Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако надобно соблюдать следующие требования: протокол должен содержать наименование организации; протокол должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения); текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении контракта и причины, по которым работодатель пришел к такому решению; протокол должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

(инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП)

Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. — Ростов н/Д.: Феникс, 2007. — 256 с.

Большинство работающих россиян (78%) не опасаются, что роботы смогут заменить людей в их сфере деятельности. Об этом свидетельствуют результаты опроса, проведенного Всероссийским центром изучения общественного мнения (ВЦИОМ).

Свое опасение в отношении подобной перспективы выразили 21% работающих россиян. Такое мнение чаще встречается среди женщин (30%), жителей сел (33%) и населенных пунктов с численность до 100 тыс. человек (30%).

При этом 51% респондентов полагают, что в ближайшем будущем роботы не заменят людей во многих сферах деятельности.

Среди областей, в которых России в первую очередь стоит развивать робототехнику, респонденты назвали освоение космоса (49%), опасные промышленные производства (44%), ликвидацию последствий ЧС (39%) и медицинскую диагностику (34%). При этом 80% участников опроса согласны с тем, что развитие российской робототехники будет способствовать укреплению позиций РФ в освоении космоса.

Во всероссийском опросе «ВЦИОМ-Спутник» приняли участие 1600 респондентов старше 18 лет. Метод опроса – телефонное интервью. Максимальный размер ошибки с вероятностью 95% не превышает 2,5%. Опрос был проведен 18 августа 2019 года.

Кадровая документация

. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.

В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.

Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации.

К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.

Классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

– плановая;– учетная;– финансовая и т. д.

Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом.

С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов.

Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).

В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме.

Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента.

В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант III «Работа с кадровыми документами»

Набережные Челны2010

ВВЕДЕНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1 Делопроизводство по личному составу

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

4 Современное деловое письмо

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

«Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете» — определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

— оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

— делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

— ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

— рассмотреть составление делового письма;

— анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1 Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу.

Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы.

Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.

) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление.

На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления — фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя.

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении.

Курсовая работа на тему Виды назначение и состав кадровой документации

Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок.

Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы.

Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу.

Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Характеристика современной системы кадровой документации (стр. 1 из 4)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал в г. Кирове

Кафедра гуманитарных и социально-экономических дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Делопроизводство в кадровой службе

Тема: «Характеристика современной системы кадровой документации»

Выполнила студентка четвертого курса

специальности 032001 документоведения и ДОУ

очной формы обучения

Филиппова Ольга Григорьевна

Научный руководитель

ст. преподаватель И.И. Раентова

Киров — 2008

Введение. 3

1. Состав кадровой документации. 5

1.2 Заявление. 5

1.2 Приказы по личному составу. 6

1.3 Трудовая книжка. 7

1.4 Личная карточка. 8

1.5 Характеристика. 9

1.6 Автобиография. 10

1.7 Трудовой контракт. 11

2. Примерный трудовой контракт. 13

Заключение. 23

Список использованной литературы.. 25

Приложение А.. 27

Приложение Б. 28

Приложение В.. 29

Приложение Г. 31

Приложение Д.. 32

Введение

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения.

Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию.

Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Цель настоящей контрольной работы – изучение состава документов кадровой документации.

Задачи исследования:

1) исследовать состав документов кадровой документации;

2) составить примерную форму трудового контракта.

Предмет исследования – состав документов кадровой документации.

Объект исследования – кадровая документация.

При подготовке контрольной работы были использованы следующие методы:

— метод парных сравнений;

— метод анализа документов;

— библиографический метод;

— метод наблюдения.

1.2 Заявление

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приёме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приёме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на новую должность может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.

), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков.

Образец заявления показан в Приложении А.

1.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приёмными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда приём, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приёме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п.

Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами.

А имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве предприятия или организации.

Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.

1.3 Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

1.4 Личная карточка

Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (Форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы.

На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес.

Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в Приложении ХХХ.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).

Оставьте комментарий