Планирование управление контроль

На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.

1. Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
2. Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.

Почему система управления договорами так важна? Чтобы ответить на этот вопрос, достаточно вспомнить, к каким последствиям могут привести недочёты этой системы.

• Задержки оформления и согласования – клиент не захочет ждать и уйдёт.
• Ошибки и непроверенная информация – штрафы от госорганов.

То есть, договор – это не то же самое, что внутренний документ компании, такой как распоряжение начальника или отчёт сотрудника. У договора есть и юридическая сторона, что делает работу с ним крайне ответственной. Но, помимо этого, договор является «продуктом» переговоров и соглашения. А также в него нужно записывать большое количество данных.

При этом у договора не один «автор», так как требуется минимум двое контрагентов. А формирование договора происходит на стыке разных подразделений: финансисты, отдел продаж, юристы, и так далее.

Вот почему выстраивание работы с договорами – это не просто автоматизация уже имеющейся системы. Скорее, речь идёт о правильной организации взаимодействия многих участников, чтобы получить оптимальный результат.

Всё это приводит к тому, что договор может рассматриваться с разных сторон. И в зависимости от этого имеются разные точки зрения на то, по какому принципу организовать управление договорами.

Подход со стороны бизнес-транзакции

Здесь договор – это атомарный документ, составленный по определённому шаблону. Очень часто он существует в виде файла. И на первое место в работе с ним выходят этапы создания договора, наполнения его данными, согласования, подписания и отправки контрагенту, а затем исполнения и хранения.

При этом перечисленные стадии жизни договора и его статус играют определяющую роль при таком подходе.

У него имеются плюсы:

• При работе с договором соблюдается логика систем ERP.
• Сохраняется связь с другими модулями, например логистика и финансы.
• Такой подход эффективен при большом потоке договоров.
• Сотрудникам и руководству легко работать с документами-файлами.

Однако есть и минусы:

• Договор появляется, лишь когда создаётся файл. На этапе переговоров его ещё нет.
• Возможностей для работы с текстом договора недостаточно.
• Нестандартный документ, для которого нет готового шаблона, составить сложно.

Подход со стороны документа

В этом случае договор рассматривается как документ – причём неструктурированный, а не готовый файл. То есть, это набор данных, который существует в виде черновика с самого начала – на этапе переговоров и даже подготовки к ним.

В этом случае договор «рождается» в процессе общения заказчика и исполнителя, покупателя и продавца. Это относится ко всем видам договоров:

• Купли-продажи.
• Кредитные.
• Трудовые.
• Оказания услуг.
• Страховые.
• Гарантийного обслуживания.

Преимущества такого подхода:

• Договор существует с самого начала бизнес-процесса.
• Любые согласования проходят быстро, потому что каждый сотрудник отвечает лишь за свою часть договора.
• Нет никаких проблем с составлением самых нестандартных договоров.

Но минусы тоже присутствуют:

• Слабая связь между стадиями жизни договора и стадиями его исполнения (оплата, оказание услуг).
• Неструктурированная информация (таблицы, карточки) не так удобна для восприятия, как договор в формате файла.

Как видим, оба подхода имеют плюсы и минусы, так что руководству компаний совсем не просто решить, какой из них лучше использовать.

Как же правильно выстроить управление договорами?

Опыт показывает, что наилучшим решением будет совместное использование обеих стратегий.

При этом большинство предприятий отказываются от мысли интегрировать ещё одну систему автоматизации специально для договоров. Ведь это означало бы усиление нагрузки на IT-инфраструктуру, не говоря уже о риске дополнительных затрат времени на копирование и перенос данных.

Именно поэтому чаще речь идёт о связке двух уже имеющихся систем: системы учёта ERP и системы управления бизнес-процессами BPM.

Система ERP (Enterprise Resource Planning, «планирование корпоративных ресурсов») берёт на себя всё то, что связано с учётом и хранением данных. Благодаря тому, что системы ERP работают с финансами, трудовыми ресурсами и всеми активами компании, они содержат в себе все данные, которые требуются для создания договора. Также системы ERP способны выгружать данные из договоров и применять их для последующих целей, например для анализа. Кроме того, такая система предоставляет доступ к данным сразу всем сотрудникам: из отдела продаж, бухгалтерии, с производства и так далее.

Система BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами») нужна для того, чтобы работа с договорами не затормаживала реальные бизнес-процессы на предприятии. Это достигается благодаря следующим возможностям:

• Автоматический выбор шаблона договора при заполнении данных в системе.
• Автоматическое определение набора лиц, необходимых для согласования договора, в зависимости от его содержания. Чем больше договор отличается от стандартного, тем больше таких лиц, и наоборот. Для стандартных договоров процесс проходит максимально быстро.
• Возможность совместной работы над договором. При этом каждый участник видит, есть ли отличия договора от типового, и имеет перед глазами весь список изменений, внесённых им и другими участниками.
• Деление договора на смысловые блоки. При этом от каждого участника требуется проверить тот блок, который имеет к нему отношение. Например, для руководителя отдела логистики это будет только доставка.

При этом все данные, которые нужны ей для работы, BPMS загружает из ERP, что обеспечивает эффективное взаимодействие обеих систем.

На сегодняшний день многие компании уже пришли к выводу, что автоматизация управления договорами именно по такой схеме позволяет получить максимум преимуществ, так как данные не теряются, а время на работу с договорами заметно сокращается.

Таким образом, если компании требуется автоматизированная система управления договорами, есть смысл остановиться на интеграции двух систем: ERP и BPMS, которые в сумме позволят эффективно управлять работой с документами.

Comindware представляет Low-code BPMS платформу для эффективного управления договорами и сквозными бизнес-процессами предприятия. Закажите демо, чтобы увидеть платформу в действии и оценить её преимущества для своего бизнеса.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Разработка управленческого решения представляет собой центр, вокруг которого вращается жизнь организации.

Однако для воплощения решения в жизнь руководству необходимо передать решение для исполнения и распределить задания между исполнителями, осуществлять контроль в течении всего времени исполнения задания, мотивировать работников к выполнению работ и т.д. Таким образом, руководство выполняет ряд функций, важнейшими из которых являются

планирование,

организация,

мотивация ,

контроль.

Рассмотрим последовательно основные функции управления.

Планирование

Планирование – это процесс определения целей организации, средств достижения этих целей, а также требуемых ресурсов; позволяет разработать последовательность действий, направленную на достижение этих целей, т.е. планирование — это способ координации деятельности предприятия.

Цель планирование – эффективное использование ресурсов предприятия.

Основные виды планирования:

— долгосрочное планирование,

— стратегическое планирование,

— портфельное планирование,

— краткосрочное или тактическое планирование.

Исходным пунктом долгосрочного планирования является составление прогноза объема реализации товаров и услуг, создаваемых предприятием, на много лет вперед. Обычно при этом используются методы экстраполяции, базирующиеся на установившейся тенденции развития за прошедший период.

Основное отличие стратегического планирования от долгосрочного заключается в том, что планирование осуществляется в зависимости от внешних условий деятельности предприятия (спрос на товары и услуги, позиции конкурентов) и предполагает поиск путей наилучшего использования внутренних возможностей предприятия с учетом внешних ограничений.

Концепция стратегического планирования переключает внимание с производства на рынок. Стратегическое планирование разрабатывалось под влиянием следующих факторов:

внедрение в управление маркетинговой концепции, т.е. рыночной ориентации управления,

диверсификацией (т.е. фирма обладает набором видов деятельности).

Стратегическое планирование – это набор действий и решений, которые ведут к разработке стратегий, направленных на достижение целей организации.

Стратегия представляет собой детальный комплексный план, предназначенный для того, чтобы достичь намеченных целей.

Стратегия формулируются и разрабатываются высшим руководством, но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления.

Этапы стратегического планирования:

формулировка миссии организации, отражающей причину ее существования,

формулировка целей организации по разделам

-прибыль,

-производство,

-маркетинг,

-финансы,

-НИОКР.

Цели должны быть конкретны, измеримы и достижимы.

анализ внешней среды

анализ внутренней среды

разработка многовариантных стратегий,

оценка стратегии проводится путем сравнения результатов с целями.

Продуктовый портфель фирмы – это набор «продуктов» (товаров или услуг), которые производит фирма, т.е. портфельное планирование связано с планированием всей совокупности товаров или услуг.

Желательно, чтобы эти продукты «продукты находились на разных стадиях жизненного цикла (внедрение, рост, насыщение, спад).

При портфельном планировании пытаются сбалансировать продукты, наиболее рискованные с точки зрения получения прибыли (находящиеся на ранней стадии жизненного цикла) и продукты, находящиеся на более поздних стадиях жизненного цикла.

Организация, наряду с долгосрочными, разрабатывает краткосрочные планы. Такие краткосрочные планы называются тактическими.

Тактику разрабатывают в развитие стратегии, результаты тактического планирования проявляются очень быстро, по ним осуществляется корректировка стратегии.

Организация

Для реализации планов необходимо выполнять каждую из задач, вытекающих из целей организации.

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Имеется два основных аспекта организационного процесса. Одним из них является деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям. Другой – распределение полномочий, которые связывают руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за ее выполнение.

Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников задачи.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Решение о выборе структуры организации принимается руководством высшего звена. Структура организации должна быть такой, чтобы наилучшим образом обеспечить реализацию ее стратегии. Последовательность разработки структуры следующая:

деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности;

установление соотношения полномочий различных должностей;

определение должностных обязанностей, поручение их выполнения конкретным лицам.

Организационные структуры подразделяются на бюрократические (механические) и адаптивные (органические). В свою очередь бюрократические организации делятся на линейные, функциональные и дивизиональные.

При линейной структуре каждый работник имеет только одного .непосредственного начальника.

Достоинства такой структуры:

простота,

полная ответственность руководителя,

обеспечение принципа единоначалия.

Недостатки:

высокие требования, предъявляемые к руководителю,

недостаточная гибкость.

При функциональной структуре предполагается введение специализированных руководителей. Каждый руководитель отвечает за свой круг вопросов.

Достоинства функциональной структуры:

углубленная специализация управленческой деятельности, что повышает компетентность принимаемых решений,

большая динамичность по сравнению с линейной системой (легко создаются новые функциональные службы).

Недостатки:

недостаточная координация, по мере усложнения управления возникают новые функциональные службы, и увеличивается число руководителей.

При линейно-штабной структуре за основу принимается линейная структура, но к некоторым руководителям, прежде всего высшего звена, прикрепляется группа (штаб) квалифицированных специалистов. При этом обеспечивается высокое качество принимаемых решений.

Дивизиональная структура управления включает в себя несколько организационных единиц, называемых отделения. Каждое отделение имеет свои подразделения производства, планирования, сбыта и обладает определенной хозяйственной самостоятельностью. В ведении центральной администрации остаются отделы, занимающиеся общефирменными вопросами (финансовыми, юридическими , кадровыми и т.п.).

Имеются следующие разновидности дивизиональных структур, в зависимости от признака, по которому создаются отделения:

дивизионально-продуктовая структура,

дивизионально-региональная структура,

структура, ориентированная на группы потребителей.

Дивизионально-продуктовая структура используется, если фирма производит большое количество разнообразных продуктов (товаров, услуг).

Дивизионально-региональная структура управления применяется, когда деятельность охватывает большие фирмы

К достоинствам дивизиональных структур относится:

высокая гибкость в вопросах стратегии,

стимулирование деловой активности,

быстрая реакция на изменения условий конкуренции, технологии.

Недостаток –увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех функций в разных отделениях фирмы.

Адаптивные структуры подразделяются на проектные и матричные.

Проектная организационная структура – это временная форма, создаваемая для решения конкретной задачи.

Матричная структура основана на совмещении двух структур управления: линейной и управления по проекту. В такой структуре руководители проекта обладают так называемыми проектными полномочиями и отвечают за интеграцию всех видов деятельности, связанных с реализацией данного проекта, для этого все виды ресурсов поступают в их распоряжение.

Основной недостаток матричной структуры – ее сложность. Происходит наложение вертикальных и горизонтальных связей, возникают отношения двойного подчинения – члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителю своего подразделения.

Достоинствами матричной структуры являются:

гибкость,

ответственность за выполнение каждого проекта,

улучшение координации работ по отдельным проектам.

Наибольшее распространение матричные структуры получили в научно-производственных объединениях, при производстве электронного оборудования и вычислительной техники.

Мотивация

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

Теории мотивации разделяются на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации основываются на идентификации тех внутренних побуждений (называемых потребностями), которые заставляют людей действовать так, а не иначе.

Процессуальные теории мотивации основываются в первую очередь на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания. Эти теории не являются взаимоисключающими. Теория содержательной или процессуальной мотивации основана на использовании понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности классифицируются как первичные и вторичные. К первичным относятся потребности в пище, воде, отдыхе и т.п.

Вторичные потребности по природе своей психологические: потребность в успехе, уважении, власти, принадлежности к чему-либо.

Поскольку потребности вызывают у человека стремление к их удовлетворению, то менеджеры должны создавать такие ситуации которые позволили бы людям чувствовать, что они могут удовлетворить свои потребности посредством типа поведения, приводящего к достижению целей организации.

Вознаграждение – это все, что человек считает ценным для себя. Но понятие ценности у людей специфическое, а следовательно, и различна оценка вознаграждения.

Внутреннее вознаграждение дает сама работа. Чувство достижения результата, значимость выполняемой работы, общение с окружающими. Наиболее простой способ обеспечения внутреннего вознаграждения – создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи.

Внешнее вознаграждение дается организацией. Сюда относится зарплата, дополнительные выплаты, продвижение по службе, символы служебного статуса и престижа. Администрация должна установить, каковы потребности ее работников.

Если человек не будет ощущать четкой связи между достигнутыми результатами и желаемым поощрением, мотивация трудовой деятельности будет ослабевать.

Контроль

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке. Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Известны три основных вида контроля:

предварительный контроль,

текущий контроль,

заключительный контроль.

Предварительный контроль достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Промышленная фирма устанавливает обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Он базируется на измерении фактических результатов в процессе проведения работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Заключительный контроль имеет две важные функции:

дает руководству информацию, необходимую для планирования в будущем,

способствует мотивации.

В процессе контроля вырабатываются стандарты и критерии, сопоставляются с ними реальны результаты и принимаются необходимые корректирующие действия.

Контрольные вопросы

Каковы основные этапы эволюции менеджмента?

Для чего необходимо разделение труда на предприятии?

В чем специфика управленческой деятельности?

Охарактеризуйте руководителей различных уровней.

В чем особенности стратегического планирования?

Сравните линейную и функциональную структуру управления.

В каких случаях целесообразно иметь дивизиональную структуру управления?

Охарактеризуйте адаптивные структуры управления.

В каких случаях у работников снижается мотивация к трудовой деятельности?

Приведите примеры предварительного, текущего и заключительного контроля на предприятии.

Модуль договорные обязательства в программе IT Audit позволяет организовать контроль договоров. При нарушении условий договора одной из сторон программа направит ответственному сотруднику компании уведомление о наступлении срока исполнения обязательства.

Если за исполнение обязательства отвечает сама компания, то в программе предусмотрена возможность заранее напомнить о наступлении срока договорного обязательства. Контроль договорных обязательств входит в модуль Документы программы IT Audit.

Содержание условий заключенного договора представляет собой совокупность договорных обязательств сторон. С целью обеспечения возможности осуществления контроля договоров, в том числен и над своевременным исполнением договорных обязательств, по договору вносится структура договорных обязательств — этапы договора.

Договорные обязательства (этапы договора) × Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit Проведем online-презентацию через Zoom / TeamViewer. Ответим на вопросы Заявка на online-презентацию программы Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Как организовать контроль договоров

В программе IT Audit достаточно прописать этапы исполнения договора. И если этап договора привязан к срокам исполнения обязательства — установить крайний срок его исполнения.

Создание договорного обязательства (этап договора) ×

Чтобы ответственный за исполнение договора сотрудник не пропустил срок исполнения обязательства, надо установить необходимую дату напоминания. Как наступит срок напоминания — менеджер получит уведомление.

Напоминание о договорном обязательстве ×

Если срок исполнения договорного обязательства все-таки был просрочен, менеджер получит уведомление о просрочке исполнения договора.

Договорное обязательство просрочено ×

При наличии просрочки исполнения обязательства в программе рассчитывается количество дней просрочки. После выполнения договорного обязательства менеджер вносит дату его исполнения.

Информация о просрочке исполнения обязательства ×

Отчеты по контролю договоров

В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы. Например, может быть сформирован отчет, содержащий обязательства, по которым истек срок исполнения и ответственного сотрудника со стороны компании.

Отчет о просрочке исполнения договорных обязательств ×

Руководители перед проведением совещения смогут отобрать договоры, по которым имеется просрочка исполнения договорных обязательств со стороны компании или контрагента. В журнале документов будет доступна информация о количестве дней просрочки и кто является ответственным лицом (куратором) за исполнение договора со стороны компании. Согласитесь, при проведении совещения порой крайне необходима такая информация. Только представьте, сколько можно было избежать конфликтных ситуаций со стороны партнеров.

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны Направить заявку на демо-версию IT Audit

Когда контроль договоров просто необходим

Проводя аудиторские проверки мы достаточно часто встречали случаи, когда согласованные сторонами сроки исполнения обязательств нарушались как со стороны самой организации, так и ее контрагента. Зачастую менеджеры организации и контрагента просто устно договариваются между собой. Никакие документы при этом не оформляются.

Но если в процессе исполнения договора менеджер увольняется, то все прежние договоренности остались лишь на словах и со стороны организации уже никто и не помнит причины, по которым обязательства были нарушены.

Поэтому хорошая практика, которая позволит избежать дальнейших проблем при контроле договоров — документально фиксировать все договоренности сторон. Все изменения договорных обязательств должны быть подписаны уполномоченными лицами.

Если вашей компанией заключаются договоры на значительные суммы, то нарушение договорного обязательства даже на несколько дней может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Гораздо проще организовать надлежащий контроль исполнения договорных обязательств в программе IT Audit.

Контроль договоров в части контроля договорных обязательств, в первую очередь, необходим компаниям, работающим по индивидуальным заказам, и когда необходимо отслеживать сроки исполнения обязательств.

Заявка на online-презентацию IT Audit через Zoom / TeamViewer Если у Вас остались вопросы, позвоните нам (телефоны в России, Казахстане, Украине) или задайте вопрос в службу поддержки Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Перед тем как принимать решение об организации туров в новое место назначения, туристская фирма проводит маркетинговые исследования. Необходимо выявить нужды, приоритеты потребителей, тенденции спроса. Это поможет так сформировать турпакет, чтобы более полно удовлетворить все потребности покупателя (туриста). Эти исследования помогают также правильно направить ход планирования туров и ведения договорной кампании с поставщиками услуг.

Подготовительная работа начинается за два года и более до того, как произойдет первая отправка туристов по новому маршруту, по новой программе или в новую страну.

Взаимоотношения с партнерами — поставщиками услуг оформляются в контрактной форме (путем заключения договоров). Каждому году работы (или другому рабочему периоду) предшествует договорная кампания, во время которой и заключаются договора. Перед договорной кампанией обычно составляется договорный план, включающий следующие разделы:

* наименование партнера;

* основной предмет договора;

* срок действия договора;

* сроки заключения договоров;

* особые сведения.

Этот план позволяет составить реальную картину — схему действия работников туристской фирмы по обеспечению услуг на туре. Состав договорного плана зависит от вида тура и предполагаемых услуг. При нескольких видах туров первоначально составляются отдельные субпланы по каждому виду тура, а затем — сводный план, где партнеры группируются по срокам заключения договоров или по географическому принципу. Перед составлением договорного плана необходимо уже четко представлять себе предполагаемых партнеров, а также быть готовым и заключению договоров на стадии переговоров.

При перспективной проработке договорной кампании туристские фирмы широко пользуются различными справочно-информационными сборниками туристско-гостиничной направленности. Справочники туристских агентств, гостинично-ресторанного бизнеса, издаваемые международными туристскими организациями, включают информацию по возможностям организации отдыха и путешествий, размещения и гостиничного обслуживания с указанием основных видов услуг, предоставляемых туристам. Регулярно издаются также национальные, местные и корпоративные справочники. Путеводители, справочники маршрутов, достопримечательностей, календари местных событий, т. е. все, что используется при организации туров и программ обслуживания, является литературой, которой пользуются туроператоры при разработке новых маршрутов и составлении договорного плана.

Специфика заключения договоров с поставщиками услуг

После того как установлены места назначения, количество человек в группах и даты их заездов, в процессе переговоров с гостиницами, авиалиниями и другими поставщиками услуг наступает стадия подписания договоров и контрактов.

Контракт (договор) необходим для урегулирования обязанностей и ответственности сторон, в частности в ситуациях, когда остаются непроданными места в гостиницах, посадочные места в самолете, или в случаях, когда отменяются чартерные авиарейсы, чтобы предусмотреть систему санкций, штрафов для каждого конкретного случая.

Контрактно-договорные взаимоотношения в туризме регулируются нормами международного и национального гражданского права.

На международном уровне такие отношения регулируются следующими основными документами:

* Международной конвенцией по контракту на путешествие, принятой 22 октября 1970 г. Генеральной ассамблеей Всемирной федерации ассоциаций туристских агентств (ФУААВ);

* Положением по туристским контрактам и обменам, принятым на Венской встрече государств — участников Совета Безопасности Совета Европы (СБСЕ) в 1992 г.;

* Соглашением по унификации основных правил международных воздушных перевозок (Варшавская конвенция), принятая 12 октября 1929 г., с изменениями и дополнениями, внесенными в 1955 и 1975 гг.;

* Женевской конвенцией по международной автомобильной перевозке пассажиров и багажа, принятой в Брюсселе в 1967

* постановлением Межпарламентской ассамблеи государств — участников СНГ «Об основных принципах сотрудничества государств — участников СНГ в области туризма» от «‘ октября 1996 г. и др.

На национальном уровне договорные отношения в область туризма регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

* Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 1 и 2 от .’ 1.10.94 г. и от 22.12.95 г. соответственно);

* Федеральным законом от 24.11.96 г. «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»;

* Кодексом законов о труде Российской Федерации от 15.09.92 г. № 3543-1, с дополнениями и изменениями по состоянию на 17.03.97 г.;

* постановлением Министерства труда РФ от 14.07.93 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».

В практике торговли туристскими услугами туроператоры подразделяются на направляющих (или инициативных, органи-|ующих зарубежные туры) и принимающих (или рецептивных). Инициативный туроператор не всегда выходит напрямую на поставщиков услуг. Он заключает договор с принимающим туроператором, который обеспечивает ему весь комплекс услуг на приеме.

Рассмотрим особенности заключения договоров рецептивного туроператора с поставщиками услуг и договор между рецептивным и инициативным туроператорами.

Договора с поставщиками услуг рецептивного туроператора

Договора с поставщиками услуг составляются на основе типового договора с включением вопросов, касающихся обслуживания туристов и взаимоотношений партнеров (поставщика усну г и туроператора).

Все взаимоотношения с партнерами — поставщиками услуг по обслуживанию туристов на маршруте тура оформляются заключением письменных договоров (контрактов). Они могут иметь типовую форму договора купли-продажи, либо договора комиссии, либо договора обмена (при безвалютном обмене туристскими группами).

Основные положения договоров с поставщиками услуг аналогичны положениям типового договора: предмет договора, основные условия, права и обязанности поставщика услуг, права и обязанности туроператора, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства, юридические адреса и реквизиты партнеров.

Договор считается заключенным, когда между сторонами в надлежащей случаю форме достигнуто соглашение по всем существенным его условиям. Существенными же признаются условия о предмете договора, которые признаны существенными законодательством или необходимы для договоров данного вида, а также те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Таким образом, стороны вправе устанавливать условия договора по своему усмотрению, так как в каждом случае есть своя специфика, зависящая от особенностей предоставления услуг туристам и взаимоотношений договаривающихся сторон. Исключение составляют только те случаи, когда содержание соответствующего условия предписано (или запрещено) законодательством.

1.Договор с гостиничным предприятием

В международной практике известны и имеют широкое применение соглашения и документы, регулирующие взаимоотношения гостиничных предприятий с турагентами и туроператорами. Один из них — Гостиничная конвенция 1970 г., разработанная под эгидой Международной гостиничной ассоциации и Всемирной федерации ассоциаций туристских агентств. Конвенция определяет обязательства договаривающихся сторон, сферу ее применения, типы гостиничных контрактов, общие и особые правила их составления, величину комиссионных и порядок платежей, а также условия аннуляции договоров. В 1979 г. в Гостиничную конвенцию был внесен ряд поправок и она получила название «Международная гостиничная конвенция», которая с 1993 г. стала кодексом отношений между гостиницами и турагентствами (туроператорами) и используется при включении гостиничных контрактов.

Кодекс обязывает гостиничное предприятие давать точную информацию по категории и расположению отеля, а также по качеству предоставляемых услуг. В нем определяется, что тур-агент не имеет права устанавливать для своих клиентов цены иыше тех, которые установлены по договору комиссии. Это имеет отношение и к туроператору, работающему с гостиницей на тех же условиях. При этом ни турагент, ни туроператор, ни гостиница не должны раскрывать цену, которая оговорена в контракте.

Документами, регулирующими взаимоотношения туристского бизнеса с гостиничными предприятиями, являются: Международные гостиничные правила, одобренные Советом Международной гостиничной ассоциации (02.11.81 г.), и Межрегиональная гармонизация критериев гостиничной классификации на основе классификационных стандартов, одобренная региональными комиссиями ВТО в 1989 г.

Хотя эти документы носят рекомендательный характер и не являются обязательными, они содержат много положений, прочно вошедших в международную практику взаимоотношений между бизнесом гостиниц и агентско-операторским бизнесом в туризме.

При организации туров на территории России и во взаимоот-i юшениях с российскими гостиничными предприятиями следует руководствоваться также Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.97 г. № 490.

Взаимоотношения с гостиничными предприятиями определяются в основном следующими соглашениями:

* Договором о квоте мест с гарантией заполнения .10-80 %. По такому договору туристская фирма получает от гостиницы определенное количество мест, которые она обязана и течение периода, оговоренного в контракте, заполнить туристами. При этом она гарантирует оплату 30-80 % выделенной квоты мест, даже если они не будут использованы. Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в установленные сроки. По этому договору фирма получает цены на гостиничные места более низкие, чем обычные тарифы.

* Договором о квоте мест без гарантии заполнения. По этому договору фирма не берет на себя никакой гарантии заполнения выделенной ей квоты мест. Поэтому в силу вступает обычное правило аннуляции мест, не использованных в установленные сроки. Фирма рассчитывается с гостиницей по обычным тарифам.

* Договором о твердой закупке мест с полной оплатой. По такому договору фирма гарантирует гостинице полную оплату выделенной квоты мест, независимо от их заполнения. При таких условиях фирма выторговывает более низкие цены на размещение в гостинице, чем обычно* Договором о текущем бронировании. Это наиболее типичный договор для туристских фирм, особенно тех, которые занимаются организацией индивидуального туризма. По договору фирма не получает от гостиницы никакой квоты мест. При обращении клиента она направляет гостинице заявку на бронирование и только по получении от нее подтверждения производит продажу гостиничных услуг. При таком договоре действуют обычные тарифы на гостиничные места. Кроме того, важно обратить внимание на гарантии, которые наст вам партнёр — поставщик услуги (например, гарантирует ли гостиница обещанное размещение). Во взаимоотношениях с поставщиками услуг необходимо предусматривать (фиксировать в договоре) условие о невозможности обратного повышения цен (цены можно повышать только на непроданные услуги) и отработать механизм исполнения этого условия.2.Договор с предприятием питания

Такой договор заключается с отдельным предприятием питания, если питание организуется вне средства размещения туристов и не входит в контракт с гостиничным предприятием. Это может иметь место на маршрутных, тематических турах (питание в пути) и др.3.Договор с автотранспортным предприятием

Повышение роли договоров поставки в хозяйственной де­ятельности требует от заключивших сторон соблюдения приня­тых обязательств.

Невыполнение заключенных договоров поставки, которые имеют юридическую силу, влечет за собой имущественную от­ветственность сторон.

При этом принцип полной хозяйственной самостоятель­ности требует применения санкций к виновной стороне, компенсирующей все потери. Систематический учет и конт­роль исполнения договорных обязательств и своевременное предъявление санкций — важная составная часть коммерче­ской работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты — бухгал­терия.

Учет исполнения договоров поставки может осуществлять­ся вручную и автоматизированным способом.

При ручном учете на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При пос­туплении товара по данным сопроводительных документов (счета-фактуры, накладной и др.) делается разноска. Подсчет выполнения обязательств осуществляется с нарастающим ито­гом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмот­ренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной сто­роне. Ведется также контроль оптовой продажи товаров. Он осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям или в карточках, которые заводятся на каждого покупателя по каждому договору. В них регистрирует­ся объем поставок по договору и фактическое количество по­ставленных товаров за определенные периоды (с накоплением).

При автоматизированном учете договоров поставки мож­но контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нуж­ный момент.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комп­лектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дис­циплины, по вопросам организации оборота тары и средств па­кетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласо­вания цены. Необходимо следить за правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.).

Укрепление договорной дисциплины, высокая ответствен­ность сторон за выполнение условий поставки товаров — залог коммерческого успеха организаций, работающих на потреби­тельском рынке.

Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и поку­пателя. Если в договоре не определены конкретные условия поставки, то руководствуются Положением о поставках това­ров в Республике Беларусь.

Рассмотрим обязательства сторон по определенным пунк­там договора и ответственность за их нарушение в соответ­ствии с Положением.

Обязательства поставщика и его ответственность. Глав­ное обязательство поставщика по договору — поставить товар покупателю в установленный срок и надлежащего качества. Ниже рассматриваются основания ответственности поставщи­ка по договору.

Непоставка и недопоставка товара. Поставщик, допустив­ший такое нарушение договора, обязан восполнить недопо­ставленное количество товара в следующих периодах в преде­лах срока действия договора, а по долгосрочному договору — в пределах года, в котором допущена недопоставка, если поку­патель от него не отказался. Ассортимент товаров, подлежа­щий восполнению, определяется соглашением сторон. Бели это не оговорено, поставка будет осуществлена в соответствии с условиями, которые были предусмотрены для того периода, в котором допущена недопоставка.

Если товар покупателем уже оплачен, но не поставлен, он должен потребовать возврата уплаченной суммы. И в случае от­каза от поставки товара после установленного договором сро­ка, и в случае возврата уплаченной суммы поставщик не осво­бождается от уплаты неустойки за недопоставку.

Если товар отгружается поставщиком нескольким покупа­телям транзитом по отгрузочной разнарядке покупателя, то­вар, поставленный одному покупателю сверх установленного договором количества, не засчитывается в покрытие недопо­ставки другим покупателям. Договор считается нарушенным как в том, так и в другом случае и влечет ответственность по­ставщика.

За непоставку или недопоставку товара по договору постав­щик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости недопоставленного в срок товара.

Досрочная поставка может иметь место только с согласия покупателя, товар принимается им на ответственное хранение. Оплачиваться досрочно поставленный товар может по мере ре­ализации или по наступлении срока поставки, предусмотрен­ного договором. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подле­жащих поставке в периоде, предусмотренном договором.

Поставка товаров сверх количества, предусмотренного до­говором, предполагает следующие действия покупателя: он должен известить поставщика о факте превышения объема поставки и выразить просьбу распорядиться товаром, товар принять на ответственное хранение, обеспечив условия сохран­ности. Если после получения извещения от покупателя постав­щик в 30-дневный срок с момента извещения, а по скоропортя­щимся товарам в течение 24 ч, не распорядился товаром, поку­патель вправе принять его в собственность, полное хозяйствен­ное ведение или оперативное управление. Если такой возмож­ности и надобности нет, то покупатель должен распорядиться этим товаром в соответствии с условиями договора хранения, предусмотренными законодательством.

Нарушение ассортимента товаров. Поставленные товары одного наименования не засчитываются в покрытие недопо­ставки товаров другого наименования, если на то не было пред­варительного письменного согласия покупателя.

Если без согласия покупателя поставщик изменил ассорти­мент поставленных товаров, покупатель вправе отказаться от его принятия и оплаты. Но если покупатель не сообщил об этом поставщику в установленные сроки, то товар, не соответ­ствующий условиям договора об ассортименте, считается при­нятым.

За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачива­ет неустойку (штраф) в размере 10% стоимости не поставленно­го в ассортименте товара.

Поставка некачественного товара. В случае поставки нека­чественного товара покупатель вправе по своему выбору осу­ществить следующее:

• потребовать от поставщика устранения дефектов, опреде­лив для этого срок. В этом случае право на неустойку теряется;

• отказаться от оплаты на сумму уценки товара в связи с по­терей качества;

• уведомив предварительно поставщика, устранить дефекты за его счет. Если такого уведомления не будет, поставщик име­ет право не оплатить стоимость устраненных недостатков. По­ставщик наделен правом немедленно, после получения извеще­ния, заменить поставленный товар доброкачественным или ус­транить дефекты, тогда неустойка с него не взыскивается.

Бывают случаи, когда и у покупателя возникает объектив­ная необходимость потребовать от поставщика замены товара.

Если на поставленные некачественные товары имеются га­рантийные сроки, поставщик обязан безвозмездно исправить недостатки товара или заменить его.

Поставка некомплектного товара. Если поставщик должен поставлять товар в комплекте, но не выполняет это обязательг ство, покупатель может потребовать от поставщика либо умень­шить цену товара, либо укомплектовать товар в 10-дневный срок.

За поставку товара, не соответствующего по качеству стан­дартам, нормативно-технической документации, образцам или условиям договора, а также за поставку некомплектных товаров поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 20% стоимости некачественного или неукомплектованного това­ра и возмещает убытки, причиненные такой поставкой.

Ответственность поставщика может наступать и за наруше­ние требований, касающихся тары, упаковки, маркировки това­ра, расчетной дисциплины, транспортных и других условий.

Обязательства покупателя и его ответственность по исполнению договорных обязательств. Главное обязательство покупателя — принять товар и оплатить его. Поэтому покупа­тель по договору поставки чаще всего отвечает по таким осно­ваниям: необоснованный отказ от принятия товара, несвоевре­менная оплата поставленной партии, невозврат или нарушение сроков возврата многооборотной тары и средств пакетирова­ния и др. Рассмотрим основные из них.

Ответственность за приемку товаров. Если товар прибыл в адрес получателя, он должен быть получен от транспортной ор­ганизации, при этом получатель обязан проверить соответ­ствие фактических данных о товаре указанным в сопроводи­тельных документах. Местом приемки является склад товаро­получателя, где товар принимается в соответствии с требовани­ями Положения о приемке товаров по количеству и качеству (Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1290 от 3 сентября 2008 г.).

Если обнаруживается несоответствие условиям договора, товар принимается на ответственное хранение, о чем извещает­ся поставщик.

На складе получателя принимается товар и в том случае, ког­да он доставлен транспортом поставщика. Приемка осущест­вляется сразу же в момент передачи товара. Местом приемки может быть и склад поставщика, когда товар вывозится транс­портом покупателя.

Ответственность за соблюдение расчетной дисциплины. По­купатель обязан оплатить товар по условиям, предусмотренным договором в установленной форме, по согласованным це­нам и точно в срок.

Размеры неустойки (штраф, пеня) и способ компенсации убытков, нанесенных покупателем неисполнением договорных обязательств, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь не предусмотрены, поэтому они должны быть огово­рены в договоре.

Стороны освобождаются от ответственности за нарушение условий договора только в случае наличия обстоятельств непре­одолимой силы (форс-мажорных обстоятельств) и только на тот период, в течение которого они имели место.

Ответственность сторон по договору поставки реализуется через выплаты неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков как прямого ущерба, так и упущенной выгоды.

Уменьшить размер санкций, предусмотренных Положени­ем, стороны в договоре не могут, а устанавливать более высо­кие могут. Выплата неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков не освобождает стороны от исполнения договора по­ставки.

По действующему в Республике Беларусь законодательству субъекты хозяйствования должны предъявлять иски по неис­полнению условий договоров поставки в Хозяйственный суд.