По кадрово

Кадровик, менеджер по персоналу, инспектор по кадрам – несмотря на разницу в названии, суть этих профессий остается одинаковой. Со стороны кажется, что работа такого специалиста сводится к перекладыванию бумажек. Так ли это?

Средняя заработная плата: 32000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 66% Оплачиваемость 44% Конкуренция 32% Входной барьер 60% Перспективы 45% Кадровик – это специалист, который занимается делопроизводством и работает с персоналом предприятия.

Немного истории

Слово «кадровик» пришло из СССР. Специалист по кадрам в то время занимался заполнением трудовых книжек, ведением личных дел сотрудников, написанием должностных инструкций, а также осуществлял контроль соблюдения законодательства в области охраны труда.

Раньше работа в кадровом отделе была непопулярной. Ее считали скучной и бесперспективной. Великое ли дело – перекладывать с места на место бумажки. Сплошная рутина.

Сегодня в России менеджмент персонала находится на стадии формирования. Профессия кадровика претерпевает изменения. Происходит процесс оформления ее стандартов, а должность обретает новые черты и становится привлекательной для соискателей. Причина кроется в том, что в стране работает множество западных компаний, которые культивируют корпоративную этику. Соответственно, возникла необходимость в высококвалифицированных специалистах, умения которых не ограничиваются «бумажной» работой.

Описание профессии

Специалист отдела кадров (его также называют кадровиком и инспектором по персоналу) – это работник компании, в ведении которого находится кадровое делопроизводство. Его основные обязанности: оформление нового сотрудника, составление необходимых документов, выдача справок работникам, оформление отпуска, заполнение трудовых книжек и тому подобное.

Если компания достаточно крупная и в штате состоит несколько кадровиков, весь объем обязанностей может быть поделен между ними. Например, один отвечает за бумажную работу, другой занимается исключительно охраной труда, третий выполняет функции HR.

Начальник отдела, как правило, решает глобальные и сложные вопросы. В частности, принимает участие в судебных разбирательствах (трудовых спорах) как представитель работодателя.

Деятельность кадровика имеет ориентацию на трудовой процесс. Этим он отличается от «эйчара». Его работа базируется на строгих законодательных нормах, судебной практике, внутренних инструкциях и локально-нормативных актах, принятых в компании.

Инспектор отдела кадров

Так официально называется профессия кадровика. Его работа заключается в учете сотрудников предприятия, документальном оформлении приема, перевода и увольнения работников, а также ведении прочей установленной кадровой документации – личных дел, материалов, которые запрашивает аттестационная комиссия и которые нужны, чтобы представить сотрудника к награде или поощрению.

Кадровик-инспектор заполняет трудовые книжки и подсчитывает стаж. При необходимости он оформляет и выдает справки, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника, например, о зарплате за последние 6 месяцев – ее часто требуют банки для подтверждения платежеспособности.

Начальник отдела кадров

Он несет ответственность за укомплектованность компании штатом работников. Ему необходимо обеспечить предприятие достаточным количеством служащих и рабочих тех профессий, которые требуются для его полноценной и бесперебойной деятельности. Начальник отдела кадров может сделать административную карьеру. Ее вершина – генеральный директор предприятия.

Должность начальника отдела кадров есть почти в каждой крупной компании и на большинстве сравнительно небольших предприятий. В маленьких фирмах, штат которых насчитывает всего несколько человек, с персоналом работает непосредственно директор.

Где учат

Идеальный вариант для карьеры кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но работодатель предпочтет кандидата с профильной подготовкой.

Поступая в высшее учебное заведение, выбирайте специальности «управление персоналом» или «документоведение и архивоведение». Они лучше всего подойдут для вашей будущей работы в кадровом отделе.

По этим профилям подготовку специалистов ведут многие вузы России. Для примера перечислим несколько:

• Московский финансово-юридический университет (документоведение и архивоведение).
• Кемеровский госуниверситет (документоведение и архивоведение).
• Санкт-Петербургский госуниверситет гражданской авиации (управление персоналом).
• Российский новый университет (управление персоналом).
• Нижегородский технический госуниверситет им. Р. Алексеева (документоведение и архивоведение).

Для поступления на эти специальности надо сдать ЕГЭ по истории, обществознанию и русскому языку.

Список обязанностей

Специалист отдела кадров, согласно должностной инструкции, обязан:

1. Заниматься изучением профессионально-квалификационной структуры персонала на предприятии в целом и в его подразделениях в частности.
2. Вести кадровый учет: принимать на работу, переводить сотрудников из одного отдела в другой, увольнять.
3. Информировать работников о новых вакансиях. Сотрудничать с кадровыми агентствами.
4. Генерировать идеи по профессиональному развитию сотрудников, консультировать их по вопросам карьерного роста или повышения квалификации. Выполнение этой задачи вменяется в обязанность эйчару, но в некоторых компаниях этого требуют от кадровика.
5. Участвовать в планировании мероприятий, направленных на снижение интенсивности текучки кадров и улучшение дисциплины.
6. Соблюдать правила заполнения и хранения трудовых книжек.
7. Заниматься подготовкой документов для выплаты компенсаций и предоставления льгот, оформлением пенсии сотрудникам.

Если кадровик работает в организациях или компаниях с сотрудниками особых категорий (к примеру, металлургами, учителями, медицинскими работниками, госслужащими), он должен знать специфику кадрового делопроизводства в определенных сферах. О чем конкретно идет речь? О нестандартной длительности отпуска, праве на оформление пенсии по выслуге лет и т. д.

Умения и личностные качества

Кроме профессиональных навыков и знаний теории, специалисту отдела кадров на предприятии нужно обладать рядом умений и личностных качеств, таких как:

• стрессоустойчивость;
• ответственность;
• работоспособность;
• умение завоевывать авторитет и контролировать свои эмоции;
• открытость новым контактам и опыту;
• пунктуальность и дисциплинированность;
• стремление помогать сотрудникам;
• аналитические способности;
• аккуратность и внимательность к деталям.

Заработная плата

В среднем по России составляет от 15 тысяч до 35 тысяч рублей, в Москве – от 18 тысяч до 50 тысяч рублей. В Санкт-Петербурге ситуация близка к столичной – кадровики получают от 20 тысяч до 55 тысяч рублей.

По информации сайта russia.trud.com, выше всего труд кадровиков ценят в Магаданской области. Там представителю этой профессии платят в среднем 60 тысяч рублей. На втором месте по уровню оплаты труда находится Московская область. На третьем – Ямало-Ненецкий автономный округ.

Карьерный рост

Кадровикам более свойственна горизонтальная карьера. Она возможна, если такого работника нагрузят дополнительными задачами или дадут руководить HR-проектами. Чтобы ускорить продвижение, нужно не только безукоризненно выполнять профессиональные обязанности, но и стараться расширять свой функционал.

Первой ступенью вертикальной карьеры специалиста отдела кадров считается должность начальника отдела. Некоторые обретают статус серьезного стратегического партнера и вливаются в состав правления компании. Вершина карьерной лестницы – позиция генерального директора предприятия.

Перспективы профессии

Сегодня наблюдается возрождение профессии кадровика, считавшейся совсем недавно непопулярной и неинтересной. Ведь работа с персоналом – одно из важных направлений деятельности любой компании, которая хочет развиваться и быть конкурентоспособной.

В компаниях с численностью штата свыше 15 человек без отдела кадров не обойтись. Это значит, что профессия будет востребована. Уже сегодня квалифицированный опытный менеджер не тратит на поиски работы больше месяца: хорошие специалисты – нарасхват.

КОМПЛЕКС КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

«Театр начинается с вешалки» — это высказывание великого режиссера Станиславского известно всем. Но то, что любая организация начинается с кадровой службы, думаем, знали немногие. Как ни удивительно, но это на самом деле так. Отношениямежду работником и работодателем начинаются именно с кадрового делопроизводства.

Весь рабочий цикл сотрудника в организации от приема наработу до увольнения подлежит обязательной регистрации. Этапы трудовой деятельности фиксируются в документации по личному составу (персоналу, кадрам).

Кадровая документация — это инструмент управления. Азначит, она всегда должна быть в полном порядке. Для этого Вамнеобходимо руководствоваться определенными правилами ипринципами, рассмотренными в нашем курсе. Помните: грамотное оформление кадровой документации избавит Вашу организацию от ряда проблем, поджидающих ее на каждом этапе развития, а руководителя защитит от административной и уголовнойответственности.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодексРФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятиилокальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять — необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

Комплекс кадровой документации

Структура кадровой информационно-документационной системы.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

— законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

— плановую документацию;

— организационно-правовую документацию;

— персональную документацию;

— договорную документацию;

— распорядительную документацию;

— учетную кадровую документацию;

— документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

— отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функцией ведения кадровой работы.

Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и др.) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных.

Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу, или они делегируются гл.буху или секретарю-референту руководителя. В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс РФ, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на разных видах транспорта и др.) и др.

Нормативная и нормативно-справочная документация

Издается различными ветвями власти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация.

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и др. заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов включает:

— сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

— проектирования новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг;

— проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

— прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

— определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

— расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

— расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям;

— расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

— разработка проектов политики, программ и планов развития;

— текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации.

К плановой документации относятся:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

График отпусков сотрудников;

Программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалифицированного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения…). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Документы:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание (форма № Т-3)

График отпусков (форма № Т-7)

Организационно-правовая документация.

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка; Положение о службе персонала (об отделе кадров); Положения о структурных подразделениях организации; Должностная инструкция…

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации имеет свою последовательность.

Персональная документация.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

— документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.:

— паспорт,

— трудовая книжка,

— военный билет,

— диплом,

— свидетельство,

— аттестат,

— направление на работу,

— листок нетрудоспособности (больничный лист),

— медицинская справка и т.д.

— документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления:

— копии приказов,

— согласие на перевод,

— ходатайство,

— письмо-рекомендация (или резюме),

— характеристика,

— различные виды справок,

— удостоверение,

— пропуск,

— командировочное удостоверение (форма Т-10, Т-10а),

— почетная грамота…

— документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:

— личные заявления рабочих и служащих,

— резюме,

— письменные обращения,

— жалобы,

— объяснительные…

— служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику:

— представление к назначению на должность,

— аттестационный лист,

— результаты тестирования…

Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. От 06.02.2004) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. (Начальник кадровой службы).

Договорная документация.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

— соглашение;

— коллективный договор;

— трудовой договор (контракт).

Распорядительная документация.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников, в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и др. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и др. документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Подписывается руководителем.

В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: «С приказом ознакомлен…, подпись и дата».

Учетная документация.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учетной документации можно разделить на две подгруппы:

А) первичные учетные документы;

Б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя как бумажные носители, так и входные формы компьютерных систем, в том числе форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также Личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.

В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов.

Производные учетные формы носят вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п. Иногда в отделах кадров выдуться журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

Документация по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда.

Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

— табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

— табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

— расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

— расчетная ведомость (форма Т- 51);

— платежная ведомость (форма № Т-53);

— журнал регистрации платежных ведомостей (форма № 54а);

— лицевой счет (форма № Т-54);

— лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

— записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

— записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

— акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых служб значительное место занимает мало формализованная, внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни…), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются периодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как свободного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

Совет по кадровой политике при главе администрации Прохоровского района образован в соответствии с распоряжением главы администрации района от 15.04.2010 г. № 80/1-р «О первоочередных мероприятиях по формированию системы кадровой политики Прохоровского района».

Совет является коллегиальным совещательным органом, созданным в целях формирования кадровой политики района, повышения эффективности работы муниципальных образований, предприятий и организаций в экономике и социальной сфере района.

Основные задачи Совета:

• разработка предложений по реализации политики кадрового обеспечения социально-экономического развития района;
• разработка предложений по определению основных направлений и приоритетов кадровой политики в системе муниципальных образований района;
• рассмотрение проектов потребности в кадрах для выполнения задач, определенных стратегией развития района, а также для создания резерва управленческих кадров в экономике и социальной сфере района;
• рассмотрение вопросов реформирования и развития муниципальной службы района;
• разработка рекомендаций по совершенствованию нормативного регулирования вопросов управления кадровым потенциалом района.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, Должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Также всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые вы должны посмотреть при приеме на работу ваших работников (ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы, которые вы создаете и разрабатываете в вашей организации. Таким образом можно использовать классификацию кадровой документации, которая есть в организации, разделив ее на две группы:

I группа – Документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 тк рф):

— документы, удостоверяющие личность; — трудовая книжка, кроме работников, устраивающихся впервые и совместителей; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

— документ об образовании; — справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.

II группа – Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений:

1. Локальные нормативные акты (ЛНА) – кадровые документы которые разрабатываются в самой организации. Четкого понятия ЛНА в трудовом законодательстве нет, однако в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, а также это те документы, которые рассказывают, как вы в своей организации под свою специфику применяете трудовое законодательство. И здесь нужно отметить самое главное, что ваши ЛНА, которые вы разрабатываете и создаете, необходимо анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством, т.к. в ст. 8 ТК РФ, говорится о том, что: «Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения».

Критериями нормативности документов являются два фактора, которые должны применяться в совокупности:

1. Неоднократность применения – это значит, что после того, как вы ввели в действие документ, применение его не утрачивает свою силу, а продолжает свое действие.

2. Неперсонифицированность – это значит, что документ касается ни какого-то отдельного субъекта, а круга лиц, объединений, подразделений и т.д.

1) Обязательные ЛНА.

1. Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);

3. Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);

4. Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных (пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);

5. Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;

6. Локальные нормативные акты (ЛНА) по оплате труда;

7. Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров).

2) ЛНА с учетом специфики. Например, ТК РФ предусмотрена возможность введения сменного графика работы для работников. Если вы вводите сменный график работы, то для вас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым работники должны быть ознакомлены за месяц до введения его в действие.

3) Иные ЛНА. Иные локальные нормативные акты – это те акты, которые не предусмотрены законодательством, но разрабатываются в организации для того, чтобы урегулировать трудовые отношения с работниками, которые включают нормы о дисциплине работников, режиме рабочего времени, технике безопасности и производственной санитарии, приеме и увольнении работников, без которых работодатель не сможет нормально функционировать.

2. Документы по кадровым функциям. Следующие документы, в которых возникает необходимость в организации – это документы по кадровым функциям. К таким документам можно отнести договорные документы — трудовой договор, коллективный договор, договор о материальной ответственности и т.д. Распорядительные документы — приказы, распоряжения руководителя. Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – табель учета использования рабочего времени, личная карточка Т-2. Информационно-справочные документы – это все заявления, служебные записки, докладные записки, которые возникают в нашей работе. Относительно архивных документов – это особый блок законодательств, который стоит особняком. На основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», полномочия по проверкам организаций на соблюдения архивного законодательства, переданы Федеральному архивному агентству.

1) Договорные документы.

2) Распорядительные документы.

3) Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.

4) Информационно-справочные документы.

5) Архивные документы.

Еще одна система классификации документации включает две категории: обязательные и факультативные документы:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников:

1. Коллективный договор

2. Положение об оплате труда и премировании

3. Положение об аттестации работников

4. Номенклатура дел кадровой службы

5. Положение об отделе кадров

6. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

7. Штатное расписание (форма Т-3)

8. Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

9. График сменности

10. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

11. Правила внутреннего трудового распорядка

12. Положение о защите персональных данных работников

13. График отпусков (форма Т-7)

14. Трудовая книжка

15. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

16. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Если же рассматривать кадровые документы, входящие в состав личного дела сотрудника, то их можно подразделить на:

Страницы: 1 2 3 4

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников! рассчитать стоимость

• 3.1. Обоснование и выбор состава автоматизируемых задач
• 3.2. Выбор программного продукта для реализации проекта
• 3.3. Структура автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»
• 3.4. Экономические расчеты эффективности внедрения автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»
• Заключение
• Список литературы
• Глоссарий
• Список аббревиатур

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день не мыслимо представить себе деятельность фирмы без применения компьютерной технологии. Деятельность любой фирмы постоянно сопровождается горой документацией, которая как всегда неиссякаемый. Массовое накопление кадровой документации, персональных данных сотрудников отдела кадров, ведет к затруднению и к снижению эффективность доступа к нужной информации и затормаживает время обработки и подготовки отчетности.

Автоматизация процесса работы отдела кадров является самым важным критерием для деятельности фирмы по учету персональных данных. Любая ошибка в кадровом учете влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы.

Из-за этого и возникает необходимость автоматизации процесса кадрового учета, с последующей автоматизацией рабочих мест сотрудников отдела кадров. Автоматизация отдела кадров позволит сократить время необходимое для обработки персональных данных и ускорит документооборот. Поэтому такие факторы как оперативность формирования документов, отлаженность работы информационной системы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности фирмы, организации в целом. Результативная работа отдела кадров во многом зависит от созданного условий деятельности отдела и наличия автоматизированной информационной системы. В данной работе будет построена модель работы отдела кадров следующих видов:

— «как есть», на момент обследования и позволяющей понять. Что делает и как функционирует отдел кадров с позиций системного анализа, а также выявить ряд ошибок и узких мест, сформулировать ряд предложений по улучшению работы отдела кадров;

— «как должно быть», перспективные предложения. Позволяющие сформировать видение новой рациональной автоматизированной информационной системы по кадровому учету. В результате ознакомления с работой отдела кадров ООО «ВИНСИТ» было выявлено, что на данный момент в отделе отсутствует автоматизированная информационная систем, работа ведется вручную в бумажном виде и в электронной таблице Excel.

Заместитель Генерального директора по персоналу ООО «ВИНСИТ» Федоринова Н.В. поставила задачу по разработке единой автоматизированной информационной системы по учету и обработке персональных данных, процесса передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках, прежде всего, в этой службе. В виду выше сказанного в процессе создания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» необходимо учесть действующие правовые нормы РФ, требования, которые предъявляют законодательные органы к отделам кадров и общепринятые на всей территории Российской Федерации формы документов.

Исходя из выше сказанного, объектом исследования дипломной работы является проектирования автоматизированной информационной системы по кадровому учету. Смысл работы заключается в том, что создание автоматизированной информационной системы кадрового учета, поможет повысить эффективность работы сотрудника отдела кадров и позволит избежать неточностей и естественных ошибок.

Цели и задачи дипломного проекта.

Целью дипломной работы — создание информационной системы кадрового учет, автоматизирующей процессы создания приказов и других документов с помощью которой упростится ввод и поиск информации для специалистов отдела кадров.

Поставленные и решенные задачи:

1.Проведен сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и функционирования базы данных.

2.Построена информационно-логическая модель «Отдел кадров».

3.Проведен анализ всех информационных потоков входящих и исходящих документов в отделе кадров.

4.Автоматизированная информационная система разработана с помощью средств СУБД Microsoft ACCES 2013.

Методы исследования:

В самом начале работы, был проведен сбор всех необходимых данных о предметной области, о самой фирме, о деятельности отдела кадров, взаимодействии отдела с другими подразделениями. Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также были проведены встречи и беседы со специалистами отдела кадров. Для построения информационно — логической модели были применены методы объективно-ориентированного программирования и средства быстрого создания приложений.

Новизна работы: Проектирование автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» с самого начала проходило как отдельной единицы с учетом всех требований к локальной версии.

Разработанная автоматизированная информационная система»Отдел кадров» заменяет существующие методы работы отдела кадров.

Практическая ценность:

Автоматизированная информационная система «Отдел кадров» — автоматизирует документооборот в отделе кадров на ООО «ВИНСИТ». Данная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» служит для эффективной и быстрой работы с информацией о персональных данных сотрудников организации, а также для автоматического составления кадровых документов (все документы составляются согласно последним стандартам) на основе информации базы данных. Данная программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров при типичных операциях:

— прием и увольнение сотрудников;

-оформление кадровых приказов;

-личных карточек сотрудников;

-составление статистических отчётов;

-поиск информации из личного дела сотрудника.

Преимущества использования программы особенно высоки для данного предприятия, так как численность сотрудников довольна высока. Экономится время сотрудников отдела кадров благодаря автоматизации документооборота. Разработанная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» программа существенно снизила нагрузку при обработке информации, оформления необходимой кадровой документации.

На защиту выносятся:

1) Структура автоматизированной информационной системы «Отдел кадров», позволяющая:

— Храниение в базе личных данных о каждом сотруднике.

— Расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данной фирме.

— Учёт отпусков.

— Учёт работающих сотрудников, уволенных, совместителей.

— Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).

— Автоматическое составление кадровых приказов (в программе используются новейшие бланки приказов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001г. №26).

— Составление стандартных отчётов (список сотрудников, список сотрудников по отделам, список вакантных мест, список военнообязанных).

— Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.

— Автоматическое составление и ведение формы Т-2.

Ответ в течение 5 минут!Без посредников! рассчитать стоимость

2) Алгоритмы программы.

3) Повышение экономической эффективности работы кадрового учета на ООО «ВИНСИТ».

4) Реализация результатов работы.

Разработанная автоматизированная информационная система внедрена на ООО «ВИНСИТ» в подразделении отдела кадров 03.06.2016г.

Структура выпускного квалификационного проекта состоит из трех глав, заключение и список литературы.

Глава I. Технико-экономическая характеристика предметной области. Анализ деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «ВИНСИТ» зарегистрирована 03 мая 2007 года регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве. Генеральный директор фирмы — Торхачев Андрей Викторович. ООО «ВИНСИТ» присвоен ИНН7718642952 КПП5077746754146. Активная деятельность ООО «ВИНСИТ» организации берет свое начало в качестве фирмы с небольшим штатом квалифицированных сотрудников, специализирующихся на предоставлении услуг по ремонту принтеров и заправки картриджей. Профессионализм и непрерывное стремление сотрудников к самосовершенствованию стали движущей силой к быстрому развитию компании.

И в 2008 году ООО «ВИНСИТ» начинает продавать климатическую технику, вентиляционное оборудования, компьютеры и комплектующие, постепенно создавая потребительскую ценность приобретения данного оборудования «умной» техники именно на ООО «ВИНСИТ». В течение 2009 года фирма было сосредоточена на сохранения постоянных клиентов и приобретении новых, поэтому спектр услуг неуклонно расширялся по мере запросов потребителей и рациональных предложений сотрудников. ООО «ВИНСИТ» развивается быстрыми темпами, свидетельством чего является получение сертификата и регистрация на установку кондиционеров промышленного назначения. В последующие годы команда ООО «ВИНСИТ» наращивала обороты, совершенствовала сервисное обслуживание и повышала уровень знаний для оказания компетентной бесплатной информационной поддержки клиентов.

1.2. Организационная структура управления предприятием.

Организационная структура управления ООО «ВИНСИТ» разрабатывается Генеральным директором по согласованию Учредителей Общества.

Структура управления отражает состав и подчиненность линейных и функциональных звеньев управления.

При данной организационной структуре Генеральный директор ООО «ВИНСИТ» избирается Общим собранием учредителей Общества. Срок работы Генерального директора утвержден в Уставе Общества.

Генеральному директору ООО «ВИНСИТ» непосредственно подчиняются:

Главный инженер, Главный бухгалтер и Зам.генерального директора по персоналу.

Генеральный директор Общества действует без доверенности от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

Генеральный директор Общества издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

— принимает решения о совершении крупной сделки;

— осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим уставом общества к компетенции общего собрания участников общества.

Главный бухгалтер подчиняется Генеральному директору.

В подчинении Главного бухгалтера находится бухгалтерия фирмы. Главный бухгалтер осуществляет организацию ведения бухгалтерского учета, формирует учетную политику компании, осуществляет контроль над соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, руководит сотрудниками бухгалтерии и координирует их действия.

Зам. генерального директора по персоналу подчиняется Генеральному директору. Зам. Генерального директора по персоналу возлагает работу по формированию кадровой политики компании, организует управление формированием, использованием и развитием персонала, организует и координирует работу сотрудников отдела кадров, а также разрабатывает методы мотивации сотрудников. Монтажники ООО «ВИНСИТ» подчиняются начальнику монтажного отдела. Монтажный отдел занимаются монтажом климатического и вентиляционного оборудования, сантехники, систем вентиляции.

На рисунке 1.1. представлена организационная структура ООО «ВИНСИТ», отражающая взаимосвязи между подразделениями и отдельными работниками компании.

Рис. 1.1. Представлена организационная структура ООО «ВИНСИТ»

1.3. Трудовые ресурсы предприятия.

Понятие «Трудовые ресурсы Общества» характеризует его потенциальную рабочую силу. Рабочая сила – это огромный потенциал, как и материальные, технические и финансовые ресурсы предприятия. Однако, рабочая сила имеет отличия, которые заключаются в следующем:

1. Если со временем материальные, технические ресурсы стареют (физически, морально), то трудовые дорожают (улучшается квалификация рабочего, растет опыт).
2. Наемный работник может отказаться от условий, на которых предприятие предполагает его использовать.
3. Работник может уволиться с предприятия по собственному желанию.
4. Работники могут повышать квалификацию.

На данный момент при трудоустройстве человека на работу его физические данные не имеют большого значения. Развитие технологии позволило значительно сократить ряд работ, для которых были необходимы физическая выносливость и сила. Умственные способности личности включают в себя возможности эффективно использовать свой интеллект – сумму общих умственных функций понимания, мышления, обучения, наблюдения, решением проблем, вступление во взаимные отношения.

При приеме на работу личные свойства обычно означают комбинацию эмоций, мотивации, интересы и социальные пропорции. Существуют различные тесты для определения характерных черт индивидуума, но обычно тесты не считаются хорошими предсказателями успеха в будущей работе.

1.4. Анализ предметной области

В структуре предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных позиций. Даже иногда говорят, что отдел кадров является лицом или визитной карточкой предприятия. Отдел кадров – это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации. Отдел кадров возглавляет руководитель, назначаемый на должность приказом Генерального директора предприятия в согласовании с зам.генерального директора по персоналу. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется Зам.генарального директора по персоналу. В своей работе отдел кадров руководствуется Трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по фирме. К основным функциям отдела кадров относятся:

— определение потребности в кадрах;

— анализ текучести кадров;

— оформления личных дел сотрудников;

— ведение учета отпусков;

— составления графика отпусков;

В состав отдела кадров входят: группа личного состава, группа приема, группа инженерно-технических работников, пенсионная группа и табельная группа.

Рис.1.2. Организационная структура отдела кадров

1. Группа приема. В обязанности этой группы входит:

1.1. Осуществление прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.

1.2. Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников.

1.3. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников.

1.4. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.

1.5. Оформляет договора с учебными заведениями, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников ОУ, следит за их трудоустройством.

1.6. Направляет вновь принимаемых рабочих, ИТР и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.

1.7. Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на фирму.

Одну из важнейших ролей на фирме играет

2. Группа учета личного состава, которая выполняет ряд следующих функций:

2.1. Ведет учет личного состава фирмы, картотеку личных карточек, реестр кадров.

2.2. Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.

2.3. Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.

2.4. Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.

2.5. Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения фирмы

2.6. Готовит приказы и поощрении на работников фирмы, которым исполняется 50–60 лет согласно существующему положению.

2.7. Готовит сведения, отчеты по обороту кадров фирмы

2.8. Оформляет и выдает работникам фирмы необходимые справки и другие документы, связанные с работой на фирмы

2.9. Отвечает на запросы организаций и письма граждан.

2.10. Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников фирмы.

2.11. Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.

2.12. Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.

2.13. Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам фирмы.

2.14. Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив фирмы

Инженерно-техническая группа выполняет следующие функции:

2.15. Ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и правильное использование ИТР в подразделениях.

2.16. Готовит материал для конкурсов на замещение вакантных должностей, отбирает кандидатов и комплектует резерв на выдвижение.

2.17. Готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия. Проводит отбор специалистов с заключением договоров в ВУЗах и техникумах.

2.18. Готовит документы для предоставления работников фирмы к правительственным наградам, званиям.

2.19. Составляет графики очередных отпусков генеральной дирекции фирмы.

2.20. Ведет картотеку ИТР по образованию по должностям. Ведет учет специалистов с высшим и средне специальным образованием, научных работников.

2.21. Готовит и оформляет приказы на перемещение, замещение, поощрение ИТР и нарушителей трудовой дисциплины среди ИТР.

3. Табельная группа:

3.1. Организует табельный учет в подразделениях фирмы.

3.2. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.

3.3. Готовит приказы о наказании за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

3.4. Организует обязательное медицинское страхование в подразделениях предприятия.

3.5. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия.

На фирме утверждены все требуемые документы по вопросам регламентации работы с персоналом

— разработан альбом унифицированных форм документов,

— положение по оплате труда, на базе типовых форм разработаны должностные инструкции на все должности,

— инструкции по ведению кадрового учета и делопроизводства,

— инструкции по охране труда.

— положение о персональных данных, которое тоже применяется в целях обеспечения сохранности информации о сотрудниках фирмы.

Ответственность отдела кадров:

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.

2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность:

— за организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций;

— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

— соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящего в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела;

— соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается по должностным инструкциям.

1.5. Анализ существующих разработок

При анализе существующих разработок, можно сделать выводы, что система учета кадров ООО «ВИНСИТ» не соответствует требованиям сотрудников отдела кадров и имеет ряд недостатков:

— минимально учитывается контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;

— процесс оформления нового сотрудника на фирме производится длительное время;

— используются бумажные архивы, которые приводят к затяжному поиску нужного документа;

— отсутствие стабильного кадрового учета;

— завышены трудовые и материальные затраты, на проведение учета кадров;

— наблюдаются правовые неточности в документах и в произведении учета кадров;

— оперативность, надежность и правовая сторона документов находится на не высоком уровне;

— поиск и обработка информации занимают у сотрудников много времени и приводит к торможению работы отдела;

— имеется полный доступ и отсутствует защита персональных данных сотрудников, что противоречит Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных».

Исходя из вышеперечисленных проблем системы кадрового учета на фирме, было принято решение о разработке автоматизированной информационной системы на наиболее актуальной платформе.

1.6. Функции отдела кадров, подлежащие автоматизации.

На основе анализа ООО «ВИНСИТ» можно выделить основные функции отдела кадров, подлежащие автоматизации:

– ведение базы сотрудников;

– прием на работу новых сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– кадровое перемещение;

– оформление отпусков;

– оформление больничных листов;

– ведение штатного расписания;

– ведение страховых номеров пенсионного фонда;

– ведение ИНН сотрудников;

– информационно-справочное обслуживание;

– отчетность (перед бухгалтерией, перед статистическими органами, перед руководством).

Автоматизированная система «Отдел кадров» позволит:

— вести учет кадров для произвольного количества организаций с возможностью импорта сведений из базы данных другой организации;

— хранить сведения из личных карточек работников и выводить их на печать;

— оформлять трудовые договоры с работниками.

Методологической основой исследования является разработки концептуальных моделей вышеперечисленными авторами, а основой для реализации автоматизированной системы стали разработки различных фирм на современном рынке автоматизированных систем для кадровых служб.

Практическая значимость результатов данной работы заключается в разработанном на базе MS Access приложения, которое соответствует основным требованиям предъявляемым кадровым службам для автоматизированной информационной системы. Теоретическая значимость выражена в проработанном теоретическом материале, представленным в данной работе.

Ответ в течение 5 минут!Без посредников! рассчитать стоимость

Страницы: 1 2 3 4