Подотчет как пишется

Ох уж этот подотчет…

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2.

Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п.

Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка.

А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое – в институте.

Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась. Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться. Разговор по понятиям Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим.

Как списать подотчетные суммы директора

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета.

Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г.

№15-03-11/08–16893).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это – нарушение кассовой дисциплины то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать.

Когда и как выдаются денежные средства подотчет? Характеристика операций подобного рода – это та информация, которую должно знать руководство каждой компании.

Если вы отправляете работников в командировку, собираетесь выдать средства для выполнения поручения, есть необходимость в оформлении выданных средств под отчет такого лица.

Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать. Обратимся к законодательным положениям.

Необходимые сведения ↑

Наверняка вы слышали выражение «сумма под отчет». Что же это такое и когда она может выдаваться?

Что это такое?

Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:

  • на командировку;
  • на представительские затраты;
  • на закупку канцелярии;
  • хозпринадлежностей;
  • покупку ГСМ и т. д.

На такие расходы выдаются деньги подотчет. Правила выдачи наличности подотчет установлены на базе действующих нормативных документов.

Цель – упорядочить выдачу денежных средств работникам из кассы фирмы. Это предусмотрено локальными актами, что должны исполняться в обязательном порядке.

Ответственность соответствующего сотрудника

Разберемся, какая ожидает ответственность работника, получившего подотчетные средства, если имеется долг. Существует 2 варианта.

1 Вариант

Признается полученная и невозвращенная подотчетная сумма. Работник налогового органа начислит налог на доход физического лица и страховые взносы.

Актуальные судебные решения – Постановление ФАС СЗО от 4 июня 2007 № Ф04-3478/2007 (34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14 ноября 2005 № Ф04-8038/2005 (16759-А27-25).

Есть также мнение, что полученные средства являются подотчетными, и права собственности на них не переходит. Деньги такого плана считаются прибылью работника, пока есть возможность вернуть их в кассу добровольно.

2 Вариант

Налоговики могут оформить нарушения правил ведения кассовых операций. Об ответственности говорится в ст. 15.1 КоАП. Сумма штрафа составляет 4 – 5 тыс. для должностного лица, 40 – 50 тыс. – для ООО.

Действующая нормативная база

Правила ведения кассовых операций с банкнотой и монетой российского банка в пределах страны корректировался несколько раз. Новый порядок утвержден 11 марта 2014 № 3210-У.

Упрощен порядок ведения кассовых операций ИП, юрлицами. Получатели средств из бюджета должны руководствоваться вышеуказанным нормативным документом.

Его зарегистрировали 23 мая 2014 года (№ 32404), опубликовали в «Вестника БР» № 46 (1524) от 28 мая 2014.

Подотчетные операции рассматриваются в Порядке ведения кассовых операция РФ (решение директорского совета Банка РФ от 22 сентября 1993 № 40).

Особенности проведения операций ↑

Средства выдаются под отчет или путем возмещения перерасходованных сумм по авансовым отчетам из кассы. Сумма не должна превышать лимит по бюджетным обязательствам по решению руководства.

Условие – подотчетное лицо должно представить отчет по полученному авансу. Передавать подотчетные средства одно лицо другому не может.

Назначение платежа:

  • аванс на хозяйственно-операционные затраты;
  • аванс на оплату командировки;
  • возмещение затрат, понесенных в командировке.

На хозяйственно-операционные затраты лицо может получить средства под отчет в крайнем случае:

  • когда нельзя произвести оплату безналичными;
  • если задержанные средства влияют на непрерывное ведение хоздеятельности;
  • если нужно провести расчеты, находясь за пределами компании (на стажировке, в командировке).

В качестве суммы возмещения затрат, понесенных из дохода работника, подотчетные средства выдаются, если отсутствовала возможность выдать деньги на такие расходы:

  • если осуществляется ликвидация последствий аварийной ситуации;
  • для предотвращения аварийных ситуаций;
  • если лицо отправляется в срочную командировку;
  • при иных экстренных обстоятельствах, если можно признать целесообразность затрат.

Можно получить подотчетные деньги на период до 3 дней с момента выдачи. Выдаются средства после подготовки разрешения руководства или другого должностного лица в письменном виде.


Аванс выдается уполномоченным лицам для перечисления денежного довольствия, заработка, иных выплат, если нет возможности их обеспечить безналичными.

Основание для перечисления работникам перерасхода по авансовой отчетности или передачи в кассу неиспользованных авансов – авансовая отчетность, что утверждается руководством предприятия.

Для этого нужен расходный кассовый ордер, подготовленный на базе документации и отчетностей.

Выдаются деньги по расходным кассовым ордерам или заявкам на кассовые расходы на лицевые счета в банковских учреждениях, что открыты для внесения заработанных средств по заявлению сотрудников.

Подотчетное лицо должно отчитаться по использованным средствам по форме ОКУД 0504049.

Прилагаются документы, что подтвердят затраты, в такой срок:

О затратах по служебной командировке В течение 3 дней после того, как лицо вернется из командировки
О затратах на перечисление денежных довольствий, зарплаты, иных сумм персоналу В течение 3 дней после получения авансовых сумм
Об иных затратах В течение 3 дней после окончания сроков, на которые выдавались подотчетные деньги

Сроки выдачи денег под отчет могут быть различными. К примеру, от 3 до 300 дней. Ограничения устанавливает руководитель. Но стоит помнить, что новые суммы не могут выдаваться. Пока лицо не отчитается по выданным деньгам.

Образец договора подряда на выполнение ремонтных работ смотрите в статье: договор подряда на ремонт.

Расторжение договора подряда по инициативе подрядчика, .

Нельзя включать в авансовые отчеты затраты по первичной документации, что оформлены в соответствии с правилами 3 раздела.

Бухгалтер проверит авансовые отчеты с представленной документацией, и определит:

  • законны ли произведенные затраты;
  • по назначению ли использованы средства;
  • правильно ли оформлены документы, которые являются обоснованием произведенных затрат;
  • есть ли отметка об оприходованной материальной ценности;
  • правильно ли подсчитаны итоги.

Когда проверка отчета завершится, он будет визирован должностными лицами и передан на утверждение руководству.

Если авансовый отчет не будет представлен, невозвращенные подотчетные средства будут удерживаться в соответствии с положениями законодательства.

Правила выдачи:

  1. Работнику необходимо написать заявление.
  2. Руководством отражается сумма, сроки на заявлении. Необходимо подписаться и поставить дату.
  3. Бухгалтером выписываются расходно-кассовые ордера, выдаются деньги.
  4. После того, как окончатся установленные сроки, представляется авансовый отчет.

Размер подотчетных средств ничем не ограничивается. В пункте 1 Указания центрального банка России от 20 июня 2007 № 1843- У говорится, что сумма по одному договору не может превысить 100 000.

Подотчетные деньги можно перечислить на счет, куда перечисляется зарплата. Но стоит делать отметку о назначении (на командировку, на хозяйственные нужды).

Как списать деньги?

Представим пошаговую инструкцию, как списать подотчет директора или работника:

  1. Выдаются деньги подотчетным лицам в соответствии с расходным кассовым ордером при представлении удостоверения личности.
  2. Расходные кассовые ордера регистрируются в книге по учету приходно-кассовых ордеров.
  3. Делают проводку Дт 71 Кт 50.
  4. Средства списываются на базе поданного отчета по авансу в единственном варианте. Используется проводка Дт 41 Кт 71, а при покупке материальных ценностей – Дт 10, представительские затраты и суммы на командировку – Дт 26
  5. Проверяется, по назначению ли использованы средства. Если сотрудник брал средства для оплаты услуг поставщика или подрядчика – Дт 60.
  6. Неиспользованные суммы принимаются в кассу на базе приходного кассового ордера.
  7. Делают проводку Дт 50 Кт 71. Если деньги не возвращены своевременно – Дт 94 Кт 71.

Дальше списание осуществляется с заработка при использовании проводки Дт 70 Кт 94. в том случае, когда недостача не может возмещаться, остатки средств списывают на Дт 91.2

Подотчет наоборот

При аудите кассовых операций могут быть выявляться нарушения по учету операции с подотчетным лицом. Неприятные последствия могут быть при расчетах с работниками, что имеют затраты за свои средства, а потом получают от компании компенсации.

На многих предприятиях подотчетное лицо не является таковым. По факту деньги не выдаются под отчет. Производится оплата ценностей из личных средств.

А после подачи авансовых отчетов производится компенсация затрат. Такая операция не может называться подотчетом, ведь нет операции, по которой стоит отчитаться. Здесь имеет место кредитование компании.

То есть, осуществляется подотчет «наоборот». Но такие операции не запрещаются законом. Но считается, что это будет противоречить нормам Трудового кодекса.

Инспекторы считают, что подотчет «наоборот» — это займы или купля-продажа (составляется акт приема товара на подотчет продавцу), так как осуществляется кредитование компании работником.

При этом могут возникнуть трудности с уплатой налога на прибыль (если документы оформляются на компанию).

Если же документация оформляется на работника, то считается, что он приобретает ценность для личного пользования, а затем ее перепродает фирме. В таком случае возникнет необходимость уплатить НДФЛ.

Придется также сдавать декларацию по итогам года, даже если будет иметь место налоговый вычет по имуществу (ст. 220 НК).

Избегайте проведения операций подотчет «наоборот». Если же это не удается, проверьте, чтобы все документы были оформлены без ошибок. В документах должны отражаться реквизиты фирмы.

Осуществление возврата

К примеру, не было в срок возвращено неиспользованные суммы, что выдавались подотчет. Иных нарушений не зафиксировано. Какая ответственность ожидает руководителя и бухгалтера?

Нарушитель в такой ситуации – подотчетное лицо. Обычно устанавливается срок возврата – 3 дня после того, как выполнено поручения. В приказе фирмы должны отражаться правила удержания сумм, что не возвращены.

Если такое правило нарушено, то подотчетные средства будут включены в совокупную годовую прибыль сотрудника осуществляется налогообложение.

Если возврат не осуществлен, должностные лицо должны будут ответить по закону. Может также возвращаться вся выданная сумма в день выдачи. Лицо должно представить отчет независимо от того, использовались ли средства.

Если такого отчета не будет, компания получит штраф. Если работник не отчитался по расходам, но возникает необходимость в выдаче новой подотчетной сумме, оформляются приходные кассовые ордера на возврат неизрасходованной суммы и расходные ордера на новые суммы.

Это можно сделать в один день. Тогда сверхлимитные остатки не образуются

Возникающие нюансы ↑

Есть некоторые правила выдачи подотчетных сумм, о которых не все знают, и из-за этого возникают проблемы. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Возможна ли выдача денег не сотруднику?

С сотрудником, что принят на работу, руководство заключает договор о том, какая материальная ответственность ожидает такое лицо.

Либо включается соответствующее положение в трудовой договор, либо составляется приложение к нему.

Если человек не трудоустроен в компании, а работает в соответствии с гражданско-правовым договором, такие соглашения о материальной ответственности не заключаются.

То есть, подотчетные средства могут выдаваться только тем лицам, что работают в организации.

Что делать при умершем сотруднике?

В ст. 1112 ГК говорится, что не может входить в состав наследства обязанность должника – она прекращается при наступлении смерти, если выполнение не может осуществляться без участия такого гражданина (ст. 418 ГК).

Обязанность представить отчет по подотчетным деньгам – обязанность, что связана с личностью умершего человека.

А значит, не может удерживаться дебиторская задолженность. Нельзя также требовать родственников умершего требовать возвратить средства.

Задолженность умершего будет считаться нереальной к взиманию (Письмо Министерства финансов РФ от 24 февраля 2009 № 03-02-07/1-87).

Долг списывается после того, как истечет срок давности по искам (3 года). Но списание – это не аннулирование. Она отражается на счете 04.

Есть и другая позиция, согласно которой у работодателя есть право обратиться к близким умершего работника и потребовать возврата подотчетных средств.

Можно ли переквалифицировать в займ?

Как уже говорилось выше, подотчетные средства учредителю будут переквалифицированы в займы при подотчете «наоборот», если лицо оформит документы на компанию.

Нюансы судебной практики на строительные работы без договора подряда узнайте из статьи: образец искового заявления по договору подряда.

Порядок передачи гарантийных обязательств по договору подряда, .

Образец заполнения договора подряда, .

Какие правила при этом стоит учитывать? Проще проводить удержание невозвращенных средств из заработка. Так у руководства не возникнет дополнительного обязательства.

А при переквалификации в договора беспроцентных займов руководитель получит материальную выгоду (экономятся проценты), что является объектом обложения налогом на доход физлица.

Применимы правила, прописанные в Налоговом кодексе – в подпункте 2 п. 2 ст. 212 НК.

Выдать подотчетные средства работнику вы имеете право. Но вот при этом стоит придерживаться определенного порядка.

Ведь при наличии ошибок в составленной документации или неправильном отражении кассовой операции вас ожидает ответственность. Учитывайте рекомендации, описанные выше, и тогда не возникнет неприятных последствий.

Значения слова подотчетный. Что такое подотчетный?

АВАНС ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ

АВАНС ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ — денежные средства, выдаваемые подотчетным лицам в счет предстоящих расходов и платежей. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно- операционные расходы, а также на расходы экспедиций…

Большой бухгалтерский словарь

Лицо Подотчетное

ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ — работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия.

Большой бухгалтерский словарь

Лицо Подотчетное — работник, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с деятельностью компании, фирмы. Л.п. должно представить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных средств.

Словарь бизнес терминов. — 2001

Подотчетное лицо

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Финансово-кредитный энциклопедический словарь / Под общ. ред. А.Г. Грязновой. — 2004

ПОДОТЧЁТНОЕ ЛИЦО – должностное лицо, обязанное представить документально обоснованный отчёт об использовании денежных средств или материальных ценностей, выданных ему для выполнения определённого задания.

Советский юридический словарь. — 1953

Подотчетное лицо Физическое лицо, которому были выданы организацией (или индивидуальным предпринимателем) наличные денежные средства для приобретения товаров (работ, услуг), командировки и т.д.

Джаарбеков С. Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ — счет бухгалтерского учета, предназначенный для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы…

Большой бухгалтерский словарь

Русский язык

Под/отчёт/н/ый.

Морфемно-орфографический словарь. — 2002

Подотчётный; кр. ф. -тен, -тна.

Орфографический словарь. — 2004

СЧЕТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 71 «РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»

Счет Бухгалтерского Учета 71 Расчеты С Подотчетными Лицами — счет, предназначенный для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы…

Словарь бизнес терминов. — 2001

Сумма Подотчетная

СУММА, ПОДОТЧЕТНАЯ — денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы…

Большой бухгалтерский словарь

Сумма Подотчетная — денежная сумма, выданная авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы. Под отчет выдаются деньги только в случае необходимости расходов и могут расходоваться только по назначению.

Словарь бизнес терминов. — 2001

  • Слова из слова «подотчетный»
  • Слова на букву «п»
  • Слова, начинающиеся на «по»
  • Слова c буквой «й» на конце
  • Слова c «ый» на конце
  • Слова, начинающиеся на «под»
  • Слова, начинающиеся на «подо»
  • Слова, оканчивающиеся на «ный»
  • Слова, заканчивающиеся на «тный»

Оставьте комментарий