Подотчетное лицо приобрело материалы проводка

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не «попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

  • выдана ли работнику доверенность от имени организации;
  • является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1С:Предприятие 8.2 /
Управление производственным предприятием для Украины /
Управление запасами

Что является безвозмездно полученными ТМЦ

Оценка безвозмездно полученных товаров (работ, услуг)

Отражение безвозмездно полученных ТМЦ в типовых конфигурациях

В данной статье описана методика отражения безвозмездного получения ТМЦ, реализованная в типовой конфигурации » Бухгалтерия для Украины «, редакция 1.2. Статья также актуальна для типовых конфигураций » Управление торговым предприятием для Украины «, редакция 1.2 и » Управление производственным предприятием для Украины «, редакция 1.3.

Что является безвозмездно полученными ТМЦ

В пп. 14.1.13 ст.14 НКУ сказано, что безвозмездно предоставленными товарами, работами, услугами являются:

«а) товары, которые предоставляются согласно договорам дарения, другим договорам, по которым не предусматривается денежная или иная компенсация стоимости таких товаров или их возврата, или без заключения таких договоров; «. б) работы (услуги), выполняемые (оказываемые) без выдвижения требования о компенсации их стоимости; в) товары, переданные юридическому или физическому лицу на ответственное хранение и использованные им

Таким образом, безвозмездно полученными следует считать товары (работы, услуги), получаемые на условиях, не предусматривающих предоставление лицу, которое их передает, какой-либо компенсации их стоимости со стороны (или от имени) лица, которое их принимает.

Безвозмездно полученные товары (работы, услуги) признаются доходом согласно п. 137.10 НКУ. Датой возникновения такого дохода, считается дата фактического получения налогоплательщиком товаров (работ, услуг).

Оценка безвозмездно полученных товаров (работ, услуг)

Оцениваются безвозмездно полученные товары (работы, услуги) на уровне не ниже обычной цены, то есть, справедливой рыночной цены, которая применялась бы в случае продажи товаров (работ, услуг) между двумя юридически и фактически взаимонезависимыми сторонами.

С 01.01.2013р. уровень обычных цен следует определять по правилам, предусмотренным ст. 39 «Методы определения и порядок применения обычной цены» НКУ. Эти правила предусматривают целый ряд условий и критериев, от которых зависит уровень обычных цен, а потому определение уровня обычных цен осуществляется отдельно для каждого объекта такого получения.

Отражение безвозмездно полученных ТМЦ в типовых конфигурациях

Рассмотрим пример:

Предприятие импортирует электрические розетки.
Стоимость одной розетки — 1 дол. США. При покупке партии в количестве 1000 штук нерезидент бесплатно предоставляет рекламные листовки в количестве 1000 шт. и 10 розеток для демонстрации свойств.
Транспортные расходы по доставке розеток- 100 грн, таможенные платежи — 500 грн.
Транспортные расходы распределены пропорционально сумме полученного товара, таможенные платежи — пропорционально заявленной таможенной стоимости.

1. Документом » Поступление товаров и услуг » отражаем поступление ТМЦ от поставщика-импортера (рисунок 1).


Рисунок 1 – заполнение документа «Поступление товаров и услуг»

2. Документом «ГТД по импорту» отражаем расходы по растамаживанию товара (рисунок 2).


Рисунок 2 – заполнение документа «ГТД по импорту»

3. Документом » Поступление доп.расходов » отражаем расходы на доставку товара (рисунок 3).


Рисунок 3 – заполнение документа «Поступление доп.расходов»

4. Документом » Корректировка долга » с видом операции «Изменение (формирование) задолженности» закрываем задолженность по безвозмездно полученным товарам перед поставщиком-импортером и отражаем доход, согласно п. 137.10 НКУ (рисунок 4).



Рисунок 4 – заполнение документа «Корректировка долга»

При помощи отчета » Оборотно-сальдовая ведомость по счету » можно увидеть корректно ли сформировалась задолженность перед поставщиком за полученные ТМЦ (рисунок 5).


Рисунок 5 – оборотно-сальдовая ведомость по сч 632

При помощи стандартного отчета » Анализ счета » можно проанализировать отражение дохода по операции безвозмездного получения ТМЦ в налоговом учете (рисунок 6).

Рисунок 6 – анализ счета 718

Сумма полученного дохода будет учтена, при составлении регламентированного дохода «Декларация по прибыли» (рисунок 7).


Рисунок 7 – заполнение приложения «ІД» регламентированного отчета «Декларация по прибыли»

Другие материалы по теме:
изменение (формирование) задолженности, анализ счета, корректировка долга, оборотно-сальдовая ведомость по счету, оборотно-сальдовая ведомость, корректировка, заполнение, услуги, доход, расходы, 2013, поступление товаров и услуг, товары, управление производственным предприятием, договор, поступление, услуг, товар, организация, отчет, действия, документа, счет, документ

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
71 50 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер
71 51 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение
71 55 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка
71 52 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка
71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы
29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Дт Кт Описание Документ
10 71 Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет
41 71 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.

Ситуация: можно ли выдавать доверенность М-2 гражданину, который не является сотрудником организации?

Ответ: да, можно.

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а предусматривают, что доверенность по форме № М-2 можно выдавать только сотрудникам организации. Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г. № 1792/96 сказано: с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляют с учетом требований стать 185 Гражданского кодекса РФ. Данная норма допускает право выдавать доверенность любому лицу, а не только сотруднику (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

К тому же нет запрета выдавать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору. А доверенность на получение ТМЦ нужна как раз подотчетнику.

Таким образом, действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на получение ТМЦ людям, которые не являются сотрудниками организации.

Аналогичные выводы следуют из решения Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617.

Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации?

Ответ: нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.,

Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца? В течение месяца наличные выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа).

Ответ: нет, нельзя.

Выдать наличные деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс. При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется. Это следует из пункта 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок наступает в строго ограниченных случаях. Они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение не предусмотрен. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму?

Ответ: нет, не должен.

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов не возникает.

На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)?

Ответ: да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)?

Ответ: да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека)? Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД.

Ответ: да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

– наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;

– наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;

– наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);

– сумму оплаты;

– должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.

Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

30 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Бухучет

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:

Дебет 60 Кредит 71

– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо

3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.

5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71

– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера, то оформите это такой записью:

Дебет 91-2 Кредит 71

– отражены расходы непроизводственного характера.

Входной НДС

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

  • поставить к вычету;
  • включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
  • списать за счет собственных средств организации.

Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19

– списан НДС за счет собственных средств организации.

Оставьте комментарий