Подписать факсимиле

Для кого эта статья: для всех сельхозпредприятий.

Из этой статьи вы узнаете: как использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров с контрагентами и в собственных внутренних документах, какова позиция суда относительно ненадлежащего применения факсимиле в договорах.

Современное предприятие имеет много документов, которые подписывает директор (руководитель). В таком случае, с точки зрения экономии времени, довольно удобно использовать факсимиле. Впрочем, мало кто разбирается, как его законно применять. Поэтому в консультации рассмотрим порядок использования факсимильного воспроизведения подписи и мнение суда по этому вопросу.

Использование факсимиле в договорах с контрагентами

Порядок использования факсимиле регулируется, в частности:

• ст. 207 Гражданского кодекса (далее – ГК);
• ст. 12 Закона от 03.09.15 г. № 675-VIII «Об электронной коммерции».

Основное правило, которое определено в обеих нормах, звучит так: использование в случае совершения сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях, установленных законом или с письменного согласия сторон, в которой должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Почему так важно соблюдать это правило? Потому что в случае подписания договора ненадлежащим образом договор считается незаключенным в письменной форме (ст. 207, 208, 218 ГК).

Следует отметить, что несоблюдение письменной формы договора не означает его автоматической недействительности. Ведь обязательная письменная форма установлена не для всех договоров.

Договор, для которого законом не предусмотрена обязательная письменная форма, считается совершенным, если поведение сторон удостоверяет их волю до наступления соответствующих правовых последствий (ч. 2 ст. 205 ГК). Это может подтверждаться письменными доказательствами (электронными и бумажными письмами), а также объяснениями сторон. То есть стороны вели переговоры и есть письма, которые подтвердят их договоренность.

Кроме того, договор, который согласно закону считается недействительным в случае несоблюдения письменной формы, при наличии спора между сторонами может быть признан судом действительным. Это правило действует, если вместо письменного заключен устный договор и одна из сторон совершила действие, а вторая подтвердила его совершение, в частности, приняв его выполнение (ч. 2 ст. 218 ГК). То есть стороны не заключили как положено письменный договор, а договорились устно, но каждая сторона совершает действия, которые расцениваются как признание правоотношений (выполняет работы, оплачивает их и т. п.).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/47600-0

Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи возможно, когда стороны прямо указали на это в договоре и привели образцы оригиналов таких подписей. При этом каждая сторона должна согласиться на применение факсимиле. Без этого использовать факсимиле на сделках нельзя.

Использование факсимиле на внутренних документах

Национальный стандарт Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ДСТУ 163-2003» (далее – Стандарт № 163) используется для создания организационно-распорядительных документов (письма, приказы, распоряжения, положения, протоколы и т. п.) предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности. Стандарт № 163 не предусматривает применения аналога собственноручной подписи при составлении и согласовании внутренних документов по предприятию.

Однако ГК имеет высшую юридическую силу, поэтому, чтобы применять факсимиле во внутренних документах предприятия, можно разработать внутреннее положение о порядке ведения делопроизводства на предприятии. В этом положении нужно определить порядок и способ использования факсимиле (на каких именно документах, кто ответственный, кто проставляет). Тогда у предприятия будет право применять факсимиле на внутренних документах.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/47600-1

Имейте в виду! Для использования факсимиле на организационно-распорядительных документах предприятия его надо узаконить. Например, разработать внутреннее положение о порядке ведения делопроизводства на предприятии, в котором будет прописано право применять факсимиле на таких документах.

Что говорит судебная практика

Когда правоотношения между сторонами только возникают, никто не имеет претензий друг к другу. Но кто знает, что будет спустя некоторое время. Судебная практика содержит споры относительно признания договора незаключенным из-за его подписания с помощью факсимильного воспроизведения подписи (см. постановления ВХСУ от 19.05.10 г. по делу № 2/82-09, от 09.06.15 г. по делу № 920/1148/14, постановление Киевского апелляционного хозяйственного суда от 30.01.17 г. по делу № 911/750/16).

Судам в данном случае не важно, какие у сторон личные отношения, что предприятие имеет устоявшуюся привычку и проставляет на всех договорах факсимиле, что директор болел и не смог выехать в офис для подписания соглашения. Главное, что говорит законодательство: для применения факсимильного воспроизведения подписи при оформлении сделок, осуществлении других хозяйственных операций стороны должны прийти к взаимному согласию и зафиксировать его, в частности, в приложениях к договору или в специальном письменном соглашении, где отражаются образцы оригинальной (рукописной) и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон (ч. 3 ст. 207 ГК).

Итак, суды не позволяют отклоняться от установленного порядка.

Выводы

Для применения факсимиле при оформлении сделок, осуществлении других хозяйственных операций стороны должны прийти к взаимному согласию и зафиксировать его, в частности, путем заключения отдельного письменного соглашения с приведением образцов оригинальной (рукописной) и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон. Только при таких обстоятельствах использование факсимиле будет законным и не приведет к негативным последствиям.

Факсимиле — (от латинского «fac simile» — «делай подобное») — точное воспроизведение оригинала: рисунка, надписи, подписи, картины.
В в штемпельной области, изготовление факсимиле — это штамп (печать) с подписью, при этом подпись может быть в натуральную величину, а так же отличаться по желанию заказчика.
Факсимиле используют в основном, когда есть необходимость многократного заверения документов или требуется поставить подпись в отсутствии ответственного лица.

Факсимильная печать проставляется в основном на документах, не подразумевающих материальной ответственности

Для изготовления факсимиленеобходима просто выбранная подпись или документ.
Достаточно расписаться на листе бумаги, несколько раз и после выбрать наиболее удачный образец, потом определиться на какой корпус она будет крепиться , но перед этим замерьте линейкой размер вашей подписи и подберите себе необходимый размер (основные размеры автоматических штампов). Корпус для факсимиле можно посмотреть На практике, если планируете интенсивное использование факсимиле, то советуем остановить выбор на автоматический оснастке или флеш технологии.

Небольшой совет тем, кто часто использует факсимиле :
изготовить факсимиле не одно, а два-три отличающихся между собой, так как подпись в «живую» каждый раз чуть отличается друг от друга. Возможно изготовление по отсканированному документу, при этом файл сканирования должен быть в формате TIF (не менее 300 dpi). В натуральную величину.
Пожелания — что не надо делать!
— сканировать с разрешением выше 600dpi;
— изменять размеры изображения (в НАТУРАЛЬНУЮ величину, а не на весь экран );
— нельзя использовать факсимиле на векселях, доверенностях, договорах, платежных документах.

Выдержка из статьи 160 части второй Гражданского кодекса:
«Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.(в ред. Федерального закона от 06.04.2011 N 65-ФЗ)»

Во избежание недоразумений обычно в организации создается инструкция, в которой четко описаны следующие пункты:
1.Сотрудники, имеющие право использования и обеспечивающие сохранность факсимиле.
2.Перечень документов, на которых оно может проставляться.
3.образец оттиска факсимиле.

Как долго длится изготовление факсимиле?

Что такое ФАКСИМИЛЕ ?

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Ниже рассмотрим следующие вопросы:

• факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
• что это такое факсимильная печать
• действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
• валютный контракт использование факсимильной подписи
• возможно ли подписание договора факсимильной подписью
• доверенность на использование факсимиле образец
• если договор подписан факсимильной подписью
• законное использование факсимиле
• можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
• можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
• можно ли подписать договор факсимильной подписью
• можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
• положение об использовании факсимиле в организации образец
• разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
• факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
• факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
• факсимильные условия договора

Примечание: Если у вас остались вопросы — задайте их нашему юристу

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле, нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати организации. Законом этот способ не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

• «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
• «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
• «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

• специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
• двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

Образец пример приказа на использование факсимиле

к меню

Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации …

• доверенности;
• трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
• счет-фактураж
• векселя;
• документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание: Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

к меню

Вексель и факсимиле

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

к меню

Трудовой договор и факсимиле

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса: Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности.
Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Доверенность и факсимиле

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

* Правила применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях доступны для подписчиков электронного «ГБ»

Использование факсимиле при оформлении первичных учетных документов

Если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.

Например, требование подписи содержат:

– п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон).

Из Закона следует, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. К числу обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы, отнесены должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Как видим, Закон не предусматривает буквально возможность использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах;

– п. 4 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.

Этот пункт инструкции содержит обязанность при заполнении реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 указывать сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, в т.ч. их должности, фамилии, инициалы и личные подписи.

Поэтому в случаях, когда законодательство требует заверения (удостоверения) документа подписью, а также указывает на обязательность проставления личной подписи, на документе должна проставляться оригинальная подпись лица.

Соответственно замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением влечет нарушение порядка оформления первичного учетного документа |*|.

* Информация о порядке использования факсимиле в первичных учетных документах доступна для всех читателей GB.BY

Справочно: за данное нарушение контролирующие органы могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Так, нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Рекомендации эксперта

В судебной практике Республики Беларусь нет единого мнения о последствиях принятия к учету документов с факсимильным воспроизведением подписи.

С одной стороны, поскольку за достоверность содержания первичного учетного документа отвечают лица, подписавшиеэтот документ, факсимильный документ не может быть принят к бухгалтерскому учету, так как проставление факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не определяет лицо, фактически составившее документ и несущее ответственность за его правильность.

С другой стороны, нарушение порядка оформления первичного учетного документа не влечет автоматического аннулирования хозяйственной операции и доначисления налогов |*|.

* Информация о налоговых последствиях, в т.ч. при указании в ТТН факсимильной подписи, для организаций, работающих с лжеструктурами, доступна для всех читателей GB.BY

В связи с этим данное нарушение суд должен оценивать всесторонне в совокупности с другими доказательствами по делу с точки зрения объективности совершения самой хозяйственной операции.

Использование факсимиле при оформлении внутренних документов организации

Организация может использовать факсимильную подпись во внутреннем документообороте, но с ограничениями (см. таблицу).

Относительно заверения печатью организации факсимиле подписи руководителя организации необходимо отметить следующее.

Подпись и печать являются реквизитами, придающими документу юридическую силу. При этом подпись является обязательным удостоверяющим реквизитом документа, а печать – дополнительным (п. 18 Инструкции № 4).

Организации могут изготавливать и использовать 3 вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения, печать, указывающую на ее целевое назначение (часть третья п. 62 Инструкции № 4). Печати организаций, в свою очередь, подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет на основании законодательства РБ.

Важно! Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62 Инструкции № 4).

Мнение эксперта

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства РБ, например:

– в п. 3 ст. 12 Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Обращение юридических лиц должно содержать личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица;

– |*|;

* , доступен для всех читателей GB.BY

– п. 51 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Следовательно, можно сделать вывод, что при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле печать организации, в т.ч. гербовая, может использоваться для удостоверения такого рода документов.

Использование факсимильного воспроизведения подписи на документах, представляемых в хозяйственный суд

Организации нередко участвуют в различных судебных процессах (например, экономических) в качестве истца или ответчика.

Правомерность своих действий они должны доказать суду путем представления ему письменных доказательств. В качестве таких доказательств могут быть акты, договоры, справки, товарно-транспортныенакладные, деловая корреспонденция, общедоступная информация, записанная буквами либо выполненная в форме цифровой, графической записи, размещенная в Интернете, полученная в порядке, установленном законодательством, иные документы и материалы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в т.ч. выполненные в форме цифровой, графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в т.ч. с использованием Интернета, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных Хозяйственным процессуальным кодексом РБ (далее – ХПК), иными законодательными актами, договором к данному виду доказательств.

Документы, представляемые в хозяйственный суд в качестве подтверждения совершения юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов (ст. 84 ХПК).

Это означает, что:

– если в законодательстве предусмотрено требование о заверении (удостоверении) документа подписью или указано на обязательность проставления личной подписи, то на представляемом в хозяйственный суд документе должна быть проставлена оригинальная подпись лица;

– если на представляемом в качестве доказательства договоре стоит факсимильная подпись, то факт ее наличия должен быть письменно согласован сторонами договора (п. 1 ст. 159 и п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ).

Использование факсимиле в документах, представляемых банкам РБ

Рассмотрим возможность применения факсимиле в отношениях субъекта хозяйствования с обслуживающим банком.

Как правило, законодательство, регулирующее банковскую деятельность, требует присутствия на многих документах личной подписи клиента, например:

1) при открытии банковского счета.

Перечень документов, который необходим для открытия того или иного счета в банке, включает карточку с образцами подписей должностных лиц организации, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттиска печати;

2) проведении безналичных расчетов на основании платежных инструкций клиента, которые должны содержать подписи лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, удостоверенные оттиском печати владельца счета.

Платежные инструкции клиента, содержащие такие подписи, удостоверенные печатью, и по иным признакам соответствующие требованиям законодательства РБ, считаются подлинными (ст. 232, 233 Банковского кодекса РБ).

Справочно: форму и содержание платежных инструкций устанавливает Нацбанк. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, платежные ордера и другие документы |*|;

* Информация о новациях, произошедших в документообороте и заполнении банковских расчетных документов, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

3) осуществлении банковского перевода.

Банки обязаны проверять расчетные и иные документы на предмет их подлинности, оформления и порядка заполнения обязательных реквизитов в соответствии с требованиями Инструкции о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66 (далее – Инструкция № 66). Банки не вправе принимать от клиентов к исполнению (на инкассо) расчетные и иные документы в случаях:

– нарушения требований к их оформлению и порядку заполнения обязательных реквизитов, установленных Инструкцией № 66 и иными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок осуществления безналичных расчетов;

– несоответствия подписей плательщика, бенефициара (взыскателя) и оттиска печати на расчетном или ином документе заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати;

– отсутствия подписей либо печати (при ее наличии в заявленных в банк образцах подписей и оттиска печати) (п. 21 Инструкции № 66) |*|.

* Изменения, произошедшие с 22 января 2013 г.в Инструкции № 66, доступны для подписчиков электронного «ГБ»

Полагаем, что, поскольку проставление факсимиле на платежных инструкциях нельзя приравнять к наличию на этих документах подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, равно как использование факсимиле не позволяет осуществить процедуру проверки соответствия подписей заявленным образцам, банк не вправе принимать к исполнению платежные инструкции, оформленные таким образом. Следует отметить, что императивные нормы, касающиеся порядка оформления платежных документов, не могут быть изменены соглашением сторон.

Кроме того, некоторые постановления Нацбанка содержат прямой запрет на использование факсимильной подписи на документах, представляемых в Нацбанк. К ним относятся:

– Инструкция о порядке выдачи разрешений на продление сроков завершения внешнеторговых операций, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 22.04.2009 № 52;

– Инструкция о порядке выдачи разрешений на проведение валютных операций и на открытие счетов за пределами Республики Беларусь, а также представления в банк уведомлений при совершении валютных операций, связанных с движением капитала, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.01.2008 № 15.

27 августа 2019

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Наука юриспруденция пестрит сложными словечками, при произношении которых ломается язык.

Если в жизни вам уже приходилось сталкиваться с большим объёмом документации, то вы могли неоднократно слышать термин «факсимиле».

Что это такое? Где применяется? В этой статье вы не только познакомитесь с новым словом, но и узнаете, как в будущем избежать проблем, связанных с использованием факсимиле.

Факсимиле — это превращение оригинала в копию

Латинская фраза «fac simile», от которой в русском языке появилось новое слово, переводится так: «делай подобное».

Заниматься факсимилированием – значит, в точности воспроизводить оригинал, а факсимиле – это результат такого процесса, готовая копия.

В 90-е годы и начале нулевых, когда в большинстве семей не было принтеров, дети размножали одну и ту же раскраску много раз с помощью копировальной бумаги. А родители радовались экономии денег.

В древние времена для создания копий рисунков применялся метод литографирования. Сначала плоскую печатную форму обрабатывали специальной краской, а затем под сильным давлением переносили изображение на бумагу.

Факсимиле – это изготовление копий только графических элементов:

1. букв, цифр, слов, предложений и целых рукописей;
2. условных знаков: символов, меток, личных подписей;
3. рисунков и чертежей.

К факсимилированию, например, не относятся запись оригинального музыкального произведения на CD-диск или создание макета (уменьшенной копии) архитектурного сооружения.

А теперь справочная информация о произношении термина.

В слове факсИмиле ударение падает на второй слог.

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.

Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы

Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.

Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставить в договорах штампики вместо подписей.

Тогда вначале им придётся составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.

Иначе в случае конфликта суд не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.

Факсимиле нельзя заменять собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, которые влекут финансовые последствия:

1. платёжных поручениях;
2. банковских чеках;
3. счетах-фактурах (что это такое?);
4. товарных накладных;
5. актах приёмки работ;
6. налоговых декларациях.

При оформлении трудовых отношений и выдаче доверенности руководителю также придётся поставить личный автограф.

На практике выходит, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: приказов, циркуляров, наград (грамот, благодарностей).

И то нужно издать отдельный документ с возложением прав хранения и проставления оттиска на конкретное лицо.

Что такое факсимильная связь (факс)

Действующее законодательство разрешает заключать договор посредством обмена документами по факсимильной связи.

Что это значит? Во многих частных организациях и госучреждениях есть факс – это телефон с функцией отправки документов. Технологии не стоят на месте. Уже появились аппараты, которые передают копию не только на другой факс, но и в память ПК.

Факсимильная связь – это обмен графической информацией через телефонную линию.

Процесс делится на следующие этапы.

1. Оригинал (любой плоский объект с графикой) загружается в аппарат.
2. Факс считывает информацию, делит на блоки, сканирует, кодирует и отправляет.
3. Сигнал поступает на принимающий аппарат, который расшифровывает код и распечатывает копию.

По факсу возможна передача печатных текстов, рукописей, чертежей, рисунков. Дорогостоящие аппараты с высоким разрешением отлично воспроизводят фотографии.

Краткое резюме

Таким образом, факсимиле – это полезное изобретение человечества. Благодаря ему стало возможным распространение информации среди широкого круга людей, восстановление древних рукописей и рисунков.

Факсимильная печать упрощает работу занятым лицам: бизнесменам, руководителям госпредприятий и чиновникам. Однако перед её использованием желательно ознакомиться с законодательными ограничениями, чтобы в будущем не возникло проблем с налоговой и судом.

Автор статьи: Белоусова Наталья

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Использую для заработка