Положение о командировках

Содержание

Положение о командировках

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение работодателя оформляется обычно в виде приказа, образец которого мы приводили . А если запланированная командировка была отменена, то составляется новый приказ об отмене командировки.

Напомним, что не являются командировками служебные поездки работников, чья постоянна работа ведется в пути или имеет разъездной характер, а также направление работников на вахту (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 1.1 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). В то же время, Положение, утвержденное указанным Постановлением Правительства, не регламентирует досконально все вопросы, связанные с командировками, и оставляет разрешение некоторых их них на усмотрение работодателя. К примеру, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) не определяет единый порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками. Так, работодатель сам решает, в каком размере выплачивать работникам суточные при поездах по РФ и за границу. При этом он может предусматривать дифференцированный размер выплат для работников, занимающих различные должности (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1, п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Или, скажем, работодатель может закрепить единый порядок разрешения вопроса о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее.

Указанные и иные вопросы требуют уточнения со стороны работодателя и утверждения в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В качестве локального нормативного акта обычно разрабатывается Положение о служебных командировках.

Утверждаем Положение о командировках

Учитывая, что Положение о командировках не является обязательным документом, его структуру и содержание работодатель определяет самостоятельно. Примерную форму Положения о командировках (образец 2018) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Во многом такое Положение может дублировать аспекты, изложенные в Положении 749 о командировках, в 2018-ом году которое продолжает действовать (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Так, Положение о командировках может включать в себя, в частности, следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные командировки;
  • срок служебной командировки;
  • продление срока служебной командировки;
  • отзыв работника из служебной командировки;
  • гарантии работнику при направлении в служебную командировку;
  • размеры, порядок и срок возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками.

К примеру, в разделе «Общие положения» могут даваться понятие служебной командировки, приводиться термины, используемые в Положении, а также ограничения относительно направления в командировки отдельных категорий работников. А, скажем, в разделе «Порядок направления работников в служебные командировки» могут раскрываться порядок документооборота при направлении работников в командировку, и возвращении из нее, обязанности командируемых работников и лиц, ответственных за организацию служебных поездок работников.

Положение о командировках утверждается руководителем организации. Реквизиты приказа об утверждении Положения о командировках приводятся в таком Положении.

С утвержденным Положением о командировках, как с локальным нормативным актом работодателя, необходимо знакомить работников под роспись при их приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем образец Положения о командировках в 2018 году.

Пред. / След.

Согласно нормам ст. 8 Закона о бухгалтерском учете совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Учреждение самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не определен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами. Одним из объектов бухгалтерского учета являются командировочные расходы. Инструкция № 174н устанавливает правила отражения данных расходов в учете. По командировочным расходам вопросы, как правило, возникают в отношении:

  • документального подтверждения расходов (можно ли на основании туристической путевки принять расходы на проживание, нужен ли посадочный талон на самолет и т. д.);
  • оплаты расходов, если работник задержался в командировке;
  • нормы возмещения расходов.

Для того чтобы отрегулировать данные вопросы, рекомендуем прописать правила их решения в учетной политике учреждения.

Прежде чем привести пример Положения об учетной политике учреждения, напомним, что согласно п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Внесение изменений в учетную политику производится только в следующих случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

1) при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Ниже приведем примерную форму приложения к учетной политике, которая в учреждении устанавливает правила возмещения командировочных расходов.

Но прежде заметим, что в приложении приведены в том числе нормативные документы, которые применяются для учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и которые не распространяют свою юридическую силу на учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней бюджетной системы. В то же время учреждения, финансируемые из бюджетов субъектов РФ, муниципальных образований, вправе в своей учетной политике использовать данные актов, тогда их положения будут применимы в отношении учреждения. При этом должны соблюдаться следующие условия:

– нормы, изложенные в нормативных актах, разработанных для федеральных учреждений, устраивают учреждение субъекта РФ, муниципального образования;

– нормативные акты субъектов (муниципальных органов власти), регулирующие данные вопросы, отсутствуют.

Положение о служебных командировках

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования отношений, возникающих при предоставлении гарантий командируемым работникам: выплата суточных, возмещение расходов, связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранением заработной платы на время командировки работника и должности.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия предоставления командировочных расходов, являются:

  • Трудовой кодекс;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки).

1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.

1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.

1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:

  • на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
  • на начальника отдела кадров;
  • на главного бухгалтера.

2. Продолжительность командировок

2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).

2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

3. Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).

3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

5. Возмещение командировочных расходов

5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.

Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.

5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;

5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов.

При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.

Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.

5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.

5.5. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя возмещаются работнику по фактическим расходам. Осуществление дополнительных расходов с ведома работодателя означает, что письменного разрешения от работодателя не было получено, но интересы учреждения требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их.

Возмещение расходов на телефонные переговоры, которые работник ведет в период командировки, возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были связаны с решением производственных вопросов. Для этого вернувшийся из командировки работник должен приложить к авансовому отчету счета телефонной станции с расшифровкой (с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры), счета-фактуры, чеки ККТ об оплате, иные документы (договоры, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера. Производственная направленность таких переговоров должна быть подтверждена резолюцией непосредственного руководителя на составленной работником служебной записке.

5.6. Если командированный работник по окончании командировки по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы на наем ему не возмещаются, суточные за время остановки работника по собственному желанию в месте командирования не выплачиваются.

6. Обязанности, права и ответственность работника

6.1. Командируемый работник обязан:

  • сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
  • подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
  • после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
  • в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
  • находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
  • получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
  • сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
  • сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.

6.2. Работник имеет право:

  • досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
  • рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2018»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2018».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2018 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2018 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2018 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2018

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2018 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. .

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

  • «Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?»;
  • «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте в статье «Как учесть расходы, если гостиницу за границей работник оплачивает рублевой картой».

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Оставьте комментарий