Положение о поиске и отборе персонала

Куренина Светлана

The employees you hire can make or break your business (поговорка)

Основные определения:

Заказчик – лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель подразделения в которое осуществляется подбор).

Менеджер по подбору персонала – лицо, осуществляющее подбор персонала.

Заявка – форматизированная форма, в которой описываются критерии поиска.

В настоящее время подбор персонала является ключевой функцией определяющей эффективности компании в целом. Ведь ни для кого не секрет, что бизнес делают люди! Поэтому подбор перестал осуществляться как поиск людей для данной работы с учетом его профессионального уровня знаний, а как отбор кандидата наделенного таким личностными качествами, которые позволят ему быть наиболее эффективным.
В связи с ответственностью возложенной на подбор кандидата, возникает потребность в регламентации всей системы. И первым отправным камнем в данном случае является Положение о подборе.
Положение является регламентирующим документом, оно позволяет установить порядок подбора и отбора кандидатов. Урегулировать острые углы между заказчиком и менеджером по подбору персонала (чаще всего это сроки закрытия заявки). Определить и закрепить зоны ответственности.

При написании положения необходимо понимать, что этот документ на который в процессе работы мы будем ссылаться: именно поэтому оттого как мы его напишем , будет зависеть станет он нам помощником или злейшим врагом.

Существует общий порядок написания документов, в положении должно быть введение, общая часть и заключение.
Предлагаю рассмотреть следующий вариант написания «Положения о подборе», в своей практике вы можете его доработать под конкретные задачи. Итак, «Положение о подборе» может содержать следующие части:

Раздел

Общие положения

Цели, задачи, определение

Порядок подачи и утверждения заявки на подбор персонала

Сроки, стороны положения

Процедура и технология подбора персонала

Порядок отбора и предоставления кандидатов. Технологии, методы.

Сроки закрытия заявки на подбор

Сроки

Введение в должность и оформление трудовых отношений

Порядок оформления трудовых отношений

Ответственность сторон

Степень ответственности сторон в Положении.

Заключение

Приложение

Ниже приведено подробное описание содержания основных разделов Положения о подборе

1.Общие положения

В «общих положениях» дается определение «Положения о подборе персонала, регулируется порядок осуществления подбора и необходимые условия. Описываются цели задачи данного Положения.

Например:

1. Данное Положение о подборе персонала (далее — Положение) реализует корпоративную политику ООО «Ромашка» (далее – Компания) в отношении персонала и регламентирует порядок проведения процедуры подбора персонала.

2. Настоящее Положение определяет:

  • Процедуру подачи и утверждения заявки на подбор кандидата по вакансии;
  • Процедуру и технологию подбора персонала;
  • Сроки закрытия заявки на подбор кандидата по вакансии;
  • Введение в должность и оформление трудовых отношений.

3. Подбор персонала Компании осуществляется Отделом по работе с персоналом Департамента управления персонала (далее Отдел по работе с персоналом)

4. Подбор персонала осуществляется на основании штатного расписания на вакантные, вновь вводимые в структуру Компании должности или при замене увольняющегося увольняемого сотрудника.

5. Потребность в изменении штатного расписания и введения новых должностных единиц определяется руководителем структурного подразделения Компании (далее Заказчик) совместно с Директором по персоналу.

6. Новые штатные единицы вводятся на основании Приказа Генерального директора Компании.

Порядок подачи и утверждения заявки на подбор персонала

Во втором разделе описывается порядок подачи заявки на подбор. Настоятельно рекомендуется тщательно продумать форму заявки и во избежание спорных вопросов подбор осуществлять исключительно на основании заявки (напр. см. Приложение 1). Сроком принятие вакансии в работу, можно считать срок подачи заявки. Также в данном пункте стоит отметить порядок подачи заявки в предпраздничные дни, и порядок отмены заявки как со стороны лица подающего, так и со стороны сотрудника осуществляющего подбор.

В заявке на подбор указываются: должность на которую осуществляется подбор, требования предъявляемые к профессиональным и личностным компетенциям, а также уровень оплаты труда. Фактически это описание вакансии аналогично той, что менеджеры по подбору размещают на сайте.

Заявка является двусторонним гарантийным документом. Для руководителя подающего заявку – документ, в котором фиксируется требования к кандидату и дата подачи заявки, что немаловажно при срочности выполнения. Для менеджера по подбору персонала — критерий по которому осуществляется подбор, а так же гарантия, что требования к кандидату не будут изменяться в зависимости от настроения Заказчика. Стоит обратить внимание, что заявка должна быть подписана руководителем подразделения, в которое будет осуществляться подбор, если у него есть вышестоящее руководство, следует так же заверить заявку у него. Причина такой бюрократизации проста: очень часто заявка на подбор приносит линейный менеджер, не поставив в известность своего вышестоящего руководителя, а когда подбор осуществлен, выясняется, что человек не нужен. Часто также возникает ситуация, когда долго и неэффективное осуществляется подбор на вакансию, а когда начинается анализ проблемы не закрытия заявки, выясняется, что руководитель хочет совсем другого кандидата, нежели написано в заявке, и заявку вообще не он писал.

Процедура и технология подбора персонала

После описание сроков и порядка подачи заявки в работу дается описание процедуры подбора персонала. Описывается комплекс процедур отбора кандидатов на вакантное место структурного подразделения.

Например:

  • отбор резюме по формальным требованиям;
  • первичное собеседование по телефону;
  • приглашение на собеседование;
  • заполнение анкеты кандидата (в случае отсутствия развернутой формы резюме);
  • собеседование (проведение оценки в целях выявления соответствия кандидата предполагаемой должности, получение информации о профессиональных, личностных качествах, мотивах и целях кандидата);
  • организация собеседования с Заказчиком;
  • сбор информации о кандидате (проверка указанных кандидатом данных, проверка рекомендаций, в особых случаях рекомендации проверяются службой безопасности Компании);
  • решение о принятии в должность;
  • введение в должность.

Здесь же рекомендуется четко прописать порядок работы с кандидатами: порядок назначения на собеседование, количество предоставляемых финальных кандидатов (например: было предоставлено 6 финальных кандидатов удовлетворяющих требованиям заявки и ни один не был выбран — заявка подлежит пересмотру), сроки предоставления обратной связи от заказчика после рассмотрения резюме (кандидатов), порядок принятия решения о приеме на работу или отказе.

Сроки закрытия заявки на подбор

Основным камнем преткновения является срок подбора: с одной стороны заказчику кандидат нужен «еще вчера», с другой стороны на подбор требуется время. Для решения данного вопроса рекомендуется четко прописать сроки и порядок подбора. Данное условие позволит не только урегулировать спор между заказчиком и исполнителем, но и ввести своеобразную систему контроля за менеджерами осуществляющими подбор.

Пример описания данного раздела:

  • После получения Заявки менеджер по подбору персонала обязуется произвести подбор кандидатов в сроки, установленные настоящим Положением, в зависимости от категории подбираемого персонала для работы в Компании.
  • Для категории «управленческого персонала» Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 42 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала (сроки даны из расчета специфики бизнеса, уровня оплаты труда относительно других предложений и т.д.).
  • Для категории «специалисты» для работы в Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 20 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала.
  • Для категории «административно-обслуживающей персонала» Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 15 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала.
  • В случае, если Заявка на подбор кандидата не закрывается в срок, Менеджер по подбору персонала предоставляет Заказчику в течение 10 рабочих дней с момента истечения срока исполнения Заявки, анализ причины ее неисполнения.
  • В случае когда кандидат по поданной Заказчиком Заявке подобран, утвержден, и дал свое согласие на выход на работу, но кандидат не вышел на работу в установленный срок, срок исполнения Заявки на подбору кандидата начинает течь заново со дня наступления событий, указанных в настоящем пункте и исчисляется в соответствии с п. 1 – 4. настоящего Положения.

Введение в должность и оформление трудовых отношений

В пятом разделе рекомендую описать процедуру оформления трудовых отношений, пусть она послужит некой памяткой, в которой оговариваются условия об испытании работника, необходимые документы для оформления, внутренние нормы. Но если вы хорошо знакомы с данной процедурой этот раздел можно не включать.

Положение может содержать и другие разделы. Например, можно включить подраздел регулирующий адаптацию новых работников, а также порядок замещения вакантной позиции уже работающими сотрудниками.

В какой бы компании вы не работали необходимо помнить, что Положение разрабатывается для того, чтобы облегчить технологию подбора сотрудников. Участником данного процесса является не только служба персонала, но и руководители, в подразделение которого будут подбираться сотрудники. Для того, что бы в процессе работы не возникали споры из-за сроков и качества закрытия вакансий при написании Положения необходимо подключить как можно больше таких руководителей. Не секрет, что если мы принимает активное участие в написании регламентов, то и используем мы их охотнее.

И в заключении необходимо помнить, что основная ошибка, возникающая после написание любых регламентов — искажение его работы, а также невыполнение предписаний. Любое положение должно работать, а иначе возникает сомнения в его необходимости. Положение о подборе это инструмент, который позволит избежать многих ошибок, а также улучшит качество подбора персонала в компании в целом

Приложение 1

1. Область применения

1.1 В данной методике описаны процедуры отбора проб в различных условиях. Пробу необходимо измельчить и затем приготовить для анализа в соответствии с Методикой D 2013/D2013M. Однако в данной методике описаны и процедуры деления больших проб перед их последующим измельчением. Для отбора проб угля с помощью механических систем отбора см. Методику D 7430 по механическому отбору проб угля.

1.2 В данной методике описаны процедуры отбора проб угля общего и специального назначения (1) по размеру и условиям приготовления (например, механически очищенный уголь или уголь исходный) и (2) по характеристикам отбора проб.

1.3 Значения, указанные как в единицах СИ, так и в фунтах-дюймах, по отдельности считаются стандартными. Значения в каждой из систем могут не быть точными эквивалентами; поэтому каждую из систем следует использовать независимо от другой. Комбинирование значений из двух систем может привести к несоответствию данному стандарту.

1.4 Данный стандарт не претендует на полноту описания всех мер безопасности, если таковые имеются, связанных с его использованием. Вся ответственность за установление соответствующих правил техники безопасности и мер по охране здоровья, а также определение пределов применимости регламентов до начала использования данного стандарта лежит на пользователе стандарта

Успех деятельности организации во многом определяется уровнем квалификации ее сотрудников, степенью сплоченности команды, работающей на одну идею. Поэтому подбор персонала дело первостепенной важности для любой фирмы, будь то завод-гигант или частная парикмахерская.

Обращение в рекрутинговую компанию (которых в последнее время в городе становится всё больше и больше) не дает желаемого эффекта. Фирма платит за каждого подобранного сотрудника большие деньги, а через некоторое время выясняется, что он не подходит по целому ряду параметров: не способен гармонично вписаться в коллектив или реальные его возможности совершенно не соответствуют заявленным и т.п. Конечно, это совершенно не значит, что следует полностью отказаться от услуг рекрутинговых компаний, тем более что солидные компании дают гарантии на подобранный персонал, но безусловно, фирма (точнее её кадровики) должна сама знать методы отбора персонала, уметь применять их на практике, привлекать к этой работе психолога и т. д. Теперь рассмотрим подробнее возможные варианты подбора сотрудников для организации.

Самыми популярными источниками привлечения персонала на вакантные должности являются сотрудники собственного предприятия и специалисты, самостоятельно ищущие работу. Эти источники используют большинство компаний. Такой вариант найма имеет ряд преимуществ по сравнению с иными: так работник нашего предприятия нам уже хорошо известен, о нём можно судить по его вкладу в дела фирмы. Продвижение по службе этого работника есть стимул для остальных сотрудников. Следующий метод поиска работников — это обращение в государственную службу занятости. Таким образом, зачастую выгодно подбирать сотрудников рабочих специальностей, со средне специальным образованием. Следующий вариант подбора сотрудников — поиск среди выпускников высших учебных заведений (подробнее об этом чуть позже), а также рекомендации друзей и знакомых, использование базы данных. Наиболее редко используемыми методами набора являются размещение объявлений о вакансиях на радио и телевидении и самостоятельный поиск кандидатов по объявлениям в СМИ. А также в последнее время широкое распространение приобрел поиск сотрудников по Интернету.

Методы отбора персонала, используемые украинскими предприятиями, разнятся в зависимости от того, к какой «волне» принадлежит оное. Если речь идёт о предприятиях старого образца — большинство (но не все!) государственных предприятий, часть «номинальных» акционерных обществ, то для отбора персонала используются преимущественно стандартные варианты. Наибольшее значение уделяется формальным подтверждениям квалификации и опыта работы кандидатов, которые компании черпают из трудовых книжек, дипломов и свидетельств о полученном образовании, анализа автобиографий.

Большинство компаний при отборе используют различные виды собеседований. Всё, на этом у данной группы компаний фантазия заканчивается и такой ценный фактор производства как трудовой ресурс очень часто оказывается совсем не того уровня, как хотелось бы руководству. Другое дело, компании — поколения «next». Частные компании при самостоятельном отборе персонала используют не только стандартные методы, но стараются внедрять и новаторские идеи: компьютерное тестирование с оценкой результатов профессиональным психологом, решение кандидатом реальных практических задач в сфере его будущей работы, оценка творческой или креативной составляющей кандидата с помощью нестандартных заданий (например, даётся задание за ограниченный промежуток времени — обычно 10 минут — придумать максимальное число вариантов использования какого-либо предмета: кирпич, пустая бутылка), оценка способностей кандидата к учёбе, оценка способности работы в команде, поведения в экстремальных ситуациях и т. д.

Открытый рекрутинг представляет собой один из новейших инструментов кадровой политики компаний. Уникальная методика подбора персонала с использованием видеоинтервью и деловых игр применима в основном кадровыми агентствами для организации наиболее быстрого и максимально полного поиска запрашиваемого кандидата.

Перейти на страницу: 1 2 3 4

Если при проведении собеседования оценка профессиональных качеств у большинства менеджеров по персоналу не возникает особых проблем, то чтобы оценить личные деловые качества приходится приложить не мало усилий и зачастую результаты не всегда будут достаточно объективными. Поэтому, чтобы максимально точно оценить личные качества человека многие hr- менеджеры используют психологические тесты. Нужно придерживаться двух условий, чтобы получить максимальный эффект: тест должен быть подобран для оценки тех качеств, которые необходимы для работы именно в вашей компании и он должен максимально исключать возможность социально желаемых ответов.

1. Тест КОТ.

Используется для оценки интеллектуальных способностей (анализ, гибкость и скорость мышления) и адаптационной способности кандидата. Испытуемому предлагаются 50 закрытых вопросов для ответа них кандидату отводится 15 минут. Посоветуйте ему не тратить много времени на долгое обдумывание одного вопроса, если останется время, он сможет к нему вернуться. Кандидату выдается лист с заданиями, после окончания времени проводится оценка результатов. Чем больше правильных ответов, тем выше уровень умственных способностей, тем быстрее кандидат сможет адаптироваться к условиям данной должности. Плюсы: тест КОТ проверен временем, не требует больших временных и материальных затрат. Минусы: низкий результат по данному тесту нужно перепроверять другими методами, поскольку он может быть связан с неправильным пониманием инструкции или же с несоблюдением условий тестирования.

2. Тест на определение мотивации к успеху.

Его можно использовать и при подборе менеджеров по продажам, маркетологов, торговых агентов и других специалистов, вид деятельности которых, направлен на конкретный результат. Кандидату предлагаются 41 закрытый вопрос, ему нужно выбрать один из ответов да или нет. Вопросы можно найти по ссылке: http://www.all-tests.ru/test/test-na-opredelenie-stepeni-motivacii-k-uspehu. Плюсы: данная методика может быть автоматизирована и проводится в режиме онлайн, что позволит сэкономить время при собеседовании. Минусы: есть вопросы, которые предполагают социально желаемые ответы и это может повлиять на результат. Предупредите кандидата, что ему следует быть честным, если он хочет получить объективную оценку.

3. Тест Потемкиной.

Данный опросник позволяет оценить кандидата по 4 основным параметрам его деятельности: процесс — результат, свобода — власть. Тест будет полезен при подборе практически всех специалистов, поскольку каждая должность подразумевает деятельность или на результат (менеджер по продажам, подборе персонала, разработчик и т.д.) или же на процесс (секретарь, оператор компьютерного набора, бухгалтер). Оцениваемому предлагаются бланки с 2 блоками по 40 вопросов. Можно использовать по отдельности каждый блок, если вас не интересует какая-то пара компетенций. При интерпретации результатов очень целесообразно построить графическую шкалу, которая покажет, в сторону результата или процесса больше ориентирован кандидат. Плюсы: при данном способе тестирования очень низкая степень вероятности угадать правильные ответы, поэтому вы получите максимально объективный результат при минимальных материальных затратах. Минусы: тест не предполагает ограничения во времени, поэтому заполнение результатов может затянуться. При построении графической шкалы придется вспомнить школьный курс алгебры, но такая интерпретация результатов будет более наглядна.

4. Тест Мюстенберга на внимательность.

Этот тест на собеседовании можно предлагать при подборе бухгалтеров, программистов, секретарей и многих других специалистов, работа которых связана с концентрацией внимания и наличием отвлекающих факторов. Перед началом тестирования дается следующая инструкция: перед вами есть набор букв, в котором есть слова, вы должны как можно быстрее просмотреть буквы, найти и подчеркнуть слова. Для выполнение этого задания вам дается 2 минуты. Например, какое слово вы видите в наборе этих букв? «рюклбюсрадостьуфркнп» (правильный ответ — слово «радость»)Затем оцениваемому выдается тестовый материал:
При оценке результатов нужно учитывать количество найденных слов и количество допущенных ошибок. Ошибкой считается пропущенное слово и неправильно выделенное.
Плюсы: тест не нуждается в большом количестве времени, подготовки и материалов.
Недостатки: иногда при собеседовании человек может испытывать настолько высокий уровень стресса, что полностью растеряться и быть невнимательным именно по этой причине. Во избежание этого – создайте позитивную атмосферу на собеседовании, чтобы кандидат почувствовал себя максимально комфортно.

5. Психогеометрический тест.

Данный тест на собеседовании используется для того, чтобы определить индивидуальные особенности поведения и личностные отличительные черты кандидата. Может использоваться для подбора кандидатов на любую должность в зависимости от того, какую компетенцию нужно оценить. Проводится на протяжении 2-3 минут. Интервьюер предлагает расположить геометрические фигуры (треугольник, квадрат, круг, зигзаг, прямоугольник) в порядке их значимости для кандидата.
Интерпретация результатов. Квадрат – пунктуальность, организованность, более развита письменная речь, соблюдение правил (секретарь, бухгалтер, инженер)
Треугольник – стремление к власти, трудоспособность, решительность, уверенность в себе (руководители любого звена)
Круг – уравновешенность, внешняя референция, коммуникабельность, эмпатия (менеджер по персоналу, психолог, менеджер по обучению персонала, менеджер по работе с клиентами)
Прямоугольник в начале свидетельствует о том, что перед вами человек в некоторой степени неопределенный, но смелый и позитивно относящийся ко всему новому. Он избегает конфликтов, быстро заводит новых друзей, склонен зеркально отражать поведение других людей (менеджер по продажам)
Зигзаг. Креативность, жажда знаний, жажда изменений, великолепная интуиция (дизайнер, художник-оформитель).
Плюсы: данный тест не отнимет у вам много времени и он не сложный в интерпретации. Даже если человек уже выполнял его, то он не может знать наверняка, какой именно психотип интересует вашу компанию и если он попытается обмануть, то только подставит себя.
Недостатки: на результат теста может влиять жизненная ситуация, в которой оказался человек и из-за этого его поведение может деформироваться в ту или иную сторону. Поэтому, если вы сомневаетесь, то можете перепроверить этот тест еще одним или же вопросами во время собеседования.

6. Тест на честность.

После окончания собеседования в одной крупнейшей мировой корпорации менеджеры по подбору персонала просят оценить их как интервьюера по десятибалльной шкале. Цель данного теста заключается в проверке кандидата на смелость и честность. Как оценить ответ: то, что ответит соискатель покажет насколько он честен и смел. Если будет ставить десятку – однозначно перед вами льстец, объективно выскажет свое мнение – перед вами человек честный и смелый.

7. Методика Рокича для оценки ценностных ориентаций.

Оцениваемому даются 18 карточек с различными понятиями, он размещает их в соответствии с собственными приоритетами. Интерпретация результатов. При анализе иерархии ценностей нужно обратить внимание на их группировку в определенные блоки по разным тематикам. Например: какие ценности отнесены к конкретным, а какие к абстрактным, какие из ценностей важны для человека в профессиональной сфере, а какие — в личной и т.д. При этом важно уловить индивидуальную особенность и закономерность. Если таковая не обнаружилась – это свидетельствует о том, что у человека не сформировалась система ценностей или же он отвечал неискренно.
Плюсы: данная методика универсальна, удобна и экономична, как с точки зрения проведения, так и обработки результатов.
Недостатки: ответы, которые дает человек могут быть социально желаемыми, неискренними. Поэтому при подведении результатов следует сопоставить результаты этого теста с ответами на вопросы во время собеседования в целом. Если не найдете подтверждений первым, можно смело говорить о нежелании кандидата быть искренним.

8. Любимый цвет.

Будет полезен для оценки менеджеров по продажам. Кандидат будет эффективным продавцом, если выберет красный и желтый цвета на первом месте. Для проведения этого теста необходимо 8 карточек с разными цветами. Предложите кандидату разложить их в порядке от самого приятного до вызывающего отвращение.
Кроме этого нужно знать, что первые 2 карточки демонстрируют то, к чему стремится человек сейчас, 3 и 4 – то, как у него идут дела сейчас, 5 и 6 – эти факторы сейчас не имеют для него значения, 7 и 8 –вызывают в нем антипатию и подавленность.
Плюсы: данный тест работает на уровне подсознания и дать социально желаемый ответ крайне трудно. Недостатки: если человек знает, ка трактуется данный тест он сможет подтасовать результаты. Целесообразно проводить психогеометрический и тест «Любимый цвет» как дополняющие друг друга.
Как видим все описанные тесты на собеседовании имеют свои преимущества и минусы, для того, чтобы получить максимально достоверный результат, нужно обязательно перепроверять полученные результаты другими, если они совпадают по большей своей части, то это говорит о правдивости кандидата.

Оставьте комментарий