Положение о служебном автотранспорте

Разработка правил пользования служебным автомобилем

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.

Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Структура правил

1 Общие положения Указываются назначение документа
и цели его разработки
2 Принадлежность транспортных средств Определяется порядок
приобретения автомобилей
3 Страхование Определяется порядок страхования
автомобилей
4 Условия предоставления автомобилей
работникам
Указываются категории
работников, которым компания
предоставляет в пользование
автомобиль, марки автомобилей
для указанных категорий
работников
5 Эксплуатация автомобилей Указывается порядок
предоставления технического
обслуживания
6 Дорожно-транспортные происшествия Указываются требования к
работникам в случае ДТП или
повреждения автомобиля
7 Порядок осуществления расходов Указывается перечень расходов,
компенсируемых компанией, а
также расходы, которые компания
не компенсирует
8 Отчетность Указываются формы отчетности,
которые представляются в
финансовый отдел в связи с
использованием служебного
автомобиля
9 Замена автомобиля Определяется порядок замены
служебных автомобилей

Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «ЗВЕЗДА»
Иванов
——- П.С. Иванов
01 ноября 11
«—» —— 20— г.

Правила использования служебных автотранспортных средств работниками ООО «ЗВЕЗДА»

  1. Общие положения.

1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО «ЗВЕЗДА» (далее — компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.

1.2. Далее в Правилах термин «пользователь» употребляется для обозначения работника, которому компания предоставила автотранспортное средство для выполнения служебных обязанностей.

1.3. Правила обязательны к соблюдению всеми пользователями.

  1. Собственность и регистрация.

Автотранспортные средства компании являются собственностью компании и зарегистрированы на имя компании.

  1. Страхование.

Транспортные средства компании застрахованы в соответствии с действующим Законом об ОСАГО. Компания обеспечивает страхование зарегистрированных на ее имя автотранспортных средств по программе каско.

  1. Условия предоставления автотранспортных средств компании.

4.1. Автотранспортные средства предоставляются работникам, работа которых носит разъездной характер, а также в случае служебных поездок работников.

4.2. Право пользования автотранспортным средством, принадлежащим компании, предоставляется на основании доверенности.

4.3. Для исполнения служебных обязанностей работнику предоставляется автотранспортное средство в соответствии с занимаемой должностью.

N Категория персонала Модель автомобиля
1 Менеджеры первого звена NISSAN QASHQAI
2 Менеджеры по продажам, специалисты отдела
обслуживания клиентов
NISSAN TEANA

4.4. На основании решения генерального директора одним автотранспортным средством могут пользоваться несколько работников. Очередность использования автотранспортного средства несколькими пользователями и порядок передачи ключей и регистрационных документов на автотранспортное средство определяются отделом персонала.

4.5. В случае производственной необходимости работник, за которым закреплено автотранспортное средство, обязан предоставлять его в пользование другим работникам компании.

  1. Обслуживание и эксплуатация автотранспортных средств.

5.1. Содержание автотранспортных средств.

5.1.1. Компания несет все необходимые экономически обоснованные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

5.1.2. Автотранспортные средства ООО «ЗВЕЗДА» требуют бережного отношения и тщательного ухода, так как техническое состояние и внешний вид автотранспортных средств формируют представление об имидже компании.

5.1.3. Пользователи должны следить за тем, чтобы доверенное им служебное автотранспортное средство находилось в чистом состоянии как снаружи, так и изнутри.

5.1.4. Ответственность за состояние салона и багажного отсека служебного автотранспортного средства целиком лежит на пользователе, эксплуатирующем его.

5.2. Документация.

5.2.1. Для получения автомобиля необходимо представить водительское удостоверение.

5.2.2. Компания предоставляет пользователю следующие документы:

  • талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД;
  • свидетельство о регистрации автотранспортного средства;
  • доверенность на право управления автотранспортным средством;
  • страховой полис ОСАГО.

5.3. Техническая эксплуатация, обслуживание и ремонт.

5.3.1. Пользователь обязан соблюдать требования инструкции по эксплуатации автотранспортного средства и рекомендации по техническому обслуживанию завода-изготовителя.

5.3.2. Периодичность технического обслуживания (ТО) устанавливается на основании рекомендаций завода-изготовителя и сервисных книжек для каждого автомобиля индивидуально. Техническое обслуживание проводится в специализированных сервисных центрах, перечень которых определяется руководством компании.

5.3.3. Пользователи должны предоставлять автомашины для проведения ТО в сроки, указанные в сервисной книжке.

5.3.4. Для проведения работ по техническому обслуживанию необходимо придерживаться следующего порядка.

5.3.4.1. Офис-менеджер согласовывает со специализированным сервисным центром время проведения работ по техническому обслуживанию, а пользователь обеспечивает транспортировку автотранспортного средства в специализированный сервисный центр к согласованному сроку.

5.3.4.2. Порядок проведения работ по ремонту автотранспортных средств аналогичен порядку работ по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.

  1. Дорожно-транспортные происшествия.

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

6.2. Обо всех случаях повреждения автотранспортного средства в результате ДТП или противоправных действий третьих лиц пользователь должен незамедлительно сообщить непосредственному руководителю.

  1. Обеспечение безопасности и ответственность пользователя.

7.1. Если угон автотранспортного средства состоялся, необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции и непосредственному руководителю.

7.2. Компания не компенсирует стоимость ценных вещей и денежных средств, утраченных по вине пользователя.

7.3. Категорически запрещается управление транспортным средством в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

  1. Порядок осуществления расходов на автотранспортные средства.

8.1. Компенсируемые расходы пользователей.

8.1.1. Для расчетов за бензин используются топливные карты, действительные к оплате на АЗС. Топливная карта выдается только пользователям автотранспортных средств компании. Запрещается заправка автомобилей в выходные и праздничные дни. Лимит топлива устанавливается приказом по организации.

8.1.2. Компания компенсирует расходы, связанные с парковкой на специальных местах у аэропортов и вокзалов, если работник находился в командировке (в соответствии с положением о служебных командировках).

8.1.3. Мойка автотранспортных средств за счет компании может производиться не более двух раз в месяц (компенсации подлежат не более 400 руб. за каждую мойку автомобиля).

8.2. Некомпенсируемые расходы.

8.2.1. Компания не компенсирует расходы пользователей, связанные с нарушением Правил дорожного движения (штрафы).

8.2.2. Компания не компенсирует расходы, не подтвержденные документами соответствующей формы.

8.2.3. Компания не оплачивает расходы, связанные с использованием автотранспортного средства в личных целях.

  1. Отчеты.

9.1. Отчеты по расходованию топлива: путевые листы, представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

9.2. Авансовые отчеты представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

  1. Порядок замены автотранспортных средств компании.

10.1. Замена автотранспортных средств компании осуществляется с периодичностью не чаще 1 (одного) раза в три года.

Г.Погодина

Директор по персоналу

ООО «Юнилин»

Роль человека в современном бизнесе. Человек — это цель или средство?

Как менеджеру по персоналу организовать работу над проектом?

Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Общества с ограниченной ответственностью

«Дядя Лёня» ( Лёня»)

«___» июля 2015 года

м. п.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА РАБОТНИКАМИ ЛЁНЯ»

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ № ____

Лёня», принят в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

город Москва 2015 год

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня» (далее по тексту – Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту также — автомобиль или служебный автомобиль).

Положение определяет права и обязанности Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее – Общество) и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих Обществу.

2. Предоставляемый работнику Общества автомобиль является собственностью Общества.

3. Автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Обществе по трудовому договору, и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

В трудовом договоре и должностной инструкции работника, эксплуатирующего служебный автомобиль без водителя, должно быть указано, что исполнение возложенной на него трудовой функции предусматривает исполнение обязанностей с использованием автомобиля.

На работников, эксплуатирующих служебный автомобиль без водителя, не возлагается трудовая функция водителя.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

БЕЗ ВОДИТЕЛЯ

1. Общим условием допуска работника Общества к управлению автомобилем без водителя является наличие у работника:

— водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

— стажа вождения автомобиля не менее одного года;

— действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Общества к управлению служебным автомобилем без водителя оформляется приказом Генерального директора Общества.

Данным приказом работник, имеющий право управлять служебным автомобилем без водителя, назначается ответственным за эксплуатацию служебного автомобиля.

3. Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику управление автомобилем без водителя, работник должен предоставить в отдел кадров Общества пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Общества.

4. После издания приказа, разрешающего работникам Общества управление служебным автомобилем, на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Общества.

5. В период эксплуатации служебного автомобиля работнику должен выдаваться путевой лист. Форма путевого листа утверждается приказом Генерального директора.

6. Общество вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные приказом Генерального директора к эксплуатации служебного автомобиля, обязаны:

— знать и исполнять требования настоящего Положения, должностной инструкции и инструкции по охране труда работников, допущенных к эксплуатации служебных автомобилей;

— выезжать на линию только при наличии путевого листа;

— перед началом работы в обязательном порядке проходить предрейсовый медицинский осмотр, отметка о результатах которого должна быть проставлена в путевом листе;

— строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

— использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

— соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

— в обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

— обеспечить сохранность документов и ключей на переданный автомобиль, в том числе не допускать случаев их оставления в салоне автомобиля;

— следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

— своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

— содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

— не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Общества;

— не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

— своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Общества об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

— контролировать своевременное переоформление или пролонгацию договора обязательного страхования ответственности владельцев транспортных средств на автомобиль, а также, в случае необходимости, договора добровольного страхования (договора КАСКО);

— контролировать своевременное переоформление договора со специализированной организацией на выполнение работ по выпуску автомобиля на линию;

— сопровождая документы и грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим сохранности, конфиденциальности и хранения их при транспортировке;

— не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

— категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля в личных целях без разрешения руководства;

— не допускать внесения каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию служебного автомобиля.

2. В случае если предоставленный работнику служебный автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник обязан строго соблюдать установленный в Обществе порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.

4. Работник, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации служебного автомобиля работникам категорически запрещается осуществлять:

— перевозку пассажиров, не являющихся работниками или гостями Общества;

— транспортировку документов, материалов и иного груза, не принадлежащих Обществу;

— буксировку транспортных средств, не принадлежащих Обществу.

Статья 4. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Общество осуществляет следующие расходы:

— проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

— безналичная оплата бензина;

— оплата мойки автомобиля;

— оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

— оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Общества;

— безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

— приобретение Обществом запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Общество производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Обществе. Документы, подтверждающие расходы работника Общества на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Генерального директора Общества.

3. В целях планомерного и целевого использования средств, Общество устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей служебных автомобилей:

аккумуляторные батареи — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

диски колесные — каждые 30.000 км пробега с начала эксплуатации;

шины автомобильные (летние) — каждые 30.000 км пробега с момента начала эксплуатации;

шины автомобильные (зимние) — каждые 20.000 км пробега автомобиля, но не менее 1 (одного) года с момента ввода в эксплуатацию;

щетки стеклоочистителя (в сборе) — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

аптечки автомобильные первой медицинской помощи — 1 раз в год;

огнетушители автомобильные — по истечении срока годности.

4. Общество не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Общества. Общество не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 5. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Обществу, должны быть застрахованы в соответствии с Федеральным законом от 25 апреля 2004 года №40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее – Закон №40-ФЗ), а также дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: «угон (кража)», «ущерб» и «гражданская ответственность».

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении служебного автомобиля, эксплуатирующий его работник лично обязан:

а) в случае угона (кражи) автомобиля:

— незамедлительно сообщить в органы МВД по месту угона (кражи) автомобиля;

— незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Общества;

— получить в органах МВД установленного образца справку о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля;

б) В случае причинения ущерба автомобилю или наступления гражданской ответственности:

— при дорожно-транспортном происшествии работник, находившийся за рулем служебного автомобиля, обязан незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя страховой компании и сотрудника ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия, а также выполнить другие обязанности в соответствии с Законом №40-ФЗ;

— незамедлительно поставить в известность руководство Общества и обслуживающего Общество страхового агента;

— получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

— умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

— угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

— управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

— управления автомобилем лицом, не имеющим путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

— использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

— перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

— использования автомобиля для неслужебных целей;

— непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

— нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положение РАЗРАБОТАЛ:

Ведущий юрист

Лёня» ____________ ____________

Оставьте комментарий