Помещение архива требования

1. Общие положения

1.1. Документы учреждения, организации, предприятия муниципальной формы собственности, расположенные на территории г. Перми, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермской области, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянному хранению в МУ «Архив города Перми».

До передачи на постоянное муниципальное хранение эти документы хранятся временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством России, в учреждении, организации, предприятии (далее – учреждении).

1.2. Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермской области, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями, устанавливаемыми ст. 21 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Пермской области должностные лица учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Пермской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается архив.

Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

Архив учреждения может быть создан как самостоятельное подразделение или в структуре службы документационного обеспечения управления учреждения. За состояние архива ответственность несет заведующий архивом или его функции возлагаются на лицо, отвечающее за ведение архива. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель учреждения или его заместитель.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет МУ «Архив города Перми».

1.4. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ и Пермской области, законодательными актами по архивному делу и документационному обеспечению управления, распоряжениями и приказами вышестоящих организаций, руководителя учреждения, настоящим Положением.

1.5. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается МУ «Архив города Перми» и утверждается руководителем учреждения.

1.6. При смене должностного лица, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, инвентаря и оборудования производится по акту, согласованному с МУ «Архив города Перми».

2. Состав документов архива

В архив учреждения поступают:

2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников;

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данному учреждению;

2.4. Личные фонды руководящих работников учреждения;

2.5. Документы, содержащие научно-техническую документацию;

2.6. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, информационные и другие издания;

2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи архива

Задачами архива являются:

3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.2. Учет, обеспечение сохранности документов;

3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

3.4. Использование документов, хранящихся в архиве;

3.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения в соответствии с требованиями ГОСТов и «Основных правил работы архивов организаций»;

3.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Пермской области на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством России.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. Ведение списков структурных подразделений – источников комплектования архива;

4.2. Прием не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, документов структурных подразделений учреждения в упорядоченном состоянии;

4.3. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4.4. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4.5. Организация использования документов:

-информирование руководства и сотрудников учреждения о составе и содержании документов архива;

-выдача в установленном порядке дел и документов или копий документов в целях служебного и научного использования;

-исполнение запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера;

-ведение учета и анализа использования документов;

4.6. Проведение экспертизы ценности документов архива и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в МУ «Архив города Перми»;

4.7. Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях учреждения;

4.8. Организация работы по составлению номенклатуры дел учреждения;

4.9. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

4.10. Участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

4.11. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления;

4.12. Своевременное представление в МУ «Архив города Перми» сведений о составе и объеме документов учреждения по установленной форме;

4.13. Подготовка и передача документов Архивного фонда Пермской области на муниципальное хранение в МУ «Архив города Перми».

5. Права архива

Архив имеет право:

5.1. Требовать от структурных подразделений учреждения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

5.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях – источниках комплектования архива;

5.3. Запрашивать от структурных подразделений необходимые для качественной работы архива сведения.

6. Ответственность архива

Архив совместно с руководителем учреждения несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов;

6.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ее ликвидации или реорганизации;

6.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 29.08.2005 г. № 11

Введение

Архивы — те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов — этакие «архивные гулаги». Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

  1. Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

  1. Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.

  2. Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.

  3. Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.

  4. Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.

  5. Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.

  6. В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.

  7. В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.

  8. Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.

  9. Каждому архивному фонду присваивается название и номер.

  10. При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

    1. Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.

    2. Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.

    3. Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.

    4. Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

  1. Творческие документы;

  2. Письма фондообразователя;

  3. Письма фондообразователю;

  4. Документы к биографии фондообразователя;

  5. Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;

  6. Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;

  7. Коллекции.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

  1. Организации – даты образования и ликвидации.

  2. Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.

  3. Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

  4. Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

  1. Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

  1. архивохранилища;

  2. рабочие помещения работников архива;

  3. помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

  4. помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

  5. помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

  6. помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

  7. помещения для хранения учетных документов;

  8. комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)

  9. научно-справочная библиотека;

  10. методический кабинет;

  11. выставочный зал.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Заключение

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

Литература

Основные задачи

1.Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования документов архивных фондов на основе единых принципов, установленных законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

2.Анализ состояния архивного дела в муниципальном образовании городской округ город Выкса.

3. Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства.

Основные функции

1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления городского округа город Выкса, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность на законном основании.

2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Нижегородской области, иных муниципальных образований.

3. Обеспечение комплектования (формирования) и учета документов архивного фонда Нижегородской области, находящихся на хранение в Секторе (архиве), представление в Комитет по делам архивов Нижегородской области в установленном порядке необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов архивного фонда Нижегородской области.

4. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, в т.ч. обеспечения их физической сохранности и обеспечения охранного и противопожарного режимов.

5. Обеспечивает хранение следующих документов:

— архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

— архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации городского округа по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;

— архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

— документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), осуществлявших свою деятельность на территории городского округа город Выкса (Выксунского муниципального района);

— печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

— учетных документов, архивных справочников, в т.ч. в электронном и цифровом формате, и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

6. Комплектование архивного фонда документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа город Выкса, в т.ч.:

— составление списков организаций – источников комплектования Сектора (архива), утверждаемых постановлением главы администрации городского округа и согласовываемых с Комитетом по делам архивов Нижегородской области; систематическая работа по их уточнению;

— отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Сектор (архив);

— проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Секторе (архиве).

7. Осуществление организационно-методического руководства по организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления городского округа город Выкса, муниципальных, учреждений, предприятий и содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве включая:

— проведение проверок состояния делопроизводства и хранения документов в организациях-источниках комплектования;

— ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования, находящихся на территории городского округа;

— рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, учреждений, предприятий, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования Сектора (архива);

— рассмотрение и представление в Комитет по делам архивов Нижегородской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

— рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Сектор (архив) в порядке, установленном Комитетом по делам архивов Нижегородской области;

— изучение и обобщение практики работы архивов организаций, учреждений, предприятий и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

— оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

— разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, учреждений, предприятий, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

8. Информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа город Выкса, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

— информирование органов местного самоуправления городского округа город Выкса, иных организаций городского округа о составе и содержании документов, хранящихся в Секторе (архиве) по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

— организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам;

— исполнение социально-правовых, имущественных и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

— создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Сектора (архива), автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

9. Реализация отдельных государственных полномочий администрации городского округа в сфере архивного дела при наделении ее органом государственной власти Нижегородской области полномочиями в установленном порядке.

10. Составление годовых, перспективных планов работы в области архивного дела.

11. Осуществление иных функций в области архивного дела.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15.01.2015 № 118 20.01.2015 23:11

Российская Федерация

Новгородская область

АДМИНИСТРАЦИЯ СОЛЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15.01.2015 № 118

г. Сольцы

Об утверждении административного регламента исполнения

муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

В соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных (государственных) функций, утвержденным постановлением Администрации муниципального района от 23.01.2012 № 87, Администрация Солецкого муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

2. Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании – бюллетень «Солецкий вестник» и разместить на официальном сайте Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации

муниципального района

от 15.01.2015 № 118

Административный регламент

исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции

Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию

1.2.1. Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел Администрации Солецкого муниципального района (далее — архивный отдел).

Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляет заведующий архивным отделом.

1.2.2. В процессе исполнения муниципальной функции заведующий архивным отделом взаимодействует с:

— организациями — источниками комплектования архивного отдела;

— организациями, находящимися в стадии ликвидации (банкротства);

— гражданами, передающими документы личного происхождения в муниципальную собственность;

— архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

— приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

— Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

— Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федерального архивного агентства, Москва, 2007 год;

— приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года № 176 «Об утверждении примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»;

— областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области».

1.4. Описание результата исполнения муниципальной функции

Результатом исполнения муниципальной функции является комплектование (формирование) муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела:

Место нахождения архивного отдела: здание Администрации Солецкого муниципального района, каб. 7, почтовый адрес: 175040, Новгородская область, г. Сольцы, пл. Победы, д. 3.

График работы архивного отдела:

Понедельник

8.00 – 17.00

Перерыв на обед: 13.00 – 14.00

Вторник

8.00 – 17.00

Среда

8.00 – 17.00

Четверг

8.00 – 17.00

Пятница

8.00 – 17.00

Суббота

выходной день

Воскресенье

выходной день

2.1.2. Справочные телефоны:

Телефон (факс) Администрации муниципального района: (8-81655) 31-748

Телефон архивного отдела: 8 (81655) 31-183 (добавочный 207).

2.1.3. Адрес официального сайта Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: www.adminsoltcy.ru

Адрес электронной почты Администрации муниципального района: soleco@adminsoltcy.ru.

2.1.4. Порядок получения информации организациями и гражданами по вопросам исполнения муниципальной функции:

— непосредственно от заведующего архивным отделом при личном обращении;

— с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;

— посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети «Интернет») на официальном сайте Администрации муниципального района, в областной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области» и федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

2.2. Сведения об оплате за исполнение муниципальной функции

Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.

2.3. Срок исполнения муниципальной функции

Срок исполнения муниципальной функции – до 15 рабочих дней.

Конкретные сроки исполнения отдельных видов работ в составе административных процедур муниципальной функции определяются «Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами», разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Москва, 2007 г.) и рекомендованными для применения в муниципальных архивах.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур при исполнении муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами включает в себя следующие административные процедуры:

— принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций – источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение;

— прием на хранение в архив от организаций и граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок – схеме, представленной в Приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций – источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является истечение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования архивного отдела, ликвидация негосударственных организаций, наличие у граждан – источников комплектования архивного отдела документов Архивного фонда Российской Федерации, подготовленных к передаче на хранение в муниципальный архив.

3.2.2. Систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование) включает:

— определение источников комплектования архивного отдела;

— определение состава архивных документов;

— прием – передачу архивных документов в муниципальный архив.

Государственные органы и органы местного самоуправления, включая органы местного самоуправления городского и сельских поселений, включаются в списки источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архивного отдела на основании договора.

3.2.3. Списки источников комплектования архивного отдела составляются архивным отделом периодически на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм, предусмотренных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила), и рекомендаций Федерального архивного агентства.

Список организаций – источников комплектования архивного отдела ведется по установленной форме. Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архивного отдела ведется по принятой в архивном отделе форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в муниципальный архив.

Проекты списков источников комплектования архивного отдела представляются на согласование экспертно – проверочной комиссии департамента культуры и туризма Новгородской области (далее – ЭПК), после согласования ЭПК утверждаются Главой Солецкого муниципального района.

3.2.4. От организаций — источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются муниципальным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, в соответствии с графиком, ежегодно утверждаемым распоряжением Администрации Солецкого муниципального района. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источника комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

3.2.5. По истечении сроков временного хранения документов в организациях — источниках комплектования архивного отдела заведующий архивным отделом готовит проект распоряжения Администрации Солецкого муниципального района, который передается на рассмотрение заместителю Главы администрации – управляющей Делами и юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении распоряжение подписывается Главой муниципального района.

3.2.6. При ликвидации негосударственных организаций заведующий архивным отделом определяет состав документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, проводит экспертизу ценности документов, рассматривает проект договора о передаче документов на хранение, передает его на рассмотрение юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении юриста договор подписывается Главой муниципального района.

3.2.7. При наличии документов Архивного фонда Российской Федерации у граждан — источников комплектования архивного отдела заведующий архивным отделом проводит экспертизу ценности документов, готовит сдаточную опись на документы и проект договора между собственником (владельцем) архивных документов и Администрацией Солецкого муниципального района. Сдаточная опись передается на рассмотрение ЭПК, проект договора передается на рассмотрение юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении юриста договор подписывается Главой муниципального района.

3.2.8. Срок исполнения административной процедуры по приему архивных документов – до 10 рабочих дней.

3.2.9. Результатом выполнения административной процедуры является принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций – источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение.

3.3. Прием на хранение в архив от организаций и граждан документов Архивного

фонда Российской Федерации и других архивных документов

3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций – источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение.

3.3.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов, сдаточным описям; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов.

3.3.3. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов. Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в муниципальный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования архива принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документов могут быть заменены их копиями.

3.3.4. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по форме, утвержденной Правилами. Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой – в организации. Вместе с архивными документами в муниципальный архив передаются три экземпляра описи дел, документов;

3.3.5. При первом приеме архивных документов от источника комплектования архива принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

3.3.6. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п.п.3.3.2.-3.3.5. настоящего административного регламента.

3.3.7. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу поступают в муниципальный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и Администрацией Солецкого муниципального района. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке, составление исторической справки об организации и ее фонде. Документы принимаются на хранение по согласованным ЭПК описям дел, документов.

3.3.8. Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.

Прием указанных документов в муниципальный архив осуществляется на основании решения ЭПК департамента культуры и туризма Новгородской области по результатам рассмотрения сдаточной описи, заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме, утвержденной Правилами.

3.3.9. Передача архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в другой архив осуществляется в соответствии с законодательством Российской федерации, Новгородской области, муниципальным правовым актом. При передаче составляется акт приема – передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.

3.3.10. Срок исполнения административной процедуры по приему архивных документов – до 5 рабочих дней.

3.3.11. Результатом выполнения административной процедуры является комплектование (формирование) муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений заведующим архивным отделом осуществляется заместителем Главы администрации – управляющей Делами Администрации муниципального района, курирующим работу архивного отдела.

4.2. Заведующий архивным отделом, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.

Персональная ответственность заведующего архивным отделом закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения заведующим архивным отделом положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новгородской области, муниципальных правовых актов. По результатам проверок заместитель Главы администрации – управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела, дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании нормативных актов Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) заведующего архивным отделом, а также проверки исполнения положений Административного регламента.

4.5. Периодичность проведения поверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).

4.6. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.7. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции правовым актом Администрации муниципального района формируется комиссия, председателем которой является заместитель Главы администрации — управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие Администрации муниципального района.

Комиссия имеет право:

— разрабатывать предложения по вопросам исполнения муниципальной функции;

— привлекать к работе экспертов и иные организации.

Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

4.8. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновного лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

4.9. Контроль за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности органов местного самоуправления при исполнении муниципальной функции, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.1.1. Жалоба должна содержать:

1) наименование отдела, фамилию, имя, отчество и должность должностного лица, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

2) наименование юридического лица, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в случае отказа в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, муниципальными правовыми актами.

5.3. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:

5.3.1. если в письменном обращении не указано наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является направление жалобы по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Администрации Солецкого муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.

5.5. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию муниципального района.

5.6. Срок рассмотрения жалобы:

жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению должностными лицом, наделенным полномочиям по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы Администрация муниципального района принимает одно из следующих решений (приложение № 2 к Административному регламенту):

5.7.1. удовлетворить жалобу;

5.7.2. отказать в удовлетворении жалобы.

5.8. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия одного из решений, указанных в пункте 5.7.

Приложение № 1

к Административному регламенту

исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Блок – схема последовательности действий по исполнению муниципальной услуги по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

1. 1. Условные обозначения

Операция, действие, мероприятие

Переход к следующему действию блок – схемы

1.2. Блок – схема последовательности действий по исполнению муниципальной услуги по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций – источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение

Прием на хранение в архив от организаций и граждан документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных

документов

Приложение № 2

к Административному регламенту

исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

ОБРАЗЕЦ

РЕШЕНИЯ ___________________________________________________ ПО ЖАЛОБЕНА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ) СПЕЦИАЛИСТА АРХИВНОГО ОТДЕЛА

(ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ)

Исх. от _______ N _________

РЕШЕНИЕ

по жалобе на решение, действие (бездействие)

органа или его должностного лица

Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица органа, принявшего решение по жалобе: _____________________________________________________________________________

Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с жалобой _____________________________________________________________________________

Номер жалобы, дата и место принятия решения: ___________________________________

Изложение жалобы по существу: ________________________________________________

Изложение возражений, объяснений заявителя: ____________________________________

УСТАНОВЛЕНО:

Фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу: _______________________________________________

Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения жалобы:

Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или должностное лицо не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылался заявитель —

На основании изложенного

РЕШЕНО:

1. ___________________________________________________________________________

(решение, принятое в отношении обжалованного

действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным полностью

или частично или отменено полностью или частично)

(решение принято по существу жалобы, — удовлетворена

или не удовлетворена полностью или частично)

3. __________________________________________________________________

(решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения решения по жалобе)

Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.

Копия настоящего решения направлена по адресу__________________________________

С административными регламентами оказания муниципальных услуг «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем» и «Хранение, учет комплектование и использование архивных документов » можно ознакомиться в разделе «Документы».
Основными задачами Архивного отдела являются:
1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
— хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел, в т.ч. временное хранение и комплектование документами, относящимися к собственности Московской области и находящимися на территории городского округа Коломна;
— проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение противопожарного, охранного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов;
— государственный учет архивных документов, предоставление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управлением Московской области;
1.1 Архивный отдел обеспечивает хранение:
— архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью городского округа Коломна, входящих в состав Архивного фонда Московской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
— документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Московской области, в соответствии с наделением Администрации государственными полномочиями по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах.
— документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования Архивного отдела, отнесенных к федеральной собственности;
— архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
— документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли ликвидированных организаций — источников комплектования;
— документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;
— печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;
— учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
2. Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа Коломна, в т.ч.:
— составление списков организаций — источников комплектования Архивного отдела, утверждаемых руководителем администрации городского округа Коломна и согласовываемых с Главным архивным управлением Московской области; систематическая работа по их уточнению;

— отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Архивный отдел;
— проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архивном отделе.
3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям – источникам комплектования архивного отдела в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
— ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях — источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа Коломна;
— рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, организаций — источников комплектования Архивного отдела;
— рассмотрение и представление в Главное архивное управление Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и долговременного хранения по личному составу, номенклатур дел организаций — источников комплектования;
— изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
— оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
— разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
— информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа Коломна о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
— организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
— создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
5. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; прием граждан; организация и координация работы с обращениями граждан, обеспечение взаимодействия органов Администрации, муниципальных предприятий и учреждений при рассмотрении обращений граждан.
Функции
В целях реализации возложенных задач Архивный отдел осуществляет следующие функции:
1. Ведение информационной системы обеспечения деятельности Архивного отдела, осуществляемой на территории городского округа Коломна.
2. Ведение служебной корреспонденции с органами власти, государственными и негосударственными учреждениями, предприятиями, организациями, частными предпринимателями и общественными объединениями по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.
3. Представление в установленном порядке интересов городского округа Коломна в судах, иных органах государственной власти и организациях по вопросам ведения архивного отдела.
4. По поручению руководителя администрации городского округа Коломна и заместителя главы администрации по направлению деятельности принимает участие:
— в подготовке проектов постановлений и распоряжений главы городского округа Коломна;
— в подготовке проектов решений Совета депутатов городского округа Коломна;
— в рассмотрении заявлений, обращений, жалоб граждан и подготовке по ним необходимых материалов и ответов, принятие решений в пределах своей компетенции.
5. Иные функции, относящиеся к деятельности Архивного отдела.
Права
Для осуществления своих задач и функций Архивный отдел имеет право:
1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для осуществления деятельности Архивного отдела информацию, документы, материалы от руководителей и должностных лиц предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм.
2. Присутствовать по поручению руководителя администрации городского округа Коломна на заседаниях Совета депутатов городского округа Коломна, принимать участие в работе постоянно действующих и временных органов при Администрации, совещаниях, проводимых главой городского округа, заместителями главы администрации.
3. Созывать совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела с привлечением представителей органов Администрации, а также предприятий, организаций, учреждений городского округа Коломна.
4.Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами Администрации.
5. Взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с органами Администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями городского округа Коломна по вопросам, отнесенным к компетенции Архивного отдела.
6. Вносить на рассмотрение Администрации и Главного архивного управления Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрации вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
7. Запрашивать и получать от организаций — источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
8. Принимать участие в организуемых Главным архивным управлением Московской области проверках исполнения организациями, расположенными на территории городского округа, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального архивного законодательства и Закона Московской области «Об Архивном фонде Московской области».
9. Давать в пределах своей компетенции организациям, относящимся к муниципальной собственности, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях и проверках проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
11. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.
12. Доводить до сведения органов местного самоуправления, государственной власти ставшие известными факты нарушения архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физическими лицами.
13. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями городского округа Коломна, Главным архивным управлением Московской
области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах Совет, утверждаемый руководителем администрации городского округа Коломна, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

Оставьте комментарий