Порядок взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями

Регламентирование закупок

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов: проработанных правил проведения закупок, квалифицированных специалистов, осуществляющих работу с контрагентами, и органа, осуществляющего их объективный выбор.

Как мы уже отмечали, возможны разные схемы построения системы закупок. Наиболее общей, реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, является трехэлементная схема «заказчик/закупщик/контролер” (один из ее вариантов см. на рис. 1.6.).

Рис. 1.6. Взаимодействия в ходе закупки

Заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие, как котировочная или конкурсная документация). Материалы представляются на утверждение конкурсной комиссии.

После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В «минимальный” набор входят:

  • Положение о закупках.
  • Регламент проведения закупок. · Положение о конкурсной комиссии.
  • Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь — о назначении членов комиссии).

а также

  • Типовая конкурсная документация, методические материалы и т. п.

Положение о закупках

Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения.

Положение о закупках обычно состоит из следующих разделов:

  1. Общие положения (сфера и порядок применения данного положения).
  2. Список терминов и определений (раскрытие всех используемых терминов и определений).
  3. Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).
  4. Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).
  5. Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).
  6. Методы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).
  7. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.). Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:
  8. Конкурсная комиссия (регламент ее работы). и
  9. Заключительные положения (увязка положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).

Регламент проведения закупок

Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решения.

Образно говоря, если положение о закупках задает стратегию закупок, то регламент отвечает за тактику. Положение описывает, какой способ закупки в каком случае применяется, и как происходит выбор контрагента. Регламент задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки (см. пример 1.4.).

Пример 1.4. Две стороны одной медали (Положение и регламент закупок).

Положение о закупках компании «Х”

Глава 4. Способы закупок и условия их использования

4.5. Условия использования закупок из одного источника

4.5.1. Компания может проводить закупки из одного источника, когда:

  • требуемая продукция имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, или он обладает исключительными правами в отношении данной продукции, и не существует никакой разумной альтернативы или замены;
  • существует срочная потребность в продукции, и проведение конкурсных процедур или использование любого другого способа закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть
  • вследствие чрезвычайного события возникает срочная потребность в данной продукции. …

Глава 6. Способы закупок отличные от открытого конкурса

… 6.6. Закупки из одного источника При условиях, изложенных в подразделе 4.5. настоящего Положения, Компания может закупать продукцию путем привлечения предложения или ценовой котировки от одного поставщика. …

Регламент закупок компании «Х”

9. Закупка из одного источника

9.1. Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, определенных в п. 4.5.1. «Положения о закупках”.

9.2. Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование необходимости закупки и, при необходимости, проводит предварительные переговоры с поставщиком.

9.3. Все подготовленные документы направляются в Отдел закупок.

9.4. Отдел закупок проверяет предполагаемую закупку на предмет целесообразности и наличия средств в бюджете.

9.5. Решение о закупке в виде протокола с приложением подготовленных документов представляются Отделом закупок Конкурсной комиссии на утверждение.

9.6. Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Перед подписанием Договор согласуется с Отделом закупок.

9.7. В случае, если поставка осуществляется без заключение договора (по счетам), счета перед передачей на оплату визируются в Отделе закупок.

В Приложении 3. приведен пример регламента проведения закупок (не являющийся эталоном, но используемый на практике).

Особую проблему представляют собой договора, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон. Хотя формально это не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию. Ведь не смотря на отсутствие нареканий, возможно условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.) уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.

Конкурсная комиссия

Для обеспечения объективности, все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом – конкурсной комиссией. Эта комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы комиссия двояка: с одной стороны, включение в ее состав руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным. С другой — контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.

Основными функциями конкурсной комиссии являются:

  • согласование способа закупки;
  • согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);
  • проведение процедур вскрытия заявок (предложений);
  • оценка заявок;
  • принятие решения о выборе поставщика;
  • рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;
  • принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.

Что касается количества членов комиссии, то желательно сохранять численность в рамках 5-7 человек. При дальнейшем увеличении числа членов комиссии ее работоспособность постепенно снижается.

Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации, в любом случае желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгалтерии и службы безопасности.

Деятельность конкурсной комиссии определяется положением о закупках, регламентом проведения закупок и положением о конкурсной комиссии. Последний документ состоит обычно из следующих разделов (элементов):

  1. Цели и задачи конкурсной комиссии.
  2. Порядок формирования конкурсной комиссии.
  3. Функции конкурсной комиссии.
  4. Права конкурсной комиссии.
  5. Порядок проведения заседаний конкурсной комиссии.
  6. Организационное и документационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии.

В соответствии с Федеральным законом от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Постановлением администрации Краснооктябрьского муниципального района от 18 декабря 2013 года N 685 «О создании контрактной службы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд» администрация Краснооктябрьского муниципального района

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить Положение о порядке взаимодействия Контрактной службы администрации со структурными подразделениями администрации Краснооктябрьского муниципального района.

2. Общему отделу администрации разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации, начальника контрактной службы администрации Р.Р. Жалялов

Глава администрации Х.М. Сулейманов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации Краснооктябрьского муниципального района от _____________ 2016 года № ___

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке взаимодействия контрактной службы

администрации со структурными подразделениями администрации Краснооктябрьского муниципального района

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке взаимодействия контрактной службы администрации со структурными подразделениями администрации Краснооктябрьского муниципального района (далее по тексту – Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон о контрактной системе), Постановлением администрации Краснооктябрьского муниципального района от 18 декабря 2013 года N 685 «О создании контрактной службы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд» администрация Краснооктябрьского муниципального района.

2. Положение устанавливает порядок действий контрактной службы администрации для осуществления своих полномочий и определяет механизмы взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями администрации, единой комиссией по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с Федеральным законом о контрактной системе.

3. Контрактная служба и структурные подразделения, единая комиссия по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) взаимодействуют на основе принципов открытости, прозрачности информации в сфере закупок, профессионализма, эффективности осуществления закупок, ответственности за результативность обеспечения нужд администрации Краснооктябрьского муниципального района.

II. Порядок действий контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями при планировании закупок

1. Не позднее трех рабочих дней со дня утверждения местного бюджета Краснооктябрьского муниципального района во втором чтении структурные подразделения администрации (далее — инициаторы закупок) предоставляют в специалисту контрактной службы, ответственному за разработку и ведение планов закупок и планов-графиков заявки на осуществление закупок на плановый период (далее — заявки).

2. Заявки составляются по форме, утвержденной Начальником контрактной службы.

2.1. В заявке указывается:

2.1.1. наименование и описание объекта закупки с указанием характеристик такого объекта с учетом положений статьи 33 Федерального закона о контрактной системе;

2.1.2. количество поставляемого товара, объем выполняемых работ, оказываемых услуг;

2.1.3. планируемые строки, периодичность поставки товара, выполнения работы или оказания услуги;

2.1.4.обоснование закупки путем установления соответствия планируемой закупки целям осуществления закупок, определенным с учетом положений статьи 13 Федерального закона о контрактной системе.

3. К заявке может быть приложено обоснование начальной (максимальной) цены контракта, а также указаны дополнительные требования к участникам закупки и обоснование таких требований.

4. Заявки, не соответствующие утвержденной форме, а также заполненные без указания обязательных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 Положения, отклоняются и возвращаются инициатору закупки в момент подачи заявки или незамедлительно после обнаружения данных оснований для отклонения заявки.

5.В течение трех рабочих дней специалисту контрактной службы, ответственному за разработку и ведение планов закупок и планов-графиков проверяет заявки на предмет соответствия их требованиям законодательства об осуществлении закупок, корректность и полноту указанных сведений, объему финансовых средств, выделенных инициаторам закупок, другим требованиям.

6. По итогам рассмотрения заявки Начальник контрактной службы принимает решение о включении данной заявки в план закупок администрации (далее по тексту – план закупок) или о возвращении заявки инициатору закупки для устранения замечаний. При этом указанные замечания должны быть устранены инициатором закупки в течение одного рабочего дня.

7. Специалисту контрактной службы, ответственному за разработку и ведение планов закупок и планов-графиков, проверяет заявку с устраненными замечаниями в течение одного рабочего дня. По итогам данной проверки Начальник контрактной службы принимает решение о включении данной заявки в план закупок или об отклонении данной заявки.

8. В течение одного рабочего дня после рассмотрения всех заявок специалисту контрактной службы, ответственному за разработку и ведение планов закупок и планов-графиков формируют план закупок и план-график.

9. При формировании плана закупок и план-графика допускается объединение заявок различных инициаторов закупок, содержащих однотипные или родственные объекты закупок, планируемые строки, периодичность поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, в одну закупку.

10.После формирования плана закупок и план-графика данные документы незамедлительно направляются Главе администрации Краснооктябрьского муниципального района (далее по тексту – глава администрации) на утверждение.

11. В течение трех рабочих дней после получения глава администрации принимает решение об утверждении плана закупок и плана-графика или о возвращении их в Контрактную службу на доработку.

12. В случае необходимости внесения изменений в план закупок и план-график инициатор закупки предоставляет в Контрактную службу заявку не позднее двадцати рабочих дней до предполагаемой даты осуществления, изменения или отмены закупки.

13. Утвержденные план закупок и план-график, изменения в них подлежат размещению специалистом контрактной службы, ответственному за разработку и ведение планов закупок и планов-графиков, в Единой информационной системе в сфере закупок.

III. Порядок действий контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями, единой комиссией по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении закупок

1. Не позднее чем за пятнадцать дней до планируемой даты размещения извещения об осуществлении закупки по поручению начальника контрактной службы:

— специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе приступает к разработке извещения и документации по закупке,

— специалист контрактной службы, ответственный за подготовку контрактов в сфере осуществления закупок товаров, работ, услуг дл нужд администрации — приступает к разработке проекта контракта.

2. специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе организует подготовку описания объекта закупки, включаемое в извещение о закупке, уточняет начальную (максимальную) цену контракта и ее обоснование, проверяет закупку на соответствие требованиям законодательства об осуществлении закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций, другим требованиям законодательства Российской Федерации.

3. Извещение о проведении закупки, документация о проведении закупки, проект контракта размещаются специалистом контрактной службы, ответственным за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе в течение одного рабочего дня с момента наступления планируемой даты проведения закупки.

4. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке уполномоченный специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе в установленный законом срок подготавливает и отправляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения положений документации о закупке.

5. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке, касающихся описания объекта закупки, специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе привлекает для подготовки разъяснения инициатора закупки, муниципальных служащих администрации, обладающих необходимыми знаниями об объекте закупки, экспертов.

6. Контрактная служба осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности единой комиссий по определению поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе:

6.1. обеспечивает проверку соответствия заявок, документов, поданных участниками закупки, требованиям, установленным законодательством Российской Федерации и документацией о проведении закупки;

6.2. обеспечивает сохранность конвертов с заявками на участие в закупках, защищенность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных в форме электронных документов заявок на участие в закупках и обеспечивает рассмотрение содержания заявок на участие в закупках только после вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках или открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;

6.3. обеспечивает осуществление аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;

6.4. обеспечивает хранение в сроки, установленные законодательством, протоколов, составленных в ходе проведения закупок, заявок на участие в закупках, документации о закупках, изменений, внесенных в документацию о закупках, разъяснений положений документации о закупках и аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;

6.5.привлекает экспертов, экспертные организации.

7. Специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе в установленные законодательством сроки размещает в единой информационной системе или на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг протоколы комиссии по осуществлению закупок.

8. Специалист контрактной службы, ответственный за подготовку документации (аукционной, конкурсной, запроса котировок, запроса предложений) и размещению информации в единой информационной системе организует заключение контракта путем направления проекта контракта поставщику (подрядчику, исполнителю).

IV. Порядок действий контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами при исполнении, изменении и расторжении контрактов

1. Контрактная служба обеспечивает приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

2. В случае необходимости специалист контрактной службы, ответственный подготовку контрактов в сфере осуществления закупок товаров, работ, услуг для нужд администрации подготавливает решение о создании приемочной комиссии и включает по согласованию с главой администрации иных должностных лиц администрации.

3. Специалист контрактной службы, ответственный подготовку контрактов в сфере осуществления закупок товаров, работ, услуг для нужд администрации подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги и передает специалисту контрактной службы администрации, ответственному за разработку и ведению планов закупок и планов графиков, размещению сведений о контрактах, заключаемых администрацией Краснооктябрьского муниципального района Нижегородской области, их исполнении и расторжении.

4. Специалист контрактной службы администрации, ответственный за разработку и ведение планов закупок и планов графиков, размещение сведений о контрактах, заключаемых администрацией Краснооктябрьского муниципального района Нижегородской области, их исполнении и расторжении организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта

5. специалист контрактной службы, ответственный подготовку контрактов в сфере осуществления закупок товаров, работ, услуг для нужд администрации подготавливает с участием уполномоченных специалистов других структурных подразделений администрации и предоставляет для подписания Главе администрации требования об уплате поставщиком (подрядчиком, исполнителем) неустоек, штрафов, пени, решения об иных мерах ответственности, в том числе включение в реестр недобросовестных поставщиков, в случае ненадлежащего исполнения контрагентом контракта.

6. Члены приемочной комиссии, организуют проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекают экспертов, экспертные организации;

7. Специалист контрактной службы администрации, ответственный за разработку и ведение планов закупок и планов графиков, размещение сведений о контрактах, заключаемых администрацией Краснооктябрьского муниципального района Нижегородской области на основе предоставляемой информации размещает в единой информационной системе в сфере закупок информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, информацию об изменении контракта или о расторжении контракта.

О ПОРЯДКЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ КОНТРАКТНОГО УПРАВЛЯЮЩЕГО СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ МИНИСТЕРСТВА ЗЕМЕЛЬНЫХ И ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

МИНИСТЕРСТВО ЗЕМЕЛЬНЫХ И ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

от 3 июня 2015 года N 30

О ПОРЯДКЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ КОНТРАКТНОГО УПРАВЛЯЮЩЕГО СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ МИНИСТЕРСТВА ЗЕМЕЛЬНЫХ И ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях повышения эффективности работы по планированию закупок, определению поставщиков, заключению, исполнению государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Министерства земельных и имущественных отношений Кабардино-Балкарской Республики приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия контрактного управляющего со структурными подразделениями Министерства земельных и имущественных отношений Кабардино-Балкарской Республики при планировании закупок, определении поставщиков, заключении контрактов, оформлении результатов исполнения контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.
2. Отделу государственной службы, кадров и делопроизводства (Н.И. Яковлева) ознакомить с настоящим приказом руководителей структурных подразделений Министерства земельных и имущественных отношений Кабардино-Балкарской Республики под личную подпись.
3. Признать утратившим силу приказ Государственного комитета Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям от 6 октября 2014 года N 118 «О Порядке взаимодействия контрактного управляющего со структурными подразделениями Государственного комитета Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
А.БИШЕНОВ

Общие положения

Настоящий Порядок взаимодействия контрактного управляющего со структурными подразделениями Министерства земельных и имущественных отношений Кабардино-Балкарской Республики при планировании закупок, определении поставщиков, заключении контрактов, оформлении результатов исполнения контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее — Порядок), разработан в целях упорядочения совместной работы структурных подразделений министерства по планированию закупок, определению поставщиков, заключению контрактов, оформлению результатов исполнения контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон о контрактной системе).

Понятия и определения

2.1. Государственный заказчик — Министерство земельных и имущественных отношений Кабардино-Балкарской Республики (далее — Министерство).
2.2. Определение поставщика (подрядчика, исполнителя) — совокупность действий, которые осуществляются заказчиками в порядке, установленном Законом о контрактной системе, начиная с размещения извещения об осуществлении закупки товара, работы, услуги для обеспечения нужд Министерства либо в установленных Законом о контрактной системе случаях с направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершаются заключением контракта.
2.3. Закупка товара, работы, услуги для обеспечения нужд Министерства (далее — Закупка) — совокупность действий, осуществляемых в установленном Законом о контрактной системе порядке Государственным заказчиком и направленных на обеспечение нужд Министерства. Закупка начинается с определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершается исполнением обязательств сторонами контракта. В случае, если в соответствии с Законом о контрактной системе не предусмотрено размещение извещения об осуществлении закупки или направление приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), закупка начинается с заключения контракта и завершается исполнением обязательств сторонами контракта.
2.4. Единая информационная система — совокупность информации, указанной в части 3 статьи 4 Закона о контрактной системе и содержащейся в базах данных, информационных технологий и технических средств, обеспечивающих формирование, обработку, хранение такой информации, а также ее предоставление с использованием официального сайта единой информационной системы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
2.5. Документация о закупке — документация, для осуществления процедуры закупок размещаемая в единой информационной системе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» при использовании конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
2.6. Инициатор закупки — структурное подразделение Министерства, инициирующее закупку товаров, работ, услуг в целях реализации полномочий, задач и функций Министерства.
Инициатором закупки выступает структурное подразделение Министерства в соответствии направлением деятельности и/или поручением министра либо курирующего заместителя министра. Также инициатором закупки может выступать должностное лицо министерства, непосредственно подчиняющееся министру.
Инициаторами иных закупок товаров, работ, услуг являются:
1) в сфере информационно-статистических услуг — отдел взаимодействия с органами местного самоуправления и управления земельными отношениями;
2) в сфере предоставления услуг общедоступной электросвязи (телефонная связь), услуг по обслуживанию и программному обеспечению в соответствии с направлением деятельности отдела, закупки канцелярских принадлежностей — отдел бухгалтерского учета и отчетности;
3) в сфере предоставления услуг федеральной фельдъегерской связи по доставке совершенно секретных, секретных и иных служебных отправлений, общедоступной почтовой связи, товаров, работ, услуг по направлению деятельности отдела — отдел государственной службы, кадров и делопроизводства;
4) в сфере предоставления информационных услуг с использованием экземпляров систем КонсультантПлюс, технического обслуживания и ремонта оргтехники (ремонт, заправка, материалы), доступа к сети «Интернет», поставки компьютерной и оргтехники — отдел организации и проведения торгов.
2.7. Заявка — необходимая для осуществления процедуры закупок документация, подготовленная инициатором закупки согласно приложению к Порядку.
2.8. Планирование закупок осуществляется исходя из целей осуществления закупок посредством формирования, утверждения и ведения планов закупок и планов-графиков с учетом требований статей 17, 21 Закона о контрактной системе.
План закупок формируется на срок, соответствующий сроку действия республиканского закона о республиканском бюджете на очередной финансовый год и плановый период. В планы закупок включается с учетом положений бюджетного законодательства Кабардино-Балкарской Республики информация о закупках, осуществление которых планируется по истечении планового периода. В этом случае указанная в части 2 статьи 17 Закона о контрактной системе информация вносится в планы закупок на весь срок планируемых закупок с учетом особенностей, установленных порядком формирования, утверждения и ведения планов закупок, предусмотренным частью 5 статьи 17 Закона о контрактной системе.
План закупок формируется Министерством в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе в процессе составления и рассмотрения проектов бюджетов Кабардино-Балкарской Республики с учетом положений бюджетного законодательства Кабардино-Балкарской Республики и утверждается в течение десяти рабочих дней после доведения до Министерства объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Кабардино-Балкарской Республики.
2.9. План-график содержит перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Министерства на финансовый год и является основанием для осуществления закупок.

Функции контрактного управляющего и структурных подразделений Министерства при осуществлении закупок

3.1. Функции контрактного управляющего:
1) разрабатывает, вносит изменения в планы закупок и планы-графики для нужд Министерства на основании представленной инициаторами закупки информации;
2) размещает в единой информационной системе и автоматизированной системе государственных закупок Министерства финансов Кабардино-Балкарской Республики план закупок и план-график, а также внесенные в них изменения в установленные законодательством сроки;
3) в случаях, определенных Законом о контрактной системе, определяет поставщиков (исполнителей, подрядчиков);
4) осуществляет подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках, проектов контрактов, иных сведений, предусмотренных Законом о контрактной системе, обеспечивает внесение необходимых изменений;
5) формирует сведения на основании заявок, представленных инициаторами закупки с последующим размещением в автоматизированной системе государственных закупок Министерства финансов Кабардино-Балкарской Республики, вносит необходимые изменения;
6) осуществляет подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
7) обеспечивает осуществление закупок, в том числе подготовку, согласование (визирование) проектов контрактов, заключение контрактов на основании заявок, представленных инициаторами закупки;
8) размещает в единой информационной системе государственные контракты, результаты их исполнения, частичного исполнения, исполнения отдельных этапов контрактов;
9) обеспечивает подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы на основании информации, представленной инициаторами закупки, взаимодействует с отделом судебной защиты и правового обеспечения;
10) передает в отдел бухгалтерского учета и отчетности один экземпляр контракта в течение 3 рабочих дней с даты его заключения;
11) участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
12) организует, в случае необходимости, на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
13) визирует документы по приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, представленные инициаторами закупки;
14) в случаях, предусмотренных статьей 94 Закона о контрактной системе, совместно с инициаторами закупки обеспечивает проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
15) осуществляет иные полномочия, предусмотренные Законом о контрактной системе.
3.2. Обязанности контрактного управляющего:
1) руководствоваться в своей деятельности требованиями законодательства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, настоящего Порядка;
2) не допускать разглашения сведений, ставших известными в ходе проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя), кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации;
3) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей;
3) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей;
4) не проводить переговоров с участниками закупок до выявления победителя определения поставщика (подрядчика, исполнителя), кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации;
5) при необходимости привлекать к своей работе экспертов, экспертные организации в соответствии с требованиями, предусмотренными Законом о контрактной системе, иными правовыми актами;
6) при централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 Закона о контрактной системе контрактный управляющий осуществляет полномочия, предусмотренные Законом о контрактной системе и не переданные соответствующим уполномоченному органу (уполномоченному учреждению), которое осуществляет полномочия по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактный управляющий несет ответственность в пределах осуществляемых им полномочий;
7) соблюдать иные обязательства и требования, установленные Законом о контрактной системе.
3.3. Функции инициаторов закупки:
1) формирование, подготовка заявок, согласование содержательной части заявок с контрактным управляющим на соответствие требованиям Закона о контрактной системе;
2) визирование подготовленных контрактным управляющим проектов контрактов, документации о закупках;
3) проверка качества, соответствия поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги контракту, визирование документов по приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, подтверждающих исполнение контракта;
4) в случаях, предусмотренных статьей 94 Закона о контрактной системе, совместно с контрактным управляющим обеспечение проведения экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
5) своевременная передача материалов о неисполнении или ненадлежащем исполнении контрактов контрактному управляющему.
3.4. Функции отдела бухгалтерского учета и отчетности:
1) визирование подготовленных контрактным управляющим проектов контрактов, документации о закупках;
2) передача контрактному управляющему информации по оплате контракта на бумажном носителе и в электронном виде в течение 1 рабочего дня с момента полной оплаты, частичной оплаты, а также оплаты отдельных этапов контракта, в том числе:
счета на оплату поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги);
выписки со счета Министерства о полной или частичной оплате, а также оплате отдельных этапов контракта;
акта приема-передачи поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги), при необходимости;
3) регистрация контракта, результатов исполнения, частичного исполнения, исполнения отдельных этапов контракта в соответствующих информационных системах Министерства финансов Кабардино-Балкарской Республики.
3.5. Функции отдела судебной защиты и правового обеспечения:
1) визирование подготовленных контрактным управляющим проектов контрактов, документации о закупках;
2) осуществление претензионно-исковой работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики по неисполненным или ненадлежаще исполненным контрактам на основании информации, представленной контрактным управляющим, инициаторами закупки.

Иные условия

4.1. Информация, предусмотренная Порядком, предоставляется в письменном виде на бумажных носителях с подписью инициатора закупки, курирующего заместителя министра с дублированием информации в электронном виде (при необходимости). Информация, представленная устно, юридической силы не имеет.
4.2. Отношения, связанные с осуществлением закупок в части, неурегулированной Порядком, регулируются Законом о контрактной системе и иными правовыми актами.

Приложение. Заявка на осуществление закупки

Приложение
к Порядку
взаимодействия контрактного
управляющего со структурными
подразделениями Министерства земельных
и имущественных отношений
Кабардино-Балкарской Республики при
планировании закупок, определении
поставщиков, заключении контрактов,
оформлении результатов исполнения
контрактов на поставки товаров,
выполнение работ, оказание услуг

«Утверждаю»
Министр земельных
и имущественных отношений
Кабардино-Балкарской Республики
____________________ А. Бишенов
«__» __________________ 20__ г.

Заявка на осуществление закупки

Наименование инициатора закупки

Изложение условий закупки:

Наименование предмета закупки

Описание предмета закупки (спецификация/техническое задание <*>)

Объем выполнения работ/оказания услуг/поставки товара <*>

Место выполнения работ/оказания услуг/поставки товара <*>

Сроки выполнения работ/оказания услуг/поставки товара <*>.
В случае поэтапного исполнения контракта, сроки исполнения всех этапов

Выходные материалы, формы

Требования к лицам, осуществляющим выполнение работ/оказание услуг/по ставку товара <*> (наличие лицензий, свидетельств, разрешений, членство в СРО и т.д.)

Перечень лиц для направления запросов по стоимости выполнения работ/оказания услуг/поставки товара <*>

_________________________________________ _________ «__» __________ 20__ г.
(Ф.И.О. курирующего заместителя министра) (подпись) (дата)
_________________________________________ _________ «__» __________ 20__ г.
(Ф.И.О. инициатора закупки) (подпись) (дата)

<*> Ненужное убрать.

Введен регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ (Приказ №Д-345).

Регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ

Регламент устанавливает порядок взаимодействия подразделений АлтГТУ, участвующих в закупочной деятельности в рамках Федерального закона от 5 апреля 2013г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с изменениями и дополнениями) и Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с изменениями и дополнениями).

Участниками закупочного процесса являются:

1) Инициатор закупки — структурное подразделение или должностное лицо, заинтересованное в проведении данной закупки в силу того, что данная закупка призвана обеспечить выполнение его должностных обязанностей.

2) Руководитель контрактной службы — должностное лицо, назначенное в установленном порядке и обеспечивающее на профессиональной основе выбор лучшего поставщика (подрядчика, исполнителя) и соблюдение университетом требований действующего законодательства при проведении закупок.

3) Отдел регламентированных закупок — структурное подразделение, основной должностной функцией которого является проведение процедур закупок, предусмотренных законодательством РФ и включающее такие этапы как оценку закупки, возможности её проведения, эффективности проведённой закупки и результативности договорных отношений с контрагентом, выбранным по результатам закупки, и т.д.

4) Планово-финансовое управление — структурное подразделение, отвечающее за оценку возможности закупки (наличие финансовых средств у инициатора закупки, определение источника финансирования, составление плана закупок и контроль за его реализацией, и т.д.).

5) Юридический отдел — структурное подразделение, осуществляющее проверку условий контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства.

6) Управление бухгалтерского учета — структурное подразделение, уполномоченное на оплату денежных обязательств по заключенным контрактам (договорам).

7) Отдел материально-технического снабжения — структурное подразделение, уполномоченное на заключение контрактов (договоров) от имени АлтГТУ, на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Полномочия между участниками, осуществляющими закупочную деятельность, распределены следующим образом:

1. Инициатор закупки анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода. При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор закупки формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключенных договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) за счет имеющихся в наличии возможностей, инициатор закупки доводит информацию в виде служебной записки до экономиста по закупкам планово-финансового управления с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма, обоснованности инициированных объемов и предположительной начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в планируемый текущий объем закупок на предстоящий закупочный период.

Планово-финансовое управление осуществляет сбор заявок поступающих от структурных подразделений университета. Консолидация заявок осуществляется экономистом по закупкам планово-финансового управления еженедельно с понедельника по пятницу. В конце каждой рабочей недели консолидированные заявки передаются руководителю контрактной службы.

2. Руководитель контрактной службы оценивает необходимость в закупке, возможность её проведения, начальную (максимальную) цену закупаемой продукции, а также сроки закупки.

В случае согласования данной закупки она включается экономистом по закупкам планово-финансового управления в текущий объем закупок на предстоящий закупочный период. По результатам утверждения руководителем контрактной службы закупки потребностей инициаторов закупки экономист по закупкам планово-финансового управления формирует проекты плана закупки и плана-графика.

Сформированные проекты плана закупок и плана-графика по инициативе планово-финансового управления согласуются с отделом регламентированных закупок с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела, отделом материально-технического снабжения и т.п.).

Экономист по закупкам планово-финансового управления публикует утверждённые руководителем контрактной службы план закупок и план-график в единой информационной системе.

При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок и план-график инициатор закупки обосновывает перед руководителем контрактной службы необходимость таких изменений, а экономист по закупкам планово-финансового управления в случае согласования данных изменений вносит изменения в план закупок, план-график в соответствии с действующим законодательством.

3. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), консолидированные заявки передаются в отдел материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

  • с планово-финансовым управлением (п.3.2. Схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
  • с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.3.3. схемы);
  • с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.3.4. схемы).

После того как товар поступает на склад, отдел материально-технического снабжения (при необходимости инициатор закупки) передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета. Если поставка товара на склад осуществлялась отделом материально-технического снабжения, то одновременно с поступлением товара об этом информируется инициатор закупки.

4. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении конкурентного способа определения поставщика, то консолидированные заявки передаются в отдел регламентированных закупок.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней сведения, предусмотренные Законами № 44-ФЗ, №223-ФЗ.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором закупки обеспечивает согласование документации с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела и планово-финансового управления) (п.п. 4.1. и 4.2. схемы, приложение № 1).

Отдел регламентированных закупок публикует в единой информационной системе извещение о закупке, документацию закупки и проект контракта (договора) в соответствии с действующим законодательством.

После публикации вышеуказанных документов отдел регламентированных закупок обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков (исполнителей, подрядчиков), оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление закупочной комиссией победителя закупки, направление контракта (договора) для подписания победителю.

После проведения закупки отдел регламентированных закупок публикует необходимую информацию, в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством, а также проводит преддоговорные переговоры с поставщиком (исполнителем, подрядчиком), по итогам которых контракт (договор) подготавливается для подписания в юридическом отделе и у ответственного лица, которое утверждено приказом ректора о проведении конкурентной процедуры закупки.

После подписания контракта (договора) инициатор закупки обеспечивает его исполнение, в том числе проводит досудебное урегулирование споров совместно с юридическим отделом, контролирует соблюдение сроков оплаты, отслеживает сроки поставки (оказания услуг, выполнения работ), осуществляет приём поставленного по договору товара (услуги, работы), проверяет качество товара (услуги, работы), подписывает у уполномоченных лиц университета акты, свидетельствующие об исполнении договора.

В случаях заключения и исполнения контракта по 44-ФЗ, инициатор закупок осуществляет приемку поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) совместно с приемочной комиссией.

Управление бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня со дня поступления платежного документа к контракту (договору), заключенному в соответствии с ФЗ-44, за исключением п.4, п.5 ст.93 ФЗ-44 (закупка за счёт средств федерального бюджета на сумму до 100 и до 400 тысяч рублей), направляет в отдел регламентированных закупок копию платежного поручения, необходимого для подготовки и размещения отчета об исполнении контракта (этапа контракта) (договора).

5. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) самим инициатором закупки, а так же договоры на оказание преподавательских услуг, повышение квалификации, обучение работников Заказчика, инициатор закупки обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

  • с планово-финансовым управлением (п.5.1. схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
  • с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.5.2. схемы);
  • с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.5.3. схемы).

После того как товар поступает на склад, выполняется работа, оказывается услуга, и инициатор закупки передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета (п.5.4. схемы).

Оплата по контрактам (договорам), которые будут исполняться в течение длительного периода, обязательно визируются в планово-финансовом управлении, у экономиста по закупкам.

Руководитель контрактной службы совместно с профильными структурными подразделениями проводит анализ осуществлённой закупочной деятельности, результаты которого учитываются при составлении плана закупок на следующий период.

Оставьте комментарий