Право подписи документов

Передача права подписи третьим лицам

Передача права подписи документов финансового характера может осуществляться на основании следующих документов:

  • приказ руководителя организации;
  • доверенность.

Приказ руководителя. Необходимой формальностью в ходе передачи права подписи финансовых документов другим лицам является вынесение руководителем соответствующего приказа. В нем необходимо указать фамилию и должность сотрудника или сотрудников, какое предоставлено право – первой или второй подписи, а также конкретный перечень документов, которые они имеют право подписать. Также сотрудники должны произвести образец своей подписи, который будет прикреплен к приказу.

Доверенность. В некоторых случаях право подписи может быть передано третьему лицу по доверенности. Например, если необходимо заключить договор или распорядиться денежными средствами. Содержание доверенности очень важно, так как она должна отражать какое именно право предоставляется – первой или второй подписи, а также конкретное право по заключению договоров или распоряжению финансами и т.п.

В зависимости от различных обстоятельств возможны разные способы передачи права подписи:

  • передача на время;
  • передача генеральному директору;

Передача на время — данный случай возможен, например, тогда, кода бухгалтер, имеющий право второй подписи, отбыл в командировку или отпуск. Тогда руководитель может на время предоставить право второй подписи заместителю бухгалтера. В приказе должно быть указано, на какой именно срок сотрудник наделяется таким правом.

Передача генеральному директору — такая ситуация возникает в случае, если главный бухгалтер в штате организации отсутствует. Ведение бухгалтерского учета в таком случае возлагается на генерального директора, с соответствующим предоставлением ему права подписи на финансовых документах. Оформление приказа при этом также обязательно.

Замечание 1

Важным моментом является банковская карточка, которая подается вместе с финансовыми документами. В случае, когда лицо наделяется правом подписи временно, необходимо предоставить карточку с его подписью (в случае отсутствия таковой оформляется временная карточка). При наделении правом подписи генерального директора в банк должна быть предоставлена наряду с карточкой с подписями и собственноручная подпись генерального директора с указанием на то, что лицо, имеющее право второй подписи, отсутствует.

В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании — ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо (например, управляющий).

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае? Можно ли передать право подписи документов другим лицам?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет руководитель компании приказом или другим распорядительным документом. Руководитель имеет право выдать доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц.

Какой документ подтвердит право подписи первичных документов — приказ или доверенность? Подтвердить полномочия гражданина на подпись первичных документов может и тот, и другой документ. В чем отличие между этими документами? Давайте разберемся.

Подписание первичных документов по доверенности

Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности. Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании. Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.

Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:

  • выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
  • обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.

Доверенность на право подписи первичных документов образец, утвержденный официально, не имеет. Она составляется в свободной форме. В шапке указывается название компании, номер доверенности, число, когда была выдана доверенность. Основная часть документа будет выглядеть следующим образом:

«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).

Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».

Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.

О подписи главного бухгалтера

Подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, составленных на бумаге, является обязательной. Такой вывод Минфин сделал в Письме от 27 августа 2014 года № 03-07-09/42854. Однако в штате компании может не быть главбуха. Об этом ведомство, очевидно, забыло. И как быть?

В Письме от 27 августа 2014 года № 03-07-09/42854 Минфин сделал однозначный вывод о необходимости наличия в счете-фактуре подписи главного бухгалтера, без каких-либо оговорок. Однако непонятно, как компания, которая прислала в ведомство вопрос его сформулировала и, главное, есть ли в этой организации соответствующий работник. Ведь если из вопроса организации было непонятно, есть ли в фирме такая должность, то разъяснения Минфина выглядят, как минимум, странно.

Напомним, согласно статье 7 Закона № 402-ФЗ, руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо. Он также может заключить договор об оказании услуг по ведению учета. Кроме того, субъекты малого и среднего предпринимательства, а также руководители некоммерческих организаций могут принять ведение учета на себя. Таким образом, должности главного бухгалтера в некоторых компаниях может и не быть.

И, соответственно, поставить подпись этого должностного лица на документах просто невозможно. Арбитры в этом вопросе придерживаются схожей позиции. Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 12 апреля 2011 года № А19-11133/08 отклонил довод инспекции, которая ссылалась на тот факт, что в счете- фактуре отсутствует подпись главного бухгалтера. На момент составления документа в штате фирмы вообще не было главбуха. Руководитель сам вел учет и, соответственно, на законных основаниях подписал документ.

А если в компании все же есть главный бухгалтер? В этом случае разъяснения Минфина также не могут распространяться на все случаи. И вот почему. Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ, счет-фактуру может подписать «иное уполномоченное лицо». Получается, что даже если в организации есть главбух, автограф на документе может поставить другой сотрудник, у которого есть на это право. Например, менеджер по продажам, при наличии доверенности.

Таким образом, разъяснения Минфина, данные в рассматриваемом Письме, выглядят странными с любой точки зрения. Остается только надеяться, что вопрос задала компания, в которой есть главный бухгалтер, а иных уполномоченных лиц — нет. Только в такой частной ситуации с данными разъяснениями можно согласиться на все 100 процентов. В противном случае Письмо можно считать не соответствующим Налоговому кодексу и Закону № 402-ФЗ. Очень жаль, что ведомство не потрудилось точнее ответить на поставленный компанией вопрос.

С полным текстом письма вы можете ознакомиться на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера» по ссылке: http://na.buhgalteria.ru/document/n133374

Источник: Бухгалтерия.ру

Оставьте комментарий