Преимущества и недостатки электронного документа

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Список доверенных операторов, организующих ЭДО, есть на сайте ФНС. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Есть две основные причины подключиться к системе ЭДО, а не использовать для документооборота почту.

— Юридическая значимость Не все документы, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу. Например, обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированным сертификатом электронной подписи (КЭП), который по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем Центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Документы с КЭП представляют в госорганы и предъявляют в суды. — Безопасность Пересылка по имейл не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту или перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: данные защищены шифрованием. Изменить документ, подписанный квалифицированным сертификатом электронной подписи, тоже не получится: отправитель об этом узнает.

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО?

Ускорить бизнес-процессы ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. Сделать документооборот прозрачным При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен, согласовывается или уже подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе. Его можно скачать или распечатать. Сократить затраты В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке. Упростить взаимодействие с госорганами 63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми. Их можно представлять в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если на них стоит КЭП. Освободить время сотрудников для более серьезных задач В корпорациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на организацию бизнес-процессов и могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться. Перевести архив в электронный вид По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. Для электронных документов это не нужно: они хранятся на серверах компании-оператора. Срок хранения файлов в Диадоке не ограничен, а доступ к документам есть даже у пользователей, отказавшихся от документооборота в системе. Снизить количество ошибок в документах Система ЭДО проверяет документы перед подписанием. Это помогает избегать критических ошибок. Например, Диадок смотрит на:

  • срок действия сертификата электронной подписи и его легитимность,
  • соответствие документов формату, установленному нормативно-правовым актом.

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что их руководители видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

ЭДО — это слишком сложно

На фоне привычного бумажного документооборота ЭДО выглядит сложной технологией. Но в действительности работать с ним даже проще. Например, сервис Диадок похож на электронную почту, работающую в браузере. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором, подписывать договор, становиться на учет в налоговую. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Эксперты Контура сами уведомят налоговую о новом пользователе. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

На ЭДО нужно переводить контрагентов

Основной недостаток электронного документооборота — его не получится использовать в одиночку. Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает эту задачу с помощью:

  • отдельного сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем можно наладить электронный документооборот прямо сейчас;
  • бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они могут написать приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организовать рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, провести обучающие вебинары. По данным специалистов из отдела активации, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после переговоров.

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с электронной и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их бумажные копии со штампом ЭДО. Если нагрянет выездная налоговая проверка, инспектор будет просматривать документы с компьютера налогоплательщика. Это закреплено в рекомендациях ФНС.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном

Кажется, что бумажный архив надежнее, потому что он всегда под рукой. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет.

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Подводим итоги

Несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много финансовых и человеческих ресурсов. Но со временем стало понятно: ЭДО проще, быстрее и удобнее, чем бумажное делопроизводство.

Компании повсеместно переходят на ЭДО. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Так запускается волна новых подключений. Операторы электронного документооборота отмечают: трафик растет. Так, в первом квартале 2020 года количество переданных и полученных через Диадок документов выросло на 29 % в сравнении с аналогичным периодом за прошлый год. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронный документ станет таким же привычным, как бумажный.

Если пока не внедрили ЭДО, свяжитесь с нами. Мы ответим на волнующие вас вопросы и подскажем, с чего начать переход на электронный документооборот.

Карнилова К.Ю.

Санкт-петербургский университет технологий

управления и экономики

Санкт-Петербург, Россия

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация: Информационные потоки являются важным ресурсом любой организации. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решают проблемы традиционного документооборота, а также предоставляют дополнительные преимущества в работе организации. В статье определены достоинства и недостатки применения систем электронного документооборота в организациях.

Ключевые слова: документооборот, бумажные носители, система электронного документооборота (СЭД), бизнес-процесс, структурное подразделение, входящие документы, электронный документ

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN PRACTICE

Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Если у предпринимателя или компании имеется правильно оформленная электронная подпись, которой заверяются документы в электронном виде, то не требуется распечатывать данную документацию на бумаге.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками .

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до её окончательной ликвидации .

Для защиты и безопасности электронного документа, подтверждения зашифрованной информации, предоставленной на электронные документы с целью подтверждения авторства и ответственности конкретного лица, электронные документы заверяют электронной цифровой подписью (ЭЦП). Именно за счет наличия многочисленных положительных параметров все больше предпринимателей переходят на этот способ ведения документации. Но предварительно следует оценить преимущества и недостатки электронного документооборота. К основным плюсам относится:

— производится оперативный поиск необходимой документации за счет грамотной структурированности и надежности хранения;

— структура документооборота является централизованной;

— все документы могут храниться в электронном виде на разных носителях и даже в удаленных серверах, поэтому даже при возникновении пожара в офисе можно не волноваться, что будет уничтожена какая-либо важная документация;

— все документы легко регистрируются и согласовываются;

— все бумаги подписываются на основании их отправки по электронным каналам связи, что позволяет экономить значительное количество времени и усилий работников любого предприятия;

— при необходимости можно сделать за несколько секунд копию нужного документа;

— значительно упрощается аудит, так как он проводится в электронной форме, а также можно приглашать для этих целей наемных специалистов, которые получают документацию по электронным каналам.

Преимущества систем электронного документооборота являются значимыми и неоспоримыми, но перед переходом на них следует оценить отрицательные моменты каждой системы.

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

— Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.

— Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.

— СЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.

— Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.

— Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.

— Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней .

— СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Преимущества внедрения системы электронного документооборота являются неоспоримыми, но этот процесс имеет некоторые минусы. К ним относятся такие моменты:

— обязательно требуется зарегистрировать электронную цифровую подпись, за создание которой уплачивается крупная сумма средств;

— отсутствует возможность воспользоваться электронными документами, если партнеры не перешли на электронный документооборот;

— тратится много средств и времени на установку дополнительного программного обеспечения и найм надежного сотрудника, который занимается ведением всей электронной документации;

— еще не были закреплены какие-либо строго унифицированные форматы такого документооборота;

— многие контрагенты и покупатели с недоверием относятся к использованию электронных документов, подписанных ЭЦП .

Поэтому каждый предприниматель предварительно должен изучить преимущества и недостатки электронного документооборота, чтобы принять верное и актуальное решение.

Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:

— Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.

— К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.

— С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.

— Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.

Поэтому можно утверждать, что применение такого документооборота становится все более востребованным.

Электронный документооборот, оказание государственных услуг в электронном виде, развитие порталов — все эти направления являются элементами цифровой экономики, которые повышают качества работы и в России эти технологии вполне соответствуют мировым. С помощью электронной документации значительно упрощается работа компании, а также обеспечивается легкость сотрудничества с другими фирмами и государственными организациями.

Литература

Оставьте комментарий