Про делопроизводство

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ,

государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

    • фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

    • организация работы с документами (создание условий,

обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе

(бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином

«делопроизводство», часто используют определение ДОУ.

В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера – твердую копию файла – бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ – файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем

для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и

оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно

крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования: во-первых, она

должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы.

Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров,

совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

Документирование – процесс подготовки и создания документов,

совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить

эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

    • оперативность в составлении и прохождении документа;

    • высокое качество документов;

    • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

    • широкое применение безбумажных технологий обмена

информацией.

Упешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

    • оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;

    • оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

    • внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;

    • применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информационных

технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Internet.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРАВО

М.В.Бородин*

Субъекты электронного документооборота

Аннотация. В правовом, организационном и техническом аспекте электронный документооборот является достаточно емкой деятельностью со сложным субъектным составом по применению электронной подписи, требующей как лицензирования, так и обеспечения адекватного уровня информационной безопасности. На основании исследуемых базовых в сфере электронного документооборота Закона об информации и Закона об электронной подписи определяются соответствующие субъекты. В противовес заключению Комитета Совета Федерации по экономической политике, предпринимательству и собственности по Закону об электронной подписи автор утверждает о появлении аккредитующего органа в качестве нового субъекта отношений. Фиксируется, что деятельность по созданию и выдаче цифровых сертификатов является лицензируемой не только для аккредитованных удостоверяющих центров. С целью обеспечения адекватного уровня информационной безопасности, необходимости защиты персональных данных и выполнения требований по лицензируемым видам деятельности автор считает целесообразным ввести в правовой оборот термины «администратор информационной безопасности» и «пользователь средств криптографической защиты информации». Вектор правового регулирования предлагается сместить в сторону более детальной проработки субъектного состава информационных правоотношений, возникающих в процессе электронного документооборота.

Ключевые слова: электронный документооборот, участники электронного взаимодействия, субъекты, лицензирование, удостоверяющий центр, аккредитующий орган, администратор информационной безопасности, пользователь, потребитель, криптографическая защита информации, персональные данные.

001: 10.17803/1994-1471.2015.60.11.118-124

Последние шаги в направлении конкретизации предмета отношений в информационной сфере представляют собой легитимное определение информационного объекта как сферы интереса любого субъекта1. Документ является информационным

1 Бачило И. Л. Меняются ли функции права в условиях информатизации? // Информационное право и становление основ гражданского общества в Рос-

объектом, с помощью которого реализуются правоотношения субъектов и движение которого в его жизненном цикле и правовом

сии : сб. статей. М., 2008. С. 210. Также см.: Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года и плане мероприятий по ее реализации» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 40. От. 3981.

© Бородин М. В., 2015

* Бородин Максим Викторович — аспирант кафедры конституционного и административного права

Южно-Уральского государственного университета (ЮУрГУ)

454047, Россия, г. Челябинск, 60 лет Октября, д. 2, кв. 4 118 Актуальные проблемы российского права. 2015. № 11 (60) ноябрь

пространстве, где действуют субъекты, образует документооборот2. Информационные правоотношения, возникающие в процессе электронного документооборота, зависят не только от правового режима информационных объектов, но и от наибольшей ясности в составе и правовом статусе субъектов электронного документооборота — участников электронного взаимодействия.

В то же время специальной статьи о субъектах как в информационной сфере в общем, так и плоскости документооборота и электронного документооборота в российском информационно-правовом поле на данном этапе нет. Анализируя базовый трехглавый Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»3 и Федеральный закон «Об электронной подписи»4 (далее — Закон об электронной подписи], выведем следующие субъекты юридически значимого электронного документооборота:

1. Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

2. Оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

3. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи — лицо, которому в установленном Законом об электронной подписи порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.

4. Удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предпри-

2 Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования : дис. … канд. юрид. наук. М., 2003. С. 105.

3 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. 2006. № 165.

4 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» // Российская газета. 2011. № 75.

ниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Законом об электронной подписи.

5. Участники электронного взаимодействия — осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане.

6. Уполномоченный федеральный орган в сфере использования электронной подписи — федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий (далее — Минкомсвязь].

7. Федеральный орган исполнительной власти в области обеспечения безопасности (далее — ФСБ].

Отметим, что усиленная электронная подпись, в том числе усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись, является электронной подписью, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Однако законодатель закрепил, что исключительно аккредитованный удостоверяющий центр одновременно с выдачей квалифицированного сертификата должен выдать владельцу квалифицированного сертификата руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи. При этом владелец квалифицированного сертификата обязан:

— не использовать ключ электронной подписи и немедленно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата при наличии оснований полагать, что конфиденциальность ключа электронной подписи нарушена;

— использовать квалифицированную электронную подпись в соответствии с ограничениями, содержащимися в квалифицированном сертификате (если такие ограничения установлены].

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

С учетом того, что удостоверяющий центр обладает специальным статусом в области специализированной информационной деятельности, полагаем акцентирование вышеуказанных требований по обеспечению информационной безопасности на аккредитованном удостоверяющем центре необоснованным. Данные положения должны быть направлены на удостоверяющий центр как таковой в силу использования особого правового института — лицензирования. Тем не менее в Законе об электронной подписи не сказано про такой субъект правоотношений, как лицензирующий орган.

Право удостоверять идентичность технологии цифровой подписи осуществляется на основании лицензии на право осуществления деятельности по изготовлению и распределению ключевых документов и (или] исходной ключевой информации для выработки ключевых документов с использованием аппаратных, программных и программно-аппаратных средств, систем и комплексов изготовления и распределения ключевых документов для шифровальных (криптографических] средств. Порядок выдачи данного вида разрешительного документа определяется законодательством Российской Федерации5. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2012 № 313 утверждено Положение о лицензировании деятельности, связанной с криптографическими средствами, которое устанавливает требования к квалифицированному персоналу удостоверяющего центра6:

5 Федеральный закон от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» // Российская газета. 2011. № 97.

6 Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 313 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по разработке, производству, распространению шифровальных (криптографических] средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических] средств, выполнению работ, оказанию услуг в области шифрования информации, техническому обслуживанию шифровальных (криптографических] средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических] средств (за исключением случая, если техническое обслуживание шифровальных (криптографических] средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифроваль-

— руководитель и (или] лицо, уполномоченное руководить работами в рамках лицензируемой деятельности, имеющие высшее профессиональное образование по направлению подготовки «Информационная безопасность» в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей и (или] прошедшие переподготовку по одной из специальностей этого направления (нормативный срок — свыше 500 аудиторных часов], а также имеющие стаж в области выполняемых работ в рамках лицензируемой деятельности не менее 3 лет;

— инженерно-технический работник (минимум 1 человек], имеющий высшее профессиональное образование по направлению подготовки «Информационная безопасность» в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей и (или] прошедший переподготовку по одной из специальностей этого направления (нормативный срок — свыше 500 аудиторных часов], а также имеющий стаж в области выполняемых работ в рамках лицензируемой деятельности не менее 3 лет.

Необходимо отметить, что одним из требований для аккредитации удостоверяющего центра является наличие в его штате не менее двух работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, имеющих высшее образование в области информационных технологий или информационной безопасности либо высшее образование или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного профессионального образования по вопросам использования электронной подписи. Таким образом, даже на уровне требований к квалифицированному персоналу удостоверяющего центра сталкиваемся с юридической коллизией.

На этом основании полагаем в качестве одного из субъектов электронного документооборота определить администратора информационной безопасности. В своей специализированной деятельности администратор

ных (криптографических] средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя]» // Собрание законодательства РФ. 23.04.2012. № 17. Ст. 1987.

информационной безопасности как лицо, ответственное за управление ключевой инфраструктурой, должен постоянно учитывать, что несанкционированное использование ключей электронной подписи посторонними лицами приводит к утечке конфиденциальной информации, подделке или искажению юридически значимых электронных документов от имени лица, обладающего персональным ключом электронной подписи.

Устанавливая требования к форме квалифицированного сертификата7, к средствам электронной подписи и средствам удостоверяющего центра8, ФСБ также осуществляет подтверждение соответствия средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи. Подчеркнем, что утвержденное приказом ФСБ Положение ПКЗ-20059 основывается в том числе на Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну10. Согласно данной Инст-

7 Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» (зарегистрирован в Минюсте РФ 27.01.2012 № 23041] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 16.04.2012. № 16.

8 Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра» (зарегистрирован в Минюсте РФ 09.02.2012 № 23191] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 16.04.2012. № 16.

9 Приказ ФСБ РФ от 9 февраля 2005 г. № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических] средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005]» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2005. № 11; 2010. № 24.

10 Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным

доступом, не содержащей сведений, составляющих

рукции пользователями средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ] именуются физические лица, непосредственно допущенные к работе с СКЗИ после соответствующего обучения. На наш взгляд, участники электронного взаимодействия, включая владельцев сертификатов ключей проверки электронной подписи и владельцев квалифицированных сертификатов, являются непосредственными пользователями СКЗИ. При этом, с нашей точки зрения, категорически запрещается допускать к самостоятельной работе с СКЗИ лиц, не прошедших инструктаж. Ответственность за допуск к работе пользователей СКЗИ должен нести администратор информационной безопасности.

Кроме того, квалифицированный сертификат подлежит созданию с использованием средств аккредитованного удостоверяющего центра. Необходимо отметить, что в Законе об электронной подписи появился специальный субъект правоотношений — аккредитующий орган. Однако в заключении Комитета Совета Федерации по экономической политике, предпринимательству и собственности по Закону об электронной подписи зафиксировано, что обеспечивается преемственность правового регулирования в рассматриваемой сфере; не изменена структура, субъекты и предмет отношений, регулируемых Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи»11. Однако в плоскости электронного документооборота Минкомсвязь выступает в качестве:

1] аккредитующего органа (уполномоченный федеральный орган в сфере исполь-

государственную тайну» (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.08.2001 № 2848] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 20.08.2001. № 34. Примечание: Указом Президента РФ от 11.03.2003 № 308 с 1 июля 2003 г. Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте РФ (ФАПСИ] упразднено и его функции переданы ФСБ РФ, СВР РФ и Службе специальной связи и информации при ФСО РФ. Также см.: на указанный приказ ФАПСИ от 13.06.2001 № 152 ссылается в том числе в Информационном сообщении Росфинмониторинг «О разъяснении отдельных вопросов по порядку направления сообщений об операциях с денежными средствами или иным имуществом в электронном виде после 1 июля 2013 года».

11 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. 2002. № 6; 2007. № 254.

зования электронной подписи] — осуществляет аккредитацию удостоверяющих центров, проводит проверки соблюдения аккредитованными удостоверяющими центрами требований, которые установлены Законом об электронной подписи и на соответствие которым эти удостоверяющие центры были аккредитованы, и в случае выявления их несоблюдения выдает предписания об устранении выявленных нарушений;

2] головного удостоверяющего центра в отношении аккредитованных удостоверяющих центров (головной удостоверяющий центр не подлежит аккредитации в соответствии с Законом об электронной подписи]12;

3] федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, который устанавливает:

— порядок передачи реестров квалифицированных сертификатов и иной информации в уполномоченный федеральный орган в случае прекращения деятельности аккредитованного удостоверяющего центра13;

— порядок формирования и ведения реестров квалифицированных сертификатов, а также предоставления информации из таких реестров14;

12 Приказ Минкомсвязи России от 13 апреля 2012 г. № 108 «Об обеспечении осуществления Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации функции головного удостоверяющего центра в отношении аккредитованных удостоверяющих центров» (вместе с «Положением об информационной системе головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи»] (зарегистрирован в Минюсте России 26.04.2012 № 23950] // Российская газета. 11.05.2012. № 105.

13 Приказ Минкомсвязи РФ от 29 сентября 2011 г. № 242 «Об утверждении порядка передачи реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и иной информации в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи в случае прекращения деятельности аккредитованного удостоверяющего центра» (зарегистрирован в Минюсте РФ 17.11.2011 № 22329] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 12.12.2011. № 50.

14 Приказ Минкомсвязи РФ от 05 октября 2011 г.

правила аккредитации удостоверяющих центров, порядок проверки соблюдения аккредитованными удостоверяющими центрами требований, которые установлены Законом об электронной подписи и на соответствие которым эти удостоверяющие центры были аккредитованы15.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

К тому же при оказании услуг удостоверяющего центра необходимо обеспечивать безопасность персональных данных, т.е. принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных дан-ных16. Государственную функцию по осуществлению государственного контроля (надзора] за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных исполняет Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — Роскомнадзор]. Контроль за выполнением требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных организуется и проводится оператором (уполномоченным лицом] самостоятельно и (или] с привлечением на договорной основе юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осущест-

№ 250 «Об утверждении Порядка формирования и ведения реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров» (зарегистрирован в Минюсте РФ 28.11.2011 № 22406] // Российская газета. 09.12.2011. № 278.

15 Приказ Минкомсвязи России от 23 ноября 2011 г. № 320 «Об аккредитации удостоверяющих центров» (вместе с «Правилами аккредитации удостоверяющих центров», «Порядком проверки соблюдения аккредитованными удостоверяющими центрами требований, на соответствие которым эти удостоверяющие центры были аккредитованы»] (зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2012 № 24067] // Российская газета. 18.05.2012. № 112.

16 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Российская газета. 2006. № 165.

вление деятельности по технической защите конфиденциальной информации, которую выдает Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК]17. Также операторы персональных данных назначают лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, функции которого, на наш взгляд, может и должен исполнять квалифицированный администратор информационной безопасности.

Обобщая вышеизложенную информацию, считаем целесообразным выделить следующие субъекты электронного документооборота:

1] непосредственные участники (в том числе обладатель, пользователь и потребитель информации, а также отправитель и получатель сообщения];

2] пользователи СКЗИ;

3] администратор информационной безопасности (с исполнением функции организации обработки персональных данных];

4] оператор информационной системы (в том числе оператор информационной системы персональных данных];

5] удостоверяющий центр;

6] лицензирующие и сертифицирующие органы (ФСБ, ФСТЭК];

7] аккредитующий орган (Минкомсвязь];

8] надзорный орган (Роскомнадзор].

Государственное регулирование опре-

17 Постановление Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» // Российская газета. 07.11.2012. № 256.

деляется как способ нормативно-правового упорядочения деятельности субъектов18. Документооборот является одним из средств обеспечения и реализации функциональных полномочий органов государственной власти, регулирования общественных отношений, управления государством, а также средством общения органов государственной власти между собой19. Предлагаем в качестве субъектов юридически значимого электронного документооборота ввести в правовой оборот термины «администратор информационной безопасности» и «пользователь средств криптографической защиты информации», основные информационные права и обязанности которых будут определять правовой статус данных субъектов. Заметим особо, пишет Бачило И. Л., что термины «потребитель» и «пользователь» в информационной сфере пока не получили легальных опреде-лений20. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что понятийный аппарат и субъектный состав в области электронного документооборота сформирован фрагментарно и не учитывает необходимости создания адекватной степени доверия взаимодействующих в электронной сфере сторон, а также установления соответствующего уровня информационной безопасности.

18 Тихомиров Ю. А. Административное право и процесс. М., 2005. С. 117—221.

19 Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. М., 2010. С 173.

20 Бачило И. Л. Меняются ли функции права в условиях информатизации?С. 213.

Библиография:

1. Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. — М. : Юрайт, 2010. — 454 с.

2. Бачило И. Л. Меняются ли функции права в условиях информатизации? // Информационное право и становление основ гражданского общества в России : сб. статей. — М., 2008. — С. 210—213.

3. Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования : дис. … канд. юрид. наук. — М., 2003. — 198 с.

4. Тихомиров Ю. А. Административное право и процесс. Полный курс. — М. : Издание г-на Тихомирова М. Ю., 2005. — 698 с.

References (transliteration):

1. Bachilo I. L. Informacionnoe parvo : uchebnik dlja vuzov. — M. : Jurajt, 2010. — 454 c.

3. Semiletov S. I. Dokumenty i dokumentooborot kak ob#ekt pravovogo regulirovanija : dis. … kand. jurid. nauk. — M., 2003. — 198 c.

4. Tihomirov Ju. A. Administrativnoe pravo i process. Polnyj kurs. — M. : izd-vo Tihomirov M.Ju., 2005. — 698 c.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Материал поступил в редакцию 13 апреля 2015 г.

SUBJECTS OF THE ELECTRONIC DOCUMENT FLOW

Borodin, Maxim Victorovich — postgraduate student of the Department of Constitutional and Administartive Law of the

South Ural State University (SUSU)

454047, Russia, Chelyabinsk, ul. 60 let Oktyabrya, d.2, kv. 4

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:

● между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

● организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

● налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

● исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Обратите внимание

Инструкция по ДОУ и номенклатура дел организации – это тот комплекс нормативных документов, который необходим для организации делопроизводства. Данные документы должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

Наш совет. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу.

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

Архивация документов

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.

Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ. В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

  • аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.
  • проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.
  • формирование дел документов по личному составу, а также постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.
  • оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
  • составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.
  • переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.
  • подготовка дел к уничтожению дел: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.
  • передача документов на государственное хранение.
  • разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации.

Самостоятельная архивная обработка

При самостоятельной архивной обработке документов следует обратить внимание на несколько важных моментов.

Правильная архивная обработка перед сдачей в архив

Все дела должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ и действующим архивным законодательством РФ. Документация, оформленная ненадлежащим образом, может быть не принята в государственные или муниципальные архивы. Документы придется разброшюровывать, перешивать, тратить бесценное время на выполнение одной и той же задачи.

Обеспечение сохранности документов и ограничение доступа к ним

В процессе деятельности предприятия накапливается документация, доступ к которой нужно ограничить. Подобного рода документы могут содержать государственную, коммерческую или профессиональную тайну, поэтому они должны храниться в условиях конфиденциальности. Утечка информации, потеря, фальсификация документов могут привести к штрафным санкциям и существенно навредить успешному делу.

Квалифицированное уничтожение документов

Уничтожение документов является частью процесса архивной обработки, так как рано или поздно практически любой организации приходится уничтожать большие объемы документации. И главное – встает необходимость провести экспертизу ценности и правильно выделить дела на уничтожение. Уничтожение документов, сроки хранения которых еще не истекли, может привести к штрафам и предписаниям при аудиторских проверках.

Оставьте комментарий