Проверка кассовой дисциплины

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации, кроме учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации, а также предприятий и организаций.

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

  • — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • — при смене кассира;
  • — если были выявлены факты хищения наличных денег;
  • — если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

  • — по инициативе руководителя организации;
  • — по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 — оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

Дебет 94 Кредит 50 — отражена недостача наличных денег в кассе организации;

Дебет 73 Кредит 94 — сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

  • — первый экземпляр передают кассиру;
  • — второй экземпляр — в бухгалтерию.

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:

  • — первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
  • — второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
  • — третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета.

Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей.

Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

  • — удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
  • — списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Для акта о проверке наличных денег в кассе предусмотрен типовой бланк (форма № КМ-9). Его форма утверждена постановлением Госкомстата № 132.

Акт предназначен для оформления результатов внезапной ревизии кассы. Такая ревизия может проводиться:

  • — по инициативе руководителя организации;
  • — по требованию налоговой инспекции.

Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах:

  • — первый экземпляр передают в бухгалтерию организации;
  • — второй экземпляр — работнику, ответственному за сохранность денег.

Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой инспекции (проверяющему).

Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

В акте указывают:

  • — сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии;
  • — показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии;
  • — сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика;
  • — сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
  • — сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, ваша организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации — в размере от 4000 до 5000 рублей (п. 15.1 КоАП РФ).

Акт должен храниться в архиве организации в течение 5 лет.

Законодательное обоснование

Документ, регулирующий проверки, – это Положение о порядке ведения кассовых операций №373-П, утвержденное ЦБ от 12 октября 2011 года. Актуальными также являются акты:

  • ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года.
  • Приказ Министерства финансов №132н от 17 октября 2011 года (в дальнейшем – Регламент).
  • ФЗ №943-1 «О налоговых органах» от 21 марта 1991 года.
  • Постановление №506 от 30 сентября 2004 года.
  • Постановление №359 от 6 мая 2008 года.

В пункте 2 статьи 7 ФЗ №54 прописано, что представители налоговой осуществляют следующие действия в ходе проверки:

  • Мониторинг расчетов, при которых применялись ККТ.
  • Анализ сведений, полученных в ходе мониторинга.
  • Проверку эксплуатации ККТ.
  • Проверку операторов фискальных данных.
  • Проверку правильности оформления и выдачи чеков и прочих бумаг, подтверждающих операцию.
  • Формирование предписания о том, что выявленные нарушения должны быть ликвидированы.

Итогом мероприятия считается выявление фактов выполнения или невыполнения правил использования КТТ. Если будут обнаружены нарушения, ищутся причастные к ним. После этого накладывается административная ответственности.

Права проверяющих и пользователей

Проверка КТТ полностью основывается на нормативных актах. Последние наделяют правами как представителей налоговой, так и владельцев касс.

Полномочия проверяющих

В пункте 7 Регламента указано, что представители налоговой имеют следующие права в рамках проверки:

  • Запрос и получение всей нужной информации посредством подачи запроса в кабинет ККТ.
  • Свободный доступ к кассам и данным, которые хранятся на фискальном накопителе.
  • Получение бумаг по использованию касс.
  • Контрольные закупки для выявления правильности выдачи чеков.
  • Возможность взаимодействия с органами внутренних дел.
  • Вынесение предписание о том, что пользователям касс нужно ликвидировать обнаруженные нарушения.

Представители налоговой имеют также право привлекать пользователей ККТ к административной ответственности.

Права владельцев ККТ

Права владельцев касс перечислены в статьях 21-24 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ» от 26 декабря 2008 года. Однако это общие полномочия. Права в рамках контрольного мероприятия оговорены в пункте 9 Регламента. Рассмотрим их перечень:

  • Личное присутствие при проведении процедуры.
  • Возможность пояснить и объяснить обнаруженные нарушения.
  • Получение актуальных сведений о предмете и сроках контрольного мероприятия.
  • Получение итогов проверки, акта, составленного по ее итогам.
  • Выражение несогласия с итогами мероприятия и действиями сотрудников.
  • Обжалование действий представителей налоговой.

Обжалование может проводится как в судебном, так и в досудебном порядке.

Проверка ККТ пошагово

Рассмотрим все этапы контрольного мероприятия:

  1. Решение руководителя налоговой. Контрольное мероприятие проводится только в том случае, если есть соответствующее решение уполномоченного лица.
  2. Получение и рассмотрение бумаг. Перечень документов, которые могут запрашиваться, изложены в пункте 29 и 34 Регламента. Среди этих бумаг можно отметить журнал кассира, акты возврата средств потребителям, контрольные ленты. Это ПКО, журналы регистрации документов по ККТ, кассовая книга, отчеты по авансам. Представители налоговой могут запросить БСО, акты приемки БСО, акты о списании. Кроме того, это книги доходов и расходов, бумага об определении лимита ККТ. Проверяется карта регистрации, договор технической поддержки, паспорт ККТ. Если организация использует кассовые чеки, то запрашиваются сопутствующие документы. Исчерпывающий ли перечень изложен в Регламенте? Нет. Специалисты могут затребовать дополнительные бумаги. Однако они должны относиться к предмету проверки.
  3. Проверка. Проверяются хозяйственные операции и деньги, хранящиеся в кассе, проводятся осмотры и инвентаризации.
  4. Оформление итогов проверки. По результатам контрольного мероприятия составляется акт. В нем фиксируются обнаруженные нарушения или их отсутствие. Если найдены нарушения, инициируется дело об административном правонарушении.

При осуществлении проверки представители налоговой должны придерживаться установленных сроков. На проверку КТТ предоставляется 5 рабочих дней со дня получения решения от руководителя инспекции. Если выполняется контроль над полнотой учета выручки, срок составляет 20 дней.

Особенности проверки использования касс

Проверка использования касс предполагает эти действия:

  • Проверку предоставления чеков и подтверждающих бумаг. Для достижения поставленных целей обычно проводится контрольная закупка. Приобретенный товар оплачивается или наличными, или картой. Закупка нужна для того, чтобы проверить выдачу чеков. Это мероприятие должно быть осуществлено в определенный срок. В частности, это 1 рабочий день. Процедура регламентируется статьей 16.1 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП» от 26 декабря 2008 года.
  • Изучение документов на КТТ. Документы запрашиваются после закупки.
  • Контроль над соблюдением правил использования касс. Подтверждается соответствие КТТ, чеков существующим правилам.

Документы должны быть предоставлены в первый рабочий день с даты инициирования контрольного мероприятия. Это могут быть как копии, так и оригиналы. Если фирма не предоставляет бумаги в установленные сроки, на нее накладывается ответственность за создание препятствий работе должностных лиц.

ВАЖНО! Представители налоговой не имеют права просить о нотариальном заверении копий бумаг.

Оформление итогов проверки

По результатам контрольного мероприятия оформляется акт. Составляется он в двух экземплярах. В акте указывается информация:

  • Дата.
  • Наименование проверяющей компании, ИНН, КПП, адрес.
  • ФИО проверяющих.
  • Перечень документов, которые изъяты в ходе мероприятия.
  • Даты начала и завершения проверки.
  • Запись о выявленных нарушениях. Необходимо сделать ссылку на те положения законов, которые были нарушены.

Документ подписывается представителями налоговой, а также пользователем ККТ. Последний может указать свои примечания в акте или в приложенном к нему документе.

С банков снята обязанность по контролю кассовой дисциплины юридических лиц

С 1 января 2012 года с кредитных организаций снята обязанность контролировать кассовую дисциплину клиентов — юридических лиц в силу Указания Банка России от 13 декабря 2011 года О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России. В частности, с нового года утратили силу Положение от 5 января 1998 года 14-П О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации и Письмо от 4 октября 1993 года 18 Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации — именно эти нормативные акты до сих пор служили основанием для осуществления банками функций контроля кассовых операций.
Финансист спросил у экспертов рынка, какие положительные и негативные моменты могут вызвать нововведения как для банков, так и для их клиентов?
Нина Елизарьева, заместитель управляющего филиалом ОАО Банк ВТБ в г. Красноярске: Это долгожданное решение, которого банки ждали уже лет 15. Обязанность по контролю кассовой дисциплины клиентов-предприятий — несвойственная кредитной организации функция, которая осталась как пережиток советской банковской системы. Во времена СССР единственный государственный банк контролировал кассовые операции своих клиентов.
Эффективность такого контроля в последующие годы была минимальной, поскольку санкций за нарушение кассовой дисциплины банк применить не мог и ограничивался предупреждениями, за исключением случаев превышения установленного лимита остатков кассы.
Если раньше законодательством были установлены сроки сдачи выручки, за которую клиент платил банку комиссию, то сейчас организация сама вправе определить необходимость сдачи выручки или использования средств в текущие платежи. Поэтому для дисциплинированных клиентов отрицательных моментов в нововведении нет. Для банков же отмена этой обязанности значительно экономит время работы операционных сотрудников и позволит сосредоточиться на прямых функциях кредитной организации — обслуживании клиентов.
Кроме этого, такие современные технологии, как интернет-банкинг, мобильный банк, пластиковые карты значительно сократили объемы денежной наличности в обороте. Поэтому принятие изменений закономерная актуализация нормативных актов Банка России.
Единственный орган, который может эффективно выполнять контроль кассовой дисциплины это налоговые службы. Только у них есть необходимые рычаги воздействия, включая применение штрафных санкций.
Денис Чекашкин, региональный директор Банка24.ру в Красноярске: С одной стороны, для клиента это однозначно упрощение. Снижение количества контролирующих органов всегда упрощает жизнь компании. С другой, свято место пусто не бывает, контроль будет. Скорее всего, его роль будет выполнять ИФНС или другой государственный орган, заинтересованный в наложении на организации штрафных санкций, в случае выявления у них нарушений. В отличие от контролирующих органов, кредитные организации заинтересованы, в первую очередь, в удержании клиентов, поэтому подход к проверкам был лояльный, банки выступали в роли аудиторов — и в этом была польза для организаций.
Трудно оценить данную инициативу однозначно и для кредитной организации. С одной стороны, это возможность для высвобождения ресурсов и снятие негативных моментов от самого факта проверки, при взаимодействии с клиентами. Однако, банки во время проверок более тесно общались с клиентами и могли лучше узнать их потребности. Это очень полезно для всех. Что касается Банка24.ру, то у нас не было необходимости предоставлять кассовые заявки по источникам поступлений и целевому расходованию денежных средств. Мы отслеживали эти движения в ходе проверок, что в дальнейшем помогало предоставить данные в ЦБ РФ по оборотам (форма 202). Отсутствие контроля за источниками поступлений и направлений выдач скажется на аналитическом учете представленных банком данных по обороту.
Вероятно, контроль кассовой дисциплины передадут ИФНС. Но если в функционале останется проверка полноты приходования денежных средств, полученных и сданных в кассу банка, то ИФНС придется направлять запросы в банки для подтверждения данных цифр.
Галина Манапова, заместитель председателя правления ООО КБ СТРОМКОМБАНК: Хочу сказать, что изменения позиции Банка России по этому вопросу, а, следовательно, и указанных нормативных документов, банковское сообщество ожидало уже достаточно давно. С одной стороны, изменения явно позитивные, так как с банков сняли существенную нагрузку, связанную с выполнением ими, по большому счету, несвойственных контрольных функций за денежным обращением. Кроме того, при проверках на средних и мелких предприятиях сотрудникам банков зачастую приходилось, чтобы увидеть ситуацию, не только приводить в порядок ведение учетных документов, но и консультировать клиентов.
Одной из новаций является также то, что с 1 января 2012 года юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать снятые с корпоративной карты наличные денежные средства не только на хозяйственные расходы, а и в целом для осуществления своей деятельности, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Современный мир все больше движется в сторону безналичных расчетов, и такие изменения в русле этой тенденции.
Считаю, что для добросовестных клиентов, с которыми каждый банк стремится работать, эти изменения законодательства явно облегчат жизнь, снизив количество бумажной работы с банком, а также контактов — с проверяющими.
С другой стороны, обязанность по соблюдению требований антилегализационного законодательства с банков никто не снимал, а получается, что теперь сложнее будет анализировать деятельность клиентов при снятии наличных денежных средств, так как у банков не будет непосредственного доступа к их кассовой информации. При этом не секрет, что не всегда и не все клиенты идут навстречу банкам по предоставлению подтверждающих документов.
В этой ситуации решение, конечно, есть, банкам придется более внимательно анализировать клиента уже при решении вопроса о принятии его на обслуживание, а также более тесно работать с ним в дальнейшем, в полной мере реализуя известный принцип Знай своего клиента.
Ввиду того что, глава 15.1 Кодекса об административных правонарушениях 195-ФЗ от 3012.2001г., не отменена и предусматривает финансовую ответственность, то лимит остатка наличных денег в кассе предприятия будут видимо проверять и согласовывать налоговые органы.
Портал Финансист
26 января 2012

Оставьте комментарий