Проводки по корпоративной карте

Сегодня многие компании и предприниматели пользуются корпоративными денежными картами. При помощи таких карт сотрудники могут снимать деньги с банковского счета, делать покупки в интересах работодателя, а также вносить деньги на счет. В сегодняшней статье мы расскажем о том, как отразить эти операции в бухучете: какой бухгалтерский счет использовать, в каком случае оприходовать деньги в кассу, и как поступить, если снятие наличных с корпоративной карты прошло по банковской выписке более поздней датой

06.07.2018

На каком бухгалтерском счете отразить движения по карте

Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько). При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч. Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.

Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».

Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета. Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты. Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример 1

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 11 800 руб. (в т. ч. НДС по ставке 18% – 1 800 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 11 800 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 800 руб. — учтен НДС.

Затем Карасев снял через банкомат 5 900 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС по ставке 18% – 900 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 5 900 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 900 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Пример 2

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием

Часто бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата. В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке. Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.

Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).

На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.

Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.

Пример 3

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:

Опубликовано 26.09.2016 13:12 Просмотров: 67815

В этой статье мы рассмотрим, как отразить в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 движение наличных денежных средств между банковским счетом и кассой организации: снятие денежных средств в кассу и их внесение на расчетный счет. В большинстве организаций такие операции совершаются регулярно, поэтому вопросы по их отражению в программах 1С нам периодически задают. В первую очередь в данном случае необходимо сделать корректные настройки учетной политики в программе.

Если в вашей организации операции по снятию или внесению наличных денежных средств не укладываются в один рабочий день, необходимо использовать счет 57 «Переводы в пути». С данной настройкой нужно определиться при заполнении учетной политики в программе, для этого открываем вкладку «Главное», «Учетная политика» и отмечаем флажком, используется или нет счет «Переводы в пути».

Рассмотрим различные варианты указанных операций

1. Снятие наличных денежных средств с расчетного счета (без использования счета 57)

Для отражения данной операции в 1С: Бухгалтерии 8 оформим документ «Поступление наличных». Открываем вкладку «Банк и касса», «Касса», «Кассовые документы» и по кнопке «Поступление» создаем и заполняем документ «Поступление наличных»
— вид операции «Получение наличных в банке»
— сумму
— статью ДДС «Получение наличных в банке»
По кнопке «Приходный кассовый орден» можем посмотреть и распечатать ПКО.

Теперь проводим документ и смотрим проводки

2. Снятие наличных денежных средств с расчетного счета (с использованием счета 57)

Если Вы используете 57 счет, то в этом случае, в первую очередь, оформляем документ «Списание с расчетного счета». Открываем вкладку «Банк и касса», «Банк», «Банковские выписки» и по кнопке «Списание» создаем документ «Списание с расчетного счета». Заполняем пустые поля
— вид операции «Снятие наличных»
— сумму
— дату
— назначение платежа

При проведении документ формирует следующие проводки

Теперь оформляем кассовый документ «Поступление наличных». Заполняется он аналогично ПКО в предыдущем примере, отличие только в том, что необходимо указать счет кредита 57.01.

Проводим и смотрим проводки

3. Поступление наличных денежных средств на расчетный счет (без использования счета 57)

В данном случае необходимо оформить документ «Выдача наличных». Открываем вкладку «Банк и касса», «Касса», «Кассовые документы» и по кнопке «Выдача» заполняем пустые поля созданного документа:
— вид операции «Взнос наличными в банк»
— сумму
— статью ДДС «Сдача наличных в банк»
По кнопке «Печать» можем посмотреть печатную форму РКО.

После того, как получаем выписку из банка о поступлении денежных средств, проводим документ и смотрим проводки.

4. Поступление наличных денежных средств на расчетный счет (с использованием счета 57)

При использовании 57 счета для внесения денежных средств на расчетный счет документ «Выдача наличных» заполняется аналогично, только добавляется счет дебета 57.01. Также по кнопке «Печать» можем посмотреть и распечатать РКО.

Проводим заполненный документ и смотрим проводки

Далее оформляем документ «Поступление на расчетный счет». Открываем вкладку «Банк и касса», «Банковские выписки», нажимаем кнопку «Поступление» и заполняем пустые поля документа:
— вид операции «Взнос наличными»
— сумму
— назначение платежа

Проводим и смотрим проводки

Обратите внимание, что в том случае, если вы используете 57 счет, необходимо контролировать обороты и сальдо по данному счету: после того, как перемещение денежных средств завершено, счет должен быть закрыть. Чтобы провести такую проверку сформируем ОСВ по 57 счету с детализацией по дням.

Как видно на картинке, сальдо на конец периода по 57 счету отсутствует, значит, операция проведена корректно.
И в заключении хочу еще раз вернуться к настройкам учетной политики и предупредить вас о том, что если вы решите включить (или отключить) использование 57 счета в середине года, то будьте готовыми к тому, что при перепроведении старых документов, данная настройка будет также действовать: появятся (или исчезнут) движения по 57 счету. Поэтому после изменения настройки и перепроведения документов необходимо проконтролировать корректность остатков по банковским счетам и кассе, а также обязательно сформировать ОСВ по 57 счету.

Автор статьи: Светлана Губина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

  1. Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
  2. Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
  3. Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

  • с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить форму АО-1);
  • сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

  • величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
  • виновность конкретного работника доказана документально;
  • руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
  • с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
  • предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

  • оплата затрат работников, находящихся в командировке;
  • представительские виды расходов;
  • реализация переводов в пользу коммунальных служб;
  • проведение расчетов с контрагентами;
  • закупка малоценных активов;
  • оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

  • минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
  • утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
  • делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

  1. Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
  2. Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
  3. Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
  4. Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
  5. Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
  6. Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
  7. Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

  • Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
  • Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Оставьте комментарий