Содержание
Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.
Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.
Части стандартного формата делового письма
Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.
Информация отправителя
Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.
В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.
Что включать и форматировать:
- Имя
- Почтовый адрес
- Город, штат, почтовый индекс
- Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
- Ваш номер телефона
- Ваш электронный адрес
сегодняшняя дата
Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.
Информация об адресате (a.k.a. Внутренний адрес)
Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название
- Имя
- Название должности
- Почтовый адрес компании
- Город, штат, почтовый индекс
- Страна (опционально)
Приветствие
Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия) «, потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.
Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой», а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет «Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму» или «Управление ассоциацией общего управления».
Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.
Основной Текст
Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.
- Введение. Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
- Второй абзац. Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац — то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
- Третий абзац. Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.
Закрытие
Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.
Примеры бизнес письмо закрытия:
- Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
- сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.
Бесплатный Закрыть
Бесплатное закрытие — это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.
Примеры
- С уважением
- Искренне
- Сердечно
- С благодарностью
- С наилучшими пожеланиями
- С удовлетворением
- С уважением
Подпись
Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.
Корпуса
До возраста электронной почты люди писали «Приложения» внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение» для электронных писем.
Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами — пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:
Корпуса:
- Брошюра
- Форма заказа
3 типы форматов бизнес письма
Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.
полный блок
Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.
Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:
изменение
Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.
В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием — три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.
Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма — все два пробела.
Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:
с отступом
Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.
Бизнес письмо форматирование и дизайн советы
Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.
Профессиональный бланк
Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.
Вы можете найти профессиональные бланки в Envato Elements или GraphicRiver.
Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.
Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.
Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:
- Брендинг 10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer) Грейс Фассела
Поля делового письма
Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 «до 1,5» на сторону.
Простой шрифт
Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.
Формальное расстояние между буквами
Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.
Бланк второй страницы для дополнительных страниц
Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.
Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.
Виды деловых писем
Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.
Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:
Письмо жалоба
Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.
Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.
Заявление об отставке
Заявление об отставке — это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.
Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»
Сопроводительное письмо
Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.
Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:
- Карьера Как написать сопроводительное письмо — полное руководство Чарли Мендоса
- Резюме 20 примеров сопроводительного письма Чарли Мендоса
- Карьера 22 советов по электронной почте: с легкими для подражания образцами Чарли Мендоса
Рекомендательное письмо
Рекомендательные письма отправляются, чтобы подтвердить хорошее положение заявителя с предыдущим работодателем или менеджером. В некоторых случаях эти рекомендации являются не чем иным, как шаблоном, сгенерированным кем-то из HR после заполнения пробелов о дате начала и окончания работы сотрудника. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо для хорошего сотрудника, лучше, если вы выйдете за рамки шаблона, чтобы показать, что вы цените время, проведенное вместе.
Посмотрите это руководство, если вам нужна помощь в написании рекомендательного письма:
- Карьера Как написать письмо-отличные рекомендации (+ шаблоны) Чарли Мендоса
Письмо для запроса информации
Письма, запрашивающие информацию, часто отправляются предприятиям частными лицами или представителями других предприятий, когда они хотят получить информацию о конкретном продукте или услуге. Эти письма также могут быть направлены в государственные учреждения при запросе информации о подаче заявления на получение разрешения или о государственной процедуре.
Ниже приведен пример письма для запроса информации из Word Mart:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»:
Корректировка или изменение буквы
Получали ли вы когда-нибудь письмо, в котором сообщалось, что дата оплаты вашего телефонного счета была скорректирована, или что сумма, которую вы платите, была изменена? Это корректирующее письмо. Не только о датах и суммах, но письма о корректировке или изменении также отправляются, когда компании хотят уведомить клиентов об изменениях в продукте или услуге, которые они купили.
Ниже приведен пример письма о корректировке сроков от Института корпоративных финансов:
Деловые объявления и приглашения
Письма акционеров, анонсы новых продуктов и благотворительные акции — деловые письма. Письма, в которых объявляется новый генеральный директор, IPO и даже те, кто приглашает вас на конгресс, также подпадают под письма о деловом объявлении. Эти письма либо отправляются в виде внутренней заметки, чтобы все сотрудники знали об изменениях внутри компании, либо в качестве объявления заинтересованным сторонам компании.
Вот пример делового приглашения на образовательный семинар от Letters.org:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»
Советы по написанию деловых писем
Использование правильного обоснования и включение всех правильных элементов недостаточно для хорошего делового письма. Еще важнее указать правильный тон и убедиться, что ваш получатель понимает цель вашего письма.
Помните следующие советы при следующем написании делового письма.
Коротко и просто
Избегайте высоких слов и цветочных описаний. Держите первый абзац кратким. Если вы не знаете, с чего начать, просто напишите «Я пишу в отношении…», а затем объясните свой запрос оттуда.
Преимущество читателя
Сотрудничество получателя будет проще, если вы напишите письмо с учетом его пользы. Подчеркните, что вы можете им предложить, а не то, что вы хотите, чтобы они делали.
Правильный тон
Какова цель письма, которое вы отправляете? Вы выражаете благодарность, сочувствие или требуете оплату долга? Что бы это ни было, вы должны установить правильный тон, чтобы получатель понимал срочность вашего запроса.
Не используется жаргон
Избегайте жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы.
Использование личных местоимений
Даже если это деловое письмо, можно использовать личные местоимения, как вы, я, мы и мы. Придерживайтесь «Я», если вы пишете на основе вашего мнения, и используйте «Мы», если вы пишете от имени компании.
При необходимости добавьте CC
Знаете ли вы, что «CC» означает любезную копию? В те времена, когда печатные буквы были написаны, «CC» означало печатную копию, потому что это то, что печатники используют для создания дубликатов. В любом случае, это аббревиатура, которую вы должны включить под строкой приложения, если вы планируете отправить копию письма кому-либо еще.
Если вы отправляете вежливую копию более чем одному человеку, укажите второе имя под первым без «CC».
Пример:
«Копия: Марк Смит, финансовый директор XYZ Widgets»
Формат электронной почты для деловых писем
По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.
Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.
Чтобы узнать больше о том, как форматировать сообщения электронной почты, изучите следующие руководства:
- Эл. адрес Как освоить правильный формат деловой электронной почты и избежать профессиональных катастроф Лаура Спенсер
- Эл. адрес Как правильно написать официальное письмо (которое дает результаты) Лаура Спенсер
- Эл. адрес Как написать более эффективное письмо (15+ лучших советов и хитростей) Лаура Спенсер
Сделайте всё правильно
Используйте деловой конверт, если отправляете письмо по почте. Используйте конверт с логотипом вашей компании, чтобы получатель мог сразу же узнать его от вашей компании и предотвратить попадание вашего письма вместе с другим рекламным мусором, который он получил.
Если вы не уверены, что ваш почерк разборчив, используйте ваш принтер и текстовый процессор, чтобы напечатать адрес на конверте. Отправляйте важные документы и срочные письма через курьера.
Теперь, когда вы узнали, как форматировать письмо, вы можете начать рассылать свои собственные деловые письма.
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
- легки в использовании
- малоизвестны
- приносят охрененную пользу
и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.
Итак, начинаем.
Применение инструмента
Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.
Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
- Документ-шаблон в Word’е
- Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Делаем слияние
Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
- Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
- Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
- Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
- Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
- Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
- Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.
Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
«Глаза боятся, а руки делают»
P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.
Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.
В конце все созданные сообщения надо:
- либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
- либо для последующей отправки обычной почтой
- либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.
На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.
Дополнительно:
3 части:Добавление получателейСоздание документаЗавершение слияния
Слияние – это мощный инструмент для написания и отправки персональных писем множеству получателей. Вы также можете использовать его для создания конвертов или наклеек с информацией о каждом получателе. Слияние может импортировать данные из другого источника, такого как Excel, а затем использовать их для вставки в ваше сообщение согласно определенным получателям.
Часть 1 Добавление получателей
-
Слияние – это функция, предназначенная для создания массовых рассылок, а также конвертов и наклеек с различной информацией. Вы можете импортировать базу данных получателей или ввести их вручную, а затем использовать так называемые «поля» для автоматического заполнения информации о каждом получателе. Это позволяет создать один документ, который вы можете отправить сотням или даже тысячам людей.
-
Создайте таблицу с информацией о получателях (если нужно).
Вы можете ввести информацию о получателях вручную, но если у вас сотни адресатов, то проще создать соответствующую таблицу или базу данных.
- Как создать таблицу в Excel.
- В сети поищите информацию о создании базы данных в Access.
-
Перейдите на вкладку «Рассылки». Если вы работаете в Word 2003 или более старой версии, нажмите «Сервис» – «Письма и рассылки» – «Показать панель инструментов слияния».
-
Нажмите «Начать слияние» и выберите тип документа (сообщения электронной почты, письма, конверты, наклейки и каталоги).
Если вы не уверены, выберите «Обычный документ Word».
- Выбрав «Конверты», откроется окно «Параметры конверта», в котором вы сможете выбрать размер и порядок форматирования конверта.
- Выбрав «Наклейки», откроется окно «Параметры наклейки», в котором вы сможете выбрать тип и размер наклейки.
-
Нажмите «Выбрать получателей» и выберите метод добавления получателей.
Получатели – это самая главная часть функции слияния, так как позволяет заполнять «поля» информацией о каждом получателе. Вы можете ввести получателей вручную, загрузить таблицу или базу данных или загрузить контакты из Outlook.
- Выбрав «Ввести новый список», откроется новое окно, в котором вы сможете ввести информацию о каждом получателе. Это пригодится, если у вас нет доступа к таблице с информацией о получателях, но это очень медленный способ ввода данных. Вы можете нажать кнопку «Настройка столбцов» для создания столбцов с соответствующей информацией.
- Выбрав «Использовать существующий список», откроется проводник Windows, в котором вы сможете найти файл с таблицей или базой данных. Вы также можете нажать кнопку «Новый источник», чтобы подключиться к SQL серверу в интернете.
- Выбрав «Выбрать из контактов Outlook», загрузятся ваши контакты из Outlook (вы можете отметить, какие контакты должны быть загружены).
Часть 2 Создание документа
-
Создайте документ так, как вы обычно делаете (с нуля или при помощи шаблона).
Перед этим важно ввести данные получателей, чтобы использовать соответствующие «поля» при создании документа.
- В сети поищите информацию о написании официального письма.
- Как составить хороший информационный бюллетень.
-
Нажмите кнопку «Строка приветствия» для создания приветствия. Вы можете использовать функцию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как приветствие выглядит на каждом экземпляре слияния.
-
Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите вставить в документ.
При создании документов это поле будет заменено на данные из таблицы получателей.
- Например, если вы хотите, чтобы в документе отображалось имя и фамилия получателя, выберите «Первый», нажмите пробел, еще раз нажмите кнопку «Вставить поле слияние», а затем нажмите «Последний».
- Также вы можете использовать кнопку «Адреса», чтобы создать конверты с адресом каждого получателя. Введите ваш адрес в строке ввода адреса отправителя, а затем нажмите «Адреса» в строке ввода адреса получателя.
- Вы можете выбрать любое поле, содержащее данные получателя. Убедитесь, что это относится ко всем адресатам из списка, так как пустые поля будут бросаться в глаза.
-
Нажмите кнопку «Выделить поля слияния», чтобы выделить вставленные поля и облегчить их редактирование.
-
Нажмите кнопку «Просмотр результатов», чтобы увидеть, как будет выглядеть документ. На экране отобразится документ слияния с информацией первого получателя.
Часть 3 Завершение слияния
-
Проверьте документ на наличие в нем ошибок. Нажмите кнопку «Автопоиск ошибок», чтобы Word просканировал каждый документ в слиянии и убедился, что все поля заполнены соответствующими данными получателей. Программа известит вас о любом несоответствии, которое вы сможете исправить.
- Завершите процесс слияния.
Щелкнув «Найти и объединить», отобразятся три опции:
- «Редактирование отдельных документов». Вы сможете определить редактируемые записи. После этого будет создан новый документ с каждой записью на отдельной странице. Вы можете отредактировать их вручную.
- «Печать документов». Вы сможете определить распечатываемые записи. После этого документы будут отправлены на принтер и распечатаны.
- «Отправка документов по электронной почте». Вы сможете ввести тему письма и выбрать поле, содержащее адреса электронной почты получателей. Затем вы сможете отправить рассылку через Outlook. Обратите внимание, что рассылка будет отправлена немедленно, поэтому убедитесь, что с ней все в порядке.
Информация о статье
Категории: Офисные программы
На других языках:
- Печать
- Править
- Написать благодарственное письмо авторам
Эту страницу просматривали 7156 раза.
Была ли эта статья полезной?
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.
В конце все созданные сообщения надо:
- либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
- либо для последующей отправки обычной почтой
- либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
Этап 1. Выбор типа документа.
На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.
Этап 2. Выбор документа
На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.
Ссылки по теме
- Отправка книги или листа Excel по электронной почте
- Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
- Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX
Рассылки писем WORD слияние документов
Рассматривается создание рассылок писем в пошаговом мастере слияния Word 2010, аналогично в Word 2013 и выше.
Этапы подготовки рассылок стандартных писем в Word :
1. Создадим базу данных адресатов для рассылки: Рассылки – Выбрать получателей – Ввести новый список
2. Создадим три адресата с полями (Обращение, Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1, Город, Индекс, Страна).
3. Нажав ОК, сохраним под именем «База данных»
4. Настроим параметры и содержание письма с помощью пошагового мастера: Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния
5. Выбираем тип:
Этап 1. Письма, жмем Далее.
Этап 2. Основа письма – Текущий документ – Далее.
Этап 3. Выбор получателей – Использование списка. Жмем Обзор, чтобы указать свой список. Указываем ранее созданный список (База данных). Ок. Далее.
Этап 4. Создание письма – Вставим и настроим Блок адреса
Затем, вставим и настроим Строку приветствия
Напишем текст письма и отформатируем
Этап 5. Просмотрим письма
Этап 6. Печатаем письма