Реестр для ФСС, образец

Обязательные сведения реестра больничных листов

Даже с учетом того, что для всех действуют единые правила правильного заполнения больничных листов, работодатели должны помимо них прописать в реестре обязательные сведения о лице, которое на время лишилось трудоспособности.

В перечень обязательных сведений реестра входят следующие основные данные:

  • идентификационный номер сотрудника предприятия, которому был выдан больничный лист;
  • личные данные работника: фамилия, имя, отчество – прописываются полностью;
  • информация о периоде начала болезни (с указанием точной даты) и ее завершении;
  • номер и дата больничного и точное количество дней отсутствия на работе специалиста, т.е. полный срок действия больничного;
  • общая продолжительность стажа трудового страхования;
  • основная причина, которая повлекла за собой временную потерю трудоспособности;
  • размер денежной компенсации за больничный, которая положена специалисту.

Для того, чтобы четко отрегулировать механизм денежной компенсации за больничный, в реестре в обязательном порядке должны быть прописаны точные суммы выплат из ФСС, а также за счет работодателя.

Каким именно образом размещаются обязательные сведения, решают непосредственно сотрудники бухгалтерии на предприятии, а соответствующее окончательное решение принимает его непосредственный руководитель.

При необходимости реестр больничных листов может быть дополнен дополнительными графами, если это требование диктует какая-либо возникшая нестандартная ситуация.

Правила и формат оформления

Согласно требованиям федерального закона № 86-ФЗ, утвержденного 01.05.2017, с 01.07.2017 в России действует 2 формата больничного листа – бумажный и электронный. Врач обязан с согласия пациента выписать ему больничный лист либо в виде справки со всеми необходимыми печатями и водяными знаками, либо оформить его в электронном виде. При этом все данные с электронного больничного также заносятся в общую базу реестра больничных листов.

Главное в оформлении реестра – полностью отразить требуемую информацию, которую могут потребовать в процессе проверки. При этом размещается она в документе в произвольном порядке.

Скачать образец заполнения бланка реестра больничных листов можно здесь.

Кроме бумажного журнала, для реестра больничных листов удобно параллельно вести электронный учет. Разработчики различных бухгалтерских программ (1С, Инфо-Бухгалетр и т.д.) учли потребность бухгалтеров в электронной форме реестра больничных листов и на данный момент предоставляют им такую возможность.

Чтобы предприятию легко было работать с электронными больничными листами, зайдя на сайт по ссылке cabinets.fss.ru, главному бухгалтеру необходимо будет создать там свой личный кабинет. Через него можно получить доступ к свежей информации о сотрудниках, оформивших электронные больничные листы.

Личный кабинет страхователя позволяет ему осуществлять сразу несколько функций, а именно:

  • оперативное получение нового электронного больничного листка непосредственно из медицинского учреждения;
  • просмотр документов в электронном виде и вывод их на печать;
  • перенос сведений о страхователе в ЭЛН, здесь можно также указать количество всех периодов нетрудоспособности сотрудников;
  • возможность быстрой пересылки всех данных о сотруднике, оформившего больничный в электронном виде, в Фонд социального страхования;
  • поиск информации о выплатах за больничный непосредственно из Фонда социального страхования.

В недалекой перспективе вся система социального страхования будет основываться исключительно на выдаче больничных листов в электронном виде. Это обусловлено тем, что такой больничный лист значительно проще оформлять, в отличие от его бумажного аналога.

Особенности передачи реестра в ФСС

Помимо сроков, в течении которых компания должна передать в Фонд социального страхования реестр больничных листов, способ предоставления необходимых документов напрямую зависит от средней численности организации.

К примеру, если на предприятии работают 25 человек, документы предоставляются в бумажном виде. Если же сотрудников больше – следует применять для пересылки электронные средства связи.

В Фонде социального страхования рассматривают полученные реестры в течение 10 календарных дней. После этого выносится решение о том, выплатить либо отказать в денежной компенсации лицам, временно лишившимся трудоспособности. Если решение было принято в пользу человека, который оформил больничный, средства ему будут перечислены строго по тем реквизитам, которые прописаны в его данных.

За своевременную подачу сведений из реестра больничных листов в ФСС предприятие несет прямую ответственность. Если какие-либо сроки при этом были нарушены, несет наказание за это только организация. От сотрудника в данной ситуации требуется только своевременно предоставлять верно оформленный больничный лист в бухгалтерию и ждать денежной компенсации за него в сроки, утвержденные действующим законодательством.

Форма и ведение реестра

Поскольку фонд требует составлять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения можно скачать в интернете. Загвоздка в том, что его форма законом не регламентирована. При этом реестр обязательно должен содержать все необходимые данные. Например, сам ФСС предлагает на своем официальном сайте такой вариант:

Помочь разработать свой вариант реестра больничных листов для возмещения ФСС и заполнить его поможет приказ фонда от 15.06.2012 № 223. В нем можно найти форму реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

На верхней части титульного листа должно присутствовать полное название предприятия, форма его собственности. Следующей строкой указывают название документа. После этого следует внести регистрационный номер страхователя. Далее последует таблица со всей информацией, в которой необходимо привести:

  • номер и серию больничного листа;
  • данные сотрудника;
  • причину нетрудоспособности;
  • период болезни;
  • страховой стаж сотрудника;
  • размер пособия: всего и за счет ФСС.

Все имеющиеся больничные листы должны быть внесены в таблицу, иначе инспекторы ФСС будут иметь вопросы к руководству компании или ее отдельным сотрудникам. Учтите, что отсутствие определенного формата в законодательстве не лишает данный документ серьезности. Поэтому следует предельно внимательно относится к его заполнению.

Кто и когда заполняет

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

  • снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
  • упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

Оставьте комментарий