РКО подотчет, образец

Что нужно знать ↑

Сегодня кассиру любой организации, выдающей средства наличными на руки работникам или же иным лицам, необходимо обязательно уметь составлять специальный документ – РКО (расходный кассовый ордер).

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет (бланк 2019 года) можно легко найти в интернете.

Но при этом необходимо использовать только максимально надежные источники – наличие каких-либо ошибок попросту недопустимо. Присутствие может привести к излишнему интересу со стороны ФНС.

Чтобы избежать типичных недочетов и неточностей, составляющему данный документ сотруднику необходимо будет в обязательном порядке разобраться, прежде всего, со следующими вопросами:

  • основные определения;
  • назначение документа;
  • правовое регулирование.

Основные определения

Чтобы разобраться с действующим по рассматриваемому вопросу законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться со всевозможными терминами.

Это позволит избежать неверной трактовки каких-либо нормативно-правовых актов, законодательных документов, актов.

К основополагающим понятиям, знать которые строго необходимо, можно отнести следующее:

  • кассовые операции;
  • инвентаризация денежных средств;
  • расходный кассовый ордер №КО-2;
  • журнал регистрации кассовых ордеров.

Под термином «кассовые операции» понимается какое-либо действие, непосредственно связанное с выдачей или же получением денег.

Именно их отображает документ под названием расходный кассовый ордер – также достаточно часто используется аббревиатура РКО.

Нередко в нормативных и правовых актах можно встретить термин «инвентаризация денежных средств». Под ним понимается ведение учета поступивших, а также впоследствии выданных денег.

«Расходный кассовый ордер» либо РКО подразумевает под собой специальный документ, который формируется в единственном экземпляре при выдаче наличных денег через кассу.

При этом следует помнить о достаточно обширном перечне правил и особенностей составления данного документа. Выполнение их строго обязательно.

«Журнал регистрации кассовых ордеров» — специализированный реестр, который включает в себя перечень всех кассовых ордеров (расходных и приходных).

В данном журнале в обязательном порядке обозначаются все характеристики РКО – дата формирования, назначение, а также иные важные.

Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2019 году смотрите в статье: максимальная сумма подотчет.

Все о подотчетных лицах, .

Также при возможности стоит ознакомиться с иными терминами, встречающимися в законодательстве по этому поводу.

Назначение документа

Максимально подробно основное назначение расходно-кассового ордера в подотчет генеральному директору оглашается в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №88 от 18.08.98 г. в редакции от 03.05.00 г.

В данном нормативно-правовом документе имеется отдельный раздел под названием «Расходный кассовый ордер» (Форма №КО-2).

Документ рассматриваемого типа используется для оформления выдачи наличных:

  • при осуществлении традиционного способа обработки данных;
  • при обработке с использованием средств вычислительной техники.

При этом следует помнить, что документ рассматриваемого типа в обязательном порядке подписывается достаточно обширный перечнем лиц.

Например, расходный кассовый ордер в подотчет обязательно должен быть заверен директором. Одними из наиболее важных разделов документа рассматриваемого типа являются следующие:

«основание» Обозначает содержание хозяйственной операции
«приложение» Обозначаются все прилагаемые к РКО документы

Фактически, в поле «основание» и прописывается назначение документа в каком-либо конкретном случае. Формирование РКО требуется практически во всех случаях при выдаче наличных денег из кассы организации.

Правовое регулирование

Следует помнить, что формирование документа данного типа должно обязательно осуществляться в рамках действующего по этому поводу законодательства.

Наиболее важными нормативно-правовыми документами по этому являются следующие:

Постановление Госкомстата №88 от 18.08.98 г. в редакции от 03.05.00 г. Следующие его разделы:

  • унифицированные форматы учетных документов;
  • расходный кассовый ордер по форме №КО-2;
  • книга для учета кассовых операций – по форме №КО-4
Журнал регистрации

Следует знать, что непосредственно с 01.01.13 г. все обозначенные в упомянутом выше постановлении форматы документов не обязательны к употреблению. Это означает возможность не использовать стандартные формы.

Все организации на основании действующих законодательных актов, а также собственных внутренних нормативных документов могут подготавливать свои собственные образцы.

Но в то же время необходимо помнить, что данное правило не действует по отношению к различной первичной учетной документации.

Причем касается это, в первую очередь, именно кассовых документов – в том числе расходного кассового ордера.

Потому при формировании РКО не стоит ни в коем случае отклоняться от установленного в действующем законодательстве образца. В противном случае велика вероятность возникновения проблем.

Выдача расходного кассового ордера под отчет ↑

Следует помнить, что не только процедура составления, но также выдача расходного кассового ордера в обязательном порядке регламентируется действующим на территории РФ законодательством.

Данная процедура имеет очень большое количество самых разных особенностей. Поэтому стоит в обязательном порядке ознакомиться с ней заранее максимально подробно.

Также стоит изучить предварительно следующие основополагающие вопросы:

  • кто именно должен заполнять?
  • инструкции по составлению ордера;
  • основание при выдаче.

Пример заполнения потребуется обязательно при отсутствии опыта составления документов данного типа.

Несколько облегчить данную задачу может специализированное программное обеспечение от компании 1С. Вся документация подобного типа, в том числе кассовая (РКО и иная), уже включена в базу данных.

Видео: выдача денег в подотчет из кассы, как отразить документально в кассе РКО

Для оформления и последующей распечатки достаточно будет лишь заполнить соответствующими данными поля. Что очень удобно – вероятность допущения какой-либо ошибки будет минимальна.

Кем заполняется

Процедура составления расходного кассового ордера может осуществляться следующими должностными лицами:

  • кассиром;
  • бухгалтером.

Если по какой-то причине обозначенные выше должностные лица отсутствуют или же не имеют возможности осуществить формирование данной документации, то составить РКО может иное лицо.

Следует лишь помнить, что оно должно иметь соответствующие полномочия на это. Например, данный документ может составить директор, главный бухгалтер.

При этом вне зависимости от должности сотрудника требуется обязательно соблюдать все правила составления расчетного кассового ордера.

Инструкция по составлению ордера

Важно заранее изучить инструкции для заполнения ордера. Таким образом, можно будет существенно сократить время, требуемое для формирования документа данного типа.

Процедура составления РКО на сегодняшний день выглядит следующим образом:

В заголовке расчетно-кассового ордера следует указать название организации, а также наименование конкретного структурного подразделения При его наличии (при отсутствии следует сделать прочерк)
В разделе «код» необходимо проставить цифровую комбинацию из специальной справки Госкомстата ОКУД 0310002
«Номер документа» В обязательном порядке требуется обозначить номер по порядку (он также указывается непосредственно в журнале регистрации)
В поле «дата» Требуется указать дату фактической выдачи средств через кассу (дд.мм.гггг)
«Дебет»/»кредит» Данный раздел в обязательном порядке заполняется работником бухгалтерии
Раздел под названием «дебет, код структурного подразделения» Заполняется в случае, если передача средств осуществляется непосредственно в конкретном структурном подразделении, в противном случае необходимо просто вычеркнуть строку
«Дебет, корреспондентский счет» В обязательном порядке должен содержать номер счета, а также при необходимости и субсчета
«Код аналитического учета» Опять же обозначается только в случае, если использование данных кодов имеет место в конкретной организации
«Кредит» Обозначается номер счета, именно по нему в обязательном порядке осуществляется выдача счета
Вся подлежащая выдаче сумма Указывается в специально предназначенной для этого графе под названием «сумма, руб.»
«Код целевого назначения» Заполнение данного раздела требуется только в том случае, если конкретная организация используется специальную систему кодирования
Раздел «выдать» Обозначается в дательном падеже Ф.И.О. лица, на имя которого оформляется рассматриваемый документ
«Основание» Обозначается содержание денежной операции рассматриваемого типа
«Приложение» Заполняется далеко не всегда, требуется обозначить перечень прилагаемых к расчетно-кассовому ордеру документы

Следует помнить, что данный документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в специально предназначенном для этого журнале. Он составляется по форме №КО-3.

РКО является действительным только лишь при наличии подписей следующих лиц:

Руководителя предприятия Генерального, исполнительного директора или же иного уполномоченного
Главного бухгалтера

После проставления всех необходимых подписей РКО передается кассиру. Данный сотрудник в обязательном порядке осуществляет проверку правильности заполнения документа данного типа.

После выполнения всех обозначенных выше операций требуется заполнение графы «получил». В ней указывается прописью вся денежная сумма. Причем с заглавной буквы, при этом копейки должны быть обозначены цифрами.

Основание при выдаче

Следует помнить, что непосредственно при выдаче денег из кассы получатель обязан будет предъявить документ, который удостоверяет личность. Это может быть паспорт гражданина РФ, водительское удостоверение или же нечто иное.

Также может быть использован любой другой документ, где имеется печать организации, фото обращающегося и обозначение его Ф.И.О.

Как правильно составить акт приема товара на подотчет продавцу узнайте из статьи: подотчет.

Где посмотреть образец договора подряда на ремонт автомобиля, .

Как составить соглашение о расторжении договора подряда, .

При этом реквизиты документа должны быть указаны вне зависимости от того, кто именно является получателем – физическое лицо или организация.

Пример заполнения

Если возможность использовать автоматизированное программное обеспечение для формирования рассматриваемого документа по какой-то причине отсутствует, стоит воспользоваться примером РКО.

При этом все же предварительно стоит ознакомиться с соответствующим постановлением Госкомстата. Это даст возможность избежать различного рода ошибок.

Составление рко по различным основаниям. Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)

Основным бланком, оформляемым при выдаче наличности из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда осуществляется расходование денег в ходе осуществления хозяйственной или иной деятельности. Порядок ведения операций по кассе разрешает не применять РКО только предпринимателям, ведущим учет в упрощенном варианте.

Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.

Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.

Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.

Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.

Выписанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Далее он фиксирует его в журнале регистрации.

Перед выдачей наличных должностное лицо должно затребовать у их получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним кассир в соответствующие графы вписывает реквизиты паспорта или иного документа. Затем работник кассы передает денежные средства их получателю, которому нужно их пересчитать и при правильности суммы расписаться в расходнике.

Важно! Если выдача денег осуществляется доверенному лицу, то вместе с паспортом проверяется и доверенность, после чего ее прикладывают к РКО.

Работникам зарплата может выдаваться по расчетно-платежным или платежным ведомостям. В этом случае при их закрытии также составляются расходные ордера на итоговые суммы. Затем документ передается кассиру, который на нем ставит штамп «Оплачено». Вместе с отчетом кассира в конце дня РКО сдается в бухгалтерию.

Обращаем внимание! Сотрудники, которым выдавались деньги на или на осуществление хозяйственных расходов должны отчитаться по по факту их расходования. Прием денег в кассу осуществляется на основании .

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения РКО.

В верхней части документа пишется название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Если бланк относится к какому-либо определенному подразделению, то его название нужно указать ниже. В противном случае здесь ставится «-«.

Справа от названия документа «Расходный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его оформления. Последняя должна иметь вид ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу вносятся данные бухгалтерского учета — корреспондирующие счета по дебету и кредиту, коды структурных подразделений и аналитического учета — если они используются на предприятии. Затем записывается сумма РКО цифрами. Поле «Код целевого назначения» должно заполняться только в том случае, если на фирме разработана и используется необходимая система кодирования.

В поле «Выдать» записываются полные Ф.И.О. человека, которому отпускаются денежные средства из кассы. Не допускается сюда вписывать название предприятия.

В поле «Основание» указываются причины, по которой производится выдача денег. К примеру «Зарплата», «Сдача в банк», «Суточные» и т. д.

В поле «Сумма» записывается сумма документа прописью.

В поле «Приложение » указываются наименования документов, на основании которых производится данная операция — заявление работника, платежная ведомость, квитанция и т. д.

Затем документ подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получатель денежных средств должен написать вручную получаемую сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись. Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность — паспорта, загранпаспорта, военного билета и т. д.

Кассовый ордер подписывает работник кассы. Далее все расходные и приходные денежные операции заносятся в .

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия бухгалтера:

  1. Проверяется наличие задолженности за работником по предыдущим авансам, выданным в подотчет. Если таковая имеется, то оформлять новую сумму нельзя. Необходимо прежде погасить имеющийся долг.
  2. При отсутствии задолженности по счету 71 принимается заявление работника, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Такое заявление служит основанием для выдачи денег в подотчет.
  3. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем, если обе должности занимает одно лицо.
  4. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом для основания выдачи.
  5. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для записи суммы, простановки подписи и даты.
  6. После проверки сделанных работником записей, кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
  7. Затем делается запись в кассовой книге, и отрывная часть ее листа сшивается с расходным кассовым ордером.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут, по своему усмотрению, не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

  • в первой указываются реквизиты документа;
  • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
  • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

Наименование строки

Организация

Пишется название, как указано в учредительных документах

Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики

Структурное подразделение

Если есть такая единица — заполняется строка, если нет — ставится прочерк

Номер документа

Указывается очередной номер РКО

Дата составления

Пишется дата выдачи денег в подотчет

Код структурного подразделения

Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу

Корреспондирующий счет

В случае выдачи в подотчет ставится счет 71

Код аналитического учета

Пишется присвоенный код конкретному подотчетнику

Ставится счет 50

Сумма, руб., коп.

Указывается выдаваемая сумма в цифрах

Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица

Основание

В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»

Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки — цифрами, пустое место строки прочеркивается

Приложение

Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления

Руководитель,

Главный бухгалтер

Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.

Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте

Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные

Выдал кассир

Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется отразить данный факт в учетной политике.

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, только после подписания заявления подотчетника руководителем с проставлением даты бухгалтер может оформить РКО и выдать деньги подотчетнику. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от сотрудника Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

Ю. В. Звягинцев 12.03.2016

Разрешаю

Директор ______________ М. М. Шиповалов 12.03.2016

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ: «заявление», с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

Подробнее о кассовой дисциплине 2017-2018 годов читайте .

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

  • в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
  • в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

  • Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе — соответствие подписей образцу.
  • Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
  • Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
  • Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, — обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
  • Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

  • если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
  • нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
  • в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
  • дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
  • сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
  • в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
  • аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП — при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.

Оставьте комментарий