Схема документооборота в организации

Схема документооборота на предприятии

Основная задача документооборота – документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого процесса.

Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.

Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Принципы рационального документооборота организации

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:

Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.

У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.

Документы одного типа двигаются единообразно.

Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации – однократным.

Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.

Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.

Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

  1. Прямоточность;
  2. Непрерывность;
  3. Ритмичность;
  4. Пропорциональность загрузки.

Справка

Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов:

  • Особенности ее организационной структуры
  • Традиции принятия управленческих решений
  • Система делегирования полномочий.

Такой учет позволит остановить выбор на оптимальной форме организации оборота документов:

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

Справка

В данной схеме указываются:

  1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
  2. маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
  3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
  4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Вторая классификация

  • входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
  • исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
  • внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Наименование документа:

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Оформление документа:

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр — покупателю (в момент отгрузки товара);

2-й экземпляр — в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Пример графика документооборота показан на следующей странице.

Оставьте комментарий