Штатное расписание бюджетного учреждения

Определение и разновидности штатного расписания

Штатное расписание – это местный корпоративный документ, который определяет и расшифровывает штатную структуру организации. В статье будут указаны вопросы законодательства, связанные со штатным расписанием. Будут рассмотрены типы данного документа и образцы заполнения.

Для ООО

Какие виды штатного расписания существуют

Заполняется по универсальной форме № Т-3 вне зависимости от статуса предприятия.

  1. Графа 1 «Структурное подразделение». Этап заполнения, на котором указываются все группы, находящиеся на предприятии и имеющие централизованное управление, производство. Название отдела влияет на предоставление привилегий.
  2. Вторая графа «Код подразделения» предназначена для классификации отделов в определенную группу с установлением места нахождения в организации. Это обязательно только для больших компаний.
  3. Третья графа «Должность, ряд, группа и классификация работника». Для правильного перечисления специальностей и обязанностей работников опирайтесь на нормативные документы. При наличии лимита для каких-либо особенных специальностей, не подпадающих под общие требования, обязательно соответствие классификатору. Сокращения в назывном пересчете специальностей недопустимы.
  4. Четвертая графа «Количество единиц штата». Указываем точное число сотрудников, которые установлены на этой должности в организации. Если в наличии есть неполные ставки, то количество единиц указывается через запятую. Предписания по заполнению форм введены согласно распоряжению Государственного комитета статистики РФ от 05.01.2004
  5. Пятая графа «Ставка по тарифным расходам». Заполнение происходит в соответствии с документами о заработной плате работника на предприятии. Пишется принятый размер ставки по тарифу либо заработной платы.
  6. Шестая, седьмая и восьмая графы посвящены надбавкам. Доплаты и различные поощрительные начисления регулируются законодательством либо работодателем. Надбавки определяются в качестве отдельной суммы или как прибавка к зарплате.
  7. Девятая графа «Итого» — раздел, который состоит из общего заключения из пятой и восьмой графы. Складывается зарплата и надбавка, если заработная плата выражена в рублях, а надбавка в процентах, то ставится прочерк.

Для бюджетной организации

Для функционирования бюджетных организаций устанавливается несколько источников финансирования, среди них могут быть федеральные поощрения или деньги за работу по контракту.

Заработная плата сотрудникам за выполнение трудовых обязательств по различным направлениям выплачивается из различных источников. В таком случае большинство организаций имеют 2 или 3 штатных расписания.

Предприятия, в статусе которых сказано о бюджетной ориентированности, прикрепляются к учреждениям государственной собственности. Форма оплаты труда в этих компаниях реализуется путём выполнения предписаний, которые приняты контролирующими органами и предусмотрены отношениями профсоюзов и работодателей.

Штатное расписание формируется администрацией предприятия, включает в себя все специальности и ориентировано на работу конкретной компании.

Сейчас законодательство не учитывает деление на части штатного расписания, оплату труда физическим лицам из различных источников финансирования. Утверждено целочисленное соединение штатного расписания в предприятии независимо от активной платежеспособности подразделений компании.

Для ИП

В законодательных актах РФ четко сказано, что работодатель, в каком бы статусе ни находился, при приеме на работу хотя бы одного сотрудника обязан оформить штатное расписание. Конкретных указаний насчет данного процесса частным владельцам предприятий не создано. Бухгалтеры разных компаний советуют оформлять штатное расписание при приеме на работу от 3 сотрудников.

При заключении соглашения с работником полностью учитываются трудовые обязанности, состав которых регулируется в соответствии с предписанием. Предприниматель, который не смог указать подробно состав работников предприятия, будет расценен как нарушитель, последует выписка штрафа в размере нескольких тысяч рублей.

Унифицированная форма

Обязательна ли унифицированная форма штатного расписания

По стандартам существует универсальная подтвержденная форма штатного расписания. Данная форма должна быть использована в полном соответствии с законодательством, наличие не удовлетворяющих порядку формы критериев может привести к проблемам в структурировании организации и неисполнении требований при проверках контролирующих органов.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ сказано, что учетная документация попадает под контроль государственных органов только в случае оформления согласно общепринятым унифицированным формам. Существуют и исключения, предполагающие оформление некоторых документов без привязки к формам, но при этом с указанием всех реквизитов, отмеченных в статье 9 закона.

Создание и утверждение унифицированных форм возложено на Госкомстат РФ.

Первичная документация, функция создания которой также является обязанностью Госкомстата, описывает и учитывает разные процедуры хозяйственного характера в организации, зафиксированные в бухгалтерском учете.

При этом штатное расписание не тот документ, который оформляет подобные действия, оно предназначено только лишь для учета финансовых операций внутри компании. Работодатель составляет и утверждает документ в соответствии с установленной формой.

Кто является составителем штатного расписания?

При утверждении согласия на формирование документа нужно принять решение, кто будет его составителем. В законах нет точного определения должности имеющей непосредственное отношение к разработке штатного расписания, но в полном соответствии со справочником управляющих должностей, подтвержденных официальным распоряжением Министерства труда Российской Федерации от 21.08.1998, оформление данного документа является одной из прямых обязательств отдела экономики труда.

Совет директоров предприятия может издать приказ, который перераспределяет обязанности внутри фирмы и порядок составления данного документа будет изменен, ответственным за составление лицом станет другой человек. Это возможно только при наличии соответствующего распорядительного документа.

В организациях небольшого масштаба штатными расписаниями загружены работники бухгалтерии или отдела кадров, также возможно поручить его составление специалистам из другой отрасли. В случае с индивидуальным предпринимателем непосредственным выполнением данной работы занимается специалист по кадрам, бухгалтер или сам предприниматель.

Правила заполнения

Штатное расписание: как заполнить

За основу при оформлении штатного расписания берут форму Т-3. Стандартные формы запрещено сокращать, разрешается только редактирование, включающее в себя дополнение формы.

  1. В предоставляемых шаблонах для заполнения очень часто встречаются необязательные для компании пункты, которые можно смело игнорировать.
  2. Информация в документе о численности сотрудников штата должна быть отражена с учетом оплаты, представленной по итогу конечного периода.
  3. При написании профессий и групп объединения работников компании должен быть использован только именительный падеж.
  4. При наличии большого штата работников по каждому объединению, финансовому отделу предоставляется право расписаться на каждом документе и его листе или просто в конце.
  5. По окончании принятия штатное расписание будет прошито и пронумеровано, проставлены печати предприятия.
  6. Последний этап – подписание директором компании, после которого штатное расписание начинает действовать.

Далее вы можете посмотреть семинар о проблемах разработки и внедрения штатного расписания:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Штатное расписание в бюджетном учреждении

О штатном расписании упоминается в ст. ст. 15, 57 ТК РФ, и этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему особое внимание. Для бюджетных учреждений такой документ необходим, поскольку в соответствии с ним составляется смета доходов и расходов, а также начисляется заработная плата. Кем утверждается данный документ? В какой форме он составляется? Об этом вы узнаете из предложенной статьи.

Одним из документов для начисления оплаты труда является штатное расписание. Наличие или отсутствие данного документа, а также его содержание зависят от работодателя. Если трудовыми договорами установлены должности и специальности, то учреждение обязано составить штатное расписание. При проверках трудовые и налоговые инспекции просят представить такой документ одним из первых.

Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 500 до 5000 руб.;
  • на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.

Работодатель вправе вводить новую штатную единицу, сокращать ранее имеющуюся, вносить изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в существующее штатное расписание в любом количестве без ограничения. Единственное условие: такие изменения и дополнения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Кроме того, необходимо указать дату введения штатного расписания. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Квалификационная характеристика

Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Постановлением Минтруда России N 9 <1> установлен Порядок применения Единого квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

  1. «Должностные обязанности» — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность;
  2. «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
  3. «Требования к квалификации» — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

<1> Постановление Минтруда России от 09.02.2004 N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик устанавливает аттестационная комиссия организации.

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1 <2>. В п. 2 данного Постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями.

<2> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата России N 20 <3> может вносить в форму штатного расписания дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы Т-3 должны оставаться без изменений, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения подлежат оформлению соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.

<3> Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (см. образец заполнения формы штатного расписания на с. 91).

Унифицированная форма N Т-3

———¬
¦ Код ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦0301017 ¦
Спортивная школа «Старт» +———+
———————————————— по ОКПО ¦12345678¦
наименование организации L———
———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ¦5-штр ¦16.12.2006 ¦ УТВЕРЖДЕНО
L———+————
2007 г. 01 января 07
на период —— с «—» —— 20— г. Приказом организации
16 декабря 06 35
от «—» ——- 20— г. N —
20
Штат в количестве —— единиц
———————T————-T——T———T———————————T———T——-¬
¦ Структурное ¦Должность ¦Коли- ¦Тарифная¦ Надбавки, руб. ¦Всего в ¦Приме- ¦
¦ подразделение ¦(специ- ¦чест- ¦ ставка +———-T———-T———-+ месяц, ¦чание ¦
+————-T——+альность, ¦во ¦(оклад) ¦по итогам ¦за коман- ¦ ¦ руб. ¦ ¦
¦наименование ¦ код ¦профес- ¦штат- ¦ и пр., ¦работы ¦дировки ¦ ¦(гр. 5 +¦ ¦
¦ ¦ ¦сия), ¦ных ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦гр. 6 + ¦ ¦
¦ ¦ ¦разряд, ¦единиц¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 7 + ¦ ¦
¦ ¦ ¦класс ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 8) x¦ ¦
¦ ¦ ¦(катего- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 4 ¦ ¦
¦ ¦ ¦рия) ква- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦лификации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+

¦Администрация¦ ¦Директор ¦ 1 ¦ 10 000 ¦ 2 000 ¦ — ¦ — ¦ 12 000 ¦ ¦
¦ ¦ ¦спортивной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ ¦ ¦Заместитель ¦ 1 ¦ 8 000 ¦ 1 200 ¦ — ¦ — ¦ 9 200 ¦ ¦
¦ ¦ ¦директора ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦спортивной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦Тренерский ¦ ¦Инструктор- ¦ 4 ¦ 6 500 ¦ 650 ¦ — ¦ — ¦ 28 600 ¦ ¦
¦состав ¦ ¦методист ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦спортивной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ ¦ ¦Тренер- ¦ 6 ¦ 6 000 ¦ 600 ¦ — ¦ — ¦ 39 600 ¦ ¦
¦ ¦ ¦преподаватель¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦по спорту ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ ¦ ¦Тренер-врач ¦ 1 ¦ 5 300 ¦ 265 ¦ — ¦ — ¦ 5 565 ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ ¦ ¦Тренер ¦ 5 ¦ 5 000 ¦ 250 ¦ — ¦ — ¦ 5 250 ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦Бухгалтерия ¦ ¦Главный ¦ 1 ¦ 9 000 ¦ 1 350 ¦ — ¦ — ¦ 10 350 ¦ ¦
¦ ¦ ¦бухгалтер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+
¦ ¦ ¦Бухгалтер ¦ 1 ¦ 6 000 ¦ 300 ¦ — ¦ — ¦ ¦ ¦
L————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+———
Итого ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦137 865 ¦
L——+———+———-+———-+———-+———
Руководитель кадровой Директор Пахомов Е.А. Пахомов
службы ———— ——— ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
Сусекина Н.В. Сусекина
Главный бухгалтер ———— ——————————
личная расшифровка подписи
подпись

При заполнении формы штатного расписания наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксированы полное и краткое названия организации, то в штатном расписании можно указать любое из них. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления документа в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой его составления.

При заполнении формы штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке отражения данных в некоторых графах (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России N 1):

  • при заполнении графы 4 в случае наличия неполной штатной единицы она указывается в соответствующих долях, например 0,2, 0,5, 2,75 (имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности, поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые предусмотрены штатным расписанием);
  • в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
  • в графах 6 — 8 отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты.

В ч. 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются в качестве стимула для повышения эффективности труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.

Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада их размер может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется после изменения оклада). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате труда и премировании. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено, но, как отмечалось выше, не уменьшено в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат.

Если работодатель не имеет возможности отразить данные графы в рублях, например в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты;

  • графа 10 заполняется в случае, если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень (в графе дается ссылка на Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании») либо если в компании работают сотрудники-сдельщики.

Обратите внимание: если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (Письма Минфина России от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (Постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24 <4>, п. 57 Методических указаний N 134 <5>).

<4> Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
<5> Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Е.Ромашова

Эксперт журнала

«Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Оставьте комментарий