Штатные

Содержание

Организация (г. Иркутск) планирует повысить должностные оклады. В настоящее время в организации установлены оклад и районный коэффициент в размере 20%. Работники с увеличением оклада согласны. Организация хочет, чтобы окончательная сумма заработной платы сотрудников к получению была без копеек (например, 17 000 руб.). В организации применяется унифицированная форма штатного расписания, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Как организации следует отразить внесение изменений в штатное расписание? Какие изменения следует внести в трудовой договор? Можно ли в трудовом договоре прописать не оклад и надбавки, а конечную сумму (например 17 000 руб.), не расписывая, из чего она складывается?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе установить в штатном расписании размер оклада в рублях и копейках. Округлять его до полных рублей не требуется. После внесения изменений в штатное расписание стороны должны заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам об установлении нового размера оклада.
Размер районного коэффициента должен быть указан в штатном расписании и трудовых договорах работников отдельно. Включать его в размер оклада работодатель не вправе.
Обоснование вывода:
Как следует из ст. 129 ТК РФ, оклад, являясь одной из составляющих заработной платы, представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Районный коэффициент относится к компенсационным выплатам за работу в особых климатических условиях (ст. 148 ТК РФ). В соответствии с п. 2 постановления Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 21.10.1969 N 421/26 введение районного коэффициента не образует новых тарифных ставок и должностных окладов. Более того, как следует из той же нормы, а также из п. 1 Разъяснения, утвержденного постановлением Минтруда России от 11.09.1995 N 49, районный коэффициент начисляется на фактический заработок, включающий все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, а не только на оклад. Таким образом, включение районного коэффициента в состав оклада неправомерно. Районный коэффициент является самостоятельным элементом системы оплаты труда.
В рассматриваемой ситуации организация использует унифицированную форму штатного расписания (форма N Т-3), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1). Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, содержащихся в названном постановлении (далее — Указания), в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Иными словами, в штатном расписании указывается только оклад по соответствующей должности, но не заработная плата конкретного работника, которая в Вашем случае включает в себя и такую компенсационную выплату, как районный коэффициент. При этом законодательство также не содержит требования о том, чтобы размер оклада был определен в штатном расписании только в полных рублях, без указания копеек (смотрите, например, форму N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», утвержденную Постановлением N 1). Соответственно, работодатель в данной ситуации вправе установить размер оклада в рублях и копейках. Округлять его до полных рублей не требуется.
Фиксируется в штатном расписании и районный коэффициент в графе 6 «Надбавки» (смотрите ответ с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»). Согласно Указаниям при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Штатное расписание формируется работодателем и утверждается приказом руководителя организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации). Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в качестве условия оплаты труда работника должен быть указан конкретный размер оклада (должностного оклада) или тарифной ставки. Поэтому в трудовой договор работников в части условия о размере оклада также должны быть внесены соответствующие изменения.
В данном случае изменение определенных сторонами условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ. Соглашение об изменении условий, определенных трудовым договором, заключается в письменной форме. При этом ознакомление работника со штатным расписанием или приказом о повышении заработной платы под подпись не может рассматриваться как подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. На каждое отдельное изменение условий договора необходимо получить согласие работника и зафиксировать это согласие, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору. Соответственно, в силу положений статей 57, 72 и 135 ТК РФ при увеличении окладов с каждым из работников необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет указан новый размер оклада.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации после внесения изменений в штатное расписание, в соответствии с которыми увеличиваются оклады по всем или некоторым должностям, работодателю необходимо подписать дополнительные соглашения к трудовому договору с каждым работником, занимающим соответствующую должность. Соглашения могут содержать следующую формулировку: «Пункт , раздела трудового договора N от изложить в следующей редакции: «Работнику устанавливается оклад в размере рублей».
Отметим, что согласно части второй ст. 57 ТК РФ трудовой договор работника, помимо условия о размере оклада, должен содержать также и условие о применении районного коэффициента (п. 1 Обзора, определение Хабаровского краевого суда 18.12.2013 N 33-8030/2013, определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 19.09.2013 N 33-11573/2013, решение Курганского областного суда от 04.07.2012 N 21-104/2012).
Рекомендуем Вам также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Фиксация в трудовом договоре условий оплаты труда;
— Энциклопедия решений. Районный коэффициент.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел
3 февраля 2017 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• подчиненность;

• номер;

• местонахождение;

• выполняемые функции.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Этап I: визуализируем организационную структуру

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Этап II: утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Этап III: присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

ТАБЛИЦА 1

Пример индексации подразделений

Код подразделения Наименование подразделения
1 2
01* Административный блок
01010000 Канцелярия
01010100 Сектор документации
01010200 Архив
01010300 Экспедиция
01020000 Бухгалтерия
01020100 Сектор расчетов с персоналом
01020200 Сектор материального учета
01020300 Сектор налогообложения
01020400 Сектор реализации
01030000 Юридический отдел
01030100 Сектор договорной работы
01030200 Сектор претензионной работы
01040000 Отдел управления персоналом
01040100 Сектор найма и учета персонала
01040200 Табельная
01050000 Отдел технического контроля
01050100 Сектор входного контроля
01050200 Сектор контроля изготовления
02 Коммерческий блок
02010000 Отдел снабжения
02010100 Сектор закупок по РФ
02010200 Сектор зарубежных закупок
02020000 Отдел продаж
02030000 Отдел рекламы
03 Блок логистики
03010000 Отдел логистики
03010100 Сектор грузоперевозок
03010200 Сектор таможенного оформления
03010300 Сектор транспортно-складских
операций
03010301 Склад № 1 (сбыта)
03010302 Склад № 2 (импортных
комплектующих)
03010303 Склад № 3 (полуфабрикатов)
03010304 Склад № 4 (ответственного
хранения)
03020000 Транспортный отдел
03020100 Сектор внутренних перевозок
03020200 Сектор внешних перевозок
03020300 Сектор аренды автотранспорта
04 Технический блок
04010000 Отдел главного конструктора
04020000 Отдел главного технолога
04030000 Отдел компьютерного
обеспечения
05 Производственный блок
05010000 Цех № 1
05010100 Участок № 1
05010200 Участок № 2
05020000 Цех № 2
05020100 Участок № 1
05020200 Участок № 2
05030000 Цех № 3
05030100 Участок № 3
05030200 Участок № 3
06 Блок эксплуатации
06010000 Отдел главного механика
06020000 Отдел главного энергетика
06030000 Цех № 4 (ремонтный)
06030100 Участок № 1
06030200 Участок № 2
06040000 Хозяйственный отдел

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Этап IV: утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

Например:

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

Примеры употребления слова штатный в литературе.

И тут старпом замечает, что у автокранов есть четыре штатных домкрата, но эти домкраты не опущены.

Весь день гардемарины ходили как потерянные, слухи и сплетни увяли, а Юрий, отстояв от двенадцати до шести сигнальную вахту, мрачно съел котлеты, оставленные в расход, поднялся на ростры правого борта и сел там на круглую банкетку, в которой белой змеей лежали свернутые в бухту тали командирского катера: тут было штатное место для одиноких размышлений, найденное Юрием еще в начале кампании.

Хотя я многим обязан здешним землевладельцам за то, что разрешили мне привезти сюда львов, я не мог удержаться от гнева при мысли о том, что, несмотря на процветание браконьерства в течение уже многих лет, владельцы заповедников до сих пор не удосужились нанять штатную команду для охраны всей территории Тули.

Завел свою любимую пластинку другой наш стажер, без пяти минут штатный сотрудник Герман Вайскопф, по-простому — Гера.

У нашего штатного горниста пока опыта маловато, а учеником к нему пришлось назначить одного полного болвана.

Уверяю вас, мадам, что мы используем для рекламы только штатных демонстраторов, таких, которые работают у нас годами.

Ты ведь знаешь, что я получил штатную доцентуру с жалованьем, — сказал Дмитрий Анатольевич.

Когда об этом писали штатные жидоморы Романов и Елисеев, было противно, но забавно!

По секрету он сообщил мне, что он полковник запаса, артиллерист — но что Дити дала обещание не говорить об этом нашему бравому молодому капитану, и я чтобы тоже ему не говорила: ведь штатное расписание у нас сложилось как нельзя более удачно, Зебу командовать, а Джейкобу управлять пространственно-временной аппаратурой, каждому свое.

Штатные подхалимы Гог, Магог и Демагог кадили своему владыке фимиам и лизали ему пятки.

Среди присутствующих я узнал кровавого разбойника Каина, самых старых молодцов Мафусаила и Ламеха, славных ковчегостроителей Сима, Хама, Иафета во главе со старшим прорабом Ноем и так неожиданно осиротевших подхалимов Гога, Магога, Демагога, штатных.

Я, на сдельных началах, стал заведующим и мастером-художником макетной мастерской института, не значившейся ни в каких сметах и штатных расписаниях.

Слово о Пабло Неруде Пабло Неруда, которого мы в чилийском консульском штатном расписании именуем Рикардо Рейес, родился на земле Парраля, в центре Продольной Долины, в 1904 году, и этот год всегда будет для нас неким годом Рождества.

Товарищ Оконников прочно служил во Внешторге на штатной должности заместителя управляющего подотделом сбыта.

Нейл Партингтон как штатный патрульный получал определенное жалованье, тогда как мы с Чарли, всего лишь помощники, получали только то, что нам удавалось заработать, то есть некоторый процент со штрафов, налагаемых на уличенных нами нарушителей законов рыбной ловли, и вознаграждение, если нам подвертывался случай его заслужить.

Источник: библиотека Максима Мошкова

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2007, N 6

О штатном расписании упоминается в ст. ст. 15, 57 ТК РФ, и этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему особое внимание. Для бюджетных учреждений такой документ необходим, поскольку в соответствии с ним составляется смета доходов и расходов, а также начисляется заработная плата. Кем утверждается данный документ? В какой форме он составляется? Об этом вы узнаете из предложенной статьи.

Одним из документов для начисления оплаты труда является штатное расписание. Наличие или отсутствие данного документа, а также его содержание зависят от работодателя. Если трудовыми договорами установлены должности и специальности, то учреждение обязано составить штатное расписание. При проверках трудовые и налоговые инспекции просят представить такой документ одним из первых.

Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 500 до 5000 руб.;
  • на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.

Работодатель вправе вводить новую штатную единицу, сокращать ранее имеющуюся, вносить изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в существующее штатное расписание в любом количестве без ограничения. Единственное условие: такие изменения и дополнения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Кроме того, необходимо указать дату введения штатного расписания. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Квалификационная характеристика

Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Постановлением Минтруда России N 9 установлен Порядок применения Единого квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

  1. «Должностные обязанности» — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность;
  2. «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
  3. «Требования к квалификации» — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Постановление Минтруда России от 09.02.2004 N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик устанавливает аттестационная комиссия организации.

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1 . В п. 2 данного Постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями.

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата России N 20 может вносить в форму штатного расписания дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы Т-3 должны оставаться без изменений, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения подлежат оформлению соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.

Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (см. образец заполнения формы штатного расписания на с. 91).

Унифицированная форма N Т-3

При заполнении формы штатного расписания наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксированы полное и краткое названия организации, то в штатном расписании можно указать любое из них. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления документа в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой его составления.

При заполнении формы штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке отражения данных в некоторых графах (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России N 1):

  • при заполнении графы 4 в случае наличия неполной штатной единицы она указывается в соответствующих долях, например 0,2, 0,5, 2,75 (имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности, поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые предусмотрены штатным расписанием);
  • в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
  • в графах 6 — 8 отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты.

В ч. 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются в качестве стимула для повышения эффективности труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.

Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада их размер может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется после изменения оклада). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате труда и премировании. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено, но, как отмечалось выше, не уменьшено в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат.

Если работодатель не имеет возможности отразить данные графы в рублях, например в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты;

  • графа 10 заполняется в случае, если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень (в графе дается ссылка на Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании») либо если в компании работают сотрудники-сдельщики.

Обратите внимание: если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях штатное расписание утверждается вышестоящим органом.

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (Письма Минфина России от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (Постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24 , п. 57 Методических указаний N 134 ).

Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Дата документа 01.05.2008
Метки Статья

ОПТИМИЗАЦИЯ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКИХ УЧРЕЖДЕНИЙ КАК ЭТАП ПО ФОРМИРОВАНИЮ ОТРАСЛЕВОЙ СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА

Ю.Ю. Алябьева,
заместитель главного врача по экономическим вопросам

В целях повышения эффективности расходования денежных средств бюджетными учреждениями Правительством Московской области подготовлено постановление, один из пунктов которого предусматривает оптимизацию штатной численности работников бюджетной сферы.
Во исполнение указанного постановления администрацией областной больницы № 1 разработан пакет локальных нормативных документов (далее — Методика), которые предлагаются к рассмотрению как практические разработки территории и могут быть интересны для учреждения любого уровня.
При разработке предлагаемой Методики исполнители руководствовались следующим:

основной целью выполняемой работы стало введение новой отраслевой системы оплаты труда работников здравоохранения;
оптимизацию штатной численности работников следует рассматривать как промежуточный этап для достижения основной цели;
при определении норм нагрузки на конкретную штатную единицу исходить из разработок научно-исследовательских институтов в привязке к интенсивным показателям работы учреждения.

В сложившейся практике формирования штатных расписаний при определении штатных единиц персонала в основном продолжают руководствоваться штатными нормативами 30- и 40-летней давности, как правило, привязанными к экстенсивным показателям работы учреждения (количеству коек или числу врачебных приемов). Причем на стадии согласования штатной численности учреждения с органами управления здравоохранения ведутся «бои» буквально за каждую штатную единицу, что, впрочем, вполне объяснимо: сокращение штатных единиц приводит к сокращению фонда оплаты труда.
В результате, несмотря на сопротивление органов управления, фактическая укомплектованность кадрами в лечебных учреждениях колеблется в пределах от 40 до 70%.
Исходя из столь низкой укомплектованности кадрами, естественно, напрашивается вывод об острой нехватке персонала, необходимости повышать уровень укомплектованности и т.д. Хотя и руководителям учреждений, и органам управления понятно, что никакого повышения уровня укомплектованности кадрами быть не может по таким причинам, как отсутствие подготовленных специалистов и финансовой возможности учреждения для привлечения специалистов соответствующего уровня, резкое снижение заработной платы группы сотрудников в случае приема на работу дополнительных работников.
Исходя из существующего уровня оплаты труда в здравоохранении повышение укомплектованности кадрами при существующей системе оплаты труда представляется почти неосуществимым.
Заработная плата работников здравоохранения в условиях низкой укомплектованности кадрами формируется из должностных окладов и многочисленных выплат компенсационного и стимулирующего характера.
В случае сокращения штатной численности без увеличения компенсационных и стимулирующих фондов оплаты заработная плата практически каждого сотрудника уменьшится, что приведет к массовым увольнениям.
Анализируя изложенное, делаем следующие выводы:

штатная численность персонала, исходя из многолетней практики низкой укомплектованности, нуждается в пересчете за счет пересмотра норм нагрузки на штатную единицу;
увеличение норм нагрузки на штатную единицу возможно исключительно при условии направления высвободившихся средств за счет сокращения штатной численности на увеличение фондов компенсационных и стимулирующих выплат либо на увеличение базовых окладов (ставок);
практика сохранения норм нагрузки, реально выполняемой на 200 — 400%, требует искоренения как обесценивающая само понятие «работа на одну ставку».

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Отчетность по штатному расписанию

Унифицированная форма Т-3

В отчет Унифицированная форма Т-3 выводится список штатных единиц учреждения, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.

Штатная расстановка

В отчет Штатная расстановка можно вывести количество запланированных и занятых ставок и ФИО (полностью или наименование) сотрудника учреждения. Отчет предоставляет возможность группировать информацию в следующих разрезах:

  • учреждения, подразделения и должности,
  • виды тарифных ставок,
  • графики работы,
  • валюта тарифных ставок.

Анализ штатного расписания

В отчет Анализ штатного расписания можно вывести следующую информацию:

  • учреждение, подразделение и должность,
  • количество вакантных, запланированных и занятых ставок,
  • диапазон, вид и валюта тарифной ставки,
  • график работы

Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.

Предварительная настройка 1С ЗУП

Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.

Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.

В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.

Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.

На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.

После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».

Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.

Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».

В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».

Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

Отчетность

В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».

Для того чтобы ввести штатное расписание нужно заполнить данные в регистре сведений «Штатное расписание организации», открыть его можно через пункт меню «Кадровый учет» и в нем выбрать «Штатное расписание» или же из вкладок рабочего интерфейса «Предприятие» или «Кадровый учет». Перед заполнением этого регистра необходимо проверить на заполненность справочник «Должности организаций», а также «Подразделения организаций». В форме этого регистра слева находится таблица, в ней отображаются данные из справочника «Подразделения организации»; С правой стороны выводится информация о штатных единицах.

Данные штатного расписания могут быть заполнены автоматически по текущим данным из кадровых документов. Для этого нужно нажать кнопку «Заполнить» и выбрать пункт «по текущей расстановке сотрудников» а также будет необходимо указать дату заполнения штатного расписания; обычно это дата бетется из приказа об утверждении штатного расписания. (рис.1)

Штатная единица это должность в каком -либо из подразделений организации (рис. 2). Для каждой штатной единицы указывается количество ставок, вид тарифной ставки и ее размер от минимального до максимального, помимо этого нужно указать график работы и при необходимости причитающиеся надбавки.

Эти сведения являются периодическими, это означает, что в программа хранит историю изменения штатного расписания.

После того как штатное расписание введено, можно сформировать отчет по форме Т-3; Его можно открыть из вкладок рабочего места «Кадровый учет» или «Предприятие», называется он «Унифицированная форма Т-3″; Здесь же можно найти отчет по Штатной расстановке организации, в котором можно получить данные о текущей штатной расстановке в организации.

Контроль штатного расписания

В программе 1С ЗУП предусмотрен автоматический контроль данных штатного расписания, т.е. проверяется соответствуют ли данные кадрового учета и данные штатного расписания, а именно: проверка наличия в штатном расписании свободных (незанятых) ставок и проверка соответствия диапазона тарифных ставок и размеров тарифных ставок сотрудника. Лучше всего настройку контроля штатного расписания включить в тот момент, когда кадровые документы и само штатное расписание уже будут введены. При включенной настройке контроля система не проведет кадровые документы, если обнаружится какое-либо несоответствие.

Включить эту настройку можно в настройках параметров учета, и в них через закладку «Кадровый учет». Если установить галочку в поле количество ставок, то будет осуществляться проверка свободных штатных единиц при проведении кадровых документов; установка флажка в поле размеры ставок позволяет осуществлять проверку соответствий размеров устанавливаемых начислений с минимальной и максимальной ставками).

Контроль будет осуществляется при проведении кадровых документов: Если обнаруживается несоответствие, то регистрация кадрового документа не выполняется. В этом случае документ проведен не будет, и выведется сообщение об ошибке.

Кадровый учет – объемный и ответственный участок работы. На крупных предприятиях учет кадров ведут в специальных программах, например в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом. Небольшие организации часто ведут кадровый учет в бухгалтерской программе 1С 8.3 Бухгалтерия. Читайте инструкцию, где найти штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Штатное расписание — кадровый документ , в котором указана структура организации по должностям, тарифным ставкам, подразделениям и количеству сотрудников. По нему можно рассчитать общий месячный фонд оплаты труда и выявить, какие вакансии свободны.

Штатное расписание составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Его могут потребовать при проверке различные органы: трудовая инспекция, налоговая, пенсионный фонд, фонд социального страхования. За отсутствие штатки организацию могут оштрафовать на сумму до 50000 рублей, поэтому важно всегда иметь на руках актуальный подписанный документ.

Как сформировать в 1С штатное расписание читайте далее.

Как в программе БухСофт сформировать штатку

Штатное расписание чаще всего составляют по унифицированной форме Т-3 . Можно взять эту форму за основу и разработать собственный документ. Это не запрещено, форма Т-3 не является обязательной.

Документ состоит из заголовка (шапки) и таблицы с данными.

Шапка

В шапке должны быть:

  • Наименование организации;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия штатного расписания, его номер, срок действия;
  • Дата и номер приказа об утверждении;
  • Общее количество сотрудников в штате.

Таблица с данными

В таблице указывают:

  • Наименование структурного подразделения. Здесь указывают по убыванию в разрезе подчиненности;
  • Код подразделения;
  • Должность;
  • Кол-во штатных единиц. Здесь указывают, сколько людей работают на одной должности. Эта величина может быть дробной. Например, 3,5 может означать, что 3 сотрудника будет работать на полную ставку и один на полставки;
  • Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывают величину оклада в рублях. Оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
  • Надбавки за особые условия труда. Если их нет, ставят прочерки. Если сотрудник работает ночью, в праздники и т.д., тогда по закону ему положены компенсации;
  • Всего за месяц. Здесь оклад и надбавки суммируются и умножаются на кол-во штатных единиц по этой должности.

После внесения всех данных считают итог по количеству штатных единиц и сумме «Всего за месяц».

Штатку подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После этого руководитель издает приказ о введении штатного расписания в действие.

В каких программах на платформе 1С 8.3 есть штатное расписание по форме Т-3? Ответ читайте дальше.

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

В программе 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом штатное расписание создается в одноименном разделе. Для его создания или изменения зайдите в раздел «Кадры» (1) и нажмите ссылку «Штатное расписание» (2). Откроется форма для его формирования.

В форме выберете нужную организацию (3). Если по этой организации штатное расписание еще не утверждалось, то об этом появится сообщение (4). В этом случае для формирования штатки нажмите ссылку «Утвердить штатное расписание» (5). Откроется окно «Утверждение…».

В открывшемся окне укажите дату утверждения (6) и месяц, с которого будет действовать документ (7). Для добавления данных по должностям и окладам нажмите кнопку «Добавить позицию» (8). Откроется форма для заполнения штатного расписания в 1С 8.3.

В открывшейся форме заполните поля:

  1. Подразделение (9);
  2. График работы (10);
  3. Количество должностных единиц (11);
  4. Должность (12).

Для добавления оклада нажмите кнопку «Добавить» (13), введите сумму оклада (14) или другого начисления. Для сохранения позиции нажмите кнопку «ОК» (15). Позиция появится в штатном расписании. Аналогично добавьте другие должности с окладами в документ.

Для сохранения штатного расписания в 1С нажмите кнопки «Записать» (16) и «Провести» (17). Чтобы распечатать в 1С штатное расписание нажмите «Печать» (18) и выберете «Штатное расписание (Т-3)» (19). Унифицированная форма Т-3 будет выведена на печать.

Если вы хотите создать новый или изменить прежний документ, то зайдите по ссылке «Штатное расписание» в разделе «Кадры», выберете организацию (20) и кликните на «Утвердить новое штатное…» (21) или «Изменить текущее…» (22).

Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия учет зарплаты и кадров сведен к минимуму. В ней нельзя, как в 1С 8.3 ЗУП, сформировать штатное расписание в виде самостоятельного документа. Как же сделать штатное расписание в 1С 8.3 бухгалтерия? Выход есть – вручную создать штатку в приложении Эксель на основе отчета «Штатные сотрудники». Для формирования такого отчета зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Отчеты по кадрам» (2). Откроется список отчетов.

В списке кликните на ссылку «Штатные сотрудники» (3). Откроется окно отчета.

В открывшемся окне выберете организацию (4), укажите дату (5) и нажмите кнопку «Сформировать» (6). Отчет по сотрудникам, которые работали на указанную дату, появится на экране. Теперь его можно сохранить (7) в формате Excel и использовать данные для формирования штатного расписания в 1С Бухгалтерия 8.3. Образец заполнения скачайте здесь .

Оставьте комментарий