Сколько суточные в командировке

Командировочные расходы: учитываем последние изменения

Л. Ларцева

Журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2016

Каков порядок направления работников в командировку? В каких размерах возмещаются командировочные расходы? Как отчитаться о произведенных расходах? Как определяется срок командировки? Какие коды видов расходов и КОСГУ применяются в отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете?

Командировочные расходы возникают почти в каждом образовательном учреждении. Поэтому изменения в порядке назначения и выплаты этих расходов вызывают большой интерес среди специалистов кадровых и бухгалтерских служб. Стоит заметить, что в 2015 году было отменено командировочное удостоверение, а также изменился порядок установления размеров возмещения командировочных расходов в государственных (муниципальных) учреждениях. В этом году введены новшества, связанные с применением в отношении командировочных расходов кодов бюджетной классификации. В статье рассмотрим правила назначения, выплаты и учета командировочных расходов в свете последних изменений.

Направление работника в командировку

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Стоит отметить, что в командировку могут быть направлены сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Документальное оформление направления работника в командировку. Согласно п. 3 Положения № 749 работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. Иными словами, оформляется приказ о направлении работника в командировку. Для этого образовательные учреждения могут воспользоваться формой 0301022 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1, либо разработать форму приказа самостоятельно с включением в нее всех обязательных реквизитов.

Оформление каких-либо иных документов при направлении работника в командировку теперь не требуется. Напомним, что ранее составляемые командировочное удостоверение и служебное задание с 08.01.2015 отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Несмотря на это, многие учреждения не торопятся исключать указанные документы из своего документооборота, ссылаясь на удобство и привычность их применения. И они имеют на это право при условии, что формы командировочного удостоверения и служебного задания закреплены локальными актами этих учреждений.

Также теперь необязательно регистрировать работников, выбывших в командировку (прибывших лиц, направленных в командировку другими учреждениями). Соответствующий порядок и формы учета командированных работников утратили силу.

Выдача аванса командируемому сотруднику. Работнику, направленному в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749). Способы получения такого аванса могут быть различны:

  • наличными из кассы;
  • на банковскую карту, открытую учреждением для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Открытие таких карт и осуществление операций с их использованием производится в соответствии с разд. V Правил № 10н;
  • на «зарплатную» банковскую карту работника. Возможность применения «зарплатных» карт для оплаты (возмещения) командировочных расходов подтверждается в письмах Минфина РФ от 28.01.2014 № 02-03-09/3057, Письме Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Обратите внимание

Выдача аванса (в том числе на оплату командировочных расходов) осуществляется на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Размеры возмещения командировочных расходов

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение следующих расходов, связанных со служебной командировкой:

  • расходов на проезд;
  • расходов на наем жилого помещения;
  • дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются теперь строго в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, определяются:

  • нормативными правовыми актами Правительства РФ в отношении работников федеральных государственных учреждений;
  • нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ в отношении работников государственных учреждений субъектов РФ;
  • нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в отношении работников муниципальных учреждений.

Таким образом, теперь учреждения не вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения командировочных расходов в коллективных договорах или локальных нормативных актах.

Приведем в таблице размеры возмещения командировочных расходов, которыми необходимо руководствоваться федеральным государственным учреждениям при направлении своих работников в служебные командировки на территории РФ. Данные размеры установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729).

Командировочные расходы

Размер возмещения расходов

Суточные

100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение)

В размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)

В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Расходы, превышающие размеры, установленные Постановлением № 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения (п. 3 Постановления № 729).

При направлении работников в служебную командировку на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется в следующем порядке:

  • суточные в иностранной валюте возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
  • расходы на наем жилого помещения возмещаются с учетом предельных норм, установленных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

Определение срока командировки

Необходимость определения фактического срока нахождения работника в командировке возникает, например, для расчета суммы возмещения суточных. Напомним, ранее основанием для установления срока пребывания в командировке являлись отметки о выбытии (прибытии) командируемого сотрудника, проставляемые в командировочном удостоверении. С отменой такого удостоверения, принципиально изменился подход к определению фактического срока командировки.

При направлении работника в командировку ее продолжительность устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения № 749).

Фактический срок пребывания работника в командировке согласно п. 7 Положения № 749 определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). По мнению ФНС, данные положения могут быть применимы также для любых иных ситуаций, при которых проезд не сопровождается оформлением проездных документов (например, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора) (Письмо от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).

В случае отсутствия проездных документов работник подтверждает фактический срок пребывания в командировке документами о найме жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).

При подсчете времени нахождения работника в командировке следует учитывать, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения № 749).

Применение кодов ВР и КОСГУ в отношении командировочных расходов

С 2016 года государственные (муниципальные) учреждения в целях обеспечения сопоставимости показателей при планировании и исполнении бюджетов обязаны вести аналитику планируемых и начисляемых расходов по кодам видов расходов (далее – код ВР), а не как раньше – по кодам КОСГУ (классификации операций сектора государственного управления). В то же время в целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности детализация расходов по КОСГУ сохраняется. Получается, что теперь учреждению необходимо вести аналитику расходов одновременно и по кодам ВР и по кодам КОСГУ.

Следует отметить, что порядок отнесения командировочных расходов на соответствующие коды КОСГУ в 2016 изменился по сравнению с 2015 годом.

Рассмотрим в таблице, на какие коды ВР и КОСГУ следует относить командировочные расходы в 2016 году в соответствии с обновленными Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

Наименование командировочных расходов

Код ВР

Код КОСГУ

Выплаты и компенсации работникам командировочных расходов:

  • на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
  • на наем жилых помещений;
  • дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные):
  • иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя

Оплата приобретения билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников по договорам (контрактам)

Оплата найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам)

К сведению

В бухгалтерском (бюджетном) учете код ВР проставляется в 15 – 17-м разрядах номера счета, а код КОСГУ в 25 – 26-м разрядах номера счета.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета государственные (муниципальные) учреждения руководствуются Инструкцией № 157н, а также:

  • казенные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н;
  • бюджетные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н);
  • автономные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н).

Отметим, что на сайте Минфина размещены Приказы Минфина от 31.12.2015 № 227н «О внесении изменений в Инструкцию № 174н» и № 228н «О внесении изменений в Инструкцию № 183н». Данные приказы еще находятся на регистрации в Минюсте, но уже известно, что предлагаемые ими изменения следует учитывать с 1 января 2016 года.

Поэтому далее приведем бухгалтерские записи, связанные с возмещением работникам командировочных расходов, в соответствии с приведенными выше инструкциями с учетом планируемых в них изменений.

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Выдача денежного аванса на оплату командировочных расходов из кассы

1 208 12 560

1 201 34 610

0 208 12 560

0 201 34 610

0 208 12 000

0 201 34 000

Обеспечение командированного сотрудника денежными средствами, выданными с использованием банковской карты учреждения, предназначенной для расчетов с подотчетными лицами

1 210 03 560

1 304 05 212

0 210 03 560

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 12 560

1 210 03 660

0 208 12 560

0 210 03 660

0 208 12 000

0 210 03 000

Выдача аванса для оплаты командировочных расходов на «зарплатную» карту работника

1 208 12 560

1 304 05 212

0 208 12 560

0 201 11 610

0 208 12 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Принятие к учету суммы произведенных командировочных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету

1 109 xx 212

1 401 20 212

1 208 12 660

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 660

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 000

Возврат неиспользованного аванса, полученного для оплаты командировочных расходов, в кассу учреждения

1 201 34 510

1 208 12 660

0 201 34 510

0 208 12 660

0 201 34 000

0 208 12 000

Возврат неиспользованного аванса на банковскую карту учреждения, предназначенную для расчетов с подотчетными лицами, через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

1 201 23 510

1 208 12 660

0 201 23 510

0 208 12 660

0 201 23 000

0 208 12 000

1 304 05 212

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

Пример

Сотрудник образовательного бюджетного учреждения отправлен в командировку на территории России на 5 суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение 5 суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Наименование операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечисление аванса на оплату командировочных расходов на банковскую карту

4 210 03 560

4 201 11 610

5 000

Получение работником аванса через банкомат с использованием банковской карты

4 208 12 560

4 210 03 660

5 000

Приняты к учету произведенные работником командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета

(500 + 2 000 + 2 450) руб.

4 109 70 212

4 208 12 660

4 950

Возвращен остаток неиспользованного аванса на банковскую карту

4 201 23 510

4 208 12 660

4 201 11 510

4 201 23 610

* * *

Проанализировав последние новшества, связанные с оформлением служебных командировок, а также возмещением командировочных расходов, выделим следующие моменты:

1) процесс документального оформления командировок значительно упростился. При направлении работника в командировку достаточно издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя. Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение теперь необязательно. Также работник вправе не составлять по возращении из командировки отчет о проделанной работе. По окончании командировки необходимо представить лишь авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;

2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями правительства РФ, а также нормативными актами государственных органов субъектов РФ, органом местного самоуправления. Учреждения не вправе самостоятельно устанавливать локальными актами размеры возмещения командировочных расходов;

3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также их компенсацию следует производить по коду ВР – 112 и единому коду КОСГУ – 212. В связи с этим в бухгалтерском учете для отражения расчетов с работниками по возмещению командировочных расходов применяется счет 0 208 12 000.

Приказ Минтруда РФ от 17.09.2015 № 646н «О признании утратившим силу приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утв. Приказом Казначейства РФ от 30.06.2014 № 10н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Командировка немыслима без суточных

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:

  • приказом руководителя (подробнее об этом см., «Издаем приказ об установлении суточных (образец 2018)»);
  • локальным актом (подробнее об этом см., «Составляем положение о командировках (образец 2018)»);
  • в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.

Суточные не могут быть меньше минимальных

Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2018 году.

Суточные в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для учреждений, финансируемых из бюджета (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729). Напомним, что размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2018 году»).

Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):

  • за каждый день нахождения в пути, включая день отъезда в командировку и возвращения из нее (подробнее об этом см., «За дни, проведенные в пути, нужно заплатить суточные»);
  • за каждый день пребывания в командировке, в том числе, выходные и нерабочие праздничные дни (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни»).

Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2018)»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Как оформить суточные для командировки

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

ВАЖНО! Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Командировочные расходы в 2017 году

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому в 2017 году

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Оставьте комментарий