Служебное расследование

Проводим служебное расследование: правила оформления документов

Очень часто в компаниях при отсутствии службы безопасности проведение расследования по факту проступка работника возлагают на специалистов по персоналу. Конечно, можно воспринимать процесс как малоприятный и карательный. Бытует мнение, что при обнаружении факта проступка сотрудника достаточно пожурить нарушителя либо провести душеспасительную беседу, и все станет на свои места. Но не всегда это срабатывает: сотрудники продолжают нарушать трудовую дисциплину <1>. И уж если превентивные меры не помогают, то стоит взять на вооружение «тяжелую артиллерию» — дисциплинарные взыскания. Однако, чтобы наложить на работника подобное взыскание, необходимо доказать, что именно он совершил этот проступок, что взыскание наложено законно и в срок. Доскональное и четкое документальное оформление при неблагоприятном развитии событий и увольнении работника позволит отстоять свою правоту в суде или перед трудовой инспекцией.

<1> Дисциплина труда (ч. 1 ст. 189 ТК РФ) — это обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

С чего все начинается

Конечно, с самого факта дисциплинарного проступка. Что же считать проступком? Трудовой кодекс дает определение дисциплинарного проступка в ст. 192: неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Трудовые обязанности, согласно опять же ТК РФ, определены трудовым договором и должностной инструкцией и представляют собой трудовую функцию, которую работник обязан лично выполнять за определенную плату, соблюдая правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Таким образом, невыполнение обязанностей можно толковать как неисполнение трудовой функции, определенной трудовым договором и должностной инструкцией. Данное определение отсылает нас к понятию «трудовые отношения». Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ). Трудовые отношения возникают только с момента подписания трудового договора, носят длящийся характер, так как работник, заключив трудовой договор, вступает в правоотношения для выполнения определенной трудовой функции, а не разового задания. При этом работник становится обладателем не только прав, но и обязанностей, закрепленных ст. ст. 20 и 21 ТК РФ. Поэтому работодатель имеет право наказать работника, который в определенный отрезок времени не выполнял трудовую функцию, даже тогда, когда задание все-таки было выполнено в срок. Эти понятия являются отправной точкой в определении самого дисциплинарного проступка.

Каждый работодатель может определить для себя список проступков, при совершении либо же несовершении которых на работников будут налагаться дисциплинарные взыскания. В самых общих чертах все проступки можно отнести к следующим группам:

  • любой случай нарушения правил внутреннего трудового распорядка (например, ранний уход с работы, опоздание с перерыва или к началу рабочего дня);
  • невыполнение, некачественное исполнение работником трудовой функции (например, если по договору у работника трудовой функцией обозначено ежедневное мытье подоконников, а он моет их через день);
  • любое нарушение трудового договора или должностной инструкции (например, должностной инструкцией предусмотрено ежедневное заполнение отчетов о проделанной работе за день, а представление отчетов руководителю — каждую пятницу, но работник заполняет отчеты от случая к случаю, однако в пятницу сдает все);
  • нарушения других локальных нормативных актов (например, инструкции по охране труда, даже если это не привело к трагическим последствиям);
  • причинение материального ущерба (например, утрата, недостачи или незаконное расходование материальных средств);
  • превышение права, причиняющего ущерб другим работникам (например, самостоятельная смена работником сетевых настроек пользователя на своем рабочем компьютере либо самовольная установка программного обеспечения);
  • злоупотребление правом (например, сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, систематическое нарушение правил внутреннего трудового распорядка сотрудником, имеющим гарантии при расторжении трудового договора).

Но этот проступок должен быть в первую очередь обнаружен. Днем обнаружения проступка можно считать день, когда должностному лицу стало известно о совершенном проступке. Причем согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» это должностное лицо, «которому по работе (службе) подчинен работник» (далее — Постановление Пленума ВС РФ N 2) <2>.

<2> В ред. от 28.12.2006.

Следовательно, при выявлении нарушения трудовой дисциплины работник, обнаруживший данный факт, обязан оповестить руководство о происшествии. Целесообразно оговориться, что сотрудник должен оповестить сначала своего непосредственного руководителя, а тот, соответственно, начальника работника, предположительно виновного. Именно этот руководитель принимает решение о возбуждении служебного расследования. Для оформления расследования очень важно то, как происходит данное оповещение. Факт нарушения и обстоятельства, при которых произошло обнаружение происшествия, должны быть зафиксированы в служебной записке или в докладной записке сотрудника, оформленной на имя директора компании. Служебная записка может быть в электронном виде, если это позволяют технические средства предприятия, однако чаще служебные записки подаются в бумажном виде (см. пример 1).

Пример 1.

Директору ЗАО «Жираф»
Баранову Ю.Д.
от бизнес-тренера
Филиппенко Л.И.

Служебная записка

Довожу до вашего сведения, что вчера, 14.09.2009, в 10.00 было сорвано занятие с клиентами в учебном классе (каб. N 6) из-за неподготовленного демонстрационного оборудования. Проектор не был настроен и не был подключен к компьютеру, экран не был повешен. Заявка на обеспечение занятия поступила в технический отдел 03.09.2009.

При попытке решить вопрос оперативно было выяснено, что системного администратора Скляренко А.Н. не было на рабочем месте, а системный администратор Пегов Д.В., находясь на своем рабочем месте, смотрел видео, используя свой компьютер.

Филиппенко 15.09.2009

Далее факт обнаружения должен быть документально зафиксирован. То есть служебная записка должна быть принята к исполнению, проставлен входящий номер и дата принятия. Это очень важный момент в производстве служебного расследования. Именно с фиксации факта проступка начинается период времени, в течение которого административное расследование должно быть завершено и вынесено решение. Трудовой кодекс определяет, что этот период должен быть равен одному месяцу (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Он может быть продлен на время болезни и/или отпуска сотрудника, в отношении которого проводится служебное расследование, но не более чем на 6 месяцев. Однако по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.

Порядок проведения расследования

Для производства служебного расследования должна быть обязательно сформирована комиссия. Обычно комиссия состоит не менее чем из трех человек. Как правило, комиссию возглавляет либо начальник службы безопасности, либо начальник службы персонала. В состав комиссии включаются специалисты службы безопасности, специалисты службы персонала и представители профсоюзной организации. В комиссии не может быть непосредственного руководителя того работника, в отношении которого проводится служебное расследование, и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Это необходимое условие для соблюдения объективности и исключения предвзятости в проводимом расследовании.

Трудовой кодекс в определении порядка проведения служебного расследования указывает на определенные требования в самой процедуре (ст. 193 ТК РФ). В этой статье указан перечень фактов, которые подлежат расследованию. Также в Постановлении Пленума ВС РФ N 2 даны уточнения данного перечня: предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Таким образом, в ходе служебного расследования целесообразно получить ответы на следующие вопросы:

  • факт нарушения дисциплины труда (когда, где и какими средствами он был совершен);
  • кто является виновником нарушения дисциплины труда (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);
  • какие обстоятельства и причины привели к совершению проступка (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);
  • какова тяжесть совершенного проступка и последствия нарушения дисциплины труда (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);
  • наличие или отсутствие обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность виновного лица;
  • каково было предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Первым шагом работы комиссии при проведении служебного расследования является выявление виновного в нарушении трудовой дисциплины и обстоятельства ее нарушения. Далее комиссия должна доказать вину нарушителя, тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

При выявлении лица, допустившего дисциплинарный проступок, комиссия должна затребовать от работника объяснение в письменном виде. Круг лиц, от которых может быть получено объяснение, не ограничен и определяется председателем комиссии. Требование оформляется в виде уведомления (см. пример 2). В уведомлении кратко сообщается о факте происшествия, приводятся данные на работника, от которого требуется объяснение, и перечисляются вопросы, на которые он должен ответить. При получении данного уведомления работник обязан расписаться в отметке о получении.

Пример 2.

ЗАО «Жираф»

Уважаемый Денис Валерьевич!

В рамках проведения служебного расследования предлагаем дать разъяснения до 17.09.2009 по следующим фактам:

  1. Какие обязанности Вы выполняли с 9.00 до 10.00 часов 14.09.2009?
  2. Почему не было налажено оборудование в учебном классе (каб. N 6) к 10.00 14.09.2009?
  3. Какое видео Вы просматривали в рабочее время 14.09.2009 около 10 часов утра с использованием служебного оборудования и с какой целью?

Председатель комиссии —
начальник службы персонала Карпова А.П. Карпова
15.09.2009
Уведомление получил Пегов Д.В. Пегов 15.09.2009

Со дня получения данного уведомления для работника начинается срок, в течение которого он обязан представить свое объяснение. Для этого трудовым законодательством отводится два дня. Если по окончании данного периода объяснение работником не представлено, составляется соответствующий акт (см. пример 3). Акт также составляется и подписывается комиссией, но в составе, отличном от состава комиссии, проводящей расследование. Комиссия, оформляющая акт, должна состоять не менее чем из трех человек из разных отделов, кроме того отдела, в котором работает сотрудник, не представивший объяснение. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Пример 3.

Утверждаю
ЗАО «Жираф»
Генеральный директор
Баранов Баранов Ю.Д.
17 сентября 2009
«—» ————- г.

Акт об отказе дать объяснения

17 сентября 2009 г., N 4

г. Волгодонск

Удостоверяем, что в нашем присутствии 15.09.2009 системный администратор Скляренко А.В. уведомление получил, о получении уведомления подпись поставил, в течение двух дней объяснение не представил.

В чем и подписываемся:
1) секретарь Листкова Яна Семеновна Листкова
2) логист Демина Ольга Григорьевна Демина
3) менеджер отдела продаж Пехов Роман Юрьевич Пехов

Объяснение работником составляется в произвольной форме с соблюдением установленных требований делопроизводства. Оформляется оно в виде объяснительной записки на имя работодателя от руки с указанием даты написания, должности, личной подписи, фамилии, инициалов. В объяснительной записке работник должен изложить собственный взгляд на происшедшее событие, пояснить причины совершенного проступка, аргументировать обстоятельства, которые подтверждают какие-либо факты, смягчают или вообще устраняют его вину (см. пример 4).

Пример 4.

Приложение N 1
к акту N 4 от 20.09.2009
Генеральному директору
ЗАО «Жираф»
Баранову Ю.Д.
от системного администратора
технического отдела
Пегова Д.В.

Объяснительная записка

Довожу до Вашего сведения, что я с 9.00 14.09.2009 смотрел видео на своем рабочем месте. Утром друзья принесли видеоролики «Топ данков за 2009 год», не мог удержаться от соблазна запустить парочку из них. О необходимости отладки оборудования в учебном классе (каб. N 6) к 10.00 часам утра 14 сентября 2009 г. я знал, так как получил соизволение свыше от начальника технического отдела Сидорова К.Н. в пятницу, 11 сентября 2009 г. Так как работы в пятницу было много, да и сама пятница выдалась тяжелой, то я принял решение подготовить проектор к работе в понедельник, все равно работы по наладке было немного, и к 10 утра я рассчитывал успеть. Но утром, после тяжких выходных дел и бессонной ночи, я, во-первых, опаздывал на работу, а во-вторых, был зол, так что про настройку оборудования забыл. И вообще, в таком состоянии работать просто невозможно — обязательно током ударит. Такова уж человеческая натура, так что прошу сильно не винить меня и бранным словом не вспоминать.

15.09.2009 Пегов

Объяснительная записка является обязательным документом при проведении расследования, но не всегда единственным. К этому документу комиссией могут быть затребованы копии или оригиналы других документов, подтверждающих вину или невиновность работника, либо иллюстрирующих ситуацию, при которой был совершен проступок, либо доказывающих степень вины работника. Что конкретно и в каком количестве необходимо для проведения расследования, решает председатель комиссии. Так, если это опоздание, то, возможно, одной объяснительной от опоздавшего работника будет достаточно. Но если работник допустил ошибку при внесении информации в базу данных, то комиссии необходимо получить документы, подтверждающие, что именно этот работник вносил данную информацию в базу данных. Затем доказать, что эту информацию никто потом не редактировал и что именно эта ошибка привела, например, к неправильному формированию платежного поручения, к вынесению штрафа организации и начислению пени. Здесь уже не обойтись без технических специалистов, имеющих возможность представить либо журнал пользователей, либо уровень доступа к форматированию информации в базе данных. Далее комиссия затребует копии платежного поручения, копии предписания и документ, на основании которого начислялась пеня. Если тот или иной документ приобщить к материалам нет возможности, то о его содержании составляется справка. Для наглядности к материалам могут прилагаться различные схемы, таблицы, фото- и видеоматериалы. Все эти документы нумеруются и подшиваются «в дело», обычно они являются приложениями к итоговому документу расследования.

Резюмируя все вышесказанное, приводим примерный список документов, появляющихся при проведении служебного расследования:

  • служебные записки работников об обнаружении факта дисциплинарного проступка;
  • документы, содержащие объяснения работника: объяснительная записка либо акт, подтверждающий непредставление работником объяснения;
  • объяснения должностных лиц, свидетелей либо протоколы их опросов;
  • заключения экспертов, а также показания специальных технических средств;
  • акты о ревизии или инвентаризации, если расследование проводится по их результатам либо комиссией была затребована процедура инвентаризации и ревизии;
  • жалобы клиентов, если расследование проводится на их основании;
  • другие документы по усмотрению комиссии;
  • акт о проведении служебного расследования;
  • документы о применении к работнику дисциплинарного взыскания: приказ, акт, подтверждающий отказ работника от ознакомления под роспись с приказом.

Итоговым документом работы комиссии является акт о служебном расследовании, который составляется на основании материалов дела (результатов исследований, экспертиз, опросов свидетелей и др.). Акт составляется комиссией в конце расследования, подписывается всеми ее членами. При оформлении этого документа ему присваивается порядковый номер, указывается дата его составления (окончания расследования). Вместе с приложенными к нему всеми документами и материалами, собранными в ходе расследования, акт передается лицу, уполномоченному принимать решения о вынесении взыскания. Как правило, это руководитель предприятия. Акт утверждается директором компании и заверяется печатью (см. пример 5).

Пример 5.

Утверждаю
ЗАО «Жираф»
Генеральный директор
Баранов Ю.Д.
«20» сентября 2009 г.

Акт о проведении служебного расследования

«20» сентября 2009 г., N 4
г. Волгодонск
Составлен комиссией:
Председатель: 1. Начальник службы персонала Карпова А.П.
Члены комиссии: 2. Специалист по охране труда Бешмакбетова Д.З.
3. Юрисконсульт Налбандян М.Б.

Факт нарушения: срыв занятий у клиентов 14 сентября 2009 г. в учебном классе (каб. N 6).

В результате проведенного расследования выявлено:

  1. Заявка на техническую поддержку обучения для приведения оборудования в учебном классе в рабочее состояние была подана по всем правилам и в срок — 03.09.2009.
  2. Начальник технического отдела Сидоров К.Н. выдал задание системному администратору Пегову Денису Валерьевичу вовремя — 11.09.2009, поставив выполнение в план работы специалиста.
  3. Системный администратор распоряжение руководителя не выполнил и не уведомил о невыполнении задания.
  4. Объяснительная записка представлена 15.09.2009. В ней системный администратор Пегов Д.В. мотивирует невыполнение задания в пятницу загруженностью, а в понедельник с 9.00 до 10.00 — забывчивостью.
  5. Согласно журналу учета выдачи заданий системный администратор в пятницу выполнял функциональные обязанности в полном объеме: была произведена наладка нового принтера и нового рабочего оборудования в отделе продаж в кабинете 17 в количестве 15 компьютеров. Работы по подготовке учебного класса были назначены на понедельник, 14 сентября, на 9 часов утра. Проход в офис по показаниям системы доступа системным администратором зафиксирован 14.09.2009 в 8 ч 45 мин. Никаких других дел, кроме наладки оборудования, на утро не было предусмотрено, срочных дел администратору не поручалось. Начальник технического отдела Сидоров К.Н. и системный администратор Скляренко А.Н. находились в кабинете 17, ими проводился запуск нового оборудования и отладка неисправностей в локальной системе.
  6. Срыв занятия произошел на 1 час, в период поиска специалистов и срочной наладки оборудования клиенты были размещены в комнате посетителей, им были предложены напитки и еда. Клиенты выражали крайнее неудовольствие. Период проведения занятий — 4 часа. Полностью материал сотруднику дать не удалось, клиенты остались недовольны проведением мероприятия, о чем сообщили в анкетах обратной связи.
  7. Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет.

Нарушения сотрудника:

  1. Невыполнение трудовых обязанностей в течение рабочего времени, что является нарушением п. 5 параграфа 4.1 Правил внутреннего трудового распорядка и п. 5.1.1 трудового договора N 78 от 11.04.2004, заключенного с сотрудником.
  2. Использование рабочего оборудования в личных целях, что является нарушением п. 28 параграфа 7.5 Правил внутреннего трудового распорядка и п. 5.1.3 трудового договора N 78 от 11.04.2004, заключенного с сотрудником.

Приложения <3>:

Приложение N 1 — объяснительная Пегова Д.В.

Приложение N 2 — копия Заявки на техническую поддержку обучения N 12 от 03.09.2009.

Приложение N 3 — копия Журнала учета выдачи заданий специалиста техотдела.

Приложение N 4 — копии Анкет обратной связи клиентов на занятии 14.09.2009.

В чем и подписываемся:
1. Карпова А.П. Карпова
2. Бешмакбетова Д.З. Бешмакбетова
3. Налбандян М.Б. Налбандян
Пегов Д.В. Пегов 21 сентября 09
С настоящим актом ознакомлен ———————— «—» ——— 20— г.
(Ф.И.О. работника,
подпись) <3> В тексте статьи Приложений N N 2 — 4 к Акту N 4 от 20.09.2009 не указаны, так как являются уникальными документами к данному расследованию.

По содержанию данный документ имеет три составные части: вводную, описательную и резолютивную. Во вводной части указывается факт нарушения дисциплины труда, дата нарушения, период проведения расследования и состав комиссии. В описательной части подробно излагается доказательная база расследования и ответы на вопросы, приведенные выше. В резолютивной части дается резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания и приводится список приложений к данному акту.

Если в ходе служебного расследования было установлено, что в действиях виновного лица имеются признаки состава преступления, необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела. Акт подписывается всеми членами комиссии.

Вынесение взыскания: учет и отчетность

По материалам служебного расследования в срок не более трех дней руководитель компании принимает решение. Если, по мнению руководителя, дисциплинарный проступок работника наказуем, то на данного работника налагается дисциплинарное взыскание. Трудовой кодекс дает исчерпывающий список взысканий за совершение дисциплинарного проступка:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

Никакие другие взыскания к работнику применены быть не могут. Исключение составляют работники, для которых действуют свои уставы и положения о дисциплине труда (ч. 5 ст. 189 ТК РФ). Например, Устав о дисциплине работников рыбопромыслового флота Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 21.09.2000 N 708), Устав о дисциплине работников морского транспорта (Постановление Правительства РФ от 23.05.2000 N 395), Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации (Указ Президента РФ от 16.11.1998 N 1396), Устав о дисциплине работников организаций с особо опасным производством в области использования атомной энергии (Постановление Правительства РФ от 10.07.1998 N 744), Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 25.08.1992 N 621).

Как любое решение, имеющее юридические последствия, дисциплинарное взыскание оформляется приказом по предприятию (см. пример 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания, приведшие к этому решению. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Поэтому уменьшение размера премии при дисциплинарном взыскании уже считается нарушением, так как фактически работник наказывается дважды.

Пример 6.

ЗАО «Жираф» Приказ N 88

от 22 сентября 2009 г. г. Волгодонск

  1. Объявить выговор системному администратору Пегову Д.В. за нарушение трудового договора N 78 от 11.04.2004, п. п. 5.1.1, 5.1.3, выразившееся в неисполнении трудовых обязанностей 14 сентября 2009 г. с 9.00 до 10.15 часов, в результате чего были сорваны занятия с клиентами.

Основание: объяснительная записка Пегова Д.В. от 15.09.2009.

Акт о проведении служебного расследования N 4 от 20.09.2009.

  1. Приказ довести до сведения начальника технического отдела Сидорова К.Н., системного администратора Пегова Д.В.

Генеральный директор
ЗАО «Жираф» Баранов Баранов Ю.Д.
С приказом ознакомлены: Пегов Пегов Д.В.
Сидоров Сидоров К.Н.

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт. Оформляется он аналогично акту по отказу представления объяснений.

Для учета всех служебных расследований и их результатов целесообразно в компании завести Журнал учета служебных расследований (см. пример 7); этот документ можно вести в электронном виде для облегчения поиска всех проступков по одному работнику. Все материалы расследований также целесообразно хранить сброшюрованными в отдельные дела либо подшитыми в одно дело и размещенными по хронологии.

Пример 7.

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

  • суть нарушения;
  • размер причиненного ущерба;
  • причины и условия, повлекшие проступок;
  • лицо, совершившее проступок;
  • степень вины;
  • смягчающие и отягчающие обстоятельства;
  • меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
  • профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

ВАЖНО! Работник вправе отказаться от дачи пояснений. В этом случае необходимо зафиксировать этот факт в акте об отказе дать объяснения. Составляют его члены комиссии.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Как составить приказ о служебном расследовании?

Общий порядок проведения служебных расследований организация определяет самостоятельно. Этот порядок может быть закреплен в виде инструкций и положений. При его подготовке работодатель может использовать некоторые ведомственные положения о порядке проведения служебных расследований. К примеру, Приказ Минтранса 49 о порядке проведения служебного расследования (Приказ Минавтотранса РСФСР от 26.04.1990 № 49) или приказ 550 МЧС о служебном расследовании () (Приказ МЧС от 17.10.2016 № 550).

Напомним, что работодатель обязан проводить служебное расследование, к примеру, при возникновении несчастных случаев на производстве (ч. 2 ст. 212 ТК РФ) или для установления размера и причин причиненного ему работником ущерба (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

Форму приказа о служебном расследовании организация определяет самостоятельно. Цель этого приказа – инициировать процедуру служебного расследования. Поэтому такой приказ, как правило, содержит:

  • обоснование необходимости проведения служебного расследования;
  • состав комиссии по проведению служебного расследования (обычно не менее 3 членов);
  • сроки служебного расследования.

Приказ о проведении служебного расследования составляется в одном экземпляре. С его содержанием должны быть ознакомлены все члены комиссии под роспись.

Приведем для приказа о проведении служебного расследования образец его заполнения.

Пред. / След.

По результатам проведения служебного расследования комиссия составляет акт о результатах проведенного служебного расследования, форму которого и образец заполнения мы приводили в отдельном материале.

В какой ситуации необходимо расследование

В Российском трудовом кодексе нет точного понятия термина «служебное расследование», зато прописана четкая процедура применения дисциплинарного взыскания. Его нельзя наложить на работника безосновательно.

То есть сам факт провинности следует доказать. Для этого необходимо собрать объяснения с работников, оценить масштаб причиненного ущерба, понять был ли злой умысел в действиях сотрудника. Набор всех этих мероприятий носит название «служебное расследование» или «служебная проверка», если виновное лицо государственный служащий.

К серьезным дисциплинарным проступкам, требующим проверки со стороны работодателя, относятся следующие деяния:

  1. Неявка на работу.
  2. Причинение материального ущерба.
  3. Злоупотребление должностным положением.

За совершенный проступок на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения либо издан приказ о возмещении нанесенного ущерба. Чтобы эти действия со стороны работодателя были обоснованными необходимо проведение служебного расследования.

Общий порядок проведения

Работодатель имеет право наказать работника только после соблюдения определенной процедуры точно расписанной в статье 193 ТК РФ. Если будет нарушен хоть один пункт протокола, обвиненный сотрудник, сможет обжаловать взыскание в суде и привлечь администрацию предприятия к ответственности.

Все люди, задействованные в разбирательстве должны придерживаться определенных принципов:

  • необходимо объективно оценивать имеющиеся факты. нельзя чтобы личная неприязнь или привязанность повлияли на ход проверки;
  • пока не доказана вина сотрудника, он считается невиновным. а провинность может быть доказана, только после предъявления неопровержимых доказательств;
  • все действия назначенной комиссии должны проводиться в строгом соответствии с внутренними приказами, распоряжениями или инструкциями.

Руководитель предприятия обязан действовать строго в рамках закона, используя следующую пошаговую инструкцию:

  • издать приказ о начале служебного расследования. Приказ не может быть оформлен безосновательно. Для издания приказа о проведении служебного расследования первоначально должна быть получена информация о наличии проступка. Она добывается из следующих источников:
  • письменное заявление виновного сотрудника;
  • служебная записка от непосредственного руководителя;
  • жалобы со стороны клиентов либо субагентов организации;
  • докладных записок от сотрудников организации;
  • инвентаризационного акта, веявшего наличие недостачи;
  • акта составленного аудиторской фирмой.
  • назначение членов комиссии, на которых возлагается ответственность за ход проверки;
  • получение письменного объяснения с провинившегося работника. Нарушитель дает пояснения на основании полученного уведомление, которое может быть направлено ему по почте заказным письмом либо вручено лично в руки. В тексте документа обычно излагаются те вопросы, на которые должен ответить сотрудник, нарушивший дисциплину. На письменный ответ ему выделяется 2 дня. В случае отказа от дачи пояснений необходимо составить акт.

Все дальнейшие мероприятия зависят от того даст или не даст пояснения виновное лицо и как истолкуют их члены комиссии.

Если будет решено, что нарушение трудовой дисциплины произошло по уважительным причинам, то расследование на этом закончится, о чем будет свидетельствовать соответствующий акт.

При неявке на работу

Для того чтобы считать отсутствие работника на рабочем месте в течение 4 и более часов прогулом, должны быть определенные причины. Пока они не выяснены, считается, что трудящийся отсутствовал по невыясненным обстоятельствам. Если не существует уважительных фактов, а неявка повлекла серьезные последствия, нарушила процесс нормального функционирования предприятия, работник может получить выговор либо увольнение с работы. А для этого должны быть серозные основания, которые можно получить только в ходе расследования.

Вначале должен быть зафиксирован факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Служебную записку может написать как непосредственный руководитель, так и любой работник организации. После явки сотрудник может дать объяснение своему проступку. Уважительными признаются следующие причины:

  1. Болезнь работника или членов его семьи. Данное обстоятельство обязательно подтверждается соответствующим документом: справкой из медицинского учреждения или больничным листом.
  2. Опоздания, связанные с отсутствием транспорта. Например, заносы на дороге вызвали временную остановку автобусного передвижения.
  3. Присутствие непредвиденных обстоятельств, не зависящих от воли сотрудника. Например, по дороге на работу личный транспорт работника попал в аварию.

На основании статьи 81 ТК РФ, если сотрудник не присутствовал на рабочем месте в течение целого дня это можно считать прогулом. Чтобы зафиксировать этот факт необходимо составить соответствующий акт именно в день неявки.

Документ оформляется в свободной форме. Его цель – зафиксировать и подтвердить факт отсутствия работника. Можно составить несколько документов на протяжении всего рабочего дня. При оформлении акта важно фиксировать не только его дату, но и время составления. Подписывается документ членами коллектива в количестве не менее трех человек.

Если на следующий день сотрудник не явился, необходимо это зафиксировать следующим актом.

При причинении материального ущерба

Материальный ущерб предприятию может быть нанесен по причине халатности либо злому умыслу. Со стороны работника убыток предприятию причиняется следующим образом:

  • изготовление продукции или оказание услуг несоответствующего качества;
  • присвоение имущества, принадлежащего предприятию;
  • несоблюдение правил безопасности;
  • порча оборудования или инвентаря.

В данной ситуации в первую очередь необходимо определить сумму ущерба. В случае хищения это можно сделать путем составления инвентаризационного акта. Поломка или порча оборудования потребует дополнительной экспертизы. Та же необходимость возникает при нанесении ущерба через несоблюдение правил техники безопасности. Например, сотрудник ушел с работы и забыл выключить отопительный прибор, в результате начался пожар. Размер убытка сможет выявить только экспертная комиссия.

Очень важно понять мотивацию действий. Так как важно понимать является ли проступок обыкновенной безответственностью или носит злонамеренный характер.

При злоупотреблении полномочиями

Под злоупотреблением служебными полномочиями подразумевается использование собственной должности для получения дополнительной выгоды. При этом могут страдать интересы самого предприятия и его сотрудников. Ярким примером такого злоупотребление является заключение договора поставки по завышенным ценам с получением от контрагента определенной суммы «премиальных».

Такие нарушения не всегда просто выявить. Очень часто требуется помощь профессиональных ревизоров или аудиторов. Без помощи независимых экспертов будет трудно выяснить занижение цены на продаваемый товар или передачу в аренду помещения по уменьшенной стоимости.

Кто участвует в рассмотрении

Служебное расследование проводится комиссией, назначенной руководителем предприятия. В больших компаниях это поручается сотрудникам службы безопасности или внутреннего аудита. Если в штате предприятия отсутствуют такой персонал, изучение ситуации могут поручить любым ответственным членам коллектива.

Главное, чтобы эти сотрудники не были лично заинтересованы в итогах разбирательства и могли дать объективную оценку собранным фактам. Поэтому нельзя привлекать в комиссию близких друзей или родственников провинившегося сотрудника, а также тех, которые имеют к нему личную неприязнь.

Еще одно основное правило – члены комиссии ни как не должны быть связаны с дисциплинарным проступком. Состав группы определяется соответствующим приказом, с которым все члены знакомятся под роспись.

Не стоит комплектовать группу из сотрудников, которые категорически против участия в разбирательстве. Иначе анализ ситуации не будет произведен с полной тщательностью. К группе прикрепляется секретарь, который будет четко следить за правильным составлением всей необходимой документации.

Оформление результатов расследования

После получения и обработки все информации по происшествию происходит заседание комиссии. На нем члены должны четко ответить на следующие вопросы:

  1. Имело ли место нарушение трудовой дисциплины и в чем оно выражается.
  2. Что послужило причиной проступка.
  3. Какой характер имели действия виновного лица.
  4. Какие последствия имел проступок для организации в целом.
  5. Наличие обстоятельств, которые снимают или облегчают вину.
  6. Присутствие фактов, отягчающих проступок.

Выяснение этих моментов происходит путем обсуждения. Все тезисы и аргументы фиксируется в протоколе. После окончания дебатов комиссия приступает к составлению заключительного акта, который состоит из трех частей:

  1. Вводная часть. Она носит описательный характер. В ней описывается сам проступок, время его совершения. Обязательно вносится информация о членах комиссии и их должностях. Указывается основание начала служебного расследования и сроки его проведения.
  2. Во второй части излагаются действия, которые предпринимали члены комиссии для получения фактов подтверждающих или опровергающих вину сотрудника.
  3. Заключение. В конце комиссия должна сделать аргументированные выводы.

К акту в обязательном порядке прикладываются все собранные документы. Это могут быть:

  • служебные или докладные записки;
  • приказы;
  • заключение экспертной или ревизионной комиссии;
  • инвентаризационные акты;
  • и другие документы подтверждающие виновность работника.

Не только акт, но и все приложения к нему должны быть подписаны членами комиссии. Документ обязательно регистрируется в журнале, где ему присваивается порядковый номер и дата издания. Затем акт заверяется подписью директора организации и печатью.

Только на основании «обвинительного» акта работодатель может принять решении об увольнении работника совершившего серьезный дисциплинарный проступок. При других обстоятельствах увольнение может считаться незаконным.

Если виновный сотрудник не считает предъявленные к нему обвинения справедливыми и не доверяет результатам служебного расследования, он всегда может отстоять свои права в суде. Для работодателя акт о служебном расследовании, оформленный по всем правилам весомый аргумент правомочности собственных действий.

В данном видео рассказывается об основных ошибках работодателя при применении дисциплинарных взысканий.

Оставьте комментарий