Специалист по кадрам

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Написать эксперту! Полина 20 октября 2016 Эксперт по кадровому делопроизводству. ООО «»

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н.
Необходимо просмотреть все требования к образованию и квалификации, т.к. HR-департамент всегда должен соответствовать стандартам и служить примером для остальных.

Должностная инструкция № ____

специалиста по кадровому делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по кадровому делопроизводству.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

  • Среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена;
  • Дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.

1.4. Требования к опыту практической работы:

  • _________.

1.5. Особые условия допуска к работе:

  • _________.

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

  • _________.

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
  • трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
  • информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу:

  • Обработка и анализ поступающей документации по персоналу;
  • Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной);
  • Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

Необходимые умения:

  • Разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
  • Оформлять документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • Вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • Анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
  • Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
  • Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

  • Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • Основы документооборота и документационного обеспечения;
  • Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • Структура организации;
  • Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
  • Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
  • Нормы этики и делового общения;
  • Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

  • _________.

2.2. Ведение документации по учету и движению кадров:

  • Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
  • Организация системы движения документов по персоналу;
  • Сбор и проверка личных документов работников;
  • Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
  • Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности;
  • Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации;
  • Ведение учета рабочего времени работников;
  • Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив.

Необходимые умения:

  • Разрабатывать проекты кадровых документов;
  • Оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • Вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • Организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • Анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • Работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
  • Контролировать присутствие работников на рабочем месте;
  • Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

  • Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • Структура организации;
  • Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
  • Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • Локальные нормативные акты Организации, регулирующие порядок оформления документов по персоналу;
  • Основы документооборота и документационного обеспечения;
  • Нормы этики делового общения;
  • Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

  • _________.

2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

  • Организация документооборота по учету и движению кадров;
  • Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
  • Постановка на учет организации в государственных органах;
  • Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
  • Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
  • Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Необходимые умения:

  • Оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
  • Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • Работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
  • Анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
  • Вести деловую переписку;
  • Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

  • Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • Основы документооборота и документационного обеспечения;
  • Структура организации;
  • Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
  • Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
  • Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала;
  • Нормы этики делового общения;
  • Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

  • _________.

3. ПРАВА

Работник вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Специалист по кадровому делопроизводству

Инспектор по кадрам — должностные обязанности профстандарт 2018

При пересмотре обязанностей специалиста с учетом требований профстандарта, возникают некоторые нюансы, которые необходимо обязательно учесть. Изменения в инструкцию могут не скорректировать утвержденные ранее функции сотрудника, а значительно расширить их. А это приведет уже к существенным изменениям обязанностей сотрудника, что нарушает положения ст. 57, 60, 72 ТК РФ.

Статьи 57 60 и 72 ТК РФ

Вместе с тем уточнение функций, изменение требований к образованию, стажу работы не ведет к нарушению норм ТК РФ. При этом устанавливать новые требования к квалификации сотрудника работодатель не обязан.

Отметим, что в профстандарте требования к образованию специалиста изменяются в зависимости от уровня квалификации. Высшее образование в форме бакалавриата должен иметь специалист уже 6 уровня. Стаж работы не менее пяти лет в сфере управления персоналом требуется только для руководителя отдела и выше.

Чем должен руководствоваться инспектор по кадрам в своей работе?

В профстандарте указан перечень знаний, необходимых для выполнения каждой общей трудовой функции. Некоторые из них универсальны и носят обязательный характер для всех функций и уровней квалификации. Это знания законодательных актов, структуры организации.

Как правило, основную часть работы инспектора по кадрам составляет ведение документации. Поэтому требующиеся знания из разделов 3.1.1.-3.1.3. включать в инструкцию обязательно. Они касаются, прежде всего, вопросов оформления документов по персоналу.

Если у специалиста по персоналу будет расширенный круг должностных обязанностей, соответствующий 6 уровню, то рассматриваются формулировки требующихся знаний из разделов 3.2.-3.6. профстандарта.

Основные функции инспектора по кадрам по профстандарту

Закрепленные в профстандарте наименования трудовых функций и действий используем для формулировки обязанностей специалиста в должностной инструкции. Разделы профстандарта содержат, прежде всего, общие трудовые функции. Для каждой из них определен уровень квалификации. Например, документальное обеспечение кадровой работы соответствует пятому уровню, а деятельность по отбору и найму персонала – шестому уровню. Работа по аттестации кадров требуется шестого уровня квалификации.

Всего общих функций 8, каждая из них имеет набор трудовых действий, обеспечивающих их выполнение. Для каждой функции указаны требующиеся знания и умения. Подбор функций и действий работника производится на основании специфики организации и первоочередных задач в организации кадровой работы на предприятии.

Какие права имеет инспектор по кадрам?

Права предоставляются специалисту для надлежащего выполнения им своих обязанностей. Он должен получать доступ к информации и документам, которые требуются для исполнения его служебных обязанностей. Например, ему важно знакомиться с решениями руководителя, касающихся кадровых вопросов,иметь право вносить предложения, направленные на совершенствование работы с персоналом, получать возможность повышать свою квалификацию.

Инспектор по кадрам — ответственность по профстандарту

Специалист, прежде всего, несет ответственность за отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. Трудовым Кодексом, а в отдельных случаях и Кодексом об административных правонарушениях, определен состав нарушений в этой сфере и меры воздействия. Как и любой сотрудник, кадровик отвечает за качественное исполнение должностных обязанностей, за причинение материального ущерба на основании норм законодательства.

В заключение отметим, что должностная инструкция утверждается директором, сотрудник знакомится с ней под подпись.

Скачать общую форму должностной инструкции инспектора по кадрам

Оставьте комментарий