Срок хранения бухгалтерской отчетности

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет Переписка о выплате заработной платы. Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.
После переходят в раздел архивных документов. Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация. Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела.

Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр. Основные цели проводимой экспертизы ценности документов В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.
ЭПК договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности 5 лет ЭПК По учету кадров, оплаты труда и т.п. лицевые счета работников 75 лет ЭПК положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр.

  • записи о трудовой дисциплине;
  • 5 лет:
  • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
  • выписки по улучшению условий и охраны труда;
  • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
  • данные о командировках;
  • 75 лет:
  • характеристики и личные карточки сотрудников;
  • трудовые договоры работников;
  • 50 лет (до востребования владельцем):
  • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  • Постоянно:
  • коллективные договоры;
  • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV) К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П) физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (см. письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-11-06/3/56, ФНС России от 21.12.2011 № АС-4-2/, решение Верховного Суда РФ от 13.06.2012 № АКПИ12-491). В п. 1.9 Положения № 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Отметим, что согласно ч. 5 ст.

Периодически организации должны проводить проверку фактического наличия основных средств сведениям бухучета. Этот процесс называется инвентаризация основных средств. По окончанию проверки составляется инвентаризационная опись и инвентарная карточка ОС.

Инвентаризационная опись основных средств

Одним из документов, оформляемых по итогам инвентаризации, является документ по форме ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств.

Опись оформляют в двух экземплярах, один из которых остается у лица, несущего материальную ответственность, а второй передается в бухгалтерский отдел для формирования сличительной ведомости.

Перед проведением инвентаризации, все работники, несущие ответственность за сохранность активов, пишут расписку. Она включается в заголовочную часть бланка.

Опись печатают с вкладными листами по образцу второй страницы формы, число которых определяет руководитель организации.

Если осуществляется автоматизированная обработка сведений по учету итогов инвентаризации, форму описи выдают членам комиссии с заполненными графами с первой по девятую. Ответственный сотрудник заполняет десятую графу о фактическом наличии ценностей.

Если в ходе проверки были обнаружены ценности, не отраженные в учете, ответственные работники должны вписать в опись сведения об этих объектах. По решению комиссии по инвентаризации они должны быть оприходованы. В такой ситуации их первоначальная цена рассчитывается исходя из рыночных цен.

Инвентаризационные описи оформляются отдельного по группам ОС (непроизводственного и производственного назначения).

На ОС, которые были взяты в аренду, опись составляют в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю. Обязательно прописывают срок аренды. Один экземпляр отправляют на адрес арендодателя.

Правила заполнения инвентаризационной описи

Бланк инвентаризационной описи основных средств состоит из трех страниц.

Первая страница – это титульный лист. На нем отражаются следующие сведения:

  • Полное наименование организации или ее структурных подразделений;
  • Причины проведения инвентаризации (на основании соответствующего приказа);
  • Даты, когда инвентаризация начнется, и когда закончится;
  • Наименование объектов, которые будут проверяться;
  • Фамилии, имена, отчества, а также должности ответственных работников;
  • Если ОС числятся в аренде, в строчке «арендодатель» необходимо прописать наименование организации, владеющей объектами.

В конце листа ответственные работники ставят свои личные подписи.

Вторая страница является основной, на ней содержится таблица, имеющая следующие графы для заполнения:

  • Номер записи по порядку;
  • Наименование объекта ОС, а также его основные черты;
  • Номер, а также дата акта приема-передачи ОС на учет;
  • Год изготовления объекта;
  • Заводской и инвентарный номера, паспорт;
  • Фактическое наличие в количественном выражении;
  • Цена.

Каждое ОС прописывается в отдельной строчке.

После того, как все данные внесены, считается общая стоимость объектов. Она выводится в отдельную строчку.

На странице 3 все ответственные работники, а также проверяющие лица проставляют свои подписи. Этим они подтверждают, что все объекты были проверены, а сведения внесены в таблицу.

Инвентарная карточка учета основных средств

Инвентарная карточка – это документ, в котором отражается информация обо всех перемещениях основного средства. Ее оформляют в следующих ситуациях:

  • С объектом ОС совершается какая-либо деятельность (с начало его постановки на учет);
  • ОС перемещается внутри организации, переоцениваются, ремонтируется, выбывает;
  • Первая запись в карточке делается во время принятия к учету или во время введения в пользование.

Инвентарная карточка учета основных средств позволяет решить множество важнейших задач, таких как:

  • Упорядочивание сведений;
  • Упрощение анализа сведений по ОС – для управляющего компании и иных работников, а также для проверяющих органов;
  • Можно очень быстро составить статистические данные об объектах ОС.

Необходимые сведения для оформления карточки

Карточка учета ОС заводится на основании акта приема-передачи ОС. Из этого же документа в нее заносится часть информации о приобретаемом объекте. Также используются данные из сопроводительных бумаг.

Полный перечень сведений, необходимых для корректного заполнения карточки, приведен ниже:

  • Полное наименование компании;
  • Название обособленного подразделения, ОС которого отражаются в конкретном случае;
  • Номер и дата формирования документа;
  • Объект, а также его основные характеристики (дата постройки, производитель, номер и серия);
  • Коды по ОКУД, ОКОФ и ОКПО;
  • Заводской номер, инвентарный номер, номер амортизационной группы, номер паспорта;
  • Дата принятия к учету и дата снятия с учета;
  • Счет и субсчет;
  • Код аналитического учета;
  • Место, где располагается объект ОС;
  • Организация-изготовитель объекта;
  • Информация об ОС, известная на момент его принятия к бухучету;
  • Сведения о переоценке;
  • Данные о приеме;
  • Сведения об изменении первоначальной цены;
  • Небольшое описание-характеристика.

Порядок заполнения карточки

Инвентарная карточка заполняется в следующем порядке:

  1. Внесение необходимой информации в шапку карточки – дата оформления и номер карточки по порядку.
  2. Бухгалтер заполняет обязательные реквизиты организации.
  3. Определяется назначение структурного подразделения.
  4. Указывается полное название ОС, принимаемого к учету в соответствующем порядке.
  5. Прописывается номер амортизационной группы, к которой относится объект.
  6. Определяется месторасположение объекта ОС.
  7. Заполняется первый раздел – вносятся сведения об объекте на момент передачи: дата производства, сведения о вводе в пользование, срок эксплуатации, размер амортизации, остаточная стоимость (только для объектов, уже бывших в пользовании).
  8. Заполняется второй раздел – прописываются сведения об СПИ и первоначальной стоимости (эта сведения требуются для начисления амортизации).
  9. Заполняется раздел четыре – в нем указываются сведения о приеме объекта: реквизиты бумаги о приеме, цена объекта, а также ФИО и должность ответственного работника.
  10. Заполняется раздел семь – прописывается краткая характеристика ОС.
  11. Третий раздел заполняется только тогда, когда происходила переоценка объекта ОС. Указывается дата осуществления переоценки, коэффициент пересчета и восстановительная стоимость.
  12. Пятый раздел заполняют только в случае изменения первоначальной цены имущественного объекта при модернизации, реконструкции или ликвидации.
  13. В раздел шесть вносят информацию о расходах на ремонт основных средств.

После того, как карточка была полностью заполнена, ее подписывает работник, несущий ответственность за ее хранение и оформления. В большинстве случаев таким сотрудником является бухгалтер.

Скачать образец заполнения инвентарной карточки учета основных средств.

Срок хранения карточек

Инвентарные карточки являются документацией первичной отчетности. В связи с этим, по отношению к ним действуют стандартные правила. Это значит, что после выбытия объекта, они должны храниться в организации не менее пяти лет. После этого карточки можно утилизировать.

Опись карточек

Опись инвентаризационных карточек является для организаций обязательной процедурой, которую необходимо проводить раз в несколько лет. Основной целью этого является регистрация ИК.

Данная процедура поможет удостовериться в том, что все документы находятся в целости и сохранности. Регистрация в обязательном порядке должна осуществляться в полном соответствии со счетами бюджетов учета.

При выбытии объекта ОС обязательно отражаются следующие сведения:

  • Дата выполнения операции – год, число и месяц;
  • Порядковый номер по книге регистрации операций.

Особенности оформления карточек в бюджетных организациях

Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:

  • Происходит дарение на безвозмездной основе;
  • Объект стал полностью негодным для использования;
  • Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
  • Списание недостачи по причине стихийных бедствий.

При выбытии должна оформляться следующая документация:

  • Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
  • Акт о списании сразу целой группы объектов;
  • Акт о списании автомобильного транспорта;
  • Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
  • Акт списания библиотечной литературы.

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Оставьте комментарий