Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Скачать

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Образец журнала регистрации

Скачать

Образец контрольной карточки

Скачать

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? по возможности, сошлитесь на законодательство. заранее благодарна.

Ответ

Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.
Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.
Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том.
Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:
Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).
Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:
При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. 3.6.3 Правил).

VIII. Снятие осужденных с учета <*> ——————————— <*> Данная глава разработана на основе ст. 173 Уголовно-исполнительного кодекса Российской Федерации. 156. Отбывание наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, обязательных работ, исправительных работ прекращается в последний день срока наказания с учетом тех изменений, которые могут быть внесены в срок наказания в соответствии с законом. Лицам, отбывшим наказание в виде исправительных работ или освобожденным от него по другим основаниям, выдаются справки (приложение 31). 157. Досрочное освобождение осужденных от отбывания наказания в связи с наступлением психического расстройства, иной тяжелой болезни и инвалидностью производится в день поступления в инспекцию соответствующих документов, а если документы получены после окончания рабочего дня — утром следующего дня. 158. Снятие с учета осужденных в связи с заменой обязательных работ, исправительных работ другим видом наказания, отменой условного осуждения и отсрочки отбывания наказания, освобождением осужденных женщин от отбывания наказания или заменой оставшейся неотбытой части наказания более мягким наказанием, а также осуждением за новое преступление производится на основании судебных решений в день их получения. 159. Снятие осужденных с учета по отбытии наказания в виде обязательных работ, исправительных работ, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и условно осужденных по истечении испытательного срока производится по рапорту сотрудника инспекции, утвержденному начальником инспекции. 160. После снятия с учета лица, подлежащего призыву на действительную военную службу (гражданина России), в соответствующий военкомат направляется сообщение (приложение 41). 161. О снятии с учета осужденного к обязательным работам, условно осужденного, осужденной женщины и осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью направляется сообщение (приложение 42) в паспортно-визовую службу органа внутренних дел. 162. О снятых с учета несовершеннолетних осужденных к обязательным работам, исправительным работам, условно осужденных и осужденных женщин ежемесячно направляются списки в подразделение по делам несовершеннолетних органа внутренних дел. 163. О дате и основании снятия осужденного с учета делаются отметки в журнале учета осужденных, личном деле и в учетной карточке осужденного к обязательным работам или исправительным работам. Личные дела осужденных, снятых с учета, списываются начальником инспекции в архив. 164. Осужденные снимаются с учета инспекции по следующим основаниям: — по отбытии срока наказания в виде обязательных работ, исправительных работ и лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, по истечении испытательного срока, срока отсрочки отбывания наказания; — при замене обязательных работ другим наказанием в соответствии с частью третьей статьи 49 Уголовного кодекса Российской Федерации; — при замене исправительных работ другим наказанием в соответствии с частью третьей статьи 50 Уголовного кодекса Российской Федерации; — при отмене условного осуждения и исполнении наказания, назначенного приговором суда; — при отмене отсрочки отбывания наказания и направлении осужденной для отбывания наказания, назначенного приговором суда; — при освобождении осужденной женщины от отбывания оставшейся части наказания или замене неотбытой части наказания более мягким видом наказания; — в связи с досрочным освобождением от отбывания обязательных работ, исправительных работ в случае психического расстройства, тяжелой болезни, инвалидности; — в связи с отменой условного осуждения и снятием судимости; — в силу акта амнистии; — в силу акта помилования; — вследствие отмены приговора с прекращением дела производством; — в связи с осуждением за совершение нового преступления; — в связи с изменением места жительства при убытии с территории, обслуживаемой инспекцией; — в связи со смертью; — по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. 165. На лиц, выбывших до окончания срока наказания, испытательного срока, отсрочки отбывания наказания с территории, обслуживаемой инспекцией, в связи с изменением места жительства высылаются сообщения в инспекцию по новому месту жительства. Если дислокация инспекции неизвестна, сообщение направляется в соответствующий территориальный орган ФСИН России. Личные дела в отношении осужденных к обязательным работам, исправительным работам, копии учетных карточек, заверенные печатью и подписью начальника инспекции, пересылаются заказной почтой по запросу инспекции по новому месту жительства осужденных. О получении личного дела и копии учетной карточки инспекция, обслуживающая территорию по новому месту жительства осужденных, немедленно высылает подтверждение в инспекцию, выславшую документы. 166. Документами, подтверждающими основания для снятия осужденного с учета инспекции, являются: — при замене неотбытого срока обязательных работ, исправительных работ другим наказанием, отмене условного осуждения и отсрочки отбывания наказания, освобождении осужденной женщины или замене ей неотбытой части наказания более мягким, отмене приговора в связи с прекращением дела производством, досрочном освобождении — копии определений (постановлений) соответствующих судебных органов; — в отношении лиц, отбывших обязательные работы, исправительные работы — учетная карточка, в которой произведен расчет отработанного времени, установленного приговором суда. В учетной карточке лица, отбывшего исправительные работы, отражается общая сумма его заработной платы и произведенных из нее удержаний <*>; ——————————— <*> При наличии этих данных задержка перечисления указанных сумм из заработной платы осужденного не является препятствием к снятию с учета. Учетные карточки и личные дела таких осужденных до полного перечисления удержанных сумм ставятся инспекцией на контроль. — Указ Президента Российской Федерации о помиловании, постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации об амнистии, а также федеральные законы, устраняющие преступность деяния; — копия приговора суда с распоряжением о вступлении его в законную силу в отношении осужденного за совершение нового преступления; — справка о смерти осужденного, выданная уполномоченным на то органом; — подтверждение о получении личного дела и постановке осужденного на учет в инспекции по новому месту жительства. 167. Сроки и порядок хранения личных дел и учетных документов: — личные дела осужденных хранятся в течение 1 года со дня снятия их с учета инспекций; — учетные карточки осужденных к обязательным работам, исправительным работам — 3 года; — журналы учета осужденных — 5 лет; — журналы входящих и исходящих документов — 5 лет; — отчеты о численности и движении осужденных — 3 года; — дела с перепиской по вопросам исполнения приговоров судов — 3 года; — дела с расчетными сведениями — 1 год. Отсчет времени производится с 1 января года, следующего за годом окончания материалов производством. Аналогично исчисляется срок хранения учетных карточек осужденных к обязательным и исправительным работам. Личные дела и учетные карточки осужденных, снятых с учета, хранятся в пачках по месяцам и годам, а внутри пачек — в алфавитном порядке. Приложение 1 (образец) Место для штампа Председателю суда (начальнику исправительного учреждения) ——————————————————— Адрес ————————————————— (наименование суда, исправительного учреждения)

Оставьте комментарий