Статьи денежных средств

Элементы справочника Статьи движения денежных средств используются для ведения аналитического учета на счетах учета денежных средств, а также для автоматического заполнения финансовой отчетности Отчет о движении денежных средств. Справочник доступен в разделе Банк и касса — Справочники и настройки — Статьи движения денежных средств.

Добавлять новые элементы в справочник, для более детального анализа бухгалтерского учета, можно, но следует обращать внимание на правильное заполнение следующих реквизитов:

• Разрез деятельности — операционная. инвестиционная и финансовая;

• Вид движения — поступление или выбытие;

• Движение денежных средств — виды движения денежных средств (например, расчеты с бюджетом по налогам, выплата заработной платы и т.д.).

Реквизиты элемента справочника ДДС соответствуют структуре регламентированного Отчета о движении денежных средств (раздел Отчеты- Регламентированные отчеты — Финансовая отчетность субъектов малого и среднего бизнеса).

Обязательным условием корректного формирования регламентированного отчета является заполнение поля Статья ДДС в платежных документах.

Указанное значение в поле Статья ДДС определяет раздел финансового отчета при его автоматическом заполнении, в котором отразится данная сумма по операции.

Подробнее о заполнении и проверке отчета о ДДС можно прочитать в статье «Проверка отчета о движении денежных средств в конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана».

Ведение учета в разрезе статей движения денежных средств необходимо в 1С 8.3 Бухгалтерия для корректного формирования ОДДС (отчет о движении денежных средств).

Данным отчетом пользуются руководители и акционеры для того, чтобы анализировать работу компании. Так же данный он является одной из форм годовой бухгалтерской отчетности (ОКУД 0710004) и сдается не позднее трех месяцев после окончания года.

Настройка

Для того, чтобы настроить использование статей движения денежных средств в 1С 8.3 перейдите в меню «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

В открывшейся форме нажмите на ссылку «Настройка плана счетов». Дальше выберите пункт «По расчетным счетам». В этом примере пункт называется «По расчетным счетам и статьям движения денежных средств» в связи с тем, что все настройки были установлены по умолчанию ранее.

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по .
Будем рады помочь Вам!

Перед вами откроется форма настройки 1С для учета ДСС. Если по умолчанию не установлен флаг «По статьям движения денежных средств», установите его. В зависимости от настроек данный флаг моет быть установлен по умолчанию и изменение этой надстройки будет недоступно.

Нажмите на кнопку «Записать и закрыть» и можно перейти к настройке самих статей ДДС.

Ввод и пример заполнения списка статей ДДС

Сам список статей ДДС расположен в меню «Справочники».

В типовой поставке конфигурации 1С в справочнике для примера уже есть некоторый перечень статей ДДС. При необходимости добавления новых статей самое главное – корректно указать вид движения ДС. Дело в том, что он напрямую влияет на отчет о движении ДС.

Наименование можно указать произвольное. Так же данный справочник поддерживает группировку его элементов. Делать это не обязательно, но желательно для дальнейшего удобства в работе. Кроме того, группировка статей затрат позволяет получать итоги по разным видам деятельности в дальнейшем.

Если вам необходимо, чтобы при создании какого-либо документа прихода или расхода денежных средств по-умолчанию проставлялась конкретная статья, укажите в ее карточке операцию по умолчанию.

Нельзя установить сразу несколько статей затрат по умолчанию для одной и той же операции. Во избежание этого, при выборе те операции, у которых уже назначена основная статья, отображаться не будут.

В форме списка перечень статей затрат с видами операций отображаются при нажатии на гиперссылку «Основные статьи».

Использование справочника статей ДДС

При формировании отчета о ДДС в 1С 8.3, всегда сверяйте полученные суммы с оборотно-сальдовой ведомостью по 50 и 51 счетам. Если в оборотке сумма больше, значит, вы не проставили статью ДДС в каком-то документе. В противном случае вы могли указать статью ДДС там, где этого не требуется.

Суммы из документов, в которых не указана статья будут отображены в оборотно-сальдовой ведомости с пустой группировкой, поэтому найти их не трудно.

Если в справочнике статей ДДС вы их группируете, то в отчетах можно получить по ним итоги, изменив тип группировки у статьи.

В некоторых других конфигурациях 1С, например в ERP статьи ДДС необходимы для аналитики по управленческому учету.

Например, для определенной статьи устанавливается лимит расхода на конкретный месяц. Затем создается заявка на расходование ДС по этой статье. Так же они используются в платежном календаре.

Правильное ведение учета по статьям движения ДС не только позволяет сдавать бухгалтерскую отчетность в срок и без ошибок, но и помогает руководству анализировать деятельность предприятия более структурировано.

Один из отчетов, которые предоставляются в составе бухгалтерской отчетности, — Отчет о движении денежных средств (ОДДС). В 1С его можно заполнить автоматически. Но для этого обязательно нужно отражать движение денег по статьям движения денежных средств (ДДС).

В этой статье разберемся:

• какие настройки для этого нужно выполнить;
• где заполняются эти статьи и как их создавать.

Отчет о движении денежных средств

Данный отчет заполняется оплатой, только распределенной по статьям ДДС.

Для этого включите учет по статьям ДДС раздел Главное — Настройки — Функциональность — вкладка Банк и касса — флажок Статьи движения денег.

При оформлении оплаты обязательно заполняйте поля:

• Статья доходов;

• Статья расходов.

В зависимости от вида операции документов оплаты можно настроить автоматическое заполнение Статьи доходов (Статьи расходов). Для этого заполните в карточке статьи поле Использовать по умолчанию в операциях или укажите по ссылке Основные статьи в журнале справочника Статьи движения денежных средств.

В проводках движения денег отразятся по статьям.

Проверьте незаполненную аналитику движения денег отчетом Анализ субконто в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Анализ субконто.

Для перехода в некорректные операции щелкните дважды по сумме.

Виды операций списания денежных средств в 1С 8.3: как добавить

Если не все возможные виды операций отображаются в документе Списание с расчетного счета, значит, не выполнены необходимые настройки. Например, если выбран валютный банковский счет, вид операции Уплата налога не будет отображаться при подборе. Добавление собственных видов операций без доработки программы не предусмотрено.

Изучить подробнее какие существуют виды операций в документе Списание с расчетного счета и их описание

Статьи движения денежных средств в 1С 8.3

Нужно не просто указать статьи ДДС в документах оплаты, но и правильно заполнить справочник Статьи движения денежных средств. Заполните его через раздел Справочники — Банк и касса — Статьи движения денежных средств.

Для удобной работы статьи разделены по категориям денежных потоков. Рекомендуем и в дальнейшем придерживаться такой группировки.

Давайте рассмотрим, как заполняется статья движения денежных средств в 1С 8.3 и какие нюансы нужно предусмотреть.

Рассмотрим заполнение карточки статьи ДДС:

• Группа статей — категория денежного потока;
• Использовать по умолчанию в операциях — вид операции для которого устанавливается статья. Например, данная статья подставиться при оформлении документов Поступление на расчетный счет вид операции Оплата от покупателя или Поступление наличных вид операции Оплата от покупателя. В списке такие статьи отражаются с точкой.

• Вид движения — показатель, для отражения денежных средств в ОДДС. Если операция не относится к денежному потоку, то поле не заполняется, и такое движение денег не отразится в отчете.

По ссылке Основные статьи в списке статей ДДС отображаются все операции, для которых можно установить автоматическое заполнение статьи ДДС. При изменении статьи изменяется и поле Использовать по умолчанию в операциях.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест № 1. Настройка сроков оплаты покупателями и поставщиками

См. также:

• Операции с расчетным счетом в 1С Бухгалтерия 8.3
• Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами в 1С
• Денежные документы: законодательство
• Как с помощью Универсального отчета вывести подробную информацию по проданным товарам в разрезе покупателей
• Отчеты руководителю: контроль оплаты покупателей, покупка, продажа, движение товаров (из записи эфира от 30 января 2019 г.)
• Справочник Платежных поручений 2019

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Справочник Статьи движения денежных средств: примерный список элементов
• Отчет о движении денежных средств: алгоритм заполнения
• Отчет о движении денежных средств: категории денежных потоков
• Взаимоувязка форм отчетности: Бухгалтерский баланс и Отчет о движении денежных средств
• Можно ли сопоставлять данные ОДДС и отчета по НДФЛ

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Ольга Феклисова Руководитель консалтинговой группы УЧЁТ ЧЁТКО

Бюджет движения денежных средств (сокращенно БДДС) или, как его еще называют, «Cash Flow» (сокращенно CF) показывает, буквально, движение денежных средств. Т.е. сколько денег реально получено на расчетный счет компании и в кассу и сколько денег израсходовано с расчетного счета и из кассы за выбранный период в детализации по выделенным статьям и подстатьям.

Что может быть приятнее и проще, чем разработка формата и перечня статей бюджета движения денежных средств? И, одновременно, какая еще работа в части постановки управленческого учета может быть настолько нудной и кропотливой, что способна свести вас с ума?

При этом вы понимаете, что от качества этой работы зависит, по сути, вся дальнейшая прозрачность управленческого учета. Поэтому халтура здесь недопустима.

Сколько компаний существует, столько существует и форматов бюджета движения денежных средств. Поэтому на оригинальность я тут не претендую.

Однако есть универсальные рекомендации.

Во-первых, в любом бюджете движения денежных средств должно быть 3 раздела по видам деятельности:

• операционная,
• инвестиционная,
• финансовая.

Операционная деятельность – это основная деятельность компании, связанная с производством и реализацией продукции (работ, услуг). Является определяющей деятельностью компании и обеспечивают основную долю ее дохода.

Инвестиционная деятельность — вид деятельности, связанный с приобретением, созданием и продажей внеоборотных активов (основных средств, нематериальных активов), строительством, капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Финансовая деятельность — вид деятельности, связанный с привлечением и возвратом кредитов и займов, необходимых для финансирования операционной и инвестиционной деятельности, а также с изменением собственного капитала (выпуск акций, облигаций и т.п.).

Во-вторых, в каждом из этих разделов есть доходная часть: «Поступления по….. (вид деятельности)» и расходная часть: «Расходы по…. (вид деятельности)». По каждому виду деятельности должен подводиться итог, рассчитываемый как разница между поступлениями и расходами денежных средств по данному виду деятельности.

Далее поступления и расходы по каждому виду деятельности делятся на статьи, а те, в свою очередь, на подстатьи.

Работа по выделению статей и подстатей, повторюсь, очень тонкая и кропотливая, а главное, очень важная. Потому что он нее будет зависеть наглядность и прозрачность управленческой отчетности и, в конечном итоге, интерпретация результатов по движению денежных средств.

Перечень статей нужно разрабатывать с точки зрения составления консолидированного бюджета движения денежных средств всего Холдинга или Группы компаний. Другими словами, перечень должен охватывать специфику деятельности всех структурных подразделений (Центров ответственности).

Следовательно, с одной стороны, перечень статей должен быть максимально полным, с другой — статьи должны выделяться и детализироваться на подстатьи по принципу «существенности».

При разработке статей бюджета полезно иметь аналитику (фактические данные) за предыдущие периоды.

Статистика за предыдущие периоды позволит проанализировать, какие расходы есть у компании, и, исходя из этого, решить, какие именно статьи нужно выделить, при этом ничего не упустив.

Рекомендации по выделению статей.

1. Принцип «существенности»: статьи и подстатьи нужно выделять, руководствуясь тем, насколько существенные суммы по ним проходят. Понятно, что если, например, на статью «Связь» всего в месяц тратится 100 рублей, детализировать ее на подстатьи смысла не имеет. А вот если на эту же статью в месяц тратится 150 000 рублей, скорее всего нам нужна будет детализация на подстатьи, из которой мы увидим, что:
   • 60 000 руб. израсходовано на МН/МГ переговоры,
   • 50 000 руб. – на мобильную связь,
   • 40 000 руб. – на Интернет.

Принцип «существенности» означает также сопоставление расходов по статье с суммой оборотов по другим статьям и с оборотом компании в целом. Понятно, что для одной компании расходы на связь в размере 150 000 рублей в месяц значительны, а для другой – капля в море. В первом случае выделение статьи и ее детализация на подстатьи нужны, во втором ею можно пренебречь и объединить статью «Связь», например, со статьей «Расходы на ИТ инфраструктуру».

1. Очень рекомендую при выделении статей избегать статьи/подстатьи «Прочие». Да, по каждому виду деятельности должна быть статья «Прочие расходы по …. (вид деятельности)» на тот случай, если возникнут какие-то существенные расходы по данному виду деятельности, под которые не выделена отдельная статья. Но в качестве подстатьи «Прочие» должна быть выделена только в самом крайнем случае, когда есть подозрение, что перечень подстатей для данной статьи не является полным.
   Исключение: можно допустить наличие подстатьи «Прочие» во всех статьях бюджета, когда формат бюджета разрабатывается впервые, и нет достаточной статистики по операциям за предыдущие периоды.
   Почему надо избегать статьи/подстатьи «Прочие»? Потому что каждая такая статья — это соблазн запланировать лишние расходы и неправильно отнести операции по факту. Точно такой же соблазн вызывают статьи со схожими названиями: «Непредвиденные расходы», «Чрезвычайные расходы», «Резерв на непредвиденные расходы» и т.п. Названия статей могут быть разными, но суть одна – неправомерное увеличение расходной части бюджета. Редко кто из руководителей, поняв, что бюджет – это инструмент контроля расходов, удерживается от соблазна запланировать суммы по таким статьям, чтобы в течение месяца можно было оправдать расходы сверх бюджета.
   Поэтому мой совет: не оставлять таких лазеек. Иначе бюджет нельзя будет рассматривать как инструмент контроля.
2. Каждая статья или подстатья должна находиться в своем разделе и иметь уникальный код. Желательно, чтобы, помимо уникального кода, статья/подстатья имела и уникальное название (исключение: подстатья «Прочие»). Название статьи должно максимально полно раскрывать суть относимых на нее операций и быть не длинным, но точным. Из названия статьи и ее расположения в конкретном разделе бюджета пользователи должны однозначно понимать, какие доходы/расходы должны быть на нее отнесены.
   Что я имею в виду? Например, если в разделе «Операционная деятельность» в статье «Приобретение сырья, материалов, работ, услуг» есть подстатья «Транспорт» и одновременно в разделе «Коммерческие расходы» тоже есть статья «Транспорт», у пользователей однозначно будут вопросы, какие расходы, на какую статью относить и чем эти статьи отличаются? И придется все время пояснять, что в первом случае на эту статью должны относиться расходы по доставке сырья и материалов (товара) до склада, которые формируют их себестоимость, а во втором – расходы по доставке товара до потребителя. Это если пользователь сознательный.
   Чаще всего пользователи лишними вопросами себя не утруждают и самостоятельно принимают решение, на какую статью что относить. А это приводит к ошибкам в бюджете. Для того чтобы избежать ошибок при планировании и учете операций по факту, называйте статьи так, чтобы их названия не допускали разных мнений и трактовались однозначно. Например, «Транспортные расходы по доставке товаров, сырья и материалов до склада» и «Транспортные расходы по доставке товара до потребителя».

Не допускается создание формата бюджета движения денежных средств таким образом, чтобы статья с одним наименованием и кодом повторялась в двух или трех разделах бюджета. Это однозначно, кроме как к ошибкам в учете и путанице, не приведет. Может об этом и не надо писать, но на практике я с такой ситуацией сталкивалась, поэтому решила все-таки упомянуть.

Теперь очень важный вопрос.

Можно ли в течение года менять перечень статей? Т.е. добавлять новые, переименовывать существующие, удалять те, которые не используются?

Ответ: все зависит от уровня автоматизации управленческого учета.

Если для управленческого учета используется продвинутая ERP-система, то в ней справочник статей настраивается таким образом, что при необходимости добавления новой статьи, в нужной группе справочника просто используется следующий свободный код и статья корректно встраивается в существующий формат бюджета.

Если же бюджетирование ведется на программном продукте, далеком от ERP-системы, или в Excel, то подход один: перечень статей и формат бюджета утверждаются на год. В течение года перечень статей и их названия не меняются, иначе это не только повредит первоначальный формат бюджета, но и сделает невозможной консолидацию за год. Потому что в начале года использовали, к примеру, 60 статей, в середине их перечень поменяли, и статей стало 64, еще и названия некоторых откорректировали, к концу года еще раз перечень поменялся. Как корректно консолидировать информацию за год?

1. В конце года при разработке формата бюджета на будущий год перечень статей должен пересматриваться и корректироваться, т.к. в течение года могли появиться новые направления бизнеса, могла поменяться специфика бизнес-процессов, что-то исчезло, что-то добавилось.

В результате анализа статей их перечень на будущий год может быть расширен или сокращен, названия изменены.

Еще раз про уровень автоматизации: если вы не работаете на ERP-системе, используете для ведения управленческого учета программный продукт, далекий от ERP-системы, или Excel, нужно понимать, что при ежегодном изменении перечня статей нельзя будет сделать консолидацию за несколько лет. А перекладка статей одного года на статьи другого занимает колоссальное количество времени.

Есть руководители, которые заставляют финансовый отдел вручную перекладывать все проводки за предыдущий год на статьи будущего года, чтобы получить сравнительный анализ факта за прошлый год с планом на будущий. При этом бюджетирование ведется в Excel…

Мне кажется, что полученный результат от такой работы не соответствует затратам времени и труда на него. Как правило, к моменту подготовки искомого бюджета, руководителю он уже не нужен. Потому что пока он ждал, время прошло, а решение так или иначе принимать надо было. И он его уже принял. Без бюджета.

Вернемся к анализу статей. Как проводить анализ статей по году?

Во-первых, нужно выделить статьи, по которым в течение года вообще не было движений: поступлений и расходов денежных средств и принять решение: удалить их или оставить.

Во-вторых, выделить статьи, по которым в течение года были существенные движения, проанализировать, какие операции проходили по этим статьям, понять, нужно ли делать более глубокую детализацию на подстатьи?

В-третьих, за весь год проанализировать ВСЕ статьи «Прочие»: досконально просмотреть все операции, которые на эти статьи относились, чтобы понять, нужно ли выделять под доходы/расходы по этим статьям отдельную статью или подстатью? Однозначно нужно, если доходы/расходы по подстатье «Прочие» превышали расходы по основной статье.

Цель такого анализа: исключить либо свести к минимуму в перечне статей для следующего года статьи/подстатьи «Прочие».

И в заключение.

Для автоматизации на уровне Excel, либо на другом программном продукте, далеком от ERP-системы, формат бюджета движения денежных средств должен быть единым для всех Центров ответственности. Это нужно с точки зрения консолидации данных на уровне Холдинга или группы компаний. И, поверьте, нет ничего страшного, если, например, сотрудники Центра ответственности «Юридический отдел», будут видеть, что в бюджете есть статья «Дивиденды» и какие-либо другие статьи, не имеющие отношения к юридическому отделу. Ведь они не увидят суммы, которые по этой статье запланированы. И даже не будут знать, планируются ли они в принципе.

Если есть автоматизация на уровне ERP-системы, для каждого Центра ответственности можно настроить доступ только к тем статьям, по которым у него есть право планировать доходы/расходы.

Пример бюджета движения денежных средств.

Версия для печати