Структура централизованной бухгалтерии

Должностная инструкция начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности

УТВЕРЖДАЮ:

Глава администрации

Южского городского поселения

_____________________С. Столетов

«_______»_______________200____г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности

1.1. Начальник отдела обеспечивает организацию бухгалтерского и налогового учета, контроль за рациональным, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранность собственности организации.

1.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации Южского городского поселения.

1.3. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее

профессиональное образование, стаж муниципальной (государственной) службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трёх лет.

1.4. Прием и сдача дел при назначении и освобождении начальника отдела

оформляются актом после проверки состояния бюджетного учета и отчетности.

1.5. Начальник отдела подчиняется непосредственно Главе администрации Южского городского поселения.

1.6. На время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) права и обязанности начальника отдела возлагаются на специалиста отдела бухгалтерского учета и отчетности, что оформляется распоряжением Главы администрации Южского городского поселения.

2. Должностные обязанности и права

2.1. Должностные обязанности:

Начальник отдела осуществляет организацию бюджетного учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

— широкое использование современных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бюджетном учете операций, связанных с их движением;

— исполнение сметы расходов;

— перечисление взносов в федеральный, региональный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды;

— составление достоверной бюджетной отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам;

— сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив;

— правильность расходования фонда заработной платы, установление должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

— соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов, расчетов и платежных обязательств;

— взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

— законность списания с баланса недостач, дебиторской задолженности других потерь;

2.1.1. Должен знать:

— законодательство о бюджетном учете;

— постановления, распоряжения, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бюджетного учета и составления отчетности;

— структуру организации, стратегию и перспективы ее развития;

— положения и инструкции по организации бухгалтерского учета и отчетности, правила его ведения;

— порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

— формы и порядок финансовых расчетов;

— порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

— правила расчета с дебиторами и кредиторами;

— условия налогообложения юридических и физических лиц;

— порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

— правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;

— порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности, включая налоговые декларации;

— современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ;

— экономику, организацию производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила и нормы охраны труда.

2.1.2. Начальник отдела имеет право:

— устанавливать для подчиненных ему работников служебные обязанности;

— требовать документального оформления хозяйственных операций и предоставления в отдел бухгалтерского учета необходимых документов и сведений являющихся обязательными для всех работников организации;

— за несвоевременность, недоброкачественное оформление и составление документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы;

— перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером;

— назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц производится по согласованию с начальником бухгалтерского учета и отчетности;

— договора, соглашения, заключаемые администрацией на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате предварительно рассматриваются и визируются начальником отдела;

— требовать от руководителей отделов администрации принятия мер к повышению эффективности использования муниципального имущества;

— без подписи начальника отдела денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

3. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность в случаях:

— неправильного ведения бюджетного и налогового учета, следствием чего явились запущенность в учете, искажения в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях;

— принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

— несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

— нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

— составление недостоверной бухгалтерской отчетности по вине отдела по бухгалтерскому учету;

— нарушения сроков предоставления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов, налоговых деклараций соответствующим органам;

— других нарушений действующего законодательства, нормативных правовых актов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность.

Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность начальника отдела определяется в соответствии с действующим законодательством.

4. Организация работы

Начальник отдела работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

С должностной инструкцией ознакомлен (а):

>

Об утверждении нормативов численности персонала централизованных бухгалтерий по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района

Р о с с и й с к а я Ф е д е р а ц и я

Иркутская область

Муниципальное образование «Тайшетский район»

АДМИНИСТРАЦИЯ РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от ” __20__ ” ____04__________ 2015 г. № __889__

Об утверждении нормативов численности персонала централизованных бухгалтерий по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района

В целях упорядочения оплаты труда и обеспечения единого подхода в определении нормативной численности работников централизованных бухгалтерий по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района, руководствуясь ст. ст. 22, 45 Устава муниципального образования «Тайшетский район», администрация Тайшетского района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить нормативы численности персонала централизованных бухгалтерий по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района, прилагаются.

2. Руководителям структурных подразделений администрации Тайшетского района осуществить работу по приведению штатной численности работников централизованных бухгалтерий в соответствие с настоящим постановлением.

3. Отделу контроля, делопроизводства аппарата администрации Тайшетского района опубликовать настоящее постановление с приложением в бюллетене нормативных правовых актов Тайшетского района «Официальная среда» и разместить на официальном сайте администрации Тайшетского района.

4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя мэра Тайшетского района по финансово-экономическим вопросам

Мэр Тайшетского района

Утверждены

постановлением администрации

Тайшетского района

от ” ___ ” ________ 2015 г. № ____

Нормативы численности персонала централизованных бухгалтерий

по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района

I. Общие положения

1. Нормативы численности персонала централизованных бухгалтерий по обеспечению деятельности муниципальных учреждений Тайшетского района (далее — централизованная бухгалтерия), разработаны в соответствии с постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти» и предназначены для определения и обоснования штатной численности работников централизованных бухгалтерий, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей.

2. Нормативы численности установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ централизованной бухгалтерией.

3. Нормативная численность работников, занятых бухгалтерским (бюджетным) учетом и отчетностью, предусматривает выполнение работ по учету расходов обслуживаемых учреждений, сводному бухгалтерскому учету и отчетности и определяется исходя из следующих показателей:

количество учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;

численность и контингент учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;

годовой объем смет бюджетных и внебюджетных средств учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией.

II. Нормативы численности работников

централизованных бухгалтерий

4. Централизованные бухгалтерии создаются в организационно-правовой форме муниципального учреждения (казенное или бюджетное), осуществляют обслуживание учреждений в соответствии с заключаемыми договорами на бухгалтерское и иное обслуживание учреждений.

Услуги по указанным договорам оказываются на безвозмездной основе.

5. Бухгалтерское обслуживание финансово-хозяйственной деятельности учреждений осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 г. «О бухгалтерском учете», инструкциями по бюджетному учету, а также иными нормативными правовыми актами и включает в себя:

1) учет средств, бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, объемов финансирования расходов получателей средств;

2) организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности, обязательных и хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в бухгалтерских регистрах в соответствии с действующим законодательством;

3) составление и представление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики и иные органы;

4) экспертизу соответствия заключаемых хозяйственных договоров лимитам бюджетных обязательств, своевременности и правильности оформления первичных учетных документов, законности совершаемых финансовых операций;

5) контроль за правильным расходованием целевых бюджетных и внебюджетных средств по утвержденным сметам, наличием и движением имущества, использованием товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с нормативами и сметами;

6) расчёт заработной платы, обеспечение выполнения обязательств по своевременной выплате заработной платы работникам обслуживаемых учреждений и других обязательств согласно бюджетным сметам, сметам доходов и расходов;

7) ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, целевым и безвозмездным поступлениям;

8) консультирование руководителей обслуживаемых учреждений по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета и отчетности;

9) представление интересов обслуживаемых учреждений по доверенности в различных организациях (налоговой инспекции, отделении Пенсионного фонда, фондах медицинского и социального страхования и других);

10) разработку методических и инструктивных документов о порядке ведения учетных операций по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии;

11) организацию и проведение годовой и периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете;

12) разработку мероприятий по более широкому применению современных средств автоматизации бухгалтерского учета и отчетности;

13) проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

14) осуществление мероприятий по подготовке и повышению квалификации работников централизованной бухгалтерии;

15) контроль за списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

16) контроль за правильным списанием товарно-материальных ценностей;

17) хранение бухгалтерских документов и дел до передачи в архив;

18) работы с общероссийскими официальными сайтами по обслуживаемым учреждениям: www. при размещении муниципальных заказов и www. по размещению информации (сведений) об учреждении;

19) формирование и ведение реестра закупок по обслуживаемым учреждениям, внесение информации в реестр контрактов в порядке, предусмотренном законодательством.

6. Численность руководителей и специалистов централизованной бухгалтерии устанавливается исходя из следующих нормативов:

Таблица 1

№ п/п

Наименование должности

Норматив численности

Директор

1 должность

Заместитель директора – главный бухгалтер

1 должность

Заместитель директора по экономическим вопросам

1 должность при количестве обслуживаемых учреждений свыше 40

Заместитель главного бухгалтера

1 должность при количестве должностей бухгалтеров от 5 до 15 единиц включительно;

2 должности при количестве должностей бухгалтеров свыше 15 единиц

Бухгалтер-ревизор

1 должность при количестве обслуживаемых учреждений до 15 включительно;

2 должности при количестве обслуживаемых учреждений свыше 15

Бухгалтер по финансовому учету

1 должность на каждые 100 млн. руб. годового объема смет бюджетных, внебюджетных и целевых средств обслуживаемых учреждений за предыдущий отчётный год

Экономист

1 должность на каждые 75 млн. руб. годового объема смет бюджетных, внебюджетных и целевых средств обслуживаемых учреждений за предыдущий отчётный год

Бухгалтер по учету материалов, основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов

1 должность на 8 обслуживаемых учреждений

Бухгалтер по учету и калькуляции продуктов питания

1 должность на 600 воспитанников (дошкольные организации, интернаты при школах с 3-х разовым питанием);

1 должность на 1800 учащихся с 1-разовым питанием (группы продлённого дня и дети из малообеспеченных семей)

Бухгалтер по учету средств, поступающих от родителей

1 должность на 600 воспитанников

1 должность на 1800 учащихся

Бухгалтер по расчетам с работниками

1 должность на 250 обслуживаемых работников (с учетом выполнения обязанностей по составлению и представлению отчетности по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды, подготовкой и выдачей справок о доходах и персонифицированного учета)

Бухгалтер по учету в сфере закупок, работ и услуг для обеспечения муниципальных нужд

1 должность

Юрисконсульт

0,5 штатных единиц при количестве обслуживаемых учреждений до 10 включительно;

1 должность при количестве обслуживаемых учреждений свыше 10

Инспектор по кадрам

1 должность на каждые 80 работников

Инженер по охране труда

1 должность при численности свыше 50 работников

Программист

1 должность на каждые 30 обслуживаемых единиц компьютеров

Секретарь руководителя

1 должность

Наименование должности работников централизованной бухгалтерии являются обобщающими, в штатном расписании допускается их конкретизация через указание на выполняемые функции.

7. При расчете итоговой численности должностей производится округление в следующем порядке:

0,13 ­­- 0,37 – округляются до 0,25;

0,38 — 0,62 – округляются до 0,5;

0,63 — 0,87 – округляются до 0,75;

0,88 и свыше – округляются до 1.

8. Соотношение количества должностей в централизованной бухгалтерии устанавливается в соответствии со следующей схемой соотношения количества должностей в централизованной бухгалтерии:

Таблица 2

п/п

Наименование должности

Удельный вес в общей численности персонала, % (*)

Ведущий бухгалтер, ведущий экономист

Бухгалтер, экономист 1 категории

Бухгалтер, экономист 2 категории

Бухгалтер, экономист

Всего

*В общую численность работников не включаются должности директора, заместителей директора, заместителей главного бухгалтера.

9. Сверх численности, определенной нормативами, устанавливаются должности:

1) заведующий хозяйством из расчета 0,5 штатных единиц на количество вспомогательного персонала (рабочих) в централизованной бухгалтерии менее 40 штатных единиц, 1 штатная единица на количество 40 и более штатных единиц вспомогательного персонала (рабочих);

2) водитель – 1 должность на каждую единицу автотранспорта;

3) сторож – 3 единицы;

4) уборщик служебных помещений – 1 должность на 400 кв. м. убираемой площади;

5) рабочий по комплексному обслуживанию зданий – 0,5 должности;

6) дворник – в соответствии с нормами убираемой площади, установленной постановлением администрации Тайшетского района;

7) для централизованной бухгалтерии, обеспечивающей деятельность муниципальных учреждений культуры, подведомственных Управлению культуры, спорта и молодёжной политики администрации Тайшетского района:

Таблица 3

п/п

Наименование должностей (профессий)

Норматив численности

(единиц)

Наименование обслуживаемого учреждения

Начальник хозяйственного отдела

Уборщик служебных помещений

1 квалификационного разряда

1. Муниципальное казённое учреждение культуры «Меж-поселенческая библиотечная система Тайшетского района»

2. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

3. Муниципальное казённое учреждение культуры «Центр культуры и Досуга «Надежда»

4. Муниципальное казённое учреждение культуры «Район-ный краеведческий музей»

5. Муниципальное казённое учреждение культуры «Краеведческий музей г. Бирюсинска»

Сторож 2 квалификационного разряда

1. Муниципальное казённое учреждение культуры «Меж-поселенческая библиотечная система Тайшетского района»

2. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

3. Муниципальное казённое учреждение культуры «Центр культуры и Досуга «Надежда»

Сторож (вахтер) 1 квалификационного разряда

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

Сторож 1 квалификационного разряда

1. Муниципальное казённое учреждение культуры «Краеведческий музей г. Бирюсинска»

Оператор котельной

2 квалификационного разряда

1. Муниципальное казённое учреждение культуры «Меж-поселенческая библиотечная система Тайшетского района»

Дворник 1 квалификационного разряда

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

2. Муниципальное казённое учреждение культуры «Район-ный краеведческий музей»

3. Муниципальное казённое учреждение культуры «Краеведческий музей г. Бирюсинска»

Слесарь-сантехник 2 квалификационного разряда

1,5

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

2. Муниципальное казённое учреждение культуры «Центр культуры и Досуга «Надежда»

Гардеробщик 1 квалификационного разряда

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

Делопроизводитель

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

Электрик 5 квалификационного разряда

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

Подсобный рабочий

2 квалификационного разряда

1. Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Меж-поселенческий районный Дом культуры «Юбилейный»

Рабочий по комплексному обслуживанию зданий 2 квалификационного разряда

0,5

1. Муниципальное казённое учреждение культуры «Краеведческий музей г. Бирюсинска»

Итого

8) для централизованной бухгалтерии, обеспечивающей деятельность муниципальных учреждений культуры, подведомственных Управлению культуры, спорта и молодёжной политики администрации Тайшетского района:

5 штатных единиц по должности оперативный дежурный единой дежурно-диспетчерской службы 5 квалификационного разряда (в том числе 1 единица за счёт средств бюджета Тайшетского муниципального образования «Тайшетское городское поселение» в соответствии с соглашением о передаче части полномочий, заключённым между Администрацией Тайшетского городского поселения и администрацией Тайшетского района).

Руководитель аппарата

администрации Тайшетского района

Подготовил:

Начальник Финансового управления администрации района

«___» _______________ 2015 г.

Согласовано:

Заместитель мэра района по финансово-экономическим вопросам

«___» _______________ 2015 г.

Начальник Управления правовой и кадровой работы администрации Тайшетского района

«___» _______________ 2015 г.

Начальник Управления экономики

И промышленной политики администрации

Тайшетского района

«___» _______________ 2015 г.

Начальник Управления образования администрации Тайшетского района «___» _______________ 2015 г.

Заместитель начальника Управления культуры, спорта и молодежной политики администрации Тайшетского района

«___» _______________ 2015 г.

Заведующая отделом контроля, делопроизводства аппарата администрации района

«___» _______________ 2015 г.

Руководитель аппарата администрации Тайшетского района

«___» _______________ 2015 г.

Адреса рассылки:

1 экз. – Управление правовой и кадровой работы администрации района

1 экз. – Управление экономики и промышленной политики администрации района

1 экз. – Финансовое управление администрации района

1 экз. – Управление образования администрации района

1 экз. – Управление культуры, спорта и молодежной политики администрации района

Подлежит включению в Регистр муниципальных

нормативных правовых актов Иркутской области

Начальник управления правовой и кадровой

работы администрации Тайшетского района

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

  • Аутсорсинговая компания.
  • Инсорсинговые услуги.
  • Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

  • вариант с полной централизацией;
  • форму частичной централизации;
  • контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
  • подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

  • приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
  • коллективного договора;
  • положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
  • правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

  • подготовку отчетов;
  • отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
  • проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
  • мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
  • контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
  • реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

  • отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
  • управленческие расходы сокращаются;
  • реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
  • единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
  • контролирующие действия унифицированы;
  • использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
  • не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
  • риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

  1. Выбор правовой формы новой структуры.
  2. Регистрация организации.
  3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
  4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
  5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
  6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

  1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
  2. Планово-аналитический или экономический отдел.
  3. Группа главных специалистов.
  4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
  5. Учетчики.
  6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

  • функции ЦБ;
  • права и обязанности сторон соглашения;
  • меры ответственности за конкретные виды нарушений;
  • указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
  • сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
  • правила документооборота;
  • особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Организационная структура бухгалтерии

На основании требований статьи № 6 Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все производственные и непроизводственные организации, которые осуществляют свою финансовую деятельность в Российской Федерации, обязаны организовать и вести бухгалтерский учет на своем предприятии.

Федеральный закон № 402-ФЗ возлагает ответственность за правильную организацию бухгалтерского учета на непосредственного руководителя предприятия.

В зависимости от величины производственных или непроизводственных мощностей и количества объектов бухучета руководитель имеет право:

  • самолично заниматься вопросами бухгалтерского дела и его ведением без делегирования полномочий на своих сотрудников;
  • утвердить штатную должность бухгалтера, для которого разрабатывается соответствующая должностная инструкция и на которого будут возложены соответствующие обязанности;
  • организовать службу, на которую будут возложены обязанности бухучета, назначить ее руководителя и определить штатный состав вновь организованной структуры (бухгалтерская служба с непосредственным руководителем может быть создана в том случае, если в штате предприятия трудятся два или более бухгалтера);
  • воспользоваться услугами сторонней специализированной компании в рамках заключенного договора (если не предусмотрены должности в собственной бухгалтерии) — то есть передать все или на свое усмотрение права на ведение бухучета.

Положение о бухгалтерской службе

Положение о бухгалтерии это внутренний документ организации — образец работы всей бухгалтерской службы.

Положение о бухучете — это унифицированный вид документа, который включает следующие функциональные разделы:

  • Общие положения

Положение начинается с описания установленной на предприятии системы учета, структуры устройства бухучета. Также положение в обязательном порядке включает нормативные акты, которыми предприятие руководствуется в своей работе и прочее.

  • Цели и задачи

В разделе перечисляются все цели работы, обязанности службы и предполагаемые ее результаты.

  • Функции

Раздел раскрывает возлагаемые на бухгалтерскую службу функциональные обязанности, на основании которых должны быть разработаны должностные инструкции входящих в службу штатных специалистов.

  • Должностные права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей)

В раздел входит должностная инструкция главного бухгалтера, и может также включаться должностная инструкция его заместителей (при их наличии). Здесь перечисляются все обязанности руководящих работников по установлению на предприятии соответствующего нормативным требованиям действующего законодательства режима бухучета.

  • Взаимоотношения, служебные связи

Положение включает в себя и другие внутренние службы организации, с которыми контактирует бухгалтерская служба, обязанности по отношению к ним и протоколы взаимодействия по основным вопросам.

  • Организационные моменты работы

В раздел входит режим трудового распорядка бухгалтерии.

Положение является основным документом, на основании которого строится все работа специалистов бухучета на предприятии.

Утверждается положение только руководителем организации и вводится в действие его приказом. На усмотрение руководства остается и содержание разделов, и их наименование, но основная информация, изложенная выше, в тексте должна присутствовать обязательно.

Структура бухгалтерской службы

Просто ввести в штатное расписание должности главного бухгалтера и специалистов недостаточно, нужно продумать схематичную модель бухгалтерской службы.

Организационная структура хозяйственной бухгалтерии может осуществляться по нескольким схемам:

  • Линейно организованная структура бухгалтерии

Данная структура является самой простой и используется в небольших организациях. Суть ее заключается в назначении главного бухгалтера, под руководство которому вводятся штатные должности в линейной бухгалтерии(иерархия).

  • Вертикально организованная структура бухгалтерии

Вертикальная схема организации бухгалтерского учета представляет собой усложненную модель иерархии, которая может быть представлена следующим образом:

— Главный бухгалтер — руководитель всего подразделения

— Заместители главного бухгалтера, в подчинении которых находятся организованные секторы

— Старшие бухгалтеры, также имеющие в подчинении работников секторов, занимающих различные должности в вертикальной бухгалтерии (старшие бухгалтеры могут находиться в подчинении как у руководителя подразделения, так у его заместителей — в зависимости от важности решаемых задач).

Такая схема устройства бухгалтерии, которую также называют и линейно-штабной, позволяет выделить специальные секторы или отделы следующего функционала:

— расчетный сектор (отдел) — должностная инструкция работников сектора (отдела) обязывает их вести все виды расчетов как внутри организации, так и с внешними компетентными органами;

— материальный сектор (отдел) — должностная инструкция бухгалтера этого сектора (отдела) вменяет в его обязанности учет ТМЦ и слежение за их движением;

— кассовый сектор (отдел) — должностная инструкция кассира предполагает выполнение им кассовых операций и различных операций с банковскими счетами;

— производственный сектор (отдел) — должностная инструкция бухгалтера отдела включает в себя калькуляцию всех видов расходов на создание выпускаемой продукции (предоставляемых услуг) и расчет ее себестоимости;

— отдел (сектор) по учету за изготовленной и реализованной продукцией — должностная инструкция бухгалтера обязывает его вести учет уже изготовленной продукции, хранящейся на складах организации, а также учет ее реализации;

— отдел (сектор) налогового учета — должностная инструкция бухгалтера по налогообложению предписывает выполнение всех видов налоговых процедур;

— общефинансовый сектор (отдел) — должностная инструкция бухгалтера этого сектора может включать различные вопросы, отражение которых не нашло места в других отделах, в том числе и ведение различного рода статистической отчетности.

Перечисленные виды отделов и секторов могут дополняться в зависимости от размера предприятия на усмотрение ее руководителя и не являются единственно возможными. Данная схема устройства бухучета на предприятии также носит название линейно-штабной.

  • Функционально организованная структура бухгалтерии

Такая организационная структура хозяйственной бухгалтерии предполагает создание взаимозависимых участков работы, от совместной деятельности которых будет зависеть итоговый результат работы каждого из секторов (отделов). Функциональная схема предполагает делегирование прав главного бухгалтера на руководителей групп взаимозависимых структурных единиц.

Такая структура бухгалтерии встречается в очень крупных холдингах, где бухучет выведен практически в обособленное подразделение.

Структура бухгалтерской службы предприятия схема. Централизованная бухгалтерия: организационная структура, принцип работы

На предприятии учет может быть организован по одному из двух принципов — децентрализации и централизации учетных работ.

При централизации учета (рис. 1) вся учетная работа, в том числе и по отдельным структурным подразделениям (филиалам, представительствам и др.), сосредоточивается в одной бухгалтерии.

Рис. 1. Схема централизованной организации учета

При децентрализации учета (рис. 2) наряду с центральной бухгалтерией организации в каждом структурном подразделении создаются бухгалтерии, осуществляющие полный цикл учетных работ по своему подразделению. Факты хозяйственной жизни остальных подразделений учитываются в центральной бухгалтерии организации.

Рис. 2. Схема децентрализованной организации учета

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В основной же части организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

При децентрализованном методе ведения учета вся документация поступает в бухгалтерию предприятия, которая имеет самостоятельный баланс. Предприятия сдают составленные балансы и отчеты в бухгалтерию кооперативной организации, где на их основании составляют сводный баланс и отчет по всей организации. Децентрализация учета не дает возможности разделения труда между работниками учета, полной загрузки их работ, приводит к увеличению штата учетных работников, затрудняет эффективное использование вычислительной техники.

В настоящее время на практике встречается частичная децентрализация бухгалтерского учета. Она заключается в том, что в подразделениях организации наряду с документами и сводными производственными отчетами (ведомости) составляют бухгалтерские проводки, т.е. ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов. Главные бухгалтерии таких организаций ведут учет лишь своих операций и составляют сводную отчетность. Выделение на самостоятельный баланс входящих в их состав предприятий производится лишь по специальному разрешению вышестоящей организации.

Частичная децентрализация учета, в частности, применяется в организациях, где подразделения работают на принципах хозяйственного (коммерческого) расчета и используют современные формы организации производства, труда и его оплаты.

В любом случае выбор той или иной организационной формы бухгалтерского учета представляет собой важный фактор рационализации учетного процесса.

В соответствии с действующим законодательством, руководитель бюджетного предприятия имеет право выбрать метод ведения учета, в том числе путем передачи этой функции централизованной бухгалтерии. Основными нормативными актами, регламентирующими эту деятельность, выступают НК, БК и ФЗ №129. Рассмотрим далее, как централизовать бухгалтерию.

Классификация подразделений

Исполнительные органы региона либо МО могут устанавливать разные уровни централизации учета для конкретного учреждения. В зависимости от этого определяются конкретные задачи подразделения. Например, при полной централизации в штатных расписаниях не предусматривается должность бухгалтера. Соответственно, не формируются и службы, осуществляются ведение отчетности. В этом случае подразделение действует относительно обособленно от предприятия. Примером может являться централизованная бухгалтерия детских садов. Первичная документация, касающаяся движения запасов и прочих нефинансовых активов, заполняется сотрудниками, несущими материальную ответственность. Руководители предприятий предоставляют данные по доходам и расходам. На их основании централизованная бухгалтерия детских садов формирует сметы. Право подписи на заявлениях, касающихся выдачи авансов подотчетными сотрудниками, утверждения отчетности по этим выплатам, удостоверения расчетно-платежных ведомостей по выдаче зарплаты, сохраняется за руководителями ДОУ. Рассмотренная схема централизации в настоящее время считается наиболее популярной. Она позволяет минимизировать расходы и временные, и денежные.

Частичная передача функций

Эта вторая по популярности схема работы централизованных бухгалтерий. В данном случае часть функций передается подразделению, а часть реализуется на самом предприятии. К примеру, централизованная бухгалтерия может осуществлять расчеты с подрядчиками и поставщиками, внебюджетными фондами и бюджетом по сборам и налогам. В штатных расписаниях предприятия вводятся соответствующие должности. Лица, их занимающие, реализуют оставшуюся часть функций. В их обязанности, в частности, включается подготовка не только первичных документов, но и бумаг, выступающих как основание для осуществления расчетов. К последним, в частности, относятся штатные расписания, по данным из которых производится списание стоимости материальных запасов, использованных на предприятии, и так далее. Централизованная бухгалтерия в этом случае наделяется контрольными функциями. Она вправе проверять правильность предоставленной документации, обоснованность применяемых предприятием тарифов и цен, контролировать соблюдение порядка расходования бюджетных и других средств. Централизованная бухгалтерия также осуществляет безналичный расчет, в том числе по соборам и налогам, составляет финансовую отчетность.

Финансовая политика

Она выступает в качестве документа для внутреннего использования. Проверяющие в ходе инспекции осуществляют тщательную ревизию учетной политики. Она является практическим руководством для работников финансовых служб предприятия и имеет особое значение для внешних пользователей. Так, арбитражные суды, принимая решения по спорам, ориентируются на методы учета, выбранные учреждением и закрепленные документально. Государственная финансовая политика реализуется по Инструкции, утвержденной приказом Минфина №148н от 30.12.2008 г. Непосредственный учет в учреждении осуществляется в соответствии с ФЗ №129. В ст. 5 (п. 3) указывается, что предприятия могут самостоятельно формировать финансовую политику, исходя из специфики своей деятельности. Ответственность за составление, ведение, своевременное предоставление достоверных и полных сведений лежит при этом на главном бухгалтере. В случае необходимости в документ вносятся изменения. Правильность их указания проверяются ревизорами.

Особенность работы централизованной бухгалтерии состоит в сложности взаимодействия с большим количеством бюджетных учреждений. В связи с этим для подразделения крайне важно сформулировать порядок этих взаимоотношений. Одним из ключевых актов выступает при этом график документооборота. При несоблюдении его пунктов или в случае его отсутствия в бухгалтерии возникает множество нарушений.

Поделись статьей:

Оставьте комментарий