Содержание
Отражение суточных в 6-НДФЛ
Процесс выплаты и нормы расходов на командировки обычно прописывают в локальном документе – регламенте или положении. При этом организация обязана показывать соответствующие суммы в 6-НДФЛ при превышении их установленного лимита. Расчетная часть этого отчета должна содержать все необходимые сведения. Рассмотрим, как правильно отразить суточные в 6-НДФЛ (см. таблицу).
| Строка | Как заполнять |
| Строка 020 – размер дохода | Показывают величину, превышающая установленную норму в 700 или 2500 рублей. Здесь нельзя отображать полную сумму, а потом делать вычет по строке 030, т. к. такого кода вычета нет в приказе ФНС № ММВ-7-11/387. |
| Строка 100 – день фактического поступления дохода | Указывают последний день месяца, в котором был предоставлен и утвержден авансовый отчет (по возвращении служащего из поездки) |
| Строка 110 – дата удержания НДФЛ | При отражениисуточных сверх нормы в 6-НДФЛ в данной строке отмечают день перечисления облагаемого дохода. Его дата не может быть раньше последнего числа месяца, так как НДФЛ удерживают при ближайших выплатах или сразу на следующий рабочий день (разъяснения ФНС № БС-4-11/7893). |
ПРИМЕР 1
К.В. Орлов, работающий в фирме ЗАО «ЛансТрейд» (находится в Москве), уезжал в командировку в Калининград на 5 дней. Согласно авансовому отчету, размер суточных составил 1150 руб./день. Как отразить даты и сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ? Исходные данные представлены в таблице.
| Вид дохода | Дата поступления | Сумма, руб. |
| Аванс | 15.09.2016 | 22 800 |
| Остаток зарплаты за сентябрь | 05.10.2016 | 31 700 |
| Суточные | 05.10.2016 | 5750 |
Решение
- Определим размер подоходного налога с зарплаты К.В. Орлова:
(22 800 + 31 700) × 13% = 7085 руб.
- Рассчитаем сумму НДФЛ, которую нужно удержать со сверхнормативных суточных:
(5750 – (5дн. х 700 руб.)) × 13% = 292,5 руб.
- Заполним расчет 6-НДФЛ. Для этого во второй раздел внесем следующие сведения:
• стр. 100 (день получения дохода) – 30.09.2016;
• стр. 110 (дата удержания НДФЛ) – 05.10.2016;
• стр. 120 (срок отчисления налога) – 06.10.2016;
Для строки 130 (размер средств, полученных сотрудником) расчет сделаем так:
54 500 + (5750 – 700 × 5) = 56 750 руб.
Для стр. 140 (количество удержанных средств) подоходный налог с зарплаты и сверхнормативных суточных, составит:
7085 + 292,5 = 7377,5 руб.
ПРИМЕР 2
Менеджер А.В. Снегирева, работающая в московской фирме ООО «Гелиос», отправлена в командировку в Мадрид (Испания) для заключения договора с зарубежными партнерами. Длительность отсутствия – с 19 по 21 сентября 2016 года. Как отразить суточные в 6-НДФЛ?
Исходные данные:
| Дата | Время | Действие |
| 19.09.2016 | 23:10 | Авиарейс с направлением Москва – Мадрид |
| 20 и 21.09.2016 | – | Выполнение служебного поручения в Испании |
| 21.09.2016 | 15:05 | Авиарейс с направлением Мадрид – Москва |
| 21.09.2016 | 20:20 | Прибытие сотрудника в Россию |
| 30.09.2016 | – | Перечислен остаток зарплаты, включая сверхнормативные суточные |
Согласно внутренним документам ООО «Гелиос», норма суточных для поездок за границу составляет 3000 руб., а при нахождении на территории РФ – 700 руб. Сотруднику выдан в начале месяца аванс – 27 500 руб. Остальную сумму – 28 100 руб. – выплатили 3 октября 2016 г.
Решение
- А.В. Снегирева находилась на территории РФ 19 и 21 сентября, а 20 числа выполняла служебное поручение в Испании. Суточные составят:
• 700 + 700 = 1400 руб. – за дни нахождения в пределах России;
• 2500 руб. – в период заграничной командировки;
• 3000 + 1400 = 4400 руб. – общая сумма. - Расчет подоходного налога за сверхнормативные суточные:
НДФЛ = (3000 – 2500) × 13% = 65 руб.
- Как показать сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ:
• стр. 100 (день получения дохода) – 30.09.2016
• стр. 110 (дата удержания НДФЛ) – 30.09.2016
• стр. 120 (срок отчисления налога) – 04.10.2016
Для стр. 130 (размер средств, полученных сотрудником) расчет делаем так:
Даты для сверхнормативных суточных
Для отражения величины сверхнормативных суточных в форме 6-НДФЛ необходимо определиться с датами, которые будут указаны в Разделе 2 Расчета.
Датой фактического получения дохода для облагаемых НДФЛ суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, эту дату необходимо указать по строке 100 «Дата фактического получения дохода» формы 6-НДФЛ.
Датой удержания налога (строка 110) будет являться дата фактической выплаты дохода, из которой НДФЛ был удержан (п. 4 ст. 226 НК РФ). Важно иметь в виду, что эта дата не может быть раньше последнего числа месяца, ведь НДФЛ не может быть удержан, если доход не получен. А раз доход получен в последний день месяца, то и удержан НДФЛ может быть при ближайшей выплате дохода, произведенной в последний день месяца или позднее (Письмо ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).
Соответственно и перечислен НДФЛ со сверхнормативных суточных должен быть не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда НДФЛ с суточных был удержан.
Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ: пример
За июль 2016 года работнику начислена зарплата (включая средний заработок за время командировки) в размере 76 000 руб., в т.ч. НДФЛ 13 % — 9 880 руб. Аванс за июль был выплачен 15.07.2016 в размере 30 000 руб. 27.07.2016 работник представил авансовый отчет по командировке на территории РФ, где указаны суточные за 4 дня командировки в размере 4 000 руб. (4 дня * 1000 руб./день). 28.07.2016 авансовый отчет был утвержден генеральным директором. 05.08.2016 работнику выплачен остаток зарплаты за июль 2016 года с учетом удержания НДФЛ с зарплаты 9 880 руб., а также НДФЛ со сверхнормативных суточных 156 руб. ((4 000 руб. – 4 дня * 700 руб./день)*13%). Итоговая выплата составила 35 964 руб. (76 000 руб. – 30 000 руб. – 9 880 руб. – 156 руб.). НДФЛ был перечислен в бюджет по сроку (08.08.2016). Других выплат в отчетном периоде не было.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года будет заполнен следующим образом:
- строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.07.2016;
- строка 110 «Дата удержания налога» — 05.08.2016;
- строка 120 «Срок перечисления налога» — 08.08.2016;
- строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 77 200 (76 000 + (4 000 – 700*4));
- строка 140 «Сумма удержанного налога» — 10 036 (9 880 + 156).
Обращаем внимание, что показатели по зарплате и сверхнормативным суточным в Разделе 2 свернуты, поскольку все даты по строкам 100-120 Раздела 2 в отношении данных выплат совпали.
>
Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?
Отражаем суточные в 6-НДФЛ
Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры
Итоги
Отражаем суточные в 6-НДФЛ
П. 3 ст. 217 НК РФ говорит о том, что для суточных существует лимит, с которого не уплачивается НДФЛ. Это 700 руб. в день для командировок по стране и 2 500 руб. в день для зарубежных командировок. Если по внутреннему регламенту работодатель выдает большие суммы суточных, то всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ. Соответственно, облагаемый доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.
Подробнее о правилах выплаты суточных читайте .
Сумму дохода по стр. 020 показываем только в части превышения. Вариант, при котором показывают полную сумму дохода в стр. 020 и вычет на сумму лимита в стр. 030, не подходит, поскольку в письме ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 (вопрос 3) объяснено, что в стр. 030 попадают суммы в соответствии с кодами видов вычетов, перечисленных в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Датой получения дохода (стр. 100) в виде суточных признается последний день того месяца, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этой датой не может быть день выдачи денег, так как в тот момент еще нет оправдательного документа, свершившегося факта командировки, и сотрудник получает аванс, который может быть возвращен в случае раннего приезда обратно или отмены поездки.
Удержать налог (стр. 110) работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@).
Как правило, НДФЛ по сверхнормативным суточным удерживается в день выдачи зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Перечисление налога (стр. 120) делается на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
См. также «Как оплачивается командировка на один день?»
Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры
Рассмотрим различные ситуации составления расчета со сверхнормативными суточными.
- Можно ли удержать НДФЛ после утверждения авансового отчета, но до конца месяца?
Пример
Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 2019 года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта сотрудник отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.
В расчет за 6 месяцев 2019 года суточные включаются следующим образом:
|
Номер строки |
Значение |
|
3 000 |
|
|
08.04.2019* |
|
|
3 000 |
|
* Срок перечисления налога — следующий за датой выплаты дохода день, т.е. 06.04.2019 года. Но поскольку это выходной, крайний срок смещается на следующую ближайшую рабочую дату: 08.04.2019 года.
Удержать налог 20 марта невозможно, так как эта дата предшествует 31.03.2019.
- Можно ли удержать НДФЛ после конца месяца, но не при выплате зарплаты?
Пример
Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 2019 года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта он отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля. 1 апреля этому сотруднику были выплачены отпускные.
В расчет за 6 месяцев 2019 года суточные включаются следующим образом:
|
Номер строки |
Значение |
|
3 000 |
|
|
3 000 |
|
Удержать НДФЛ можно при любой выплате, следующей за последним днем месяца утверждения авансового отчета.
- Что делать, если суточные выплатили после командировки?
Пример
Сотрудник уехал в командировку в другую страну, не успев взять аванс. Пробыл там 5 дней, с 1 по 5 марта 2019 года. 7 августа он отдал авансовый отчет на утверждение. В соответствии с отчетом помимо компенсации прочих расходов сотруднику полагается выплата суточных в размере 3 000 в день. Сумма суточных сверх нормы составила (3 000 – 2 500) × 5 = 2 500 руб. 11 марта сотрудник получил полное возмещение командировочных расходов. Окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.
В расчет за 6 месяцев 2019 года суточные включаются следующим образом:
|
Номер строки |
Значение |
|
2 500 |
|
|
2 500 |
|
Несмотря на то, что суточные выплатили после утверждения авансового отчета, удержать НДФЛ из этой выплаты нельзя, так как доход считается полученным позже — 31.03.2019.
Отражение в 6 НДФЛ сверхнормативной части суточных расходов.
Дату фактического получения дохода по командировочным расходам указывайте как последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет.
Такое правило установлено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса.
По строке 100 раздела 2 расчета 6-НДФЛ указывайте – 31.01.2018.
Налог нужно удержать непосредственно из дохода налогоплательщика при фактической выплате этого дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но если на дату фактической выплаты доход для целей НДФЛ еще не получен, удерживать налог нельзя. Если другие суммы в пользу человека налоговый агент в текущем году не выплачивает, он обязан сообщить о невозможности удержать налог в налоговые органы и человеку (п. 5 ст. 226 НК РФ). Если налог не удерживали впишите в строки 110 и 120 раздела 2 «00.00.0000».
Обоснование
Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ
Ситуация: как в расчете 6-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов
Ответ на этот вопрос зависит от вида нормируемых доходов.
Подарки, призы, матпомощь
Суточные, компенсации и другие аналогичные доходы
Для целей НДФЛ суточные тоже относятся к категории нормируемых расходов (п. 3 ст. 217 НК). Однако предельную величину суточных, освобожденных от налогообложения, нужно определять не нарастающим итогом с начала года, а при каждой выплате. При этом датой фактического получения доходов в виде суточных является последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет сотрудника о командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).
В расчете 6-НДФЛ отражайте только сверхнормативную часть суточных. Суточные в пределах нормативов в расчет не включайте.
Например, за девять месяцев сотрудник организации дважды выезжал в командировки по территории России:
– в июле. Срок командировки – три дня. Суточные выплачены из расчета 1200 руб. в день в общей сумме 3600 руб. Авансовый отчет утвержден 25 июля;
– в августе. Срок командировки – три дня. Суточные выплачены из расчета 1100 руб. в день в общей сумме 3300 руб. Авансовый отчет утвержден 28 августа.
Норма суточных для целей НДФЛ – 700 руб. в день. Величина сверхнормативных суточных составила:
– за июль – 1500 руб. ((1200 руб. – 700 руб.) × 3 дн.). Сумма НДФЛ – 195 руб.;
– за август – 1200 руб. ((1100 руб. – 700 руб.) × 3 дн.). Сумма НДФЛ – 156 руб.
Датами фактического получения дохода являются соответственно 31 июля и 31 августа. НДФЛ бухгалтер удерживает из ближайших денежных выплат – 3 августа и 5 сентября.
В расчете 6-НДФЛ за девять месяцев сверхнормативные суточные и удержанный из них налог бухгалтер отразил так:
в разделе I:
– по строке 020 – 2700 руб.;
– по строке 040 – 351 руб.;
– по строке 070 – 351 руб.;
в разделе II:
– по строке 100 – 31.07.2018;
– по строке 110 – 03.08.2018;
– по строке 120 – 06.08.2018;
– по строке 130 – 1500 руб.;
– по строке 140 – 195 руб.;
– по строке 100 – 31.08.2018;
– по строке 110 – 05.09.2018;
– по строке 120 – 06.09.2018;
– по строке 130 – 1200 руб.;
– по строке 140 – 156 руб.
Такой же порядок действует и для других доходов, которые нормируются при каждой выплате.
Раздел 2
В разделе 2 указывают даты получения и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, все доходы придется сгруппировать:
– по датам, когда они были фактически выплачены;
– по срокам, когда удержанные из этих доходов суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.
То есть для каждой даты фактической выплаты указывайте отдельную сумму налога. А если в один день вы выплачивали доходы, для которых установлены разные сроки уплаты НДФЛ, то эти суммы тоже нужно указать раздельно. Об этом сказано в письмах ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312 и от 18.03.2016 № БС-4-11/4538.
Заполняя раздел 2, все операции указывайте в хронологическом порядке. Группировать их по налоговым ставкам, указанным в разделе 1, не нужно. Если на странице закончились свободные строки 100–140, переходите на следующую страницу. И не важно, что она может начинаться с раздела 1 для другой налоговой ставки. Продолжайте вносить операции подряд. Если страниц с заполненными разделами 1 оказалось больше, чем нужно для заполнения раздела 2, то в пустых строках 100–140 поставьте прочерки. Такие разъяснения есть в письме ФНС от 27.04.2016 № БС-4-11/7663.
В раздел 2 включайте только те операции, которые относятся к трем последним месяцам отчетного периода (письмо ФНС от 18.02.2016 № БС-3-11/650). При этом ориентируйтесь на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог отразите в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ. Когда вы фактически выплатили доход, удержали и перечислили налог, значения не имеет. Например, в разделе 2 расчета за девять месяцев нужно отразить данные о выплате доходов (удержании налога), по которым предельный срок уплаты НДФЛ выпадает на период с 1 июля по 30 сентября включительно. Такие разъяснения даны в письме ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126.
Раздел 2 заполняйте в таком порядке.1
по строке 100 – дата фактического получения дохода. Например, для доходов в виде оплаты труда – это последний день месяца, за который начислили зарплату, а для вознаграждений по гражданско-правовым договорам – день выплаты вознаграждений,
по строке 110 – даты удержания налога;
по строке 120 – даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 НК (письмо ФНС от 20.01.2016 № БС-4-11/546). Как правило, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, к примеру, для больничных и отпускных срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если установленный срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 укажите ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК, письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568);
по строке 130 – сумму дохода (включая НДФЛ), полученного на дату, которую налоговый агент указал по каждой строке 100;
по строке 140 – сумму налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.
Об этом сказано в пунктах 4.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
Если налог с выплаты не удерживали (например, при натуральной оплате труда или из-за того, что вычеты превысили начисления), впишите в строки 110 и 120 раздела 2 «00.00.0000». Таковы последние разъяснения налоговой службы (см. письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605, от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373 и от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Что указывать в строках 110 и 120 в таких ситуациях – в Порядке не сказано. Раньше специалисты налогового ведомства советовали вписывать сюда те же даты, что и в случаях, когда налог удержали (письмо ФНС от 28.03.2016 № БС-4-11/5278). Если вы следовали этим рекомендациям, штрафы за ошибки в расчете не грозят. Подавать уточненные расчеты и исправлять даты удержания на нули не обязательно. Если ИФНС потребует объяснить, почему при наличии доходов не удержали НДФЛ, направьте в инспекцию пояснение.