СЗВ м по почте

Как отправить отчет СЗВ-М в 2018 году

Форма СЗВ-М нужна Пенсионному фонду для отслеживания работающих пенсионеров, чтобы не индексировать им пенсию. Тем не менее, в этот отчет включаются все работники независимо от возраста.
Отчет сдается в ПФР ежемесячно до 15 числа.
Если сведения подаются на 25 человек и более, отчет у вас примут только в электронном виде. Нарушение этого правила обойдется работодателю в 1 000 рублей штрафа.
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых трудится меньше 25 человек. Это их право, но не обязанность. Работодатели с 24 и менее сотрудников при желании тоже могут отправлять сведения в электронном виде – ПФР это только приветствует.

Как отправить СЗВ-М в ПФР в бумажном виде
Тремя стандартными способами:
1. Отнести лично.
2. Передать через представителя. В этом случае на представителя нужно оформить доверенность.
3. Отправить СЗВ-М по почте заказным письмом с описью вложения. Дата отправки на отметке, которую поставит сотрудник почты, будет считаться датой предоставления СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отправку почтой можно поручить любому сотруднику, доверенность для этого не нужна.
Подача СЗВ-М в электронном виде
Для того, что отправлять в Пенсионный фонд отчетность в электронном виде, у вас должно быть подписанное соглашение об электронном документообороте.
Для этого нужно оформить заявление на подключение электронной отчетности и соглашение в двух экземплярах. Бланки этих документов вы можете скачать в нашем сервисе.
Заполненные документы необходимо отнести в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован работодатель.
После того, как документы с Фондом будут оформлены, вам останется загрузить в наш сервис скан соглашения с подписью и печатью ПФ, ввести номер и дату соглашения, и оформить электронную подпись – ее для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно. Никакое дополнительное программное обеспечение для отправки документов в ПФР вам не потребуется.
Стоит один раз пройти эту процедуру, чтобы потом каждый месяц отправлять отчеты нажатием одной кнопки. Кроме экономии времени, это дает и другие преимущества:
1. Вы сможете отслеживать статус отправленной отчётности в личном кабинете.
2. Если ПФР обнаружит ошибки и полностью или частично не примет отчет, вы узнаете об этом сразу и сможете устранить несоответствия еще до того, как истечет срок подачи отчета.
3. Вы получите возможность обмениваться неформализованными сообщениями с Фондом, то есть отправлять запросы и получать ответы.
Что еще нужно знать о СЗВ-М
1. В отчетность включаются все сотрудники, с которыми у работодателя имеются действующие трудовые договоры или гражданско-правовые договоры на оказание услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли доход по этим договорам в отчетном месяце.
2. Если сотрудник уволился или был принят в отчетном месяце, он включается в сведения, даже если проработал всего один день.
3. Если договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем, его включать в форму не нужно, т.к. ИП сами за себя платят страховые взносы.
4. На незастрахованных лиц подавать форму СЗВ-М не нужно. Это, например, иностранные граждане – временно пребывающие высококвалифицированные специалисты.
5. За неверные сведения работодатель платит штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Чтобы избежать штрафа, самостоятельно обнаруженную ошибку нужно успеть исправить до истечения срока сдачи отчетности.
Если ошибку обнаружили в ПФР после истечения срока, на исправление без штрафа дается 5 дней после получения уведомления от Фонда.
Подружитесь с интернет-бухгалтерией «Моё дело», чтобы сдавать отчеты вовремя и без ошибок.

По актуальности сведений

Любой сдаваемый отчёт должен в обязательном порядке указывать на свой тип формы. В СЗВ-М для этого придуман специальный код, который проставляют в пункте 3:

Данный код может иметь 3 значения:

  • исходный (первичный отчёт);
  • подача СЗВ-М с типом формы дополняющая;
  • сдача СЗВ-М с типом формы отменяющая.

Также см. «СЗВ-М в 2017 году: бланк и образец заполнения».

СЗВ-М по типу
Код Значение
ИСХД Обозначает первичный отчёт. Его проставляют в случае первой подачи страхователем сведений о своём персонале за минувший отчётный месяц.
ДОП Отчёт с таким кодом имеет дополняющий характер предыдущего. Его используют, если необходимо добавить обновленную информацию о застрахованных лицах.
ОТМН Этот код носит отменяющий характер. Иными словами, позволяет убрать из прошлого отчёта недостоверную информацию. Обычно это очевидные ошибки в данных о застрахованном персонале (например, неверный СНИЛС и/или ИНН) либо в отношении его количества.

Загвоздка в том, что закон четко не говорит, до какой именно даты страхователи могут подавать поправочные (уточняющие) отчеты. Так, некоторые территориальные подразделения ПФР считают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М страхователи должны сдавать не позднее основного срока – 15-го числа следующего месяца. Если позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика».

В то же время ПФР не оштрафует, если уточненные или исправленные индивидуальные сведения подать в течение 5 рабочих дней со дня получения от фонда уведомления об устранении расхождений (п. 39 приказа Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Также см. «Как уточнить отчёт СЗВ-М в 2017 году».

Отправка формы СЗВ-М почтой России

Цитата (Glapi):В том и дело, что не просит, а требует.
Я права, что не обязана им предоставлять отчеты в XML файле? Или не права? Доброго дня всем!
И правы, и не правы коллега. Да никто не может Вам запретить отправку отчета по почте, если численность менее 25 чел. Здесь и со ссылкой на такую же тему Вам дали практические советы, а я Вам немного «приоткрою» сведения из своей практики работы в ПФР (сейчас на пенсии)
Всегда рекомендовала всем страхователям по возможности избегать отправки отчета по почте. Мало того, что это третья сторонняя организация, оказывающая услуги между страховщиком (ПФР и его тер.органами) и страхователем (работодателем) и могут быть случаи задержки в доставке и тогда будете разбираться с ПФР, где, куда и когда отправлена и поступила корреспонденция.
К слову в моей практике работы была ситуация, когда деньги по исполнительному листу ПФР отправил получателю и они не дошли своевременно, а это была адвокат и я в течении недели разбиралась с почтой между отправителем и получателем в их структуре, а нашла деньги на сборном пункте на Казанском вокзале, чем очень удивила эту адвокатессу. Не хочу тем чернить славный коллектив Почты России, но всякое бывает.
Второй аргумент не в Вашу пользу. Вы спрашиваете обязаны ли представлять отчеты в файле? Если «ножками» в тер.Управлении или по электронке у Вас такой отчет без файла просто не примут, а по почте, что отправили, то и получили. Но если учесть, что на тер.органы ПФР сейчас возложили огромный объем работ в связи с приемом не только ежеквартальной отчетности, но и ежемесячной, причем она СЗВ-М должна стыковаться с квартальной, то может оказаться, что за последний отчетный месяц квартала при отправке по почте и даже без дискеты/диска/флешки отчетность просто не успеют ввести в базу ПФР, что осложнит сдачу отчетности ежеквартальной.Конечно соглашусь — это больше трудности получателя ПФР ввести вручную Ваш отчет до приема квартального, но искать скорее всего в «залежах» почтовых отправлений будете вместе и уже с явкой по-любому в ПФР. Конечно можно наладить отправку всех отчетов (и ежемесячных, и ежеквартальных) по почте, что некоторые до сих пор делают, но где гарантия, что в нем изначально не будет ошибки, из-за чего застопорится прием всей последующей отчетности. Вам конечно при выявлении ошибки направят уведомление на юр.адрес, но не факт, что Вы там реально работаете и уведомление не вернется в ПФР (не единичные случаи), а это реально получить штраф за недостоверность, который по СЗВ-М такой же как и при несвоевременной сдаче.
Мой Вам совет, если уж нет возможности сдавать в электронном виде или лично в тер.управление, хотя бы, как Вам и рекомендуют коллеги, отправляйте по почте с файлами в удобном Вам варианте и обязательно по завершении отчетного периода (месячного и квартального) проверяйте получил ли ПФР Вашу корреспонденцию, ввел ли в базу ПФР и нет ли с Вами разногласий. Это Ваша обязанность предоставлять в ПФР своевременно достоверную отчетность. Более того несвоевременно или недостоверно представленная отчетность не будет загружена на индивидуальные лицевые счета наемных работников, в т.ч.и руководителя, и бухгалтера, что отразится на реализации их пенсионных прав.
Желаю удачи.

Общие сведения о форме СЗВ-М

Обязанность передачи формы СЗВ-М была утверждена законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ, который вступил в силу с 01.04.2016. С этой даты все работодатели, использующие наемный труд и выплачивающие работникам вознаграждения, облагаемые страховыми взносами по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны ежемесячно — в срок до 10-го числа — предоставить данные о работавших в отчетном месяце сотрудниках. Исключением являются самозанятые страхователи без наемных работников.

Успейте сдать отчет вовремя — ознакомьтесь с публикацией «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?».

Бланк формы содержит следующие сведения:

  • реквизиты компании-работодателя;
  • Ф. И. О. работника;
  • его СНИЛС и ИНН.

Заполненный бланк необходимо передать в отделение ПФР по месту регистрации работодателя. При этом, если в компании трудится до 24 человек (включительно), отчет можно передать на бумажном носителе. Если больше 24-х, то только в электронном виде при заверении электронно-цифровой подписью.

Сотрудники ПФР разработали несколько бесплатных программ для заполнения формы СЗВ-М, которые можно скачать с официального сайта ведомства. Однако их установка, порядок работы и постоянные обновления требуют определенных навыков, технических условий и достаточного времени.

Намного быстрее можно решить этот вопрос при помощи интернет-сервисов.

Заполняем отчет СЗВ-М в «СКБ Контур»

Этот сервис также предоставляет возможность заполнить форму СЗВ-М онлайн и отправить ее по ТКС. Однако бесплатный доступ дается на срок не более 1 месяца, по прошествии которого за сервис придется заплатить.

  1. Заходим на сайт e-contur.ru и регистрируемся.
  2. Заполняем реквизиты компании.
  3. Переходим на вкладку «Отчетность» в левой части окна и выбираем форму СЗВ-М за интересующий период.
  4. Заполняем сведения о сотрудниках.
  5. Проверяем файл.
  6. Нажимаем кнопку «Другие способы сдать отчет».
  7. Распечатываем заполненный бланк и сохраняем файл на удобном носителе.

Сервис «СКБ Контур» работает только с компаниями и ИП на спецрежимах. Чтобы сформировать отчет СЗВ-М онлайн другим страхователям, разработчик предлагает еще один ресурс — «Контур-отчет ПФ». Здесь срок бесплатного доступа — 6 месяцев.

  1. Открываем страницу kontur-pf.ru и регистрируемся.
  2. В правом верхнем углу нажимаем кнопку «Все формы» и выбираем меню «СЗВ-М (ежемесячная)».
  3. Заполняем все реквизиты отчета.
  4. Проверяем сформированный файл.
  5. Сохраняем отчет.

Кроме того, на сайте реализована возможность задать интересующий вопрос онлайн менеджеру.

Когда нужно сдать СЗВ-М?

Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца. В 2016 году эта дата соответствовала 10-му числу.

Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье «Какой штраф за несдачу отчета СЗВ-М?».

Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.

Оставьте комментарий