Табельный номер

Процедура присвоения табельного номера

Трудовой кодекс не дает определения, что такое табельный номер работника. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника — своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.

В очень больших компаниях с многотысячным штатом этим может заниматься отдельный специалист – табельщик. В остальных фирмах такие обязанности возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтерии.

Законодательство никак не регламентирует эту кодировку и ее присвоение и теоретически любая фирма вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.

Личная карточка: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Нормативные акты не объясняют особенности ведения личной карточки. Краткие комментарии, как заполнять ее строки, дают Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но на вопросы, которые возникают у кадровиков по работе с этим документом, они не отвечают. Эксперты «Справочника кадровика» восполнили этот пробел и подготовили ответы на семь самых частых вопросов по личной карточке.

Обычно начинаются табельные номера с единичного значения и увеличиваются вместе с численностью штата. Для шифровки используются только арабские цифры, никакие другие символы не допускаются.

Чтобы подобный учет упорядочивал внутреннюю документацию, а не вносил в нее хаос, лучше придерживаться таких рекомендаций:

  • вести учет должен только определенный сотрудник;
  • учитывать вновь поступившего работника сразу после оформления документов или в первый рабочий день;
  • цифровые комбинации должны идти в хронологическом порядке без пропусков;
  • присвоенный код надо сообщать сотруднику;
  • вносить номер в приказ о приеме на работу.

► Измените инструкцию по кадровому делопроизводству. Ваша устарела

Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:

  • специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
  • в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
  • сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.

Обязателен ли табельный номер

Поскольку табельные номера работников законодательство не сделало обязательными, маленькие компании, состоящие из 2-3 работников, обходятся без них. А вот в средних и крупных компаниях они чаще всего применяются. Такая кодификация позволяет:

  • облегчить работу бухгалтеров по обработке и фиксации сведений о внутренних перемещениях сотрудников;
  • более просто и правильно рассчитать зарплату и налоги, благодаря внесенным по табельному номеру работника отметкам;
  • упростить поиск информации о зарплате, больничных, отгулах и пр. по каждому работнику.

Письмо Госкомтруда от 27.04.1973 в части, не противоречащей современному законодательству, действует до сих пор, как и многие другие документы СССР. Поэтому многие работодатели, ориентируясь на указанное в нем предписание, считают присвоение цифровых комбинаций обязательной процедурой.

Однако письма министерств и ведомств — это не нормативные акты. Это информационно-сопроводительные документы, которые не могут наделять участников правоотношений правами и обязанностями и не предусматривают никаких последствий за их несоблюдение.

Поэтому каждая компания вправе самостоятельно определить необходимость введения в свой документооборот табельных номеров, ориентируясь исключительно на собственные потребности.

► Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

  • в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
  • распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
  • формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

  • Ф.И.О. принятого сотрудника;
  • даты принятия на работу;
  • должности специалиста;
  • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017».

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

  • идентифицирует работника;
  • определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист».

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Что такое индивидуальный цифровой номер сотрудника?

Всем работающим людям на предприятии присваивают индивидуальные номера, состоящие из разных комбинаций цифр, которые в последующем помогают сотрудникам бухгалтерии обработать данные внутреннего перемещения. Еще благодаря этому номеру в компьютерной системе сохраняются все данные о заработной плате, отпусках, больничных листах и времени нахождения на рабочем месте. Вся эта информация в последующем может понадобиться сотруднику, который будет уходить на пенсию или выезжать за пределы страны.

Табельный номер присваивается один раз и навсегда, даже если возникнет ситуация повторного приема на работу в одно и то же место, система моментально это покажет. Исходя из этого, отметим, что присвоить его можно только однократно в момент приема рабочего на его первую должность, и в последующее рабочее время его не изменяют, во всяком случае в этом нет никакой необходимости.

Этот номер является уникальным для каждого сотрудника и становится основным реквизитом на протяжении всего времени работы. Также его используют в качестве автоматического расчета и всевозможных отметок, которые помогают правильно рассчитать заработок и вычислить из него все полагающиеся налоги государству.

Присваиваются индивидуальные цифровые значения по порядку, начиная с единичного значения. Обычно с цифрой 1 числится главный руководитель предприятия. Есть случаи, при которых предприятия начинают присваивать номера уволенных сотрудников вновь прибывшим работникам, но стоит отметить, что из-за этого может возникнуть путаница и неразбериха. Такое практикуется далеко не на всех фирмах и предприятиях.

Как присваивается номер?

Как выяснилось, табельные номера работников помогают отделам бухгалтерии вести особый учет по выдаче и расчету заработной платы. В отделе бухгалтерии в каждом заведенном деле на рабочего фигурируют эти индивидуальные цифры. Но ведь стоит знать, как с помощью этих цифровых индивидуальных шифров может вестись их учет и все остальное, что с ними связано.

Специально разработанных нормативных актов для правильного присвоения индивидуальных цифровых шифров нет. Исходя из этого, каждая организация имеет право создавать свои правила по разработке шифров и в дальнейшем их корректировать.

Еще следует учитывать основные правила учета труда и заработной платы, которые используются в строительной и промышленной области: каждому устраивавшемуся работнику на постоянное, временное, сезонное пребывание на рабочем месте присваивается индивидуальный табельный шифр, состоящий из нескольких цифр. Цифры в последующем служат для обработки достоверной информации о сотруднике. Основные положения и правила могут разрешать на протяжении 1-2 лет присваивать ранее используемые табельные комбинации ушедших сотрудников другим рабочим.

Для правильного присвоения и ведения учета табелей нужно:

  1. Каждая организация, практикующая заведение табельных номеров при приеме на работу, обязана иметь в своем штате рабочего, который будет вести полный контроль по присвоению, учету, создаваемому реестру и поддержанию всех основных правил выдачи индивидуального документа.
  2. Присваивать индивидуальные цифровые комбинации сотрудникам, впервые устраиваемым на работу, обязаны тогда, когда осуществляется подача всего пакета документов. На крайний случай присвоение можно осуществить в первый рабочий день.
  3. Присвоение происходит в хронологической последовательности.
  4. Индивидуальный номер работника обязан фигурировать в приказе, который подтверждает прием на работу.
  5. Изменить номер по любым возникшим причинам невозможно, так как его присваивают единоразово.
  6. В случае повторного устройства рабочий может получить свой старый табельный номер, который находится в базе под его инициалами. Но если, конечно, на протяжении 1-2 лет его не отдали другому работнику.
  7. Обязательное условие: номер работника обязан иметь вид арабских цифр, не может состоять из букв, содержать тире и остальные разделительные знаки.

Учет проводимого времени на работе

Присвоенный номер сможет помочь в ведении учета рабочего времени. Труд в нашей жизни является единственным фактором выживания и существования на земле. Измерять его можно только по затраченному времени. Для более удобного измерения рабочего времени принято использовать табельный номер, который будет фиксировать время прихода и ухода с рабочего места.

Главными категориями учета времени являются его величина и положенная норма. Величину рабочего времени можно вычислить, опираясь на выполненную работу и количество проведенного времени на рабочем месте. Но как показывает практика, многие сотрудники предприятий жертвуют своим личным временем для своевременного выполнения поставленных целей предприятием. За счет этого фактически отработанное время и положенная норма расходятся.

Рабочий на протяжении всего года или нескольких месяцев имеет возможность заслужить себе отдых и заработную плату. А вот правильно рассчитать положенное количество дней, отведенных на отдых, и получить честно заработанный оклад поможет присвоенный табельный номер.

Все же не напрасно присваивают табельные номера сотрудникам. Они, в свою очередь, могут мгновенно выдать всю информацию о сотруднике и рассчитать продолжительность времени, которое проводилось на рабочем месте. Существует три основных вида времени проведения на работе, такие как:

  1. Нормальный. Количество времени, установленное законодательством, должно соответствовать 40-часовой норме.
  2. Сокращенный. Сокращение времени для работы может практиковаться в случае приема отдельных лиц, которые не достигли совершеннолетнего возраста. В этом случае время может сократиться от 1 до 4 часов.
  3. Неполный. В момент трудоустройства работодатель и рабочий могут прийти к согласию о неполном трудовом дне или сокращенной неделе. Обычно такие случаи происходят, если устраиваемый человек является: студентом, пенсионером, инвалидом, домохозяйкой. Еще стоит подчеркнуть, что эта договоренность на отпуск и трудовой стаж не влияет. Единственное, на что это может повлиять, так только на оплату отпускных дней.

Биометрические системы учета

В нынешнее время новые технологии поражают своими характеристиками. Ведь сейчас можно обойтись без табельного номера, так как придумали новую систему — биометрическую. Биометрическая система является новым методом учета рабочего времени и сбора всех персональных данных о сотруднике. Такие идентификаторы уникальны, так как их невозможно уничтожить, потерять и обмануть.

Пользование ими довольно простое и удобное. На данный момент практикуется распознавание личности по отпечатку пальца. Благодаря таким терминалам можно с легкостью зафиксировать время ухода и прихода на работу, как это делает табельный номер. Для того чтобы информация поступила в базу, стоит лишь прикоснуться пальцем к сенсору для проведения сканирования.

При этом такие системы включают в себя промежуточные события во время рабочего дня, например, обеденный перерыв, деловая поездка, командировка и многое другое, стоит лишь нажать на специальную кнопку, которая это зафиксирует. На многих терминалах установлены камеры, которые фотографируют сотрудника после идентификации. Это только усилит уровень безопасности компании.

Оставьте комментарий