Уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В процессе оформления отпусков создается не так уж много документов. Прежде всего, это графики трудовых отпусков, которые, как правило, составляются в отделе кадров на весь календарный год и утверждаются руководителем организации, а также заявления работников о предоставлении трудового отпуска или части трудового отпуска и приказы, издаваемые руководителем организации о предоставлении трудового отпуска (или части отпуска) работнику. В случае производственной необходимости работника могут отозвать из отпуска. По этому поводу также издается приказ руководителя об отзыве работника из отпуска с предоставлением ему неиспользованной части отпуска в другое время или компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, можно отметить, что при оформлении трудовых отпусков создаются следующие группы документов: графики отпусков, заявления о предоставлении отпусков, приказы руководителя организации о предоставлении отпусков, отзыве из отпуска. Все они имеют свой срок хранения в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Графики трудовых отпусков в соответствии с п. 666 Перечня типовых документов хранятся 1 год. Заявления о предоставлении трудовых отпусков в Перечне типовых документов не указаны. Зачастую в организациях при наличии утвержденного руководителем графика трудовых отпусков заявления о предоставлении трудовых отпусков не составляются, а отпуск предоставляется на основании приказа руководителя в соответствии с графиком. В то же время на практике встречаются ситуации, когда составляются и графики, и заявления, то есть в наличии две группы документов. Это, как правило, наблюдается в организациях с большой штатной численностью, особенно при большой текучести кадров, когда строго следовать графику трудовых отпусков не представляется возможным. В ранее действующем Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82, заявления работников о предоставлении трудовых отпусков имели такой же срок хранения, что и графики отпусков. Думается, что это разумно. Таким образом, при отсутствии в Перечне типовых документов таких документов, как заявления о предоставлении трудового отпуска, можно определить их срок хранения в 1 год.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

УТВЕРЖДЕНО

приказом Архивного комитета

Санкт–Петербурга

ПОЛОЖЕНИЕ

о Центральной экспертно-проверочной комиссии

Архивного комитета Санкт-Петербурга

I. Общие положения

  1. Центральная экспертно-проверочная комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – ЦЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга;
    организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда
    Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
  2. ЦЭПК создается на основании распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет).
  3. В структуре ЦЭПК образуется закрытая группа ЦЭПК для рассмотрения вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга; организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
  4. Функции, права и организация работы ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, определяются настоящим положением, разработанным на основании Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63.

Решения ЦЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения председателем Комитета.

  1. Персональный состав ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета.
    В состав ЦЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь
    и члены комиссии.
  2. Персональный состав закрытой группы ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  3. Председатель ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета. Председатель ЦЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, председательствует на заседаниях ЦЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач. Председатель ЦЭПК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПК специалистов архивных, научных, учебных и других учреждений.
  4. Заместитель председателя ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета и (или) руководителей структурных подразделений Комитета.

Заместитель председателя ЦЭПК исполняет обязанности председателя ЦЭПК, обладает его правами и несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач в отсутствие председателя ЦЭПК.

  1. Секретарь ЦЭПК назначается из числа специалистов отдела формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга Комитета, членов ЦЭПК.

Секретарь закрытой группы ЦЭПК назначается из числа специалистов сектора государственной службы, кадров и мобилизационной работы Комитета.

Секретарь ЦЭПК и секретарь закрытой группы ЦЭПК обеспечивают подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПК
и ознакомление с ними членов ЦЭПК, созыв заседаний; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПК не входящих в состав ЦЭПК представителей архивных, научных, учебных и других учреждений; протоколируют ход заседаний, направляют копии решений, выписки из протоколов заседаний ЦЭПК ее членам и заинтересованным лицам; осуществляют планирование и отчетность о работе ЦЭПК, ведут документацию и обеспечивают ее сохранность, осуществляют контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений, выполняют иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК.

  1. Члены ЦЭПК назначаются из числа специалистов Комитета, государственных архивов Санкт-Петербурга. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга
    (далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций; представители общественности.
  2. При ЦЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается распоряжением Комитета.
  3. Члены ЦЭПК, эксперты рассматривают документы и выступают докладчиками на заседаниях ЦЭПК по вопросам экспертизы ценности документов, отнесения документов к составу Архивного фонда
    Санкт-Петербурга, состава источников комплектования и другим вопросам, рассматриваемым на ЦЭПК.
  1. ЦЭПК осуществляет свою деятельность во взаимодействии
    с экспертно-проверочными методическими комиссиями (далее – ЭПМК) государственных архивов Санкт-Петербурга, центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК, ЭК) источников комплектования,
    а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).
  2. В своей работе ЦЭПК руководствуется Федеральным законом
    от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных
    и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и организациях; решениями ЦЭПК при Росархиве; законом Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге»; Положением
    о Комитете, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 № 1136 «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга»; распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»; распоряжениями и приказами Комитета; настоящим Положением.

  • Функции ЦЭПК
  1. ЦЭПК осуществляет следующие функции:

9.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая

документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) описей дел, документов, созданных государственными архивами
Санкт-Петербурга в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

з) описей дел, документов постоянного хранения, составленных в результате научно-технической обработки (научного описания) документов поступивших в государственный архив Санкт-Петербурга и поставленных на учет по сдаточным описям, а также в результате переработки описей документов;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся
в государственных архивах Санкт-Петербурга, не подлежащих хранению.

9.2. ЦЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования государственных архивов
Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;

в) инструкций по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга;

г) номенклатур дел исполнительных органов государственной власти
Санкт-Петербурга и муниципальных образований Санкт-Петербурга;

д) актов об утрате документов в источниках комплектования;

е) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

ж) актов описания архивных документов в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

з) актов переработки описей в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

и) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, подготовленных государственными архивами Санкт-Петербурга;

к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

л) годовые отчеты работы ЦЭПК.

9.3. ЦЭПК рассматривает:

а) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Санкт-Петербурга;

в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, и принимает решения о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

  1. ЦЭПК передает государственным архивам Санкт-Петербурга полномочия в части рассмотрения и принятия решения о согласовании:

а) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

б) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

в) примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, за исключением номенклатур, указанных в пункте 9.2.г) настоящего положения.

  • Права ЦЭПК
  1. ЦЭПМК имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции государственным архивам Санкт-Петербурга, организациям, выступающим источниками комплектования указанных архивов, по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственных архивов Санкт-Петербурга, представителей органов и организаций, выступающих источниками комплектования указанных архивов, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

IV. Организация работы ЦЭПК

  1. ЦЭПК организует свою работу в соответствии с план-графиком работы ЦЭПК на год (далее – план-график). Секретарь ЦЭПК составляет проект план-графика и представляет его на утверждение председателю ЦЭПК.Утвержденный председателем ЦЭПК план-график направляется членам ЦЭПК для руководства в работе в срок до 31 декабря года, предшествующего планируемому.
  2. Отчет о работе ЦЭПК за год (далее – отчет) формируется секретарем ЦЭПК в срок до 15 января года, следующего за отчетным,
    и выносится на рассмотрение первого заседания года, следующего
    за отчетным. Согласованный на ЦЭПК отчет, утверждается председателем ЦЭПК и направляется членам ЦЭПК для учета в работе.

Секретарь ЦЭПК обеспечивает размещение план-графика и отчета
в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на странице Комитета на сайте Администрации Санкт-Петербурга и на официальном сайте Комитета в течение 15 календарных дней после их утверждения.

  1. Заседания ЦЭПК проводятся один раз в месяц (пятница последней недели месяца). Секретарь ЦЭПК уведомляет членов о времени и месте проведения заседания по телефону, приглашает (в письменной и/или устной форме) экспертов и других участников в соответствии с решением председателя.
  2. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, осуществляется секретарем ЦЭПК, членами ЦЭПМК и/или приглашенными экспертами.
  3. Документы принимаются к рассмотрению на очередном заседании ЦЭПК в срок не позднее чем, за 10 рабочих дней до дня проведения заседания. Документы, поступившие позже установленного срока, подлежат рассмотрению на следующем заседании ЦЭПК, в исключительных случаях по решению председателя ЦЭПК отдельные вопросы и/или документы, подлежащие рассмотрению, могут быть включены в повестку дня заседания ЦЭПК.
  4. К рассмотрению на ЦЭПК принимаются документы, оформленные
    с учетом действующих нормативных требований, имеющие необходимое количество экземпляров и приложений, в случае несоответствия, секретарь имеет право отказать в приеме документов. Примерный перечень основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, с указанием экземплярности приведен в приложении к настоящему Положению.
  5. Документы организаций, являющихсяисточниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, направляются на рассмотрение ЦЭПК государственными архивами Санкт-Петербурга с сопроводительным письмом, содержащим перечень направленных документов, подписанным руководителем государственного архива Санкт-Петербурга, после рассмотрения на заседании экспертно-проверочной методической комиссии государственного архива Санкт-Петербурга или в ином утвержденном государственным архивом Санкт-Петербурга порядке с приложением соответствующих заключений и других документов.
  6. На основании документов, принятых к рассмотрению на заседании ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в срок не ранее 10 и не позднее 5 дней до дня проведения заседания, составляет повестку дня заседания ЦЭПК и представляет ее председателю ЦЭПК вместе с предложениями по распределению принятых документов между членами ЦЭПК и, в случае необходимости, экспертами для последующей подготовки заключений.
  7. После согласования повестки дня председателем ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в соответствии с решением председателя передает документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, членам ЦЭПК или экспертам для подготовки заключений в срок не позднее 5 рабочих дней до дня проведения заседания.
  8. Члены ЦЭПК и эксперты готовят заключения на документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, и представляют их на рассмотрение ЦЭПК. Заключения оформляются на бланках Комитета или учреждения, представителем которого является эксперт; заверяются подписью эксперта,
    а также подписями не менее двух членов ЦЭПК или экспертов. Члены ЦЭПК и эксперты рассматривают документы накануне или во время заседания ЦЭПК.
  9. Члены ЦЭПК или эксперты, готовившие заключение на документы, вправе предложить автору проекта рассматриваемого документа устранить выявленные замечания до начала заседания ЦЭПК и, в случае устранения замечаний, не указывать их в заключении.
  10. Рассмотрение вопросов на заседании ЦЭПК осуществляется в соответствии с повесткой дня заседания.
  11. Представление документов на заседании ЦЭПК может осуществляться как экспертами, подготовившими заключение, так и другими членами ЦЭПК, секретарем ЦЭПК, председателем ЦЭПК или приглашенными участниками.
  12. Выступающий на ЦЭПК представляет заключение на проект рассматриваемого документа и предложение, содержащее проект решения по рассматриваемому вопросу.
  13. Проект решения обсуждается на заседании, после чего происходит голосование по принимаемому решению.
  14. Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭПК.
  15. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
  16. Особые мнения членов ЦЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
  17. Решение, принятое ЦЭПК на основе заключения эксперта,оформляется путем проставления штампа о согласовании/утверждении на заключении и на документе, в специально отведенном месте.
  18. Решение, принятое на ЦЭПК по отдельному вопросу, оформляется на бланке Комитета, подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, проставляется штамп о согласовании.
  19. Заседание ЦЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
  20. После заседания секретарь ЦЭПК проставляет на рассмотренных документах штамп об утверждении, согласовании или отметку
    о необходимости доработать документ; передает их в государственные архивы Санкт-Петербурга или передает решения заинтересованным лицам в течение 10 рабочих дней после дня проведения заседания.
  21. По итогам заседания ЦЭПК в течение 30 дней после его проведения секретарь ЦЭПК оформляет протокол, который подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, утверждается председателем Комитета.
  22. Протокол ЦЭПК и приложения к нему в течение 30 дней после его утверждения сканируется и вместе с результатами заносится
    в государственную информационную систему «Архивы Санкт-Петербурга» модуль «Комиссии».
  23. Результаты принимаемых решений ЦЭПК, в случаях необходимости, оформляются выписками из протокола ЦЭПК и направляются заинтересованным лицам.
  24. Секретарь ЦЭПК в соответствии с поручением председателя ЦЭПК организует оперативный контроль за выполнением решений, принятых на ЦЭПК. Снятие с контроля решений ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК.

Заявления работников о приеме на работу и об увольнении с работы являются кадровыми документами, на основании которых работодатель заключает либо расторгает трудовые договоры с работниками.

Работодатель обязан хранить кадровые документы. Сроки их хранения закреплены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).

Заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно.

Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором документы подготовлены для архивного хранения (п. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сроки составляют:

  • 50 лет – для личных дел и заявлений, сданных в архив до 01.01.2003,
  • 75 лет – для личных дел и заявлений, сданных в архив после 01.01.2003.

Такой вывод можно сделать из пп. 1 п. 434 и п. 445 Перечня, которые устанавливают сроки хранения личных дел руководителей и работников организаций, а также приказов, распоряжений, справок, заявлений и других кадровых документов.

Напомним, что порядок ведения личных дел работников действующим законодательством не определен. Обязанность оформлять личные дела сотрудников установлена только в отношении государственных и муниципальных служащих (см. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). Во всех других организациях порядок оформления личных дел работников, включая перечень входящих в них документов, работодатель определяет самостоятельно локальными нормативными актами.

Оставьте комментарий