Ведомость выдачи материальных ценностей

Порядок заполнения ф. 0504210

Кто заполняет и когда нужно заполнять форму 0504210 разобрались. Теперь приведем пошаговую инструкцию по заполнению данной формы.

Шаг № 1. Укажите фактическую дату выдачи материальных ценностей, наименование учреждения и название подразделения в соответствующих строках.

Шаг № 2. Ведомость (ф.0504210) заполните по каждому материально ответственному лицу, которому выдаете материалы (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

Под выдачей имущества в эксплуатацию понимается его передача для использования в деятельности учреждения. Например, хозинвентаря дворникам и уборщикам, канцтоваров в бухгалтерию…

Шаг № 3. Соберите подписи. Ведомость должны подписать материальные лица, которые получили ТМЦ, и сотрудник, которые эти материалы выдал. Документ также должны подписать исполнитель и главный бухгалтер. Затем ведомость утверждает руководитель учреждения.

Шаг № 4. После того, как ведомость выдачи материалов будет правильно оформлена, ее нужно передать в бухгалтерию. На основании формы № 0504210 бухгалтер спишет ТМЦ в бухучете.

Бланк и его заполнение

Официальная ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения выглядит следующим образом:

Весь документ состоит из 2-х страниц, на которых размещена необходимая информация:

1. Сначала указывают данные об организации, а также отдельном подразделении, которому необходимо получить некие материальные ценности. Кроме того, вносят информацию об ответственном лице.

2. Также на первой странице фиксируют бухгалтерские данные, касающиеся соответствующих счетов. Оформляют всю информацию в виде таблицы.

3. Второй лист содержит непосредственно данные о выдаваемых ценностях. Здесь приводят их подробное описание с указанием наименования и прочих характеристик, указывают стоимость. Также оформляют таблицу с подсчетом общего количества и цены.

4. Ведомость утверждает руководитель организации. Она обязательно должна быть им же подписана, без наличия подписи документ не будет иметь действия.

Также см. «Образец приказа на списание материальных ценностей».

Заполнять ведомость на выдачу материальных ценностей (скачать бланк формы 0504210 можно далее) в любом удобном виде. Допустимо оформление на компьютере или заполнение от руки, если используются уже готовые распечатанные бланки.

После заполнения ведомость передают в бухгалтерию учреждения, где её используют в качестве основания для внесения соответствующих записей в учетные документы предприятия.

С нашего сайта бесплатно скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения (по 52н) можно по прямой ссылке здесь.

Ведомость выдачи материальных запасов

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете коммерческим организациям разрешено использовать типовые формы первичной отчетности, на основании которых отражаются те или иные хозяйственные операции, а также им разрешено использование самостоятельно, разработанных форм первичной документации.

Бюджетные учреждения выбора применения форм первичной документации лишены. Бухгалтерия государственных и муниципальных учреждений и другие организации, деятельность которых, напрямую связана с бюджетом РФ или бюджетом местного уровня обязаны использовать бланки строгой отчётности, разработанные регламентом Минфина России.

Таким образом, приказом Министерства Финансов РФ за №52 от 30.03.2015г. разработаны формы строгой отчетности для бюджетной сферы.

Для документального оформления выбытия материальных ценностей приказом Минфина установлены две формы:

  • Форма №0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
  • Форма №0504230 «Акт о списании материальных запасов».

Читайте также статью: → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.

Состав и порядок заполнения «ведомости» выдачи товарно-материальных ценностей

«Ведомость» – это первичный отчетный документ, на основании данного документа осуществляется бухгалтерский учет по списанию материальных ценностей в бюджетном учреждении.

Ведомость состоит их двух страниц.

На первой (титульной) странице указываются следующие сведения:

√ Наименование учреждения;

√Наименование структурного подразделения, в котором непосредственно осуществляется передача товарно-материальных ценностей;

√ Фамилия Имя Отчество материально-ответственного лица;

Первая страница подлежит утверждению руководителем, для этого в правом верхнем углу предусмотрено поле для подписи, с указанием даты. Без подписи руководителя учреждения данная форма отчетности будет признана недействительной.

ВАЖНО! Непосредственно руководитель утверждает каждую ведомость, составленную в данном учреждении.

В небольшой таблице, на первой странице «Принято к учету», указывается проводка («Д-К») по бухгалтерскому учету на выбытие материальных ценностей, в соответствии с планом счетов для бюджетных учреждений (Приказ №162н).

√Внизу первой странице обязательно указывается следующая информация:

    • подпись, с расшифровкой главного бухгалтера;
    • должность, подпись, с расшифровкой лица, которым фактически произведена выдача ТМЦ;
    • должность, подпись лица – исполнителя, с расшифровкой, которое формирует данную форму.

На второй странице указываются следующие сведения:

Вторая страница считается информативной и представлена в виде таблице, в которой указывается следующее:

  • наименование материальных ценностей, которые выданы;
  • код учета выдаваемых материальных ценностей;
  • единицы измерения материальных ценностей;
  • Фамилия, инициалы получателя материальных ценностей по ведомости и место для расписки;
  • количество выданных материальных ценностей в единицах измерения, которые были в заявке;
  • стоимость по учету, т.е. цена приобретения материальных ценностей.

Внизу таблицы второй странице, подводятся калькуляционные итоги по количеству и стоимости материальных ценностей, выданных по ведомости.

Обращаем внимание! В случае заполнена ведомости в электронном виде пустые сроки нужно удалить, в случае заполнения ручным способом в пустых строках обязательно ставится прочерк.

Далее, подписанная всеми соответствующими лицами ведомость, передается в бухгалтерию, на основании которой в бухгалтерском учете будет отражена информация о движении материальных ценностей учреждения.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Нюансы при учете, влияющие на формирование ведомости

Оборот материальных ценностей в учреждениях бюджетной сферы является основным вопросом, т.е. необходима правильность и правомерность учета и списания материальных ценностей.

  • Процедура списания товарно-материальных ценностей по ведомости и списание по акту различная. В случае применения акта для списания ТМЦ необходимо решение (заключение) специальной комиссии, равно так же, как и решение комиссии о закупке данных товаров. Для того, чтобы не собирать комиссию по каждому товару, который планируется учреждением списать или закупить (например, дырокол и т.д.) в бюджетном учете обычно устанавливается определенная классификация закупаемых и расходуемых материальных ценностей. Все материальные ценности, которые необходимы учреждению, делятся на отдельные группы учета. Данный учет оформляется соответствующим документом (ведомость ил акт). Группа классификации закрепляется в учетной политике учреждения.
  • Следующим нюансом считается – это определение стоимости материальных ценностей. Существует два варианта — это по цене за единицу товара, либо по средней стоимости товара (п. 108 инструкция, утвержденной приказом Минфина №157н от 01.120.2010г.). Учреждение само выбирает один из способов и соответственно все отражает в учетной политике для правильности заполнения ведомости и итогов списания ТМЦ.

ВАЖНО! Выбранный способ списания материальных ценностей и закрепленный в учетной политике ни в коем случае не меняется в течение отчетного периода.

  • Третьим нюансом при списании и оприходовании материальных ценностей является аспект присвоения обозначения и кодировки товара. При формировании номенклатурного справочника (например, программные продукты для компьютера) бухгалтеру надобно выбрать оптимальный вариант наименования.

Например, если приобретается бумага для принтера. В бухгалтерском учете, если наименование поставить «бумага», которая приобретается по разной цене и у разных производителей, а выдача этой бумаги производится то пачкам, то по листам — наступает время каламбура в бухгалтерии. В случае если в учете заводить каждую покупку партии бумаги по производителю или по поставщику, то также быстро наступит путаница в учете.

В примере ниже предлагается альтернативный вариант в «разбивке» на этапы:

  • наименование материальной ценности — «бумага для принтера»;
  • характеристика и формат — «пачка» (т. е. и закупается, и расходуется бумага пачками);
  • закупочная цена — 158 руб. за «пачку».

Так называемый, «альтернативный вариант» по учету товарно-материальных ценностей закрепляется в учетной политике учреждения, для избежание спорных моментов с проверяющими органами вышестоящих структур.

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Образец ведомости

  1. Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
  2. Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
  3. Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
  4. Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
  5. Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.

  1. Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
  2. В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
  3. В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
  4. После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.

Оставьте комментарий