Возврат зарплаты проводки

Если при начислении заработной платы была допущена арифметическая ошибка, в результате которой сотрудник получил большую сумму, он должен вернуть разницу. Работник может вернуть деньги сам или написать заявление с просьбой о том, чтобы сумму удержал сам работодатель со следующей зарплаты.

Работник возвращает деньги сам

Сотрудник может сдать деньги в кассу организации (Дебет 50 Кредит 70) или перечислить их на расчетный счет (Дебет 51 Кредит 70).

Если сотруднику была начислена одна сумма, а выплачена большая, то по оборотам 70 счета все встанет на свои места, когда работник возместит эту разницу.

В случае, когда ошибка заключалась именно в арифметическом подсчете зарплаты в начислении, нужно сделать следующие проводки:

  • Дебет 20 (26, 23 …) Кредит 70 – сторнировать излишнее начисление заработной платы
  • Дебет 73 Кредит 70 — списать сумму излишка на прочие расчеты с сотрудниками

После того, как исправлены суммы по зарплате, не забудьте устранить ошибочные суммы и по НДФЛ (сторнировать начисление налога по дебету 70 и Кредиту 68 НДФЛ), и по страховым взносам (сторнирующая запись по счету 20 (26, 25…) и кредиту 69 счетов)

Пример:

Организация ошибочно начислила и выплатила (за минусом подоходного налога) сотруднику зарплату в размере 30 000 руб. за май, вместо 28 000 руб.. Работник вернул деньги в кассу.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 70 Начислена зарплата сотруднику 30 000 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Удержан налог НДФЛ 3900 Ведомость по начислению заработной платы
70 50 Выплачена заработная плата за май 26 100 Расходный кассовый ордер
26 70 Сторнирована сумма излишка по зарплате — 2000 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Сторнирован НДФЛ -260 Ведомость по начислению заработной платы
73 70 Сумма излишка перенесена на прочие расчеты с сотрудником 1740 Ведомость по начислению заработной платы
50 73 Сотрудник вернул деньги в кассу 1740 Приходный кассовый ордер

Работодатель удерживает деньги

По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:

  • Дебет 70 Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма

В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.

Пример:

Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 70 Начислена зарплата сотруднику 24 780 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Удержан налог из зарплаты 3221,40 Ведомость по начислению заработной платы
70 73 Удержаны из зарплаты излишне выплаченные деньги 3500 Ведомость по начислению заработной платы
70 50 Сотруднику выплачена зарплата за июнь за минусом удержания 18 058,6 Расходный кассовый ордер

То обстоятельство, что компания нарушила сроки выплаты сотруднику в связи с его увольнением, в рассматриваемой ситуации большого значения иметь не будет. Однако сама по себе ситуация для работодателя достаточно непростая, и исход дела будет во многом зависеть от того, будет ли суд рассматривать спор с позиций трудового права или с позиций гражданского права. С позиций трудового права шансов на победу у работодателя практически нет. Поэтому компании надо постараться убедить суд в том, что повторно перечисленная работнику сумма представляет собой неосновательное обогащение в рамках гражданско-правовых отношений (ст. 1102 ГК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением трех случаев.

Первый случай — счетная ошибка. Однако тут судебная практика придерживается буквального толкования нормы и исходит из того, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Эту позицию поддерживает и Роструд в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1. Поэтому рассчитывать на то, что повторное перечисление денег работнику суд признает счетной ошибкой, не стоит.

Второй случай — если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ) — к описанной ситуации не применим.

И наконец, третий случай — если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Поскольку в рассматриваемом случае речь идет о бухгалтерской ошибке и очевидно, что работник не виноват, это основание также отпадает.

Кроме того, в ГК РФ помимо общей ст. 1102 есть еще п. 3 ст. 1109, согласно которому заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения.

Выходит, что в рамках трудовых отношений оснований для возврата излишне перечисленных бывшему работнику денег попросту нет.

И все же шанс есть: работодатель может попытаться убедить суд в том, что повторное перечисление денег работнику производилось уже не в рамках трудовых отношений, а значит, нормы ТК РФ в данном случае неприменимы. Поскольку на момент повторного перечисления денежных средств бывшему работнику трудовой договор уже был расторгнут, а связанные с его исполнением обязательства по выплате всех причитающихся работнику сумм выполнены в тот момент, когда ему их перечислили в первый раз, то и трудовые отношения между работником и работодателем к этому моменту прекратились. Такую позицию занял Мытищинский городской суд в решении от 23.12.2014 по делу № 33-13301/2015, в котором компания оказалась в похожей ситуации, выплатив бывшей сотруднице причитающиеся при увольнении суммы дважды. В этом деле деньги были перечислены бывшей сотруднице повторно в результате программной ошибки.

Правда потом решение первой инстанции пересмотрела апелляция (Апелляционное определение Московского областного суда от 08.06.2015 по делу № 33-13301/2015), применив п. 3 ст. 1109 ГК РФ. Суд апелляционной инстанции посчитал, что обе выплаты производились в рамках трудовых отношений, подтверждением чему было назначение платежа — «расчет при увольнении».

Надо отметить, что помимо вопроса о том, были трудовые отношения между сторонами на момент повторного перечисления денег или нет, суд апелляционной инстанции в рамках дела № 33-13301/2015 рассмотрел также вопрос о том, было ли поведение бывшей работницы добросовестным. В этом деле свою роль сыграло то обстоятельство, что работница не видела и не подписывала расчетный листок при увольнении. В защиту своей позиции она сказала, что не знала точный размер выплаты, поэтому, получив деньги дважды, она посчитала, что это поощрение ее со стороны бывшего работодателя. Неизвестно, каким было бы решение суда, если бы работница подписала расчетный листок, однако есть основания полагать, что в таком случае у работодателя были бы шансы отстоять свою позицию в апелляции даже с учетом п. 3 ст. 1109 ГК РФ.

Возврат излишне выплаченной зарплаты: причины и используемые счета

Проводки по возврату излишне выплаченной заработной платы зависят от причин, вызывающих необходимость такого возврата. Остановимся на двух часто встречающихся причинах:

  • обнаружены ошибки в сумме начисленной и выплаченной зарплаты;
  • зарплатные начисления сделаны верно, но в платежном поручении указали другую сумму.

В первом случае нужно сделать проводки:

  • исправляющие начисленную сумму зарплаты;
  • отражающие погашение работником переплаты.

Какие счета могут быть задействованы при сторнировании излишне начисленной зарплаты? Всё зависит от изначальных проводок по начислению зарплаты — в них могут участвовать различные счета (смотрите на рисунке ниже):

Подробнее о том, в дебет каких счетов может начисляться зарплата, узнайте из этого материала.

Крупные компании могут начислять зарплату с применением всех указанных счетов, если в их штате присутствуют:

  • работники основных производственных цехов (начисление зарплаты: Дт 20 Кт 70);
  • сотрудники вспомогательных подразделений (Дт 23 (25, 29) Кт 70);
  • управленческий персонал (Дт 26 Кт 70).

В компаниях среднего и небольшого масштабов задействованных в начислении зарплаты счетов может быть меньше. В торговых организациях начисление зарплаты производится с участием счета 44 «Расходы на продажу». Неверно начисленная зарплата на переплаченную сумму должна быть сторнирована с того счета, в дебет которого она изначально начислялась.

Возврат переплаты из-за ошибок в платежном поручении не требует сторнировочных проводок при излишне выплаченной заработной платы. В учете отражается только операция возврата денег в кассу или на расчетный счет компании.

Проводки по возврату сотрудником в кассу излишне выданной зарплаты или перечисленной на расчетный счет

Какие нужно сделать проводки при возврате излишне выданной зарплаты в кассу? Как отражается возврат переплаты, произведенный сотрудником безналичным способом? Разберем проводки для этих ситуаций на примере.

Менеджеру отдела продаж ООО «Электроника» Малинкиной С. А. за последний отработанный месяц начислили зарплату 42 800 руб., а на карту перечислили 37 236 руб., удержав НДФЛ.

Спустя несколько дней в бухгалтерию поступили уточненные данные по продажам, на основании которых был пересчитан размер премии. В результате сумма оплаты труда Малинкиной С. А. за вычетом НДФЛ составила 34 539 руб. (39 700 руб. с налогом).

Малинкина С. А. вернула переплаченную зарплату частями: 1500 руб. сразу внесла в кассу компании, а остаток в сумме 1197 руб. перечислила на расчетный счет ООО «Электроника».

В учете ООО «Электроника» произведены следующие записи:

Бухгалтерские проводки

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

42 800

Начислена зарплата менеджеру отдела продаж за октябрь

Удержан НДФЛ с начисленной зарплаты

37 236

(42 800 – 5564)

Перечислена зарплата на банковскую карту

(39 700 – 42 800)

Сторнирована излишне начисленная зарплата

(5161 – 5564)

Сторнирована сумма излишне удержанного НДФЛ

(3100 – 403)

Излишне выплаченная зарплата отражена в составе расчетов с персоналом по прочим операциям

Переплаченная зарплата внесена в кассу компании (частично)

Остаток задолженности перечислен на расчетный счет

Если сотрудник добровольно не вернет переплаченную зарплату, компания может ее взыскать. Но при этом нужно учитывать законодательно установленные ограничения (п. 3 ст. 1109 ГК РФ, ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1).

С зарплатными нюансами законодательства вас познакомят статьи:

  • «Ст. 137 ТК РФ: вопросы и ответы»;
  • «Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм».

Проводки по возврату излишне перечисленной зарплаты зависят от того, искажена ли сумма заработка и каким способом погашается переплата (в кассу или на расчетный счет). Если требуется корректировка зарплатных начислений, необходимо сторнировать излишне начисленную сумму и удержанного НДФЛ. После того как сотрудник вернет переплату, проводки производятся по дебету счета 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» в зависимости от вида расчета (наличными деньгами или безналичным перечислением) в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что делать, если работнику неправильно рассчитали заработную плату? Порядок действий зависит от того, в чью пользу была ошибка и когда ее обнаружили. Обо всем по порядку в нашей статье.

Если сотруднику по ошибке недоплатили зарплату

Работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). В свою очередь, работодатель обязан (ст. 22 ТК РФ):

  • обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности;
  • выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При выявлении недоплаты необходимо составить докладную записку на имя руководителя и бухгалтерскую справку, на основании которой следует произвести начисление недоплаченной суммы и выплатить ее работнику.

За задержку зарплаты работнику полагается компенсация в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса РФ в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Рассчитайте компенсацию от недоплаченной суммы, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день, когда доплатили работнику недостающую сумму (включительно). Удерживать НДФЛ с этой компенсации не нужно (письмо Минфина от 28.02.2017 № 03-04-05/11096).

Внимание! Акция!

Бесплатный перерасчет зарплаты за любой квартал

Если у вас есть сомнения относительно правильности начисления зарплаты и налогов либо вам просто важно убедиться, что у вас все в порядке – свяжитесь с нами. Мы проведем для вас перерасчет зарплаты, и вы сможете не только оперативно исправить ситуацию, но и принять решение о переходе на аутсорсинг зарплаты, имея на руках конкретные цифры и факты.

Поверьте, в 85% случаев проблемы существуют, и лучше о них знать.

Отправить заявку Сохранить нашу визитку

Если сотруднику переплатили

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в статье 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Еще один важный момент: удержание излишне выплаченных сумм необходимо производить только с письменного согласия работающего.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

  1. Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты.
  2. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях.
  3. Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.
  4. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

О счетных ошибках

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).

Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм. Это можно сделать только через суд.

Сотрудник может вернуть деньги и по доброй воле. Чаще всего так и происходит, ведь мало кто захочет портить отношения с работодателем. Если сотрудник захочет вернуть переплату, он может внести лишнее в кассу или дать согласие на удержание из зарплаты.

В случае отказа сотрудника вернуть переплату списать ее придется за счет чистой прибыли.

Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Ответственность бухгалтера по заработной плате

Можно ли удержать все сразу?

Да, если долг укладывается в 20% от зарплаты сотрудника, из которой делают удержание. Больше 20% удерживать нельзя – такое ограничение устанавливает статья 138 НК РФ. Если переплата больше, придется удерживать ее частями.

Что если работник уже уволился?

Если по закону у компании есть право требовать переплату с работника, можно попросить уволенного добровольно вернуть деньги или обратиться в суд, если он не согласен. Во всех остальных случаях остается надеяться лишь на добрую волю сотрудника или смириться с потерей денег.

Налоговые последствия ошибок в зарплате

Они возникают, если ошибку обнаружили и исправили за пределами отчетного периода по налогам и страховым взносам.

Если ошибка привела к недоплате налога, нужно пересчитать и уплатить налог за соответствующий период, посчитать и уплатить пени, сдать уточненную налоговую декларацию.

Если ошибка привела к переплате налога, можно не сдавать «уточненки», а скорректировать налоговую базу текущего периода. То же самое касается и страховых взносов. Недоплаченные взносы нужно перечислить в бюджет вместе с пенями и сдать уточненный расчет по страховым взносам и форму 4-ФСС.

Когда отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете

Все зависит от того, когда обнаружили ошибку:

  • Ситуация 1. Отчетный год еще не закончился
    Исправьте ошибку в месяце ее обнаружения.
  • Ситуация 2. Отчетный год закончился, но отчет еще не утвердили
    Внесите исправления декабрем отчетного года.
  • Ситуация 3. Год закончился, и отчетность уже сдали
    Исправьте ошибку текущим годом.
    Подтверждение: ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

****

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки в расчете заработной платы. Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля.

Но даже если случится невероятное – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Заказать услугу

Отражение в учете излишне выплаченной заработной платы

Вопрос возврата излишне выплаченных работнику сумм заработной платы на законодательном уровне регулируются достаточно строго.

Статья 137 ТК РФ определяет только несколько случаев, которые позволяют осуществить удержание без письменного согласия работника:

  • Если в ходе расчета была допущена арифметическая ошибка;
  • Если расчет заработной платы работника был осуществлен на основании документов, в которых указано выполнение работы, а после было доказано, что фактически имело место невыполнение норм труда или нахождение в простое;
  • Если величина излишне выплаченной заработной платы была вызвана незаконными действиями сотрудника.

Замечание 1

В остальных случаях, для того, чтобы осуществить возврат излишне уплаченной суммы заработной платы от работника следует получить письменное согласие.

Начисление заработной платы отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дт 20,23, 25, 26 и др. Кт 70

Для того, чтобы отразить переплату следует сторнировать эту запись на суму излишне выданной заработной платы.

Готовые работы на аналогичную тему

  • Курсовая работа Возврат зарплаты в 1С 490 руб.
  • Реферат Возврат зарплаты в 1С 280 руб.
  • Контрольная работа Возврат зарплаты в 1С 210 руб.

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

Наиболее оптимальным вариантом является списание излишней суммы проводкой Дт 73 Кт 70, а уже после – осуществление удержания.

Бухгалтеру следует помнить о том, что согласно статьи 138 ТК РФ, по инициативе работодателя из заработной платы работника можно удержать не более 20%. Исключением может быть только желание самого работника, которое либо оформляется письменно, либо излишек вносится работником собственноручно.

Также следует сторнировать излишне уплаченный НДФЛ: Дт 70 Кт 68

В том случае, если осуществить возврат излишне уплаченной заработной платы невозможно, то излишне выплаченная работнику сумму признается безнадежной дебиторской задолженностью. Эту сумму следует списать за счет средств резерва по сомнительным долгам. В том случае, если на предприятии такой резерв не создан, то эту сумму следует отнести на убыток, включив ее в состав прочих затрат.

При этом составляются проводки:

  • Списание излишне выплаченной заработной платы Дт 76 Кт 73;
  • Списание долга по заработной плате, которая нереальна для взыскания Дт 91/2 Кт76

Возврат излишне выплаченной заработной платы в 1С: Бухгалтерия

Для того, чтобы возврат денежных средств отразился в ведомости на заработную плату следует в разделе «Банк и касса» выбрать «Банковские выписки», выбрать «Поступление». Вид операции «Прочее поступление». В плательщике выбрать «Банк», счет расчетов «70», заполнить ФИО работника.

Для того, чтобы в зарплатных регистрах отразить излишне уплаченную сумму заработной плыты следует осуществить запись вручную.

Чтобы сформировался регистр на заработную плату следует зайти в раздел «Операции», выбрать «Операции, введенные вручную». Нажать кнопку «Создать», в открывшемся окне регистров выбрать «Зарплата к выплате», добавить вид движения «Приход», выбрать «Физическое лицо» и заполнить «ФИО сотрудника». Следует помнить о том, что дата периода взаиморасчетов должна быть раньше, чем в ведомости на выплату. Затем следует произвести начисление заработной платы.

Далее следует создать ведомость на выплату заработной платы днем позже. Для этого следует зайти в раздел «Зарплата и кадры», выбрать «зарплата», далее «Ведомости в банк», нажить кнопку «Создать». Нужно указать месяц и нажать кнопку «Заполнить». В этой ведомости можно увидеть сумму возврата вместе с суммой начисляемой заработной платы, причитающейся работнику за месяц.

Для проверки нужно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 70.

Замечание 2

Бухгалтеру следует помнить о том, что согласно статьи 138 ТК РФ, по инициативе работодателя из заработной платы работника можно удержать не более 20

Оставьте комментарий