Выписка из приказа

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

  1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
  2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Основные отличия выписки от копии

Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами. Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса. Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа. Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью. В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

Разновидности документа

Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.

Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.

Как правильно оформить

Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.

Выписка из приказа, как правильно оформить:

  1. В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
  2. Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
  3. «Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
  4. При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
  5. В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.

О приеме на работу

Выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации. При составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя. Далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения. Вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

В действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. Это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства. Образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения. «Тело» документа начинается с формулировки «Выписка из приказа об увольнении».

Данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. Это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. В шестьдесят второй статье ТК РФ говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.

Как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги. Именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. На основе полученных документов создается дубликат трудовой книги. Помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.

О командировке

Выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления. Далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. Составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку. Информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.

Зачем нужны выписки

Выписка отражает содержание требуемого фрагмента приказа. Если в распоряжении приведены данные по нескольким событиям или группе лиц, а данные требуются с выделением информации, касающейся только одного работника, оформляется выписка. Цель выписок – обеспечение сохранности конфиденциальной информации о наемном персонале.

Например, издано распоряжение на увольнение кассира, инженера и техника одной датой. Расторжение контракта по каждому специалисту выделено в приказе отдельными пунктами. Через месяц после увольнения кассиру потребовалось документальное подтверждение факта увольнения от бывшего нанимателя. Если выдать человеку копию приказа, это может быть расценено как передача персональных данных других лиц. Поэтому необходимо подготовить образец выписки из приказа об увольнении.

Выписки могут потребоваться для предъявления в Пенсионный фонд при назначении пенсии, в социальные службы при рассмотрении заявлений на пособия. Документ может понадобиться физическому лицу для подтверждения объективности причин наступления временной неплатежеспособности перед банком при проблемах с погашением кредитных обязательств. Выписка из приказа об увольнении (скачать образец можно в конце статьи) оформляется кадровой службой по шаблону, разработанному и утвержденному предприятием.

Когда может понадобиться выписка:

  • для лиц, проходивших военную службу по контракту, подтверждение периода пребывания в статусе военнослужащего осуществляется по новому месту работы на основании выписки об увольнении из воинской части. Срочникам достаточно предъявить военный билет;
  • утеряна или испорчена трудовая книжка, выписка необходима для восстановления записей о трудоустройстве при оформлении дубликата формуляра.

Порядок оформления выписки

Выписка составляется в печатном варианте на специальном бланке компании с реквизитами юридического лица в шапке. В документе необходимо указать такие сведения:

  • наименование формы;
  • дата формирования выписки;
  • реквизиты приказа, по данным которого составляется бланк;
  • информация, по которой можно идентифицировать личность заявителя – Ф.И.О. уволенного работника, занимаемая им на момент расторжения контракта должность;
  • основания увольнения и причины, указанные в приказе.

Выписка должна быть удостоверена лицом, которое подписывало данное распоряжение. Подпись дополняется расшифровкой Ф.И.О. и должности. Заверение документа осуществляется посредством надписи «верно», собственноручной подписью ответственного специалиста и печатью.

Рядом со стандартной заверительной надписью указывается наименование должности лица, удостоверяющего идентичность оригинала и выдержки из него. Обязательно вписываются данные о Ф.И.О. подписанта и дате оформления бланка.

В форме выписки должны содержаться краткие сведения о сути осуществленных операций. Документ выдается заявителю при наличии письменного заявления о предоставлении данных. В момент передачи бланка лицо, обратившееся за выпиской, должно подтвердить свою личность при помощи паспорта или другого удостоверяющего документа.

Специально для читателей наши специалисты подготовили выписку из приказа об увольнении – образец 2018.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Оставьте комментарий