Выписка из протокола как оформить

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола — документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемая секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Оформление реквизитов протокола

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:

наименование ведомства,

наименование организации (структурного подразделения),

указание вида документа (протокол),

дата заседания,

номер,

место заседания,

гриф утверждения

(в случае, когда протокол подлежит утверждению),

заголовок,

текст,

подписи.

Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру — на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля 2005 г.

Дата печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания” от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола подразделяется на две части:

1) вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня,

2) основную, где фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.

Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

Председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается;

Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола.

В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.

Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.

В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

Слово «Присутствовали: ”, которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.

Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные: «, также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

Слово «Приглашенные: ” оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали: ” и заканчивается двоеточием.

Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Далее следует повестка дня.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием и являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»

Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить.

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. — краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… до 15.05. 2000г.

1.2 Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку… к 11.05. 2000г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.А. Сидоров

Секретарь Подпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи.

Наименование должностного лица печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки (от 6 положения табулятора), наименование должности с пробелом между инициалами и фамилиями. При оформлении расшифровки подписи, включают только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициалов имени и фамилии не ставится.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.

Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст.68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст.63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

место и время проведения общего собрания акционеров;

общее количество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества;

количество голосов, которыми обладают акционеры,

принимающие участие в собрании;

председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем Правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ”, сокращенного наименования должности руководителя (т.к полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П. Кезина

При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П. Кезина

с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

Дата

Место издания

Заголовок:

Заседания комиссии по…

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

(если до 15 человек, то в протоколе

указываются фамилии с инициалами

в алфавитном порядке через запятую)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад заведующего…

2. О…

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Одобрить…

Решения, принятые юридическим лицом на заседании общего собрания его участников, оформляются протоколом. Протокол должен содержать указание на место проведения собрания и дату его составления, включать список присутствующих на собрании участников. Этот документ подписывается председателем собрания и его секретарем, которые избираются перед началом заседания.

Протокол решения общего собрания содержит полный перечень вопросов повестки дня, результаты голосования и принятые по этим вопросам решения. Этот документ может содержать текст обсуждений того или иного вопроса.

Протокол решения общего собрания является внутренним документом организации, выполнять предписания которого, обязаны лишь ее участники.

Иногда, у юридического лица, появляется необходимость в предоставлении, в компетентные органы, доказательства принятия того или иного решения, чаще всего это касается решения по вопросу утверждения кандидатуры руководителя организации.

Для того, чтобы подтвердить принятие решения по одному вопросу, не обязательно предоставлять весь протокол, для этого будет достаточно осуществить оформление выписки из протокола.

Выписка из протокола, фактически, является заменой ксерокопии документа. Выписку можно подготовить, когда нет технической возможности изготовления копий или нет необходимости разглашать все данные прошедшего собрания.

По желанию участников юридического лица или его руководителя, оформление выписки можно не проводить, заменив ее копией решения общего собрания, которую заверяет руководитель организации.

Оформление выписки из протокола решения общего собрания, осуществляется, примерно, по тем же правилам, что и сам протокол. Выписка должна содержать дату и место ее составления.

Далее, в выписке указывается вопрос повестки дня и принятое по нему решение, количество голосов, отданных за его принятие, проголосовавших против или воздержавшихся. В результате приводится принятое решение.

Выписка, в отличие от полного протокола решения общего собрания, содержит лишь сжатые сведения того, что происходило на общем собрании, что позволяет, в некоторой степени, сохранить в тайне, от посторонних лиц, определенную информацию, связанную с деятельностью юридического лица.

В отличие от протокола решения общего собрания, оформление выписки осуществляет руководитель юридического лица, он ставит свою подпись и печать организации.

Вы можете заказать предварительную консультацию по телефону +7 (967) 087-44-23
Или воспользоваться формой обратной связи.
Мы будем рады помочь Вам в решении любых возникающих вопросов.

Судебная практика в связи с коронавирусом

Проведение общего собрания участников ООО

Скачать образец выписки из протокола общего собрания акционеров

Скачать образец выписки из протокола общего собрания ООО

Скачать образец выписки из решения общего собрания

Что такое протокол мероприятия

Протокол — это официальный документ, который ведется в письменном виде в ходе общего собрания людей, объединенных одним делом или проблемой. Общий сбор может быть у жильцов одного дома, акционеров или работников предприятия, а записывать результаты события сейчас требуют даже на родительских собраниях в школах. В резолюции отражают ход событий, перечень затрагиваемых вопросов и обсуждений, очередность выступлений и их основные тезисы, а также принятые решения.

Поскольку выписка из протокола общего собрания, образец которой представлен в статье, — это частичная копия стенограммы мероприятия, в которой содержатся краткие сведения и итог рассмотрения конкретного вопроса, в ней нужно указать полное наименование организации (юридического лица), дату проведения сбора, и сформулировать вопрос, который является основной темой фрагмента. При необходимости могут полностью копироваться абзацы текста, в которых приводятся принятые по вопросу решения. В юридических лицах такая форма документации используется для донесения новой информации. По сути она является основанием для изменений в производственных процессах организации и уточнения частностей. В этом случае делопроизводитель компании оформляет необходимое число копий и передает ответственным за исполнение лицам. Эти же копии впоследствии будут основным документом для контроля за исполнением принятых решений.

В отношении физических лиц фрагменты из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются по их требованию, в порядке, установленном актуальным на сегодняшний день Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Чаще всего фрагменты резолюций требуются:

  • для предоставления в финансовые организации;
  • для ФНС или иных контролирующих органов;
  • для предоставления информации участникам общества в части, их касающейся;
  • при обращении заинтересованных лиц по вопросам, которые были рассмотрены.

Как написать выписку из протокола собрания

Составлением подобной документации занимается секретарь организации или сотрудник, ответственный за делопроизводство. Единого регламентированного порядка составления этого документа не разработано. Существуют лишь общепринятые правила оформления:

  • начинаться она должна со слов «Выписка из протокола общего собрания…»;
  • в вводной части текста указывают количество участников события и основные реквизиты протокола;
  • указывается не только суть вопроса, но и его номер (пункт), под которым он фигурирует в основном документе;
  • составитель — тот, кто подписывает выписку из протокола общего собрания, после текста пишет фразу «Выписка верна», расшифровывает свою подпись, должность и также указывает дату составления;
  • подпись составителя и верификация дополняются печатью организации.

В документах для внутреннего пользования заверить документ может секретарь, а вот копия для внешних организаций заверяется обязательно руководством.

Копии выписок имеют разный срок хранения. В зависимости от важности затронутых во время заседания вопросов, они могут храниться от 5 до 75 лет (пункты 415 и 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Оставьте комментарий