Заполнение кассовой книги, образец

Правила ведения

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

  • печатном (заполняется от руки);
  • электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

  • Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
  • Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
  • Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
  • Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

  • Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
  • В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
  • Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
  • Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Инструкция по заполнению

Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.

Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:

  • Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
  • Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов:
    • номер документа;
    • субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
    • номер корреспондирующего счета (к/с);
    • сумма прихода;
    • сумма расхода.

После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.

Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня. Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.

В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.

Исправления

Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.

Есть два вида допускаемых ошибок:

  • Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
  • Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Оставьте комментарий