Заверение копий документов для налоговой

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 19 октября 2018 г.

При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
  • документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
  • документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.

Бумажные копии документов

Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@).

Заверительная надпись

Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:

«Копия верна. 18.10.2018 Генеральный директор ООО «Шанс-М» Щукин А.П. Щукин».

Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@).

Если же надпись наносится на бумажную наклейку прошитого документа, то на ней кроме прочего должно быть указано «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Причем количество листов обозначается словами, т. е. прописью (Письмо Минфина от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).

Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/176045@).

Электронные копии документов

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.

Образец печати директора

Директор предприятия не сможет вести деятельность учреждения, не имея печати. С ее помощью он визирует приказы, распоряжается некоторыми активами и пр. Следует различать личную печать директора, печать предприятия и факсимиле (подпись руководителя). У каждого из этих видов свое назначения, хотя все три оттиска могут стоять на одном документе. Что касается частных предпринимателей с печатью, то тут совпадает два-в-одном – данные директора и предприятия часто полностью идентичны.

Печать генерального директора

Поскольку видов предприятий довольно много и хозяйствование в них происходит по-разному, то и требования к информационному наполнению могут разниться. Однако можно выделить общие направления:

— личные данные (ФИО);

— должность;

— название предприятия, при желании адрес;

— регистрационные данные компании и пр.

Что касается формы (круглая, овальная) и размера, то тут также все зависит от определенных обстоятельств.

Заказать новую печать

Профессионалы «Pechatige.ru» прекрасно разбираются во всех нюансах составления оттиска. Вы можете заказать у нас любой вид печати, штампа, а также экслибрис, факсимиле и пр. Для этого достаточно позвонить, написать электронное письмо или прийти лично в один из филиалов нашей компании. Мы продумали все нюансы сотрудничества, в том числе удобство оплаты и доставку.

У нас вы также можете приобрести краску для печатей, штемпельные подушки, заказать разные виды оснастки (автоматическую, полуавтоматическую).

В настоящее время (с 04.01.2019) действуют требования к документам, представляемым в налоговую на бумаге, которые прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Смотрите, как нужно формировать пакет для ИФНС.

Толщина тома

Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.

Требования к прошивке

Прошивайте бумаги так, чтобы:

  • документы можно было свободно читать: был виден текст документов, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
  • каждый лист подшивки можно было легко скопировать;
  • при чтении и копировании подшивка не разрушалась.

Прошейте документы толстой нитью, выведите ее концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).

Эта надпись должна содержать:

  • наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, либо указание на то, что она сделана индивидуальным предпринимателем или другим частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
  • личную подпись, фамилию, инициалы этого лица;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

  • количество листов (арабскими цифрами и прописью);
  • дату.

Ставить на наклейке слово «Верно», как того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016, не нужно.

Сопроводительное письмо

К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:

  • основание представления документов, то есть дату и номер требования;
  • общее количество листов.

Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.

Образец описи для налоговой можно увидеть .

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Готовый штамп с надписью: КОПИЯ ВЕРНА

Размер надписи: 35х5 мм.

Прочная оснастка с автоматическим окрашиванием.
Сменная подушка синего цвета.
Оснастка совместима с подушкой Trodat.

Используется для маркировки копий различных документов.

Печать «Копия верна» можно заказать в нашем офисе в Москве рядом с метро Новослободская и в интернет-магазине на нашем сайте по выгодной цене, при необходимости оформить доставку штампа. Печать штамп «Копия верна» создана для использования в документообороте любой организации. Она позволяет сократить большое количество времени, необходимое для оформления документов, значительно ускоряет работу бухгалтеров, юристов, кадрового отдела. Печать «Копия верна» придает юридическую силу копиям различных документов.

Как правильно заверять документ штампом «Копия верна»?

Копия документа имеет силу только в том случае, когда заверение выполнено надлежащим образом. Ксерокопия не должна ничем отличаться от оригинала, на ней не должно быть внесено никаких корректив от руки и нечетких записей. Уполномоченные сотрудники, которые отвечают за простановку печати «Копия верна», помимо самого штампа, должны поставить:

  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
  • указание своей должности;
  • печать (гербовую печать компании или печать отдела кадров);
  • отметку о том, что подлинник документа находится в компании;
  • дату заверения (выдачи).

Если ксерокопия документа состоит из нескольких листов, то заверить по этому алгоритму нужно все страницы. Если текст находится на оборотной стороне листа, заверены должны быть обе стороны. После чего листы нужно прошить, пронумеровать, а на место прошивки приклеить лист, на котором сделать заверительную надпись с указанием общего количества страниц в документе.

Штампы собственного производства

Наша компания предлагает изготовление штампов в Москве только из резины и на сертифицированном оборудовании методом лазерной гравировки, что позволяет использовать штамп «Копия верна» до 8 лет.

Заказать печать «Копия верна» можно через форму заказа на сайте (в интернет-магазине по выгодным ценам) или направить заказ по адресу электронной почты — info@graver.ru.

Пример оттиска штампа:

Оставьте комментарий