Журнал личных дел

Цитата (Likysik): Спасибо!я имела ввиду какие необходимые документы должны быть, опись и правило составление, подшивать когда и как??? Это уже решается и ведется в разных организациях по-разному. Но первичные документы должны быть — копия приказа о приеме на работу, заявление (если Вы пишете их), приказы (копии) о переводах,об увольнении заявление на увольнение. Еще документы, предъявляемые при приеме на работу — военный билет, паспорт, СНИЛС, медосмотр, и т.п. Какие еще Вы ведете — должностные инструкции (некоторые в ЛД вкладывают), обязательство о неразглашении персональных данных, согласие на обработку персональных данных, инструктаж по технике безопасности, ну и т.п.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.
Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
Состав документов личного дела законодательно не закреплен.
Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.
Состав документов личного дела сотрудника
Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.
Личное дело формируется в два этапа:
— в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
— в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
— трудовой договор;
— копия приказа о приеме на работу.
Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.
Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:
— документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);
— материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).
Включаются в личное дело также:
— копии приказов о перемещении по должности;
— копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
— учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
— справки с места жительства;
— справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
— черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
— личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
— жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
— материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
— трудовые книжки.
Все указанные документы формируются в отдельные дела.
Оформление личного дела сотрудника
В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
На обложке дела указываются:
— наименование организации;
— наименование структурного подразделения;
— индекс дела;
— заголовок дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела;
— архивный шифр дела.
Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
Л. Доронина
К. э. н., доцент кафедры «Документоведение и ДОУ»
Государственного университета управления

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 11 мая 2018 г.

Мы рассказывали в нашей консультации о форме личной карточке работника № Т-2 и приводили пример ее заполнения. А нужно ли вести журнал учета личных карточек работников и по какой форме?

Журнал учета карточек Т-2

Напомним, что ведение личной карточки работника по форме № Т-2 не является обязательным. Ведь трудовым законодательством такая обязанность не предусмотрена, да и сама унифицированная форма № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) не является обязательной к применению с 01.01.2013 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Тем не менее, именно в личной карточке аккумулируется вся основная информация о работнике, которая может понадобиться работодателю. Поэтому ведение личных карточек работников рекомендуется.

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, утвердившее форму личной карточки работника № Т-2, не предусматривает ведение каких-либо журналов учета личных карточек работников. Не утверждена унифицированная форма такого журнала и иными Постановлениями Госкомстата.

Поэтому форму такого журнала работодатель может разработать самостоятельно. Такой журнал может быть удобен в оперативных целях для отдела кадров, бухгалтерии и иных подразделений организации, поскольку в нем может содержатся в сжатом виде самая важная информация о работниках. Какая – работодатель решает сам. Как правило, это Ф.И.О., дата приема на работу, дата увольнения, должность, структурное подразделение и др. По сути это даже не столько журнал учета личных карточек работников, сколько журнал учета работников, который актуализируется по мере их приема или увольнения.

Журнал учета личных карточек Т-2: скачать

Приведем примерную форму журнала учета личных карточек работников:

№ п/п Ф.И.О. работника Табельный номер Дата приема на работу Должность Структурное подразделение Дата увольнения Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8

Скачать бланк журнала учета личных карточек работников в формате Word можно здесь.

О порядке ведения личных дел государственных служащих Красноярского края

ГУБЕРНАТОР КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

УКАЗ

от 4 сентября 2002 года N 143-уг

О порядке ведения личных дел государственных служащих
Красноярского края

В целях урегулирования порядка ведения личных дел государственных служащих Красноярского края, в соответствии со статьей 8 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации», главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 1 статьи 8 Закона Красноярского края «О государственной службе Красноярского края»
постановляю:
1. Утвердить Порядок ведения личных дел государственных служащих Красноярского края (прилагается).
2. Установить, что утвержденный настоящим Указом Порядок ведения личных дел государственных служащих Красноярского края применяется при ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности Красноярского края категории «А» в Совете администрации края.
3. Рекомендовать органам государственной власти края и иным государственным органам края, в которых учреждены государственные должности края категории «А», применять утвержденный настоящим Указом Порядок ведения личных дел государственных служащих Красноярского края при ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности края категории «А» в этих органах.
4. Рекомендовать органам местного самоуправления применять утвержденный настоящим Указом Порядок ведения личных дел государственных служащих Красноярского края при ведении личных дел муниципальных служащих.
5. Указ вступает в силу со дня подписания.

Исполняющий обязанности
Губернатора края
Н.И.Ашлапов

Порядок ведения личных дел государственных служащих Красноярского края

Утвержден
Указом Губернатора края
от 4 сентября 2002 года N 143-уг

1. Личное дело лица, замещающего государственную должность государственной службы Красноярского края, (далее — государственный служащий) — основной документ персонального учета, содержащий сведения о государственном служащем края, необходимые государственному органу в связи с трудовыми (служебными) отношениями государственного служащего края с государственным органом.
2. Сведения, содержащиеся в личных делах государственных служащих (далее — личные дела), являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.
3. Личные дела оформляются и ведутся кадровой службой соответствующего государственного органа либо лицом, ответственным за ведение личных дел соответствующего государственного органа.
В обязанности кадровой службы государственного органа либо лица, ответственного за ведение личных дел государственных служащих края, входит:
приобщение к личным делам документов и материалов, перечисленных в пункте 4 настоящего Порядка;
обеспечение сохранности личных дел;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
ознакомление государственных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и края.
4. В личное дело включаются следующие документы и материалы:
а) трудовой договор;
б) личное заявление о приеме на государственную службу края, о переводе на иную государственную должность государственной службы края, об увольнении с государственной службы края;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы края, если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса;
г) анкета (приложение 1);
д) послужной список государственного служащего (приложение 2);
е) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
ж) копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной службы, службы в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органах налоговой полиции и т.д.;
з) справки из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о доходах и имуществе;
к) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением государственной должности государственной службы Красноярского края;
л) медицинское заключение о состоянии здоровья;
м) информация о прохождении государственной дактилоскопической регистрации — для государственных служащих, подлежащих обязательной государственной дактилоскопической регистрации в соответствии с федеральным законодательством;
н) копии свидетельств о сдаче квалификационных экзаменов;
о) аттестационный лист государственного служащего края, прошедшего аттестацию;
п) служебные характеристики и отзывы о служебной деятельности государственного служащего;
р) заключения по материалам служебных проверок, связанных с нарушением государственным служащим служебной дисциплины, письменные объяснения лица, данные в связи со служебными проверками;
с) копии документов о поощрениях государственного служащего, наложении на него дисциплинарных взысканий;
т) заключение по результатам испытательного срока (приложение 6);
у) копии документов о назначении надбавок к должностному окладу;
ф) копии документов о включении в стаж государственной службы иных периодов работы (службы);
х) копии документов о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, если таковые имеются;
ц) документы, связанные с оформлением допуска государственного служащего края к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности государственной службы края связано с использованием таких сведений;
ч) материалы, характеризующие государственного служащего, зачисленного в резерв — для лиц, пребывающих в резерве;
ш) данные об ознакомлении государственного служащего края с документами его личного дела;
щ) иные документы, предусмотренные настоящим Порядком.
5. Анкета является документом, который собственноручно заполняется гражданином при поступлении на государственную службу, где лицо сообщает сведения о себе, заверяя их собственноручной подписью. В правом верхнем углу анкеты сотрудником кадровой службы государственного органа наклеивается фотография государственного служащего размером 4 x 5 см.
Лицо, ответственное за ведение личных дел, производит сверку внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на государственную службу, после чего анкета подписывается сотрудником кадровой службы, ответственным за ведение личных дел, и заверяется печатью кадровой службы государственного органа или печатью государственного органа.
В анкете не допускаются прочерки, исправления, помарки, а также сокращения, кроме общепринятых.
В случае изменения данных, изложенных в анкете, государственный служащий сообщает об этом в письменной форме в кадровую службу государственного органа либо лицу, ответственному за ведение личных дел.
6. Послужной список государственного служащего является документом, содержащим основные данные, связанные с прохождением государственным служащим государственной службы. Он заполняется кадровой службой государственного органа либо лицом, ответственным за ведение личных дел, на основании трудовой книжки, приказов, сведений, сообщенных гражданином о себе в анкете, и других документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается. Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственным служащим края государственной службы.
Ведение послужного списка осуществляется следующим образом:
а) в разделе 1 в хронологическом порядке производятся записи о прохождении государственной службы. Основаниями для внесения записей в этот раздел являются правовые акты Российской Федерации, Красноярского края и иных субъектов Российской Федерации о прохождении государственной службы, копии распорядительных документов руководителей государственных органов, трудовая книжка, военный билет, протоколы (выписки из них) избирательных комиссий и т.п.;
б) в разделе 2 отражаются результаты прохождения испытаний при замещении государственной должности государственной службы и результаты аттестаций на соответствие занимаемой должности. Рекомендации аттестационной комиссии и сведения о результатах испытания записываются в строгом соответствии с принятым решением и протоколами аттестационных комиссий;
в) раздел 3 содержит сведения о результатах сдачи государственным служащим квалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоения квалификационных разрядов;
г) в разделе 4 в хронологическом порядке указываются периоды службы, в течение которых государственный служащий выполняет служебные обязанности в местностях с условиями, предусматривающими особый правовой режим, дающий право на льготы при исчислении стажа для пенсий, установление надбавок к денежному содержанию и т.п.;
д) раздел 5 содержит сведения о ранениях и травмах, полученных государственным служащим при прохождении им государственной службы;
е) раздел 6 содержит сведения о награждениях государственного служащего государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой администрации края, Почетной грамотой Губернатора края, Почетной грамотой Законодательного Собрания Красноярского края и иных поощрениях;
ж) в раздел 7 вносятся сведения о дисциплинарных взысканиях государственного служащего;
з) в разделе 8 записываются сведения о служебных командировках государственного служащего за границу в период прохождения им государственной службы с указанием страны пребывания и цели поездки;
и) в разделе 9 указывается дополнительное профессиональное образование.
7. Личное дело оформляется в следующем порядке.
Материалы личного дела помещаются в хронологическом порядке в папку с твердой обложкой. На титульной стороне обложки указываются полное наименование государственного органа Красноярского края, фамилия, имя, отчество государственного служащего и номер его личного дела.
Документы личного дела нумеруются и вносятся в опись документов, имеющихся в личном деле (приложение 3). Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.
8. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Порядком, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с письменного разрешения руководителя государственного органа. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия и визой руководителя, разрешившего изъятие документа.
9. Хранение личных дел должно происходить в условиях и в порядке, исключающих их утрату или неправомерное использование. Личные дела могут храниться только в помещениях со специальным режимом охраны: сдаваемых на пульт централизованного наблюдения либо опечатываемых.
10. Учет личных дел производится в инвентарной книге по учету личных дел государственных служащих (приложение 4). Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
11. Выдача личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке личного дела (приложение 5), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указывается адрес высылки личного дела и дата выдачи или высылки.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в личном деле конфиденциальные сведения.
При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата возвращения.
12. Ознакомление государственного служащего со своим личным делом осуществляется в служебном кабинете кадровой службы государственного органа либо лица, ответственного за ведение личных дел, в присутствии работника кадровой службы либо лица, ответственного за ведение личных дел. Государственный служащий вправе требовать исключения или исправления неверных или неполных записей в своем личном деле, содержащих персональные данные о нем. Персональные данные оценочного характера государственный служащий вправе дополнить письменным заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Указанное заявление приобщается к личному делу.
13. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы его личное дело высылается (выдается) в кадровую службу государственного органа либо лицу, ответственному за ведение личных дел, по новому месту службы не позднее 5 рабочих дней со дня издания распорядительного акта о переводе. В инвентарной книге и контрольной карточке делается запись с указанием данных об отправке личного дела (дата, исходящий номер, полное наименование государственного органа — получателя личного дела).
14. При прекращении государственной службы ведение личного дела прекращается. При этом в раздел 1 послужного списка государственного служащего вносится запись об основании прекращения государственной службы с указанием номера и даты соответствующего распорядительного документа. Временное архивное хранение личных дел осуществляется в течение 75 лет после увольнения государственного служащего государственными органами, в которых государственным служащим края прекращена государственная служба, в создаваемых ими ведомственных архивах, после чего в установленном порядке личные дела передаются на постоянное хранение в Государственный архив Красноярского края.
15. Государственные служащие края, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.

Приложение 1. Анкета

Приложение 1
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

Месяц и год

Должность с указанием
учреждения, организации,
предприятия (независимо
от формы собственности и
ведомственной принадлежности)

Местонахождение
учреждения,
организации,
предприятия

поступления

ухода

Степень
родства

Фамилия, имя,
отчество*

Число,
месяц,
год, место
рождения

Место работы,
должность

Адрес места
жительства

______________
* Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, то необходимо указать их прежние фамилии, имена и отчества

» __ » ______________ 200_ г.

Личная подпись _________________

М.П.

» __ » ______________ 200__ г.

(подпись, фамилия работника
кадровой службы)

Приложение 2. Послужной список государственного служащего

Приложение 2
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

___________________________________________
(фамилия)
___________________________________________
(имя и отчество)

Квалификационный разряд

Основание (наименование документа, кем
издан, дата и номер)

1. Сведения о прохождении государственной службы:

с какого
времени
(число,
месяц,
год)

по
какое
время
(число,
месяц, год)

занимаемая
должность

место службы
(наименование
государственного
органа и его
структурных
подразделений)

основание
(наименование
документа, кем
издан, дата и
номер)

2. Результаты прохождения испытаний при замещении государственной должности и результаты аттестаций на соответствие занимаемой должности:

время
проведения

основание (наименование
документа, кем издан, дата и номер)

результаты

3. Результаты сдачи квалификационных экзаменов и результаты аттестаций для присвоения квалификационных разрядов:

время
проведения

по какому
квалификационному
разряду

результаты
квалификационного экзамена
или аттестации

4. Периоды службы, в течение которых государственный служащий выполняет служебные обязанности в местностях с условиями, предусматривающими особый правовой режим, дающий право на льготы при исчислении стажа для пенсий, установление надбавок к денежному содержанию и т.п.:

с какого
времени
(число,
месяц,
год)

по
какое
время
(число,
месяц, год)

занимаемая
должность

место службы
(наименование
государственного
органа и его
структурных
подразделений)

основание
(наименование
документа, кем
издан, дата и
номер)

5. Сведения о ранениях и травмах, полученных государственным служащим при прохождении им государственной службы:

когда
(число,
месяц,
год)

где проходил
государственную
службу

при каких
обстоятельствах
произошли ранение или
травма

основание
(наименование
документа, кем
издан, дата и
номер)

6. Сведения о награждениях и поощрениях государственного служащего:

вид поощрения

основание (наименование
документа, кем издан, дата и номер)

7. Сведения о дисциплинарных взысканиях государственного служащего:

вид дисциплинарного взыскания

основание (наименование
документа, кем издан, дата и номер)

8. Пребывание за границей в служебных командировках:

где и с какой целью

с какого
времени
(число, месяц, год)

по какое время
(число, месяц,
год)

9. Дополнительное профессиональное образование:

форма

дата
начала

дата
окончания

учреждение и
его
местонахождение

специальность,
специализация

кол-во
часов

документ,
номер и
дата
выдачи

повышение
квалификации <1>

профессиональная
переподготовка <2>

переподготовка
(второе высшее
образование) <3>

___________________
<1> Обучение по программе в объеме свыше 72 часов

<2> Обучение по программе в объеме свыше 500 часов
<3> Обучение по программе второго высшего образования

Приложение 3. Опись документов, имеющихся в личном деле N _____

Приложение 3
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

(фамилия, имя, отчество)

N
пп,
дата

Наименование
документов

Количество
листов

Дата
изъятия
документов

Кем изъят
документ и по
какой причине

Приложение 4. Инвентарная книга по учету личных дел государственных служащих

Приложение 4
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

N
пп

Ф.И.О.

Должность

Номер
личного
дела

Число,
месяц, год
вступления
в должность,
номер
распоряжения,
постановления

Число,
месяц, год
ухода с
должности,
номер
распоряжения,
постановления

Дата,
исх. номер,
наименование
организации,
куда
направлено
дело

Приложение 5. Контрольная карточка личного дела N ____

Приложение 5
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________
_______________________________________________________________

Личное дело выдано (отправлено)

Дата
выдачи,
отправки

Кому выдано,
отправлено
(наименование
должности,
государственного
органа)

Подпись
получателя

Кем выдано,
отправлено
(подпись работника
кадровой службы)

Дата
возврата

Приложение 6. Заключение по результатам испытательного срока

Приложение 6
к Порядку
ведения личных дел
государственных служащих
Красноярского края

УТВЕРЖДАЮ

(руководитель государственного
органа)

Заключение
по результатам испытательного срока

(фамилия, имя, отчество)

Год рождения ________ Образование ________________________________

Проходил (а) испытательный срок с

» __ » _________________ г.

по » __ » _________________ г.

1. Текст заключения

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. Вывод

_________________________________________________________________

Примечания
1. В тексте заключения отмечается: кто и в течение какого периода проводил изучение деловых качеств испытуемого; какие конкретно поручения им выполнялись; его отношение к делу; знание им законов и иных нормативных правовых актов, должностных инструкций; проявленные личные, моральные качества, взаимоотношения в коллективе, дисциплинированность, инициативность, другие умения и личные качества.
2. В разделе «Вывод» дается один из следующих выводов:
считать выдержавшим испытательный срок;
считать выдержавшим испытательный срок и представить к назначению надбавки к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы в размере _______________ процентов;
подлежит увольнению как не выдержавший испытания (в этом случае необходимо указать, какие конкретно должностные обязанности не выполнялись или выполнялись не в срок, перечислить представления о дисциплинарных взысканиях в течение испытательного срока, а также другие основания к увольнению).

Металлические картотечные шкафы

Бумаги формата A4? Трудовые книжки? Чертежи формата A0? Защитить эти документы от физических повреждений, влаги и грязи, компактно расположить и надежно упорядочить поможет картотечный шкаф. Среди разных типов шкафов особой прочностью и надежностью отличаются металлические картотечные шкафы.

А в компании «Аргумет» вы найдете модели картотечных шкафов из металла на любой вкус от компактных до габаритных или сможете заказать шкаф по индивидуальным параметрам. Наши шкафы для картотек устанавливают в офисах, медицинских и образовательных учреждениях, библиотеках, исследовательских и конструкторских бюро.

Особенности картотечных шкафов из металла

Предлагаемые нами шкафы-картотеки обладают следующими свойствами:

  • Шкафы производятся из высококачественной стали толщиной 0,8-1 мм
  • Все картотечные шкафы с выдвижными ящиками на телескопических направляющих
  • Имеют общий замок, ограничивающий доступ к документации
  • Имеют антиопрокидывающее устройство, которое препятствует одновременному выдвижению нескольких ящиков
  • Покрыты полимерно-порошковой краской, устойчивой к царапинам, ударам и воздействию внешней среды


Для хранения документов крупного формата (A1, A0) предлагаются сварные картотечные шкафы, под маленькие форматы (папки, трудовые книжки, A5, A6) — сборно-разборные. Сварные шкафы не требуют сборки на месте, а для сборно-разборных шкафов эту услугу надо заказывать. Зато их легче перевозить из помещения в помещение при переезде.

Металлические шкафы для хранения документов обладают повышенным сроком службы и выдерживают большие веса.

В наличии есть картотечные металлические шкафы серий AFC и ШКТ, к некоторым шкафам дополнительно прилагаются тумбы. В комплекте к шкафам можно заказать компрессионные пластины для документов.

Основные различия моделей картотечных шкафов

Выбирая подходящую модель картотечного шкафа, обратите внимание на следующие параметры:

  • Формат хранимых документов: А5, А6, подвесные папки A4 или большие форматы A1, A0
  • Вместимость шкафа: определяется размерами и количеством секций, в стандартном варианте от 2 до 7
  • Кстати, шкаф с 2 секциями по высоте примерно равен стандартному рабочему столу или чуть ниже
  • Габаритные размеры шкафа: поместится ли он у вас в офисе и куда его можно поставить
  • Цвет: стандартные цвета шкафов — серый, металлик, на заказ доступны и другие цвета по шкале RAL
  • Допустимая нагрузка на один ящик
  • Есть модели, в которых ящики внутри дополнительно разделены перегородкам (ящики с разделителями), что дает возможность детальнее структурировать картотеку. Возможно, вы захотите именно такую модель — сообщите это пожелание нашему консультанту.

Хранение документов в подвесных папках

Для систематизированного хранения документов используются подвесные папки форматов А4 и более современного Foolscap. В Foolscap помещается больше документов. В выдвижных ящиках картотечного шкафа такие папки крепятся с помощью держателей, не перекашиваются, не смещаются.

Если использовать папки разных цветов и аккуратно распределять их по ящикам, нужный документ всегда можно найти за считанные минуты.

Хранение в офисе документов крупных форматов

Шкафы-картотеки под документы больших форматов необходимы в государственных исследовательских и проектно-изыскательных учреждениях, конструкторских бюро, а также издательствах и архивах для хранения, например, календарей и плакатов.

Приобретая металлический шкаф для хранения габаритных документов, обратите внимание на его размеры. Возможно, стандартные модели будут для вас слишком велики и лучше изготовить более компактную модель на заказ.

Если у вас достаточно крупная организация и большое по площади помещение, в хранении разных типов бумаг помогут также архивные и бухгалтерские шкафы. Кроме того, мы предлагаем металлическую мебель для раздевалок сотрудников — гардеробные секции и для производства — инструментальные шкафы.

Оставьте комментарий